Объяснительная записка по причине опоздания на работу. Пишем объяснительную записку об опоздании на работу

Объяснительная записка про опоздание на работу – необходимый документ, подтверждающий правомерность опоздания. Кроме того, опоздавший при написании записки избавляет себя от разного рода санкций, которые, как правило, накладываются согласно рабочему режиму. , узнаем далее.

Правила и особенности написания

Важно отметить, что законом не регламентируется подробно порядок написания записки, а также её форма. Однако некоторые рекомендации все-таки существуют: иногда их указывают среди нормативных актов организации работодателя. Рассмотрим наиболее важные нюансы написания:

1. Формат . Тетрадный листок не подойдет для написания объяснительной записки – рекомендуется использовать чистый лист формата А4.
2. Сроки . Как правило, совсем не обязательно писать объяснительную в день опоздания. Сотруднику предоставляется 2 дня на составление записки.
3. Способ . Рекомендуется писать объяснительную от руки, а не распечатывать набранный текст с компьютера. Это сделает вашу объяснительную более правдоподобной и вызовет меньше подозрений.
4. Причины . Если в записке будет указана неуважительная причина опоздания, документ не смягчит участи работника. Для уважительных причин искать особых подтверждений не придется: к таковым возможно отнести плохое самочувствие, смерть либо болезнь близкого человека, аварийные погодные условия, затруднения с авто и т.д. Чтобы подтвердить уважительность причины, потребуется любой подтверждающий документ или надежный свидетель для отдельных случаев. Например, кроме документа, можно предоставить фото из прогноза погоды, справку от врача и т.д.

Вот пример объяснительной записки с указанием причины:

Обратите внимание, что опозданием считается приход на работу в течение 3 часов после начала рабочего дня. Если сотрудник приходит позднее этого времени, то это уже считается прогулом.

Порядок написания объяснительной записки об опоздании

При написании объяснительной записки рекомендуется опираться на определенный порядок, который установлен для написания любого рода документов. В первую очередь, следует помнить, что объяснительная должна состоять из двух основных частей – фактической, включающей причину опоздания, и доказательной, то есть, доказывающей произошедшее. Выглядит документ по такому образцу:

Рассмотрим форму целиком:

1. Документ открывает шапка. В шапке подробно указывается от кого пишется записка и кому она предназначается. Помимо ФИО, нужно будет также прописать и должность каждого. Шапка указывается в верхнем правом углу.
2. По центру указываем наименование документа. В нашем случае это объяснительная записка.
3. Далее идет “тело” объяснительной записки, содержащее подробную информацию о причине опоздания. При этом рекомендуется указать точную дату произошедшего и максимально точное время. Если записка дополняется подтверждающими документами, наличие таковых необходимо подтвердить соответствующей записью.
4. В левом нижнем углу прописывается дата подачи записки, в правом – подпись заявителя.

В случае, если причину опоздания доказать не удастся, либо она будет заведомо фальшивой, на работника будет наложена дисциплинарная ответственность вплоть до его увольнения с должности.

Среди трудящихся граждан, вероятно, сложно будет найти хотя бы одного человека ни разу, не опоздавшего на работу. Даже самые пунктуальные и педантичные в этом отношении люди не застрахованы от всевозможных, не зависящих от них обстоятельств, которые, в конечном итоге, могут стать причиной опоздания.

В Трудовом кодексе Российской Федерации предусмотрены меры, которые могут быть применены к сотруднику, беспричинно опаздывающему на работу. Основным доказательством уважительности обстоятельств, послуживших причиной неявки в положенное время на работу, является объяснительная записка об опоздании на работу. О том, как ее правильно составить, рассказывается в данной статье.

Причины опоздания

Причиной опоздания могут быть веские обстоятельства, независящие от сотрудника. В то же время опоздать работник может банально из-за того, что проспал, что вряд ли будет расценено руководством как уважительный фактор.

Если опоздание имело место, работодатель вправе требовать от подчиненного письменных объяснений на основании 193 статьи кодекса, регулирующего трудовые взаимоотношения. Подобное объяснение требуется предоставить в течение двух рабочих дней, хотя все та же 193 статья ТК РФ оставляет за работником право отказаться от дачи письменных объяснений. Если причины опоздания действительно серьезные, следует обязательно изложить их в объяснительной записке для руководства, так как отказ от дачи объяснений, согласно статье 192 ТК РФ не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания к служащему, нарушившему трудовой распорядок и дисциплину.

Как составить

В предоставленный двухдневный срок работнику надлежит составить объяснительную записку об опоздании на работу. В тексте записки следует изложить причины, по которым сотрудник опоздал. В том случае, если у гражданина имеются документальные подтверждения произошедшего, необходимо приложить их в качестве доказательств.

Например, если служащий опоздал по причине того, что по дороге на работу был остановлен сотрудником ГИБДД, то копия составленного протокола об административном правонарушении (если имело место и само нарушение и составление протокола) будет весомым документом, доказывающим искренность работника.

Обратите внимание! Объяснительная записка об опоздании относится к служебным запискам, поэтому написание ее осуществляется в деловом стиле. Рекомендуется написание объяснения от руки, так как при использовании печатающих устройств впоследствии вполне могут возникнуть ситуации, когда авторство может вызывать сомнения.

Так как строгой формы этого документа не предусмотрено, предпочтительное оформление служебной корреспонденции может быть регламентировано согласно нормативам отдельно взятого учреждения.

Важно! Объяснительная записка об опоздании на работу должна быть принята, даже если ее оформление не соответствует принятым правилам.

Образец

Письменное объяснение за случившееся опоздание, как правило, пишется либо непосредственному руководителю, либо сотруднику кадровой службы. Документ имеет следующую структуру:

• Шапка в верхней правой части листа, где указывается наименование организации, ФИО, должность лица, которому предназначается объяснительная, а также ФИО и должность сотрудника, который предоставляет объяснение;
• В центре листа указывается наименование документа – объяснительная записка. Строкой ниже может быть поясняющее дополнение (об опоздании на работу), однако подобное пояснение не является обязательным;
• Основной частью документа является сам текст, в котором автор признает факт задержки и указывает причины, вследствие которых это произошло;
• В заключении проставляется дата и подпись автора.

Важно! При наличии документальных подтверждений правдивости данного объяснения причин опоздания, следует приложить их совместно с объяснительной.

Как правильно написать, чтобы не наказали

К опоздавшему сотруднику руководитель имеет право применить дисциплинарное взыскание. Под понятие дисциплинарного взыскания попадает:

• Замечание;
• Выговор;
• Увольнение

Если сотрудником допускаются такие систематические нарушения трудового распорядка, как неоднократные опоздания на работу без уважительных причин, работодатель вполне может распрощаться с таким работником, уволив его «по статье».

Следует разграничивать понятия «опоздание» и «прогул». Если служащий опоздал более чем на 4 часа, с точки зрения законодательства подобная задержка квалифицируется как прогул, а, в соответствии со статьей 81 ТК РФ, даже за единичный прогул служащий может быть уволен на законных основаниях. Именно поэтому, при возникновении ситуации, когда сотрудник не явился на рабочее место вовремя, следует рационально и ответственно отнестись к письменным объяснениям. Для примера можно привести пятерку самых распространенных причин, указываемых в объяснительных наемными служащими:

• Пробки на автодорогах. Хотя, заторы транспорта во многих случаях действительно могут поспособствовать опозданию, указывать в объяснительной в качестве причины времяпровождение в пробке на дороге не стоит, особенно, если это не соответствует действительности. Правдивость информации легко можно проверить;
• Сломался будильник. Распространенной причиной опоздания является формулировка «не сработал будильник», которую работодатели более склонны расценивать как то, что человек попросту проспал и не услышал сигнал устройства;
• Поломка транспорта (личного, общественного) или поломка лифта. Любой технике свойственно ломаться время от времени, но, если это будет происходить регулярно с отдельным работником, вследствие чего последний будет постоянно задерживаться на работу, от увольнения подобные объяснения служащего не спасут;
• По состоянию здоровья или внеплановый визит к врачу. Достаточно часто в объяснительных указывается, что самому работнику или близким членам семьи внезапно стало плохо, что потребовало дальнейшего обращения за врачебной помощью. Банально, не на шутку разболелся зуб. Если в единичном случае указанная причина вызовет сочувствие, то неоднократные визиты к стоматологу или другим врачам в рабочее время потребуется подтверждать документально;
• Залили соседи. Еще одна часто встречающаяся причина для опоздания, указываемая в объяснительных. Как было сказано выше, подойдет лишь для одного раза, и, даже, если работника действительно постоянно заливают соседи, работодатель предпочтет расстаться с таким служащим, дабы разрешение коммунальных трудностей впредь не препятствовало рабочему процессу.

Учитывая перечисленные пункты, следует тщательно подбирать формулировки при написании объяснительной записки об опоздании, особенно в тех ситуациях, когда человек элементарно проспал, так как едва ли работодатель готов будет принять правду о произошедшем в качестве уважительной причины.

Нет, наверное, такого работника, который хоть раз бы не опаздывал на работу и соответственно не приходилось бы объяснять причину своего опоздания. Письменные объяснения бывают различного назначения: служебные и личные, внешние и внутренние.

Объяснительная записка считается служебным документом. Она составляется при описании случившегося события и пояснения к нему. Сюда можно отнести: объяснения об опоздании, не выхода на работу, срыва выполнения задания. Иногда такое письмо может выступить дополнением к официальным материалам. Записка с описанием об опоздании на работу является письмом, в котором работник признается в свершившемся факте опоздания и отображает причину случившегося. Сдается такое письмо либо в отдел кадров, либо в приемную, либо непосредственно руководству. Следует не забывать, что повторяющиеся опоздания могут стать причиной разрыва трудового соглашения «по статье». Кроме того, надо знать, что опозданием является отсутствие рабочего на работе до трех часов. Превышение этого порога считается уже прогулом.

Как написать объяснительную записку об опоздании на работу?

Записку, как правило, составляют на листе (формат А4). Объем документа должен быть в пределах одной-двух страниц. Виновнику предоставляют срок для оформления такой писанины два дня. Стиль оформления документа произвольный, поэтому в каждом учреждении – разный.

Нельзя сказать точно, в каком углу обязана размещаться «шапка» документа, и где дата и подпись. Каждое учреждение по-своему составляет образцы служебных записок, так как Законом не регламентируются правила заполнения данных документов. И если даже виновник, вдруг принес письменное объяснение об опоздании, написанное не по рекомендованной в учреждении форме, документ должны принять и это не является нарушением. В жизни написание записок происходит проще. Провинившийся подходит к секретарю, берет у него образец записки и заполняет согласно образцу.

Однако, как бы то ни было, письмо с объяснениями опоздания должно состоять из двух главных разделов:

• Фактической части – в которой описываются обстоятельства опоздания. В этом разделе отображается дата и время случившегося факта.
• Объяснительной части – где работник пытается довести причины, способные его оправдать или хотя бы смягчить вину. Описывать обстоятельства желательно кратко, но со всеми подробностями. Объяснение должно выглядеть правдоподобно. При наличии доказательств причин опоздания, желательно их прикрепить к письму. Это может защитить рабочего от наказания.

Объяснительная записка отличается от докладной тем, что первая составляется лично провинившимся без отображения выводов и рекомендаций о размере взыскания, а вторая пишется, как правило, начальником отдела на нарушителя распорядка дня.

Как оформить объяснительную записку об опоздании на работу?

Законом не регламентируется четкая структура документа с объяснениями опоздания, однако, используются негласные нормативы оформления объяснения об опоздании на работу.

Рассмотрим структуру такого документа:

• Прежде всего, письмо должно обладать, так называемой «шапкой», в которой заполняется должность руководителя учреждения, фамилия с инициалами (в дательном падеже), затем должность и ФИО писавшего (в родительном падеже).
• Ниже «шапки» посередине строчки пишется фраза «Объяснительная записка»
• На следующе строке, тоже посередине отображается заглавие («…об опоздании на работу…»)
• В тексте письма описывается дата опоздания и обстоятельства, которые привели к опозданию рабочего на работу с описанием достоверных факторов
• В конце описания слева прописывается дата оформления письма, а справа, в той же строке – подпись провинившегося. При наличии документального подтверждения обстоятельств опоздания, его прикладывают к письму. Это повышает шансы на снисхождение со стороны руководства и ухода от дисциплинарной ответственности.

Скачать образец :

(Видео : “ТОП 10 причин опоздания на работу”)

Согласно статистических исследований выделено пять основных причин опоздания, которые являются классическими и наиболее распространенными. Учитывая, что кадровик так же, как и любой сотрудник, посещает разные сайты и знает к каким уловкам оправдания прибегают нарушители дисциплины, при заполнении пояснений об опоздании желательно писать правду.

Итак, рассмотрим, какие же ТОП-5 причин опозданий чаще всего встречаются в письменных пояснениях:

1. Опоздания по семейным обстоятельствам

Наиболее распространенная причина опоздания, которая употребляется при опоздании – это протечка трубопровода, залили водой соседи, застрял в лифте. Данное обстоятельство можно использовать редко. Хотя случается, что нерадивые соседи с завидной стабильностью организовывают потопы. Поэтому, несмотря понимание ситуации, руководитель не сможет постоянно «входить в положение опоздавшего» и рано или поздно вынесет взыскание. Если это часто повторяется, то нужно разбираться с соседями через судебные инстанции.

1. Опоздания из-за транспорта

Сбой графика движения общественного транспорта является тоже распространенной и реалистичной причиной опоздания. Но таким способом оправдания, тоже нельзя злоупотреблять, так как если выявится обман (а проверить не так уж сложно), то наказание будет соответственным. Если вам удастся уговорить водителя, попросите его написать записку о факте поломки.

1. Проспал

Отмазка «проспал», поломался будильник – тоже может сработать один раз. И то, не каждый руководитель отреагирует на это с сочувствием. Естественно, если это правда, то обидно, что подвел механизм, но сегодня, при наличии множества современных мобильных устройств, которые можно настроить в качестве будильника, вряд ли можно будет поверить опоздавшему.

1. Поломка машины

Поломка личного автомобиля – довольно реальная причина, на которую можно сослаться. Обычно, в таких случаях можно предупредить руководство о причине опоздания, позвонив по мобильной связи. В такой ситуации можно обойтись и письменного объяснения.

1. Пробки на дорогах

Пробки на дорогах является наиболее распространенной причиной опозданий работников в больших городах. Однако, сегодня, подлинность такой информации можно проверить из сводок новостей. Попавшись на обмане можно получить огромные неприятности.

Что грозит работнику за опоздание?

Согласно ТК РФ, руководитель учреждения вправе применять следующие дисциплинарные взыскания:

• Замечание
• Выговор
• строгий выговор

При неоднократном опоздании сотрудника на работу, или при отсутствии на работе более 3 часов, руководитель может уволить его с работы. Во втором случае работник может быть уволен за прогул, о чем записывается в трудовой книжке с отображением ст. 33 ТК РФ.

Письменное пояснение об опоздании составляется в произвольном стиле. При этом законодательство не допускает применения штрафов, снижение оклада. Единственный вариант наказания за такое нарушение – лишение премии. Поэтому, чтобы избежать наказания надо приводить доводы уважительных причин.

По закону к уважительным причинам относятся:

• Болезнь сотрудника или близкого родственника. При этом данное обстоятельство должно быть подтверждено справкой от лечебного учреждения.
• Сложнее в данном варианте родителям: ребенок может неожиданно приболеть, а в поликлиниках, обычно, большие очереди. Здесь лучше сообщить по телефону руководителю об опоздании, с последующим предоставлением письменного объяснения.
• Умер близкий родственник. Здесь, аналогично нужна подтверждающая справка.
• Коммунальная авария. Чтобы признать причину уважительной, надо предоставить справку ЖЭКа о происшествии.
• Несчастный случай, случившийся не по вине сотрудника. Отмазка «проспал», не относится к уважительной причине. Точно так же не относится к уважительным – пробки на улицах или другие сбои в дороге.

Однако если сотрудник – ценный специалист, руководство может закрыть глаза на опоздание, при условии, что оно не повторяется и рабочий сознает вину.

Надо иметь ввиду, что в любых непредвиденных вариантах опоздания на работу, лучше постараться предупредить руководство о случившемся. Это поможет в дальнейшем при письменном объяснении, и проступок не будет так строго оцениваться. Грамотно составленное объяснение с правдивым признанием является лучшей возможностью избежать наказания.

Почему лучше составлять объяснительную записку от руки?

Законодательством не регламентируются конкретные положения по поводу того, как нужно заполнять объяснение – от руки или печатать на принтере. Но в практической жизни, кадровики и секретари учреждений требуют заполнять документы от руки. Это объясняется тем, что таким образом руководство страхуется от конфликтных обвинений. На практике, при конфликтных ситуациях, встречаются случаи, когда сотрудники отказывались от письменных объяснений, ссылаясь на то, что пояснения распечатаны были не ими.

Иногда кадровые сотрудники разрешают записывать от руки лишь должность, ФИО, и подпись. Этого, как правило, бывает достаточно для определения почерка при конфликтах. Сотруднику лучше писать полностью записку от руки, чтобы защитить себя от непорядочных руководителей, которые, имея «зуб» на работника, могут подложить распечатанные пояснения. Чем больше письме написанного от руки текста, тем легче подтверждается или опровергается авторство.

Даже самый точный механизм иногда дает сбой, даже самый пунктуальный работник может опоздать в силу непредвиденных обстоятельств. Насколько важно соблюдать свои должностные обязанности, настолько же нужно быть уверенным, что ваши права не нарушаются действиями работодателя. Опоздание на работу – это, в первую очередь, дисциплинарный проступок, а вот причины, повлекшие его, могут быть уважительными и не очень. Какие доводы можно привести в свое оправдание, как правильно составляется объяснительная записка об опоздании на работу и какие меры дисциплинарного воздействия могут быть применены к работникам, расскажем далее.

Что такое объяснительная записка?

Объяснительная записка об опоздании на работу – это официальный документ, который может быть затребован работодателем, как в устном, так и в письменном виде, от работника, совершившего дисциплинарный проступок, о причинах, объясняющих его отсутствие на рабочем месте.

Интересный факт: в случае судебного разбирательства четко разделяются понятия «рабочее место» и «место работы». При этом существенное значение при составлении трудового договора, а также определяющим для суда, будет являться именно «место работы».

Объяснительная записка несет в себе функции воспитательного и регулирующего характера. С одной стороны это повышение уровня ответственности работника по отношению к исполнению своих должностных обязанностей, с другой - учет соблюдения требований к режиму рабочего времени, установленного на предприятии.

Для начала необходимо уточнить, что опозданием считается отсутствие работника на рабочем месте менее четырех часов, задержка свыше установленного срока может быть расценена работодателем, как . Определение тяжести совершенного проступка законодательством отдано в руки работодателю, который сам вправе решать об уважительности причин.

Отказ работника от составления объяснительной записки за опоздание на работу

Если работник категорически отказывается письменно пояснить причины опоздания, то работодателем, по истечении двух рабочих дней, может быть составлен акт, в котором фиксируется суть нарушения, причины и непосредственно сам отказ от составления объяснительной. При этом несогласие работника с требованием руководителя о представлении письменных пояснений, не влияет на применение к нему мер дисциплинарного воздействия.

Опоздание относится к дисциплинарным проступкам, за которые работнику может быть объявлено замечание, выговор, увольнение (если имеются достаточные основания). Поэтому сотрудник должен в первую очередь обезопасить себя и привести доводы в свою защиту, используя объяснительную записку. Штраф за опоздание на работу может быть применен к работнику в качестве наказания за нарушение трудовой дисциплины только тогда, когда данная мера обговорена условиями трудового договора либо локальными нормативными актами предприятия. Аналогичная ситуация, с точки зрения судебной практики, складывается и с депремированием в случае опоздания на работу.

Вопросы и ответы

1. У меня ненормированный рабочий день, что установлено условиями трудового договора. Также не обговорено время начала и окончания рабочего дня. Руководство требует представить объяснительную по факту опоздания на работу на два часа в утреннее время. Что мне делать?

Законодательством данный вопрос не урегулирован полностью, но судебная практика пришла к следующим выводам. При невозможности установить нормальную продолжительность рабочего времени на предприятии должен быть введен суммированный учет фактически отработанных часов с ежедневной фиксацией начала и окончания рабочего дня. В таком случае опоздание на работу не может расцениваться, как дисциплинарный проступок, поскольку не установлен рабочий график.

1. Сегодня я и мой коллега опоздали на работу на одно и то же время. Начальник встретил нас на рабочих местах и потребовал меня представить объяснительную за опоздание на работу, а моему коллеге просто вынес устное замечание. Должен ли я представить объяснительную и не является ли это дискриминацией в сфере труда?

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

Объяснительная записка об опоздании на работу , в которой фиксируются письменные объяснения сотрудника относительно дисциплинарного проступка, должна запрашиваться работодателем в силу требований ТК РФ и предоставляться работником в течение 2 дней. Каковы основные нюансы ее составления?

Для чего нужна объяснительная записка?

Объяснительная записка — документ, который, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, работодатель должен затребовать у подчиненного, прежде чем наложить на него дисциплинарное взыскание в виде выговора, замечания или же увольнения. Объяснительную сотрудник обязан представить работодателю в течение 2 дней с момента затребования.

Понятие «опоздание» прямо не раскрывается в ТК РФ. Однако оно вполне может быть квалифицировано как нарушение работником своих обязанностей и послужить поводом для дисциплинарного взыскания, так как в соответствии с положениями ст. 189 ТК РФ обязанностью сотрудника является соблюдение правил внутреннего распорядка, которыми, в частности, закрепляется график работы.

Сущность объяснительной записки об опоздании на работу — в ознакомлении работодателя с причинами, повлекшими совершение сотрудником проступка. Само по себе предоставление объяснительной не гарантирует последующего освобождения работника от предусмотренного ТК РФ дисциплинарного взыскания. Но те факты, которые в ней изложены, работодатель обязан принять во внимание, чтобы оценить соразмерность проступка и применяемых впоследствии дисциплинарных мер. Сотрудник может и не предоставлять работодателю объяснительную, но в этом случае компания вправе применить к нему дисциплинарное взыскание.

Объяснительная за опоздание: структура документа

То, как должна выглядеть объяснительная записка, не регламентируется ни ТК РФ, ни прочими федеральными НПА. Но если следовать деловой практике, то можно составить документ со следующей структурой:

• дата составления;
• заголовок — «Объяснительная записка»;
• сведения о составителе записки и о том, кому она адресована;
• текстовый блок с разъяснениями в отношении проступка;
• Ф.И.О. и подпись сотрудника.

В левой верхней части документа можно указать название структурного подразделения, в котором работает составитель записки. Сведения о получателе (Ф.И.О. и должность руководителя) фиксируются в правой верхней части документа.

Ниже по центру размещается название документа. Желательно заглавными буквами, шрифт на 2-4 размера больше основного.

Следующий элемент объяснительной — текстовый блок с разъяснениями причин опоздания. Его правомерно считать самым важным, ведь именно он определяет, какой будет реакция работодателя на проступок.

Как составить текст объяснительной?

В объяснительной записке должны найти отражение:

• точные даты, время осуществления сотрудником действий, на которые он ссылается, события, в которых он участвовал;
• причины, непосредственно предопределившие опоздание на работу.

При оформлении записки следует придерживаться официально-делового стиля.

Что касается первого пункта, рекомендуется однозначно писать о том, что речь идет об опоздании, а также о том, на какой отрезок времени относительно рабочего графика. Не следует писать фразы наподобие «явился на работу несколько позже обычного».

Говоря о причинах, фиксируемых в объяснительной об опоздании на работу, желательно дать работодателю увидеть корень проблемы. Тот факт, что человек проспал, может быть обусловлен самыми разными причинами. То, что на улице всю ночь велись строительные работы и было очень шумно, — это одно, участие в геймерском турнире по интернету до утра — совсем другое.

Каков оптимальный объем объяснительной?

Относительно объема текстового блока объяснительной есть разные точки зрения. Некоторые считают, что документ должен максимально кратко излагать факты, имеющие отношение к проступку. Однако есть те, кто полагает, что работнику следует раскрыть сведения о причинах опоздания как можно подробнее, чтобы работодатель мог принять однозначное решение о том, стоит ли применять дисциплинарное взыскание или можно обойтись устным внушением, а то и вовсе признать причину опоздания уважительной.

Справедливо полагать, что всё зависит от конкретной ситуации. Например, если сотрудник опоздал на работу по причине того, что не успел на автобус, метро или электричку, уместно разъяснить, по какой именно причине это произошло. Причины опоздания из-за того, что в квартире заклинило дверной замок, и из-за незаведенного будильника различаются в плане оценки уважительности, хотя и привели к одному результату. Поэтому в таком случае имеет смысл детализировать рассказ.

В свою очередь, если автобус попросту не вышел на линию по расписанию, особых подробностей здесь, вероятно, не понадобится — достаточно будет указания на сам факт того, что график движения транспорта был нарушен. Но в этом случае работодатель, вероятно, пожелает убедиться, что это было действительно так. В связи с чем сотруднику, возможно, придется сопроводить объяснительную дополнительными источниками, подтверждающими изложенные факты.

Какими они могут быть и как должны предоставляться работодателю?

Дополнительные документы, подтверждающие уважительную причину опоздания

В подтверждение того, что причина опоздания уважительная, сотрудник может приложить к записке дополнительные документы непосредственно с пометкой «Прилагаю следующие документы». Либо нужно сослаться на возможность их предоставления в любой момент по требованию работодателя. Подобным документом может быть квиток со штрафом, выписанным сотрудником ГИБДД, остановившим опоздавшее в связи с этим на работу лицо за нарушение (работнику пришлось потратить время на оформление соответствующего взыскания).

Доказательной базой в данном случае могут быть и электронные источники, например, видеозапись на телефоне, трансляция с публичных веб-камер или новостные сообщения, если причина опоздания связана с задержкой или невыходом транспортного средства на линию по расписанию в связи с непогодой. Также может быть уместно разместить соответствующий контент на облачном сервисе и указать в объяснительной ссылку на его скачивание или просмотр.

Как удостоверяется получение объяснительной работодателем?

Тот факт, что объяснительная получена работодателем, желательно документально зафиксировать — это в интересах обеих сторон трудового договора. В ТК РФ сказано лишь о том, что работодателю следует фиксировать посредством составления соответствующего акта факт непредставления объяснительной. Но, как показывает практика, следование данной норме может оказаться недостаточным.

Для работодателя получение объяснительной подтверждается ее фактическим наличием. Главное, чтобы она не потерялась: если сотрудник решит доказать в суде или в Трудовой инспекции уважительность причины своего опоздания, работодатель должен иметь возможность предъявить суду соответствующий документ. Если он потеряется, то затребовать новый получится, только если с момента возникновения ситуации с опозданием прошло не более месяца (абз. 3 ст. 193 ТК РФ).

Что касается сотрудника, ему важно быть уверенным, что работодатель впоследствии не составит неправомерный акт о непредоставлении объяснительной, сделав вид, что не получал ее. Поэтому при передаче этого документа в кадровую службу работнику следует попросить секретаря или кадровика снять копию и проставить на ней отметку о получении.

Другой вариант — включить в структуру объяснительной дополнительный элемент — блок с формулировкой «Получил», «Принято» либо «С документом ознакомлены» с указанием Ф.И.О. и должности принявшего документ сотрудника. В этом случае объяснительную следует распечатать в 2 экземплярах, после чего на каждом из них проставить подписи сотрудника и кадровой службы.

Где можно скачать образец объяснительной записки об опоздании на работу?

Загрузить образец объяснительной за опоздание , подготовленный нашими экспертами, вы можете прямо сейчас на нашем сайте.

Итоги

Объяснительная записка об опоздании — официальный документ, значимый для обеих сторон трудового договора. Сотрудник, предоставляя ее, получает шанс избежать дисциплинарного взыскания, если опоздание было вызвано уважительными причинами и их удалось убедительно изложить в документе. Непредоставление объяснительной дает работодателю полное право наложить дисциплинарное взыскание на работника. Для сотрудника важно убедиться в корректности структуры объяснительной, а также удостовериться в том, что работодатель принял ее и это документально зафиксировано.

Для работодателя получение объяснительной важно, во-первых, потому, что ее затребование — обязанность, прописанная в ТК РФ, а во-вторых, для поддержания трудовой дисциплины в коллективе (человек, которого однажды обязали писать соответствующий документ, скорее всего, постарается не давать поводов для получения подобных распоряжений повторно).

Ознакомиться с прочими документами, применяемыми в кадровом документообороте, вы можете в статьях: