На небольшом предприятии бухгалтеру зачастую приходится выполнять обязанности кадровика. Соответственно, на плечи бухгалтера ложится оформление всего вороха кадровой документации. Дело это весьма сложное. Бухгалтер, не имеющий специальной подготовки, рискует допустить серьезную ошибку, которая в дальнейшем может обернуться штрафом или даже дисквалификацией руководителя организации. Сегодня мы расскажем, как избежать таких ошибок при оформлении нового сотрудника.

Идя на работу, возьмите с собой…

Начнем с документов, которые будущий сотрудник должен принести с собой для оформления. Их перечень приведен в статье 65 Трудового кодекса. Он включает в себя паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, военный билет (или приписное свидетельство) и документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Вот, в общем-то, и все.

Из этого выводим первое правило: нельзя требовать от будущего сотрудника заявление о приеме на работу, свидетельство о присвоении ИНН, документ о регистрации по месту пребывания (если вы оформляете гражданина РФ) и фотографии. Соответственно, нельзя отказывать работнику в трудоустройстве, если у него нет данных документов. Более того, указание подобных требований в приказах по организации или в вакансии само по себе является нарушением. За него на основании статьи 5.27 КоАП РФ организацию могут оштрафовать, а ее руководителя — дисквалифицировать.

Второе правило также основано на статье 65 Трудового кодекса. Оно заключается в том, что даже перечисленные в ней документы можно требовать не у всех сотрудников. Речь идет не только о военном билете, который, как известно, есть только у военнообязанных. Так, трудовую книжку и «пенсионное» свидетельство можно запросить только в тех случаях, когда сотрудник уже работал в другой организации. Если сотрудник нанимается на работу впервые, вам придется самостоятельно оформить ему трудовую и пенсионное свидетельство (ст. 65 ТК РФ). А документы об образовании будущий сотрудник обязан предоставить только тогда, когда в должностной инструкции по той должности, на которую он принимается, прописаны четкие требования к квалификации, образованию или наличию специальных знаний.

Третье правило связано уже с формированием личного дела сотрудника. Из представленных им документов работодатель может оставить себе только трудовую книжку. С остальных документов надо снять копии, заверить их печатью организации и подписью лица, принимавшего документы. При этом в случае с паспортом копии снимаются со всех страниц (кстати, сведения о месте проживания, браке и наличии детей бухгалтеру пригодятся не только при заполнении кадровых документов, но и для расчета НДФЛ).

С договором спешить не надо

Итак, все необходимые документы в наличии, и соискатель готов трудоустраиваться. Казалось бы, дальше все ясно — можно оформлять трудовой договор. Однако это не так. Перед вручением трудового договора для изучения и подписи сотрудника следует ознакомить со всеми локальными актами предприятия, которые касаются организации труда. К таким актам относятся положения о премировании, оплате труда, предоставлении отпусков, охране труда; правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.п. Таково требование статьи 68 Трудового кодекса. Поэтому пока вы занимаетесь изготовлением и заверением копий с принесенных сотрудником документов, выдайте ему для изучения все необходимые акты. Подтвердить факт ознакомления с каждым из них сотрудник должен личной подписью в соответствующем листе ознакомления (он обычно прикрепляется к самому документу, в конце), проставив дату и время ознакомления.

Если нарушить это требование, то в дальнейшем работнику нельзя будет предъявлять претензии, связанные с неисполнением обязанностей, которые закреплены в этих документах. Более того, если сотрудника не ознакомили с правилами охраны труда, то при несчастном случае руководителя могут привлечь даже к уголовной ответственности (ст. 143 УК РФ). Так что пренебрегать обязанностью по предварительному ознакомлению принимаемого сотрудника с локальными актами не стоит.

Испытательный срок

После того, как принимаемый проставил свою подпись в листах ознакомления со всеми локальными актами, можно приступать к подписанию трудового договора. Здесь надо обратить внимание на условие об испытательном сроке, которое обычно включается в каждый трудовой договор. Если в договоре есть такое условие, необходимо проверить, не входит ли принимаемый сотрудник в перечень лиц, для которых нельзя устанавливать испытательный срок.
В соответствии со статьей 70 Трудового кодекса срок не устанавливается для несовершеннолетних, беременных и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет. Сведения о возрасте сотрудника и возрасте детей берутся из паспорта. А вот справку о беременности сотрудница должна представить самостоятельно. Если на момент подписания договора справка представлена не была, то испытательный срок считается установленным законно.

Кроме того, нельзя установить испытательный срок выпускникам образовательных учреждений. Но этот запрет распространяется далеко не на всех выпускников. Так, чтобы не попасть под испытание при приеме на работу, выпускник должен, во-первых, закончить образовательное учреждение, имеющее госаккредитацию (она подтверждается дипломом гособразца). Во-вторых, с момента выдачи диплома должно пройти не более года. В-третьих, сотрудник должен поступать на работу по специальности, указанной в дипломе. И, в-четвертых, в его трудовой книжке не должно быть записи о том, что он уже работал по этой специальности.

Если хотя бы одно из этих четырех условий не выполняется, принимаемому на работу выпускнику можно установить испытательный срок. Обратите внимание: условие об испытании фиксируется в трудовом договоре именно при его заключении. Внести такое условие потом уже нельзя (ст. 70 ТК РФ).

Отметим еще один важный момент, связанный с испытательным сроком. Категорически запрещается устанавливать сотруднику на время испытания зарплату ниже, чем предусмотрено штатным расписанием (ч. 3 ст. 70 ТК РФ). Также недопустимо вводить в организации акты, согласно которым сотрудникам на испытательном сроке не начисляются премии или другие поощрительные выплаты. Все это является дискриминацией работников и влечет административную ответственность вплоть до дисквалификации руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ).

Приказ, книжка и карточка

На основании подписанного трудового договора надо оформить приказ о приеме сотрудника на работу. Этот приказ составляется по унифицированной форме № Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1), поэтому сложностей с его заполнением обычно не возникает. Главное условие здесь — полное соответствие приказа договору (ст. 68 ТК РФ). Факт ознакомления с приказом сотрудник должен подтвердить личной подписью. При этом ознакомление с приказом проводится в течение трех дней с момента фактического начала работы.

А в течение 5 дней со дня начала работы работодатель должен внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника. Причем, спешить с внесением этой записи не стоит — надо дождаться фактического выхода сотрудника на работу, ознакомить его с приказом и только потом вносить запись в трудовую книжку. Дело вот в чем. Если работник, подписав трудовой договор, так и не вышел на работу в оговоренные сроки, организация может аннулировать договор в одностороннем порядке (ст. 61 ТК РФ). А вот что при этом делать с трудовой книжкой, если в ней уже есть запись о приеме на работу, Кодекс умалчивает. Именно поэтому лучше четко следовать процедуре и вносить запись о приеме на работу только после того, как работник фактически приступил к работе и ознакомлен с приказом.

Ну и заключительный этап оформления приема сотрудника — заполнение личной карточки на нового работника. Форма карточки также унифицирована (Т-2, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1), что минимизирует сложности с ее оформлением. Тут надо помнить лишь то, что карточки положено вести на бумажном носителе, так как с записями в них о приеме на работу, переводах и т.п. сотрудника следует ознакомлять под роспись.

Согласно нормам действующего законодательства, ввод в штат новых сотрудников должен оформляться по типовой схеме. Это позволяет работникам пользоваться всеми преимуществами официального трудоустройства, а предпринимателю не иметь проблем с налоговыми органами. До сих пор имеют место случаи нарушения трудового законодательства в части неверного оформления трудовых книжек или искажения информации в контрактах или приказах о приеме на работу.

Между администрацией предприятий и новыми сотрудниками обязывает кадровые службы отражать изменения в системе учета работников. Только законное оформление на работу гарантирует гражданам своевременное получение заработной платы, получение выходного пособия, оплаты больничных листов и отпускных. Порядок трудоустройства в Российской Федерации контролируется соответствующими службами и надзорными органами. При наличии нарушений при приеме на работу, граждане всегда имеют право обратиться в связи с нарушением их прав в соответствующие инстанции.

ТК РФ

Действующее трудовое законодательство призывает руководящих лиц предприятий действовать согласно букве Закона при приеме и оформлении на работу новых сотрудников. За нарушения общепринятых норм и правил на соответствующих должностных лиц могут налагаться штрафы или дисквалификация. Незнание Закона не освобождает от ответственности, поэтому сегодня на каждом предприятии уделяется особое внимание ведению кадрового учета, существуют специальные подразделения, ответственные за оформление приема и перемещений специалистов, рабочих и начальников.

Основным руководящим документов, регулирующим трудовые отношения в Российской Федерации является Трудовой Кодекс. Процесс оформления договоров с сотрудниками и их персональных книжек, подтверждающих трудовой стаж, описывается в главах 10 и 11 норматива. Если в организации только планируется организация учета и хранения документов, относящихся к штатным работникам, следует обращаться к положению Постановления Правительства 2003 года № 225 . Образцы таких документов как личная карточка работника или приказ о приеме на работу доступны пользователям в соответствующем Постановлении Государственного комитета статистики, его номер 1 от 2004 года.

Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу

Общая схема оформления вступающих в трудовые отношения включает несколько этапов. Если придерживаться такого порядка приема сотрудника на работу, это сэкономит время самим соискателям и исключит возможные штрафные санкции на организацию и ее ответственных лиц:

1. Прием и проверка представленных работником документов. Предварительное ознакомление с личностью кандидата может происходить по резюме или анкете. В любом случае, соискатель на должность в компании должен будет документально подтвердить полученное образование, стаж работы на предыдущих местах работы. Для подтверждения своих навыков можно представить характеристику с последней организации или свидетельства о повышении квалификации.
2. Для того чтобы в процессе исполнения трудовых обязанностей не было нареканий и спорных ситуаций, при приеме на работу кадровый сотрудник обязан ознакомить кандидата с правилами внутреннего трудового распорядка, действительными обязанностями, порядком субординации. Не помешает ввести в курс дела соискателя по таким вопросам, как правила со сведениями, составляющими корпоративную тайну и требования по ношению одежды (дресс-коду).
3. Следующим шагом в работе с кандидатом является ведение переговоров. Для этого потенциальному работнику дается для ознакомления стандартный контракт. Если гражданина все устраивает, договор подписывается обеими сторонами трудовых отношений. У каждого при себе остается оригинальная копия соглашения.
4. Официальное оформление в штат предприятия подразумевает издание соответствующего приказа. Если на работу принимается один гражданин, подготавливается форма Т-1. Для группы лиц издается приказ на бланке Т-1а. В содержании суточной выписки указываются основные условия приема и оформления на работу: полное наименование должности и подразделение, дату, когда работник приступает к своим обязанностям, оклад денежного содержания.
5. Оплата труда сотрудников предприятия осуществляется на основании выписки из приказа. На работника оформляется карточка стандартной формы Т-2, в которой своевременно заносятся все изменения относительно специалиста или начальника (повышения, новые надбавки и другие виды начислений).
6. Последним этапом оформления на работу становится запись в трудовую книжку, которую представил работник. Если для гражданина это первый выход на работу, ему открывается новый бланк, который оплачивается самим наемником. отправляется на хранение в кадровую службу, но при этом сотрудник всегда имеет право ознакомиться с ее содержанием, а также запросить надлежащим образом заверенную выписку.

Какие документы необходимы для оформления сотрудника на работу?

Работа с соискателем при рассмотрении его кандидатуры включает идентификацию и проверку трудовой истории. Подтвердить запросы представителя организации, нуждающейся в новых кадрах, можно по оригинальным документам или справкам, полученным в соответствующих ведомствах. Стандартный список документов, которые должен иметь при себе кандидат при приеме на работу, следующий:

• Паспорт или иное удостоверение личности. По этому документу можно проверить большинство основных параметров гражданина, включая его возраст, место прописки. При поступлении на гражданскую государственную службу необходимо быть в готовности к тому, что паспорт могут проверить на предмет законности его получения;
• Документы, подтверждающие уровень квалификации и образования. К заявлению приема на работу или прохождение конкурса прикладываются дипломы и свидетельства об окончании учебных заведений;
• Поступление на работу подразумевает продолжение работником не только трудовой деятельности, но и продление истории в государственных фондах. Для подтверждения нахождения на учете в фондах граждане предоставляют страховое свидетельство и справку о доходах с предыдущего места работы ();
• В настоящее время за работодателями закреплена обязанность представления сведений по гражданам, стоящим на учете в военных комиссариатах. Поэтому лица, уклоняющиеся от прохождения воинской службы, устроиться на работу, не смогут.

Дополнительная информация

К числу дополнительных документов, которые может затребовать кадровая служба от соискателя при оформлении, относятся характеристика с прошлого места работы (рекомендация), свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и даже справки о прохождении медицинской комиссии или отсутствии судимости. Как видно, трудоустройству в настоящее время уделяется особое внимание. Представление заведомо подложных документов или «липовых» справок является прямым нарушением законодательства. В лучшем случае, работодатель при выявлении таких случаев, произведет увольнение по статье 81 Трудового Кодекса . В худшем, может отправить материалы в прокуратуру для проведения дальнейшего разбирательства.

Оформление трудовой книги

Трудовая книжка является основным документом, который подлежит оформлению при регистрации трудовых отношений. Записи в бланке осуществляются на свободном месте последовательно. Содержание текста включает полное и сокращенное наименование юридического лица (индивидуального предпринимателя), должность при успешном прохождении конкурса . Если работник оформляется переводом или ему присуждается соответствующая рабочему месту категория, это отражается записью. В трудовой обозначаются . Все записи в книжке заверяются лицом, ответственным за ведение кадровых документов

Образец оформления приема на работу

Проверка соблюдения норм трудового законодательства может коснуться любой организации. Во избежание недоразумений и возникновения спорных ситуаций, вызванных локальными трактовками приказной части, законодатель предусмотрел стандартные формулировки приказов о приеме на работу. Сегодня в российской практике используются две основные формы, которые являются унифицированными. Первая, это Т1, согласно которой проводится приказом один работник. Вторая форма Т1а служит для коллективного приема на работу группы сотрудников. Использование второго бланка остается на усмотрение работодателя, так как массовая текстовка может нарушить принципы конфиденциальности при доведении успешных испытаний кандидатам под роспись.

Применение формы используется практически на всех предприятиях Российской Федерации. Как правило, кадровые приказы ведутся отдельно, выписка формируется из листов унифицированных форм. Для заполнения Т1 разработаны рекомендации:

• В поле, где надлежит указывать наименование работодателя, следует указывать сведения из учредительных документов;
• Если заключение контракта с гражданином не подразумевает выполнение срочных работ, дата окончания договора остается незаполненной;
• Законодательно не запрещается указывать более раннюю дату приема на работу, в любом случае, с этим фактом работник будет ознакомлен под роспись;
• Сведения по занимаемой должности, отделе и прочих подразделениях вносятся строго в соответствии с имеющимся на предприятии штатным расписанием;
• Для заполнения данных по окладу, иным положенным выплатам, а также по испытательному сроку используется информация, отраженная в трудовом договоре;
• Приказ обязательно подписывается соответствующим должностным лицом, действующим в рамках своих основных обязанностей или назначенное таковым по приказу на время отсутствия основного подписанта.

Заключение трудового договора

Основным документом, который регулирует взаимоотношения работодателя и его наемного работника, является договор. Согласно гражданскому праву форма контракта при оформлении на работу чаще всего является свободной, однако в ней администрация предприятия использует не всегда выгодные для сотрудника условия. В своих действиях, организации опираются на практику, в том числе судебную.

Как бы то ни было именно трудовой договор обеспечивает гражданам гарантии и компенсации, а также определенные преимущества. Действующее законодательство в области охраны трудовых отношений обязывает работодателей заключать договора в письменном виде, в двух экземплярах для каждой из сторон. Основное назначение такого контракта – оформление соглашения между сторонами об условиях сотрудничества.

Внимание

Работник всегда имеет право отконтролировать свой прием на работу, запросив у кадровой службы выписку о включении в штат сотрудников. Вполне уместно будет попросить такой документ через три дня, - это срок, в течение которого уже бывшего кандидата должны ознакомить с выпиской из приказа по предприятию. Если гражданин обнаруживает отсутствие такого приказа, он вправе потребовать его издания от администрации либо обратиться в курирующие органы – трудовую инспекцию или органы прокуратуры.

Все возникающие споры по трудовым отношениям, в том числе ведущиеся в судебных инстанциях, основываются именно на договоре.

Прием на работу с испытательным сроком

В нормах трудового законодательства предусмотрены положения, защищающие как прав потенциальных работников, так и их потенциальных работодателей. Так, администрации предприятий имеют полное право устанавливать для граждан . В течение этого периода человек является полноценным сотрудником, получает положенные выплаты, но при этом результаты его деятельности находятся в зоне особого внимания. Этой нормой часто пользуются работодатели, которые решают перестраховаться даже в случае, если образование и опыт работы кандидата являются подходящими для заполнения вакантных должностей.

В Трудовом Кодексе предусмотрены несколько типов испытаний (по продолжительности), которые могут быть установлены принимаемым на работу новичкам:

• До двух недель;
• До трех месяцев;
• Не больше, чем на полгода;
• На год.

Дополнительная информация

Последние две продолжительности испытательного срока устанавливаются только по согласованию с профессиональными объединениями. Чаще всего такое ограничение устанавливается для лиц из состава высшего менеджмента, например, главным бухгалтерам или директорам компаний. Также большая продолжительность испытания устанавливается для граждан, поступающих на государственную службу.

Вместе с тем существуют категории кандидатов, которым испытательный срок при приеме на работу не устанавливается. В числе таких лиц:

• Поступившие на работу согласно результатам конкурса;
• Беременные женщины;
• Поступающие на работу впервые сразу после окончания высшего учебного заведения;
• Устраивающиеся н работу не более чем на 2 месяца;
• Избранные кандидаты;
• Лица из запаса.

Согласно общей практике испытательный срок используется для того чтобы принять окончательное решение о трудоустройстве граждан. Со стороны работодателя идет оценка способностей к труду, морально-деловых качеств и, главное, соответствия занимаемой должности. Работник же в свою очередь, также может принять окончательное решение о том, стоит ли ему оставаться в данной организации.

В период исполнения трудовых обязанностей запрещается не выплачивать заработную плату или иным способом ущемлять права нового сотрудника. Также запрещается устанавливать содержание в меньшем размере. Вместе с тем, законодательно не запрещается изменение штатного расписания. Так, например, в отделе продаж могут быть две аналогичные должности, но с разными окладами, правда проводить такие изменения необходимо заблаговременно.

Как и любой случай приема на работу, должен быть оформлен согласно действующим нормам законодательства. Информация о проведении испытания обязательно отражается в соответствующем приказе, но не заносится в трудовую книжку.

Нюансы

Трудоустройство, равно как и другие виды юридических прецедентов, имеют целый ряд особенностей. Соблюдение требований рассмотрения кандидатов согласно нормам законодательства гарантирует соискателям равные права, отсутствие дискриминации. Работодатели, в свою очередь, стремятся избавить себя от часто возникающих рисков, например, неправомерном отказе в приеме на работу или нарушения порядка заполнения квотируемых мест.

Так, граждане, которые нацелены на трудоустройство, вправе самостоятельно определять дополнительные документы, наличие которых может повышать их шансы поступить на службу. К числу таких свидетельств относятся справки об инвалидности, беременности или о рождении ребенка. В частности, таким категориям граждан, положены особые условия в организации режима труда и отдыха, что необходимо учитывать уже в процессе оформления в штат предприятия.

К сведению

Для случаев, когда кандидаты не представляют особенных документов, согласно которым можно бы было причислить их к льготной категории сотрудников, последние принимаются на общих основаниях, являющихся стандартными. Работодатели не несут ответственности в случае, если документ по какой-либо причине не был представлен соискателем.

Работники, выполняющие трудовые обязанности вне офиса

Первое упоминание об удаленных сотрудниках в российском трудовом законодательстве относится к 2013 году. Оформление таких работников в штат происходит также, вот только подписание договора о сотрудничестве происходит в электронном виде. Каждая из сторон накладывает электронную подпись на документ, после чего его можно считать официальным, имеющим юридическую силу. Правда, для проверки документов граждан, которые находятся в статусе кандидатов, им придется нотариально заверить свои документы и выслать по почте потенциальному работодателю. Если того требует необходимость, оригинальный трудовой контракт удаленному сотруднику всегда может быть выслан после официального оформления.

Любая организация, оформленная, как юридическое лицо, обязана вести кадровую работу и подавать отчетность в социальную службу.

Как правило, в небольшой организации учет кадровой документации, ведет главный бухгалтер.

Молодые и неопытные специалисты часто задаются вопросом: можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный?

Оформление сотрудника на работу производится в любой рабочий день компании. Количество рабочих дней и график работы определяет руководство.

Внимание! Организация вправе оформить работника в официальный выходной день, если это не противоречит Уставу.

Но следует учитывать специфику назначения и включения работника в штатное расписание: вне зависимости от того, когда сотрудник получил договор на руки, первым официальным рабочим днем считается ближайший будний.

Если выход на работу приходится на праздничный день, то работник будет считаться принятым на работу по факту прихода на рабочее место.

Как принять сотрудника с испытательным сроком

Работодатель имеет право взять на работу с условием прохождения испытательного срока. Как правило, оформляется типовой трудовой договор, в котором прописываются сроки и условия оплаты.

Важно! Информацию о том, как принять на работу сотрудника, можно получить на главном сайте Налоговой инспекции.

Если по истечении времени одна из сторон пожелала изменить условия договора, то оформляется дополнительное соглашение, которое является частью трудового договора и вносится в личное дело.

Согласно Законодательству, вне зависимости от специфики работы, максимальный испытательный срок при приеме на работу составляет 3 месяца.

Для должностей с повышенной ответственностью руководство может назначить испытательный срок по своему усмотрению, но максимально – до 6 месяцев, а для контрактников, взятых на работу сроком до 6 месяцев, испытательный срок составляет до 2 недель.

Внимание! По желанию работника, период, при котором он будет проходить испытание, может не заноситься в трудовую книгу и не учитываться при подсчете трудового стажа.

1. Несовершеннолетние.
2. Специалисты, закончившие учебное заведение и направленные по распределению.
3. Беременные сотрудницы.
4. Срочники, выполняющие определенный объем работ, принятые на работу на короткий промежуток времени.

Для того чтобы организация избежала штрафов и взысканий, необходимо правильно оформлять кадровые документы.

Прием сотрудника на работу: пошаговая инструкция с подробным описанием

Прежде чем оформлять кого-либо на должность с материальной ответственностью, следует уточнить, как правильно принимать на работу сотрудника: обычно его проверяют на наличие судимостей, статей или правонарушений. Это поможет избежать неприятностей, а также минимизирует потенциальные проблемы.

После прохождения всех этапов проверки можно приступать к оформлению сотрудника.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

Стандартное заявление о приеме на работу пишется от руки, куда вносится вся информация о работнике и должность, на которую его принимают.

На данном этапе, у сотрудника проверяют трудовую книжку и медицинскую карту, если работа связана с общепитом или продуктами питания. Проводится идентификация личности по паспорту и ксерокопируются главные страницы документов, подтверждающих личность.

По надобности, работник может предъявить следующие документы и их копии:

1. Документ об образовании.
2. Водительские права.
3. Сертификаты о прохождении курсов.
4. Рекомендательные письма.
5. Характеристики с места учебы и работы.
6. Справку с МВД о том, что сотрудник не состоит на учете, и т.д.

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Каждый сотрудник, перед тем, как приступить к выполнению своих должностных обязанностей, должен пройти ознакомительный инструктаж и расписаться в журнале учета.

Внимание! В зависимости от специфики деятельности организации, количество нормативных актов и их содержание может отличаться.

Для упрощенного инструктажа на месте работы можно использовать опросный лист: данные вносятся вручную, где проставляется подпись и дата прохождения инструктажа.

Важно! Составление и ведение журналов для любого юридического лица – обязательно! Это объясняется возможностью отстоять свои права в суде, в случае несчастного происшествия.

Особенно ведение учетной документации актуально для строительных организаций. Таким образом с юридического лица снимается уголовная ответственность за нарушения, которые совершил работник в рабочее время.

Шаг 3. Оформить трудовой договор

Трудовой договор заключается в течение 3-х дней с момента начала трудовой деятельности сотрудника.

Важно! В случае если по каким-либо причинам руководство не успело заключить трудовой договор в отведенные сроки, то это не считается нарушением, если организация выполняет все обязательства перед сотрудником.

Внимание! Для обеспечения безопасности своих прав работник должен иметь один подписанный экземпляр на руках.

Шаг 4. Зарегистрировать трудовой договор

Регистрация договора производится только после проставления подписи руководителем. Запись о введении новой единицы в штатное расписание заносится в специальный журнал, напротив даты составления договора.

Каждый трудовой договор имеет входящий номер, позволяющий идентифицировать сотрудника по группам: например, для работников основного производства могут использоваться номера, начинающиеся с цифры 1 и т.д.

Важно! Физическое лицо, не зарегистрированное в качестве юридического, может взять к себе на работу сотрудника: регистрация договора осуществляется в местном исполкоме или сельском совете.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

После того, как все аспекты трудового договора разъяснены, кадровик обязан составить приказ о приеме на работу. Разрешается использовать печатную версию-бланк, которая может отличаться от законодательно разрешенного варианта.

На основании приказа о приеме на работу работодатель имеет право:

1. Повышать в должности сотрудника.
2. Переводить его в другие отделы и т. д.
3. Отправлять на обучение, получать сертификат о прохождении курсов и т.д.
4. Отправлять в командировку.

После проставления подписей и печатей в договоре основная информация переносится в приказ. Работник обязан ознакомиться и поставить роспись.

Государственный бланк представлен в виде Формы Т-1, а если на работу принимается бригада из нескольких человек (например, для выполнения определенного вида строительных работ), то заполняется форма Т-1а.

Номер документа – это атрибут, с помощью которого ведется учет входной и выходной документации организации. Поэтому потенциальному работнику следует обратить внимание на соответствие номера в журнале и в приказе.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

Приказ, как отдельную единицу документооборота, следует зарегистрировать в журнале приказов. Единый регистр содержит перечень всех приказов, подписанных директором или его доверенным лицом.

На больших предприятиях существует отдельные виды регистров для каждого типа приказа: для уволенных, принятых на работу, для декретных и т.д.

По желанию, директор или главный бухгалтер может вести электронный журнал регистрации приказов. Это не запрещено законом, и достаточно удобно для проведения инвентаризации.

Компания вправе добавить или убрать любую из строк государственного образца по своему усмотрению. Однако общая информация должна быть неизменной: паспортные данные или реквизиты физического лица, дата, должность, номер входящего заявления и т.д.

Ведение внутреннего учета не должно касаться работника: все бланки заполняются для дальнейшего составления и оформления годовых деклараций и отчетности для подачи в социальные фонды.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

Законодательством установлены нормы записи в трудовую книжку новому сотруднику: оформление осуществляется после 5 дней с даты официального принятия на должность.

Однако бывают случаи, когда сотрудник сам не желает получить запись в трудовую. Это вполне законно, и не является поводом для увольнения. Другой вопрос состоит в том, что руководителю данный факт не выгоден: это говорит о том, что служащий не желает долго задерживаться на рабочем месте.

Правила заполнения трудовой:

1. Запрещается использовать цветные ручки, замазку, сокращать слова или переносить.
2. Разрешается писать ручкой со стержнем синего цвета, разборчиво и внятно.
3. Не рекомендуется ставить печать для документов: печать должна быть с реквизитами организации и иметь полное название юридического лица.
4. Запрещается использовать подпись-шаблон в виде печати.

Внимание! Если работник трудоустраивается впервые, то работодатель обязан оформить трудовую книжку и заполнить все поля, согласно законодательству.

В первую очередь заполняется титульный лист, а затем прописываются сведения, касающиеся образования и места жительства. По желанию работника, в трудовую может внестись контактный телефон.

Важно! Прежде чем вносить в трудовую книжку дополнительную информацию, следует спросить разрешения у работника: возможно, он не желает, чтобы некоторые особенности его деятельности или наличие стажа были отражены в документе.

Стандартные сведения должны быть взяты из приказа и трудового договора.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

Согласно закону, трудовая книга должна находиться у работодателя. Как правило, для сохранности ее складывают в сейф или в специальный кабинет, оборудованный видеонаблюдением.

Внимание! Работодатель несет полную ответственность за хранение всей документации и, в случае утери, обязан выплатить работнику компенсацию и восстановить трудовую.

Учет книжек осуществляется с помощью журнала, в который вносятся все номера документов и ФИО их владельцев.

Для регистрации используется форма, установленная Министерством труда РФ.

Важно! При заполнении журнала следует учитывать, что любая запись должна производиться только построчно.

Для больших предприятий часто используется система сквозной нумерации, поэтому в журнале разрешается оставлять пустые строки.

Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника

Внутренний учет сотрудников ведется через карточку Формы Т-2. Личная карточка сотрудника – это документ, в котором отражается вся деятельность сослуживца: перевод, повышение, выход в декрет, увольнение и т.д.

Внимание! Как показала практика, проверяющие органы уделяют особое внимание именно ведению внутренней кадровой документации. Это объясняется желанием государства получать достоверные статистические данные, касающиеся трудовой деятельности населения.

Данный бланк можно заполнить вручную или на компьютере, однако, в таком случае, не стоит забывать про сохранность персональных данных. Компьютер, на котором производится кадровая работа, должен защищаться внешним и внутренним паролем.

Лучше всего заполнить карточку сразу, после составления приказа, – это удобно и практично, так как после оформления часть документов сразу пойдет в сейф.

Перечень реквизитов, которые вносятся в личную карту сослуживца:

1. Номер документа об образовании и название учебного заведения.
2. Номер трудовой.
3. Номер ИНН и СНИЛС, если есть в наличии.
4. Документы, подтверждающие личность.
5. Номер счета в банке, для начисления заработной платы, и другие документы, по желанию сослужителя.

Шаг 10.Оформить личное дело

Личное дело на сотрудника составляется сразу, по факту приема на работу. Для этого используется отдельная папка-скоросшиватель, в которую вкладываются ксерокопии и оригиналы документов.

Обложка папки представляет собой «визитку» коллеги: там указываются полное ФИО, порядковый номер, должность, дата приема на работу и т.д.

В процессе работы в папку могут помещаться дополнительные документы, такие как: свидетельство о прохождении курсов, повышения квалификации, тестирования и т.д.

Обязательно в личное дело включается следующий перечень бумаг:

1. Автобиография, написанная работником в свободной форме от руки.
2. Фотографии.
3. Подписанная должностная инструкция.
4. Характеристики, рекомендательные письма.
5. Заявление о предоставлении отпуска и т.д.

Важно! Кадровик обязан провести опись и зафиксировать в перечне все поступившие документы. Перечень крепится в папке и служит официальным документом для проведения ревизий. Изъятие любого документа из личного дела возможна только с разрешения начальника кадровой службы или директора.

Какие документы при приеме на работу можно запрашивать, а какие нет

Запрашивать документы для приема на работу имеют право директор, главный бухгалтер, главный инженер и кадровик.

Обязательные документы

Существует определенный перечень документов, которые обязательно следует предоставлять:

1. Документ, удостоверяющий личность: паспорт, вид на жительство и т.д.

Если на работу хочет устроиться несовершеннолетний ребенок, то он должен предоставить разрешение от родителей, заверенное у нотариуса, а также свидетельство о рождении. При желании, работодатель может запросить характеристику из школы, колледжа. При замене паспорта надругой, гражданин вправе показать справку, полученную в паспортном столе.

1. Медицинскую книжку. Условие является обязательным для всех видов работ, связанных с питанием. Срок годности медицинской книги составляет 1 год, поэтому работник обязан постоянно проходить обследование. В некоторых случаях сан.книжку оплачивает организация.
2. Трудовая книжка или трудовые договора. В случае совместительства необходимо предоставить справку с другого места работы.
3. СНИЛС. Представляет собой карточку с номером страхового счета. Оформляется работником самостоятельно или по усмотрению работодателя.
4. Военный билет (призывник). Предоставляется военнообязанными, как до 27 лет, так и после.
5. При наличии, предъявляются документы об образовании: аттестат, сертификат, диплом и т.д.
6. Для некоторых вакансийтребуется справка об отсутствии судимостей и открытых уголовных дел.

Дополнительные документы

На основании закона, работодатель вправе затребовать дополнительные документы, которые есть в перечне нормативных актов.

Список дополнительных справок:

1. О наличии опыта работы в местах с вредными условиями труда.
2. Из наркологического диспансера о том, что коллега не состоит на учете.
3. С налоговой службы: сюда относится декларация о доходах, а также об имуществе сотрудника.
4. Об отсутствии беременности.
5. О составе семьи и общем доходе.
6. Копии документов, подтверждающих несовершеннолетие детей.
7. О доходах, с других мест работы (оформляется на бланке 182-Н).

Документы, которые работодатель не вправе требовать

Существует список документов, которые работник может и не предоставлять:

1. Регистрацию. Согласно законодательству, любой человек имеет право регистрироваться не только по месту жительства, но и по месту временного пребывания.
2. ИНН. Чаще всего спорные ситуации возникают тогда, когда работник религиозен, и не соглашается оформлять на себя регистры с нумерацией.

При найме сотрудника на время лучше заключить срочный трудовой договор. В таком документе указывают ровно тот срок, на который необходим сезонный наемный работник. А что записать в трудовой книжке? Когда сезонный работник может уйти в отпуск? И как происходит увольнение временного специалиста? Подсказки – в нашей статье.

Ситуации, когда возникает потребность во временном работнике, могут быть разными. Допустим, нужно провести какие-то работы, а человека с должной квалификацией в штате нет. Или, скажем, специалист надолго заболел, сотрудница ушла в декретный отпуск. Выход - привлечь временного работника. Но какой договор при этом можно заключить?

Есть два варианта: оформить с временным работником гражданско-правовой договор (например, подряда) или срочный трудовой договор.

Договор подряда, как правило, заключают, когда необходимо выполнить строго определенный объем работ. И такой объем нанимающая организация сможет оценить и конкретно описать в договоре. Однако с договорами подряда связаны определенные риски. Напомним, что с выплат по гражданско-правовым договорам организация не платит страховые взносы в ФСС РФ (в отличие от трудовых договоров). Поэтому в случае проверки ревизоры соцстраха будут с особым интересом проверять подрядные отношения. И не исключено, что чиновники попытаются признать их трудовыми -чтобы доначислить взносы и штрафы.

Если ваша компания на «упрощенке»

Менее рискованным вариантом для компании является срочный трудовой договор. Особенно он подойдет в том случае, когда объем работы меняется и заранее предугадать его сложно. В том числе в связи с сезонностью или проведением каких-то распродаж, акций, когда штатных работников бывает недостаточно. Удобство в том, что в таком договоре можно прописать ровно тот срок, на который необходим дополнительный специалист. Данный вид договора и разберем подробнее.

Важная деталь

Срочный трудовой договор подойдет в том случае, когда объем предполагаемой работы заранее предугадать сложно.

О чем стоит помнить, заключая срочный трудовой договор

Полный перечень ситуаций, когда работодатель может заключить срочный договор, есть в статье 59 Трудового кодекса РФ. Помимо прочего в этом перечне упомянуты следующие случаи:

• временного сотрудника берут, чтобы он исполнял обязанности отсутствующего штатного работника;
• сотрудник нужен для исполнения временных работ (додвух месяцев) или сезонных;
• сотрудника нанимают на работу по совместительству по соглашению сторон.

В договоре важно прописать конкретный срок работы. Точную дату прекращения контракта пишут редко, чаще ссылаются на какое-то событие - в зависимости от того, в связи с чем понадобился временный работник. К примеру, если человека берут для замены сотрудницы, воспитывающей малыша, фразу в договоре можно сформулировать так: «Настоящий договор заключен на период отпуска по уходу за ребенком, не достигшим трехлетнего возраста, бухгалтера А. Л. Казаковой». При этом за отсутствующей сотрудницей, безусловно, сохраняется ее место работы.

Срочный трудовой договор перестанет действовать, когда истечет прописанный в нем срок. Или наступит событие, к которому такой срок был привязан.

О том, что срок договора истекает, необходимо письменно уведомить временного работника за три календарных дня до его увольнения. Этого требует статья 79 Трудового кодекса РФ. Но это получится сделать только в том случае, когда в договоре указа- ныконкретный период действия договора или дата. Если же точно определить дату, когда временный работник будет уволен, невозможно, заранее предупреждать его не надо.

А если по окончании действия договора ни одна из сторон не потребовала расторгнуть договор, а привлеченный специалист продолжает работать, то срочный договор автоматически продлевается. Другими словами, превращается в бессрочный (ст. 58 Трудового кодекса РФ).

Теперь об испытательном сроке для временных работников. Здесь нужно помнить следующее. Если срочный договор заключили на срок до двух месяцев, работодатель вообще не может устанавливать испытание для соискателя. А если срок договора от двух до шести месяцев, проверять человека на профпригодность можно лишь в течение двух недель. В остальных случаях, когда человека берут на работу более чем на полгода, действуют общие правила: срок испытания можно прописать в договоре в пределах трех месяцев.

На каких условиях может трудиться временный работник

Условия срочного трудового договораПо какой причине потребовался временный работник сезонные работывременное отсутствие основного работникаопределенная работа, когда невозможно установить срок*иные временные работы

Срок договора	До шести месяцев включительно (перечень сезонных работ, по которым можно предусмотреть больший срок, устанавливают отраслевые соглашения)	Договор действует, пока постоянный сотрудник не приступит к работе	Срок заканчивается, как только сотрудник выполняет работу	По соглашению сторон договора
Возможность продлить срок		Нет		Есть, если ни одна из сторон не потребовала прекратить отношения по трудовому договору
Максимальная продолжительность рабочего времени по договору	Независимо от причины заключения срочного трудового договора - 40 часов в неделю
Максимальный испытательный срок		Три месяца		Если срок договора не превышает двух месяцев, то испытание не устанавливается. От двух до шести месяцев - максимум две недели. В остальных случаях максимальный испытательный срок равен трем месяцам
Увольнение по инициативе работодателя во время испытательного срока	Работодатель может уволить по своей инициативе, не дожидаясь окончания испытательного срока. В этом случае нужно предупредить сотрудника в письменной форме за три дня, указав причины
Количество дней отпуска	Два рабочих дня в месяц	28 календарных дней в год		Если срок договора не превышает двух месяцев, то два рабочих дня в месяц. В остальных случаях - 28 календарных дней в год
Досрочное увольнение по инициативе работника	Работник может уволиться по собственной инициативе, предупредив за три календарных дня	Работник может уволиться по собственной инициативе, предупредив за две недели. Если же увольнение происходит до окончания испытательного срока, то за три дня		Если срок договора не превышает двух месяцев, то работник должен предупредить о досрочном увольнении за три календарных дня. При увольнении во время испытания по инициативе работника - срок такой же. В остальных случаях - за две недели

* Если вам нужен человек для выполнения разового поручения, с таким соискателем можно заключить гражданско-правовой договор (например, подряда).

Что записать в трудовой книжке

Факт временной работы надо отразить в трудовой книжке работника. Как и в обычной ситуации, основанием будет являться приказ руководителя о приеме на работу по срочному трудовому договору. Если потом «срочника» решат оставить на работе на постоянной основе, о переводе также нужно сделать запись. Образец заполнения трудовой для временного работника мы привели ниже.

Заполнение трудовой книжки временного работника

Можно ли продлить срок договора и как это сделать

Предположим, человек работает по срочному трудовому договору, заключенному на время отпуска основного сотрудника. И вот штатный работник скоро выходит из отпуска, а работодателю нужно, чтобы «срочник» поработал еще какое-то время. Но не на постоянной основе, а опять же временно. Как это оформить?

Продлить срочные трудовые отношения можно. Для этого необходимо заключить допсоглашение к трудовому договору. Вот пара советов, как лучше это сделать.

Осторожно!

В Роструде не возражают, чтобы компании продлевали срочные трудовые договоры. Однако в соглашении лучше писать, что первоначальный срок изменяется, а не продлевается.

Совет первый. В соглашении укажите, что стороны договорились об изменении срока, а не о его продлении. Дело в том, что продлевать срок в подобной ситуации закон разрешает, только если временная сотрудница забеременеет (ч. 2 ст. 261 Трудового кодекса РФ). А вот статья 72 Трудового кодекса РФ позволяет изменять условия трудового договора. Поэтому лучше всего использовать формулировку «изменение срока».

Совет второй. Обговорите с работником все условия изменения срока не позднее чем за три дня до его окончания. Тогда у вас останется время, чтобы уведомить человека об истечении изначального срока, если он вдруг не согласится на предложенные ему условия. Иначе, если срок пропустить, работник вправе продолжать работать уже на постоянной, а не на временной основе (ст. 58 Трудового кодекса РФ).

Главное, о чем важно помнить

1. Обычно срочный трудовой договор заключают, если необходимо заменить временно отсутствующего основного работника. А также в период сезонных работ или для выполнения конкретного задания.

2. О том, что срок договора истекает, важно уведомить временного работника. Если этого не сделать, договор превращается в бессрочный. То есть человек может работать дальше уже на постоянной основе.

Светлана Амплеева, шеф-редактор журнала «Главбух»