Под оборудованием обычно понимается применяемое самостоятельно или устанавливаемое на машину техническое устройство, которое необходимо для выполнения ее основных или дополнительных функций, а также для объединения нескольких машин в единую систему (п. 1 ст. 2 Технического регламента , утв. Решением Комиссии ТС от 18.10.2011 № 823). А как организации документально оформить поступление оборудования? Приведем для акта передачи оборудования образец его заполнения в нашем материале.
Акт передачи оборудования: образец
Для того, чтобы оформить и учесть поступившее на склад организации оборудование, которое в дальнейшем будет использоваться как объект основных средств, Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 утверждена форма акта № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования». Для этого акта приема-передачи оборудования образец простой: в нем отражается информация о получателе, поставщике и изготовителе оборудования, приводятся сведения о времени приемки оборудования и о самом поступившем оборудовании (наименование, марка, вид упаковки и т.д.), результат произведенной приемки и иная необходимая информация.
Скачать форму акта № ОС-14 в форматах Excel и Word можно по ссылкам ниже:
Акт приемки-передачи оборудования: ОС-14 в Excel
Акт приема-передачи оборудования: Word
Необходимо иметь в виду, что организация для документального учета поступления оборудования использовать именно эту форму не обязана (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Это означает, что при поступлении оборудования можно заполнять акт как по унифицированной форме № ОС-14, так и по самостоятельно разработанной форме. При этом важно, чтобы выбранный вариант оформления был закреплен в .
Если организация решит использовать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7, некоторые указания по заполнению Акта она может найти в этом Постановлении.
В частности, предусматривается, что акт по форме № ОС-14 должен составляться в 2 экземплярах. Составлением акта должна заниматься специальная комиссия, которая была уполномочена руководителем организации на прием основных средств. Составленные комиссией акты утверждаются руководителем или иным ответственным лицом.
Если в момент поступления оборудования на склад комиссия не могла произвести его качественную приемку (например, по причине массового поступления оборудования), то составляется предварительный акт по форме № ОС-14. Оформляется он на основании не качественной приемки, а простого внешнего осмотра. Если в последующем будут выявлены как качественные, так и количественные расхождения со сведениями поставщиков, должны быть составлены отдельные акты. Аналогично необходимо актировать и выявленные факты боя и лома при приемке оборудования.
Почти каждая организация сталкивается с необходимостью составлять акт приема-передачи оборудования (образец простой, но необходимо учитывать ряд особенностей, заполняя бланк). У этого документа существует три разных формы: ОС-14, ОС-15 и ОС-16. Но наиболее часто организациям приходится заполнять именно первый формат документа, о нем и пойдет речь в статье.
Унифицированная форма ОС-14 была введена в действие еще 21 января 2003 года. Именно тогда вышло постановление Госкомстата РФ №7. Согласно этому указу, при приемке оборудования организации должны составлять специальную бумагу. Акт приема-передачи оборудования может потребоваться и в некоторых других случаях: когда необходимо произвести монтаж или включить оборудование в фонд ОС организации.
Форма ОС-14 используется, если оборудование поступает на склад. Он обязательно составляется в двух экземплярах – для фирмы, которая передает оборудование, и для компании, которая основные средства получает.
Кто составляет и заверяет?
Не любое должностное лицо имеет право составлять акт передачи оборудования, образец которого поможет внести все данные без ошибок. Этим должна заниматься специальная комиссия. Она обязательно должна иметь полномочия в отношении оборудования, которое и принимается на склад.
Главная задача комиссии – проверить, нет ли у принимаемого оборудования каких-либо дефектов или недостатков. Если же таковые были обнаружены, то составляется дефектный акт (ОС-16). В этом документе отображаются все выявленные сколы, поломки и другие недостатки, указываются и способы их устранения.
Не всегда комиссии удается сразу заметить все дефекты. Некоторые из них можно обнаружить только при монтаже или проведении испытаний. В таких случаях дефектный акт составляется позднее.
Когда приемка заканчивается, члены комиссии проставляют свои подписи. Руководитель организации в обязательном порядке заверяет акт приема-передачи оборудования (образец поможет правильно вписать должности, фамилии и документы, в соответствии с которыми комиссия имеет полномочия на составление акта).
Использование актов приема-передачи оборудования на практике
Унифицированные акты приема передачи используются в определенной последовательности. Вначале применяется ОС-14. Он необходим для передачи оборудования на склад принимающей стороны. Только после полной первичной проверки оно может быть передано для монтажа. Тогда уже используется ОС-15.
Не всегда акт передачи оборудования ОС-14 предполагает необходимость заполнения ОС-15. Например, если монтажом занимается сторона, передающая товар, то второй документ заполнять не придется. Принимающей стороне просто нужно будет проставить подпись в форме ОС-14. Дефектная ведомость ОС-16 используется еще реже – только в случае обнаружения недостатков у оборудования.
Когда же монтаж оборудование закончен, то используют форму ОС-1 или ОС-1б. Эта бумага подтверждает, что объекты стали частью основного фонда предприятия.
Обязательные реквизиты акта приемки-передачи оборудования
Перед заполнением документа необходимо выяснить, данные о каких организациях в нем необходимо отобразить. Акт приема-передачи оборудования (образец Word схож с вариантом Excel) может содержать информацию о следующих фирмах:
- изготовитель;
- перевозчик;
- поставщик;
- приобретатель.
На титульном листе документа обязательно должны быть вписаны следующие реквизиты:
- кто изготовил оборудование;
- кто является поставщиком (потребуется не только вписать адрес, но и реквизиты в банке, ОКПО, контактные данные);
- данные о транспортировке (обязательно прописывается информация о ТС);
- информация о приобретателе (название фирмы, реквизиты в банке, ОКПО).
Перед заполнением бланка ОС-14 руководитель или другое уполномоченное лицо выпускает приказ, дает распоряжение или заключает договор о купле-продаже. Только после этого вся необходимая информация вносится в акт приемки-передачи оборудования, образец которого поможет вписать все данные в правильной форме.
В акте требуется вписать информацию об отгрузке и поступающем оборудовании. Для этого в форме ОС-14 есть 2 специальные таблицы. Уже после приемки комиссия вписывает количество фактического оборудования и сверяет с числом заявленного.
Особенности заполнения акта
Чтобы документ был действительным, нужно внести всю информацию в правильной форме. Вот несколько рекомендаций, которые помогут избежать досадных ошибок:
Когда все сведения записаны в акт, документ обязательно подписывается всеми членами комиссии. Непременно должна быть на нем и подпись руководителя предприятия.
Уже после проверки оборудования его передают на хранение ответственному лицу. Он тоже проставляет подпись в акте. Оборудованию присваивают табельный номер, а бухгалтер вписывает информацию о заведенной инвентарной карточке, а затем тоже подписывает документ.
Заключение
Акт приема-передачи – один из важнейших первичных документов. Он необходим для принятия и проверки оборудования. Именно ОС-14 позволяет принять ОС в основной фонд организации. Он необходим для фиксации данных об оборудовании, его состоянии. Наличие информации о табельных номерах позволяет быстро понять, о каком ОС идет речь в акте.
Процесс приема или передачи любого оборудования требует документального оформления. Факт перемещения фиксируется надлежащим актом. Какими особенностями отличается создание акта приема-передачи оборудования?
При принятии либо передаче оборудования обязательно составляется акт приема-передачи. Данный документ является подтверждением перемещения объектов меж субъектами.
Акт выступает неотъемлемой частью договора поставки, купли-продажи, аренды и т.д. Какими особенностями сопровождается формирование акта приема-передачи оборудования?
Что нужно знать
На момент свершения сделки купли-продажи участвующие стороны принимают на себя определенные обязанности и права. Таковые устанавливают условия договора.
Принимающая организация после выполнения своей части обязательств приобретает право пользования приобретенным имуществом.
Основные понятия
Актом приема-передачи оборудования называется документ, составляемый в целях подтверждения передачи оборудования для последующего ввода его в эксплуатацию или в монтаж.
В приемопередаточном акте фиксируют любые повреждения, неисправности, несоответствия. Любой акт приемки имущества должен содержать такую информацию как:
- наименование документа;
- номер, дата и место составления;
- реквизиты документа-основания;
- данные сторон с указанием реквизитов;
- дата передачи имущества;
- список передаваемых объектов;
- итоги проведенного осмотра;
- подписи проверяющих лиц.
По согласованию сторон в акт приема-передачи оборудования могут вноситься дополнительные сведения, к примеру, уровень износа, техническое состояние и т.д. Если оборудование новое, то к нему должна прилагаться заводская документация.
Что касается формы актов приема-передачи оборудования, то чаще всего применяются следующие утвержденные бланки:
Также договором поставки могут предусматриваться особые условия поставки. В этом случае стороны могут согласовать и утвердить произвольную форму приемопередаточного акта.
Назначение документа
Основным предназначением акта приема-передачи оборудования является подтверждение перехода права собственности от одного субъекта к другому.
Кроме того акт становится основание для включения принятого оборудования в состав имущественных активов организации. После подписания акта ответственными лицами, оборудование принимается к учету.
Необходим акт приема-передачи и в случае несоответствия полученного оборудования условиям контракта.
Например, принятый объект не укомплектован должным образом, имеются дефекты или повреждения, количество расходится с сопроводительными документами. Акт становится основанием для предъявления претензий поставщику.
Немаловажную роль передаточный акт играет и при сдаче оборудования в монтаж. В такой ситуации составляется два акта – один при передаче в монтаж, второй по принятии. Таким образом, легко установить состояние объекта до и после установки.
Законные основания
Операции, касающиеся поступления, перемещения или выбытия объектов основных средств, и оборудования в том числе, отображают в бухучете на основании первичных документов.
Первичными документами при передаче имущества выступают приемопередаточные акты. Они подтверждают факт получения объекта, а также указанные в сопроводительной документации сведения.
Законодательство предусмотрены унифицированные формы для отображения приема-передачи ОС. К таковым относятся , ОС-15, ОС-16.
После принятия новой редакции использование унифицированной документации стало не обязательным, за исключением отдельных случаев.
Акт приема-передачи может составляться в произвольной форме, согласованной сторонами.
Виды объектов
Оборудование в организации являет собой активную часть основных производственных фондов, участвующих непосредственно в производственных процессах.
Качественные характеристики оборудования заключаются в его состоянии и способности к производству чего-либо. То есть оборудование делится на:
- новые основные фонды, ранее не эксплуатируемые;
- исправные или требующие текущего ремонта фонды;
- оборудование, нуждающееся в капитальном ремонте;
- устаревшее морально оборудование;
- фонды, подлежащие списанию.
Многие организации используют также классификацию оборудования по возрасту. Конструктивный возраст представлен периодом, прошедшим от момента создания объекта.
Возраст физический означает длительность эксплуатации от момента установки. Немаловажное значение имеет и мощность оборудования, то есть способность к производству определенного объема продукции за конкретно установленный срок.
При этом различают мощность:
- нормальную;
- максимально-кратковременную;
- максимально-длительную.
Также различается оборудование по видам, а именно по своему предназначению для определенной сферы деятельности или производства. От вида оборудования зависят особенности его принятия организацией-покупателем.
Основное значение имеют те свойства оборудования, какие обеспечивают его применение в соответствующей отрасли. Каким же бывает оборудование?
Торговое
Торговым оборудованием именуются любые имущественные объекты, применяемые в торговой деятельности.
КА правило, основным торговым оборудованием считаются такие объекты как:
| Прилавки и витрины | Представить себе магазин без витрин или прилавка сложно. Форма их может быть разной, но в 95 % случаев без данного оборудования в торговле не обойтись |
| Торговые стеллажи | Таковые используются как непосредственно в торговых залах для выставки продукции, так и для складского хранения |
| Навесные элементы и экономпанели | Являют собой разновидность витрин и применяются в торговле продукцией небольшого размера, позволяющей разместить ее на небольших навесных полках |
| Стойки и торговые стенды | Применяются для размещения продвигаемых товаров, часто в прикасовой зоне |
| Складские стеллажи | Может показаться, что стеллажи не являются торговым оборудованием, но любой товар нужно как-то хранить |
| Торговые павильоны | Представляют собой замкнутую торговую систему при стационарной торговле. Бывают пристенными, угловыми и островными |
| Холодильное оборудование | Вид его зависит от целей использования |
| Торговые сетки | — |
| Буклетницы | И полиграфические стойки |
| Корзины и тележки | — |
| Манекены, вешала, вешалки | — |
| Кассовое оборудование | — |
| Турникеты, ограждения | — |
| Контрольно-кассовая техника | — |
| Металлические шкафы для хранения вещей | — |
Кроме того к торговому оборудованию причисляются и те объекты, которые не относятся непосредственно к торговле, но необходимы для обеспечения плодотворной работы персонала.
Например, компьютеры, столы и стулья для продавцов, диванчики для посетителей и прочее.
Медицинское
Оборудование медицинское бывает:
- электронным;
- реанимационным;
- терапевтическим;
- хирургическим;
- диагностирующим;
- транспортирующим;
- восстановительным;
- дополнительным обслуживающим;
- иным, включая редкие специализированные виды.
Особенность медицинского оборудования в том, что оно может унифицироваться относительно конкретного направления медицинского обслуживания.
Также могут создаваться специализированные модули из различных видов оборудования, что позволяет создавать абсолютно новый тип оборудования.
Холодильное
Без холодильного оборудования сегодня не обходится практически ни одна сфера бизнеса, связанная с необходимостью хранения продукции. Так холодильники нужны для хранения лекарств, цветов, продуктов и прочее.
Каждый вид холодильного оборудования обладает определенными функциями и климатическими характеристиками, температурными режимами, вариантами исполнения, размерами и т.д.
Из наиболее используемых можно выделить следующие виды холодильного оборудования:
- холодильные шкафы;
- морозильные лари;
- холодильные витрины и горки;
- морозильные бонеты;
- холодильные камеры;
- льдогенераторы.
Газовое
Когда речь идет о газовом оборудовании, то в большинстве случаев подразумевается оборудование газобаллонное. Это разновидность топливной системы автотранспорта, применение которой основано на использовании сжиженного природного газа.
Такое оборудование делится по типам и бывает:
- вакуумным;
- электронным;
- эжекторным с электромеханическим дозатором;
- инжекторным.
Кроме того различается пять поколений газового оборудования для авто, каждое из которых обладает определенными плюсами и минусами. Для всякого поколения предусмотрена определенная конструкция.
Помимо газобаллонного оборудования, существуют и иные виды газового оборудования. Например, позволяющее использовать газ для отопления объектов недвижимости или для иных назначений.
Образец акта приема-передачи оборудования
При купле-продаже различного оборудования, его или иных вариантах передачи оформление приемопередаточного акта условие обязательное.
Таким документом может фиксироваться передача имущества, как меж различными организациями, так и в пределах одного предприятия.
Для создания акта приема-передачи оборудования меж организациями можно использовать . Предназначена она для подтверждения факта перехода права собственности на основные средства.
Оборудование причисляется к основным активам организации. В акте обязательно отражается место и дата составления документа, наименование основного средства (оборудования), характерные особенности.
Передается имущество во временное пользование, но для исключения возможности случайного или умышленного повреждения сложного технологического оборудования составляется приемопередаточный акт.
В документе обыкновенно указывают название оборудование, наименование организации, данные ответственного лица, характеристики оборудования и иные важные показатели.
В эксплуатацию
Для возможности применения приобретенного оборудования в производственной деятельности необходимо ввести его в эксплуатацию.
Для этого оформляется нормативный документ, подтверждающий готовность объекта к использованию. Акт составляется в виде приложения к основному договору поставки или .
Форма документа может быть произвольной, но обязательно указываются следующие данные:
- дата осмотра оборудования;
- разрешение на начало эксплуатации;
- место осуществления экспертизы;
- идентифицирующие данные объекта;
- технические характеристики оборудования;
- описание эксплуатационных условий;
- иные значимые сведения.
Существенными данными выступают детали, касающиеся специфики производства, особенностей использования объекта.
Некоторые организации в акте конкретизируют место сохранения оборудования. Готовый акт подтверждает готовность оборудования к использованию
По договору аренды
При заключении договора аренды оборудования одна из сторон передает другой стороне объект во временное пользование.
Особенность такой передачи в том, что через определенное время ссудополучатель (получающая оборудование сторона) обязуется вернуть временно предоставленное имущество в том же состоянии, при учете нормального износа либо в состоянии, определенном договором.
При передаче составляется акт о приеме-передаче арендованного оборудования во временное пользование. Форма его произвольна. Также указываются все необходимые данные об имуществе и участниках сделки.
Но кроме того необходимо указание периода предоставления в пользование и условия возврата. Оформленный акт подтверждает исполнение сделки и отсутствие претензий у получателя.
Сразу после подписания документа предмет договора временно становиться собственностью принимающей стороны.
Если оборудование имеет какие-то дефекты и повреждения, это обязательно указывается в акте, поскольку учитывается при обратной передаче.
В ремонт
Передача оборудования в ремонт также сопровождается составлением приемопередаточного акта. Предварительно проводится осмотр объекта, выявляются неисправности, и составляется дефектный акт.
Все обнаруженные неисправности отображаются в акте. Это тем более важно, что ремонтная организация исполнит ремонт лишь указанных недостатков.
Акт о передаче оборудования в ремонт составляется в присутствии представителей самой организации и ремонтного предприятия. Непременно в акте прописываются сроки ремонта и за их нарушение.
После того как оборудование отремонтировано, вновь составляют приемопередаточный акт. На этот раз сдает объект ремонтная организация, а принимает правообладатель.
Двойное составление акт позволяет убедиться в качестве ремонта и устранении всех неисправностей.
Важно помнить, что после подписания документа стороны не могут заявить взаимные претензии. Акт о приеме оборудования из ремонта сохраняют вместе с документами на оборудование
До монтажа и после
Если монтаж осуществляется непосредственно при первичной приемке оборудования, то в состав принимающей комиссии включается представитель монтажной организации.
В этом случае отдельного акта о монтаже оборудования не составляется. Все необходимые данные вносятся в основной приемопередаточный акт.
В процессе передачи предварительно принятого или ранее демонтированного оборудования в монтаж создается акт по .
Полномочный представитель монтажной организации своей подписью подтверждает принятие объекта. Если при монтаже выявляются какие-либо изъяны, оформляется акт о выявленных дефектах .
После завершения монтажа и готовности к эксплуатации оборудование принимается в состав основных средств посредством составления документа по форме ОС-1 или ОС-16.
Между физическими лицами
Передача оборудования между физическими лицами может предполагать, как взаимодействие частных лиц, так и индивидуальных предпринимателей.
Видео: акт приема-передачи как финальная точка сделки
Важное значение имеет при этом наличие прав собственности на объект у передающей стороны. Что касается акта приема-передачи, то составлять его можно в произвольной форме.
В качестве обязательных реквизитов документа выступают:
Во избежание спорных ситуаций акт приема-передачи оборудования меж физлицами желательно зарегистрировать нотариально. Если имеет место аренда оборудования, следует указать длительность аренды и состояние оборудования на момент возврата.
Трехсторонний акт
Трехсторонний акт о приеме-передаче оборудования может иметь место при получении лизингового имущества. В этом случае сторонами договора могут являться продавец, и лизингополучатель.
Подобная схема используется, когда лизингодатель приобретает оборудование для лизингополучателя у продавца, но непосредственно поставка осуществляется продавцом.
В процессе передачи принятие имущества осуществляется и лизингополучателем и лизингодателем. Если ни у кого не возникает претензий, то все три стороны подписывают документ и акт считается оформленным.
Составление акта приема-передачи обязательно при любом перемещении оборудования. Таким образом своевременно выявляются изъяны имущества и исключаются взаимные претензии.
В том числе предупреждаются претензии проверяющих органов по поводу необоснованного перехода право собственности на оборудование.
