Передача документов в архив при ликвидации организации. Как сдать документы в архив при ликвидации. для ИП и ООО

О том, каким образом осуществляется сдача документов в архив при банкротстве, должна знать любая организация, начинающая процедуру ликвидации. До момента передачи в государственные архивы документация, подлежащая государственному хранению, хранится в архивах организаций в течение сроков, которые были установлены Росархивом.

Передача документов в архив при банкротстве

С того момента, как открыто конкурсное производство, отсчитывается шесть месяцев, в течение которых конкурсным управляющим должна осуществиться сдача документов компании-должника, подлежащих в соответствии с федеральными законами обязательному хранению. Сдача архива при банкротстве, получение соответствующего акта - обязательный шаг при ликвидации предприятия, без которого процедура банкротства не будет завершенной.

Правила сдачи документов в архив при банкротстве

Необходимо понимать, что сдача документов в архив при банкротстве должна подчиняться определенным, весьма строгим правилам. Документы необходимо сформировать, переплести и оформить в соответствии с установленными нормативами. При этом оформление каждого дела включает в себя полный комплекс работ по нумерации листов, брошюровке документов, составлению листа-заверителя. Нередко требуется составление и внутренней описи документации, указание на обложке дел названия организации, а также делопроизводственного индекса, срока хранения, заголовка дела и так далее.

Приложение к документациям научно-справочного аппарата

Кроме того, сдача архива при банкротстве предполагает также приложение к документациям научно-справочного аппарата в виде предисловий к описям, самих описей, исторической справки. В государственных и муниципальных организациях перечень документов, передаваемых в архив при банкротстве, может быть несколько иным, как и порядок их формирования, но несомненно одно: передача документов в архив при банкротстве - процесс весьма длительный, нелегкий, требующий знания многих тонкостей, нюансов в области делопроизводства, архивного дела.

Передача документов на государственное хранение.

Более того, одной архивной обработкой и собиранием сопутствующих документов передача архива при банкротстве не ограничивается: необходимо передать документы на государственное хранение.

Процесс передачи документов на государственное хранение.

Процесс этот также нелегкий и длительный, требующий постоянного согласования с разными архивными отделениями. Так, к примеру, те же сотрудники Главархива при принятии документации будут тщательно сверять каждое дело, передаваемое на государственное хранение, с описью, будут проверять правильность оформления, формирования дела.

Специфические требования к документам

Еще один момент: каждый архив или даже разные подразделения одного архива могут предъявлять свои, весьма специфические требования к документам, принимаемым на вечное хранение.

Работа профессионалов

Именно поэтому передача документов в архив при банкротстве должна осуществляться исключительно профессионалами - таким образом вы сможете сэкономить массу времени, сил, нервов. Наша компания за своими плечами имеет плодотворный опыт архивной деятельности. Мы оказываем широкий спектр архивных услуг, среди которых особое место занимает сдача архива при банкротстве. Доверив передачу документов в архив именно нам, вы можете быть уверены в том, что сдача документов в архив при банкротстве будет осуществлена в кратчайшие сроки и максимально качественно.

Процедура передачи документов в архив является актуальной для любой организации, вне зависимости от вида ее собственности, направлений хозяйствования и стадии, на которой она находится.

Документы, которые создаются в процессе предпринимательства, накапливаются. Даже в том случае, если они уже исполнены и не могут отразиться на дальнейшей деятельности компании, их необходимо хранить. Некоторая документация хранится на протяжении долгого периода времени, а другая краткосрочно.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Среди основных случаев передачи документов компании в архив, можно отметить ее ликвидацию, или отсутствие места для хранения.

Законодательством определена обязательность передачи в архив той документации, которая имеется у ликвидируемого предприятия.

Организация процесса архивирования может быть проведена как силами самого ликвидируемого предприятия, так и путем привлечения сторонних компаний.

Цель

Завершение предпринимательства требует передачи всех документов, имеющих важное юридическое и финансовое значение, в архив, с целью последующего хранения. Порядок хранения переданной архивной документации определяется ФЗ «Об архивном деле. Обязанность по передачи дел в архив возлагается как на государственные предприятия, так и на организации, созданные на основе частных финансовых вложений.

Поводом для передачи документации служит возможность возникновения потребности в поднятии какого-либо документа, имеющего место во время функционирования ликвидированного предприятия.

Причиной тому может стать утрата трудовой книжки бывшим сотрудником и возникшая у него необходимость восстановления информационных данных, которые были в ней зафиксированы. Только путем обращения в архив работник сможет получить документы, подтверждающие факт его трудоустройства, начисление и выплату заработной платы.

Потребность в доступе к информации ликвидированного предприятия может возникнуть и у его руководящего состава. Поводом такой необходимости может стать наличие спорных вопросов, возникших по вопросу погашения кредиторской задолженности.

Бухгалтерская документация, касающаяся данного вопроса, а также выплаты платежей в налоговые органы и внебюджетные фонды, в обязательном порядке передается в архив и хранится там.

Основные действия

Что нужно

Ликвидируемое предприятие обязано передать свои документы на архивное хранение.

Сдача документов предприятия в архив при ликвидации, предполагает подготовку и передачу таких документов:

учредительных документов (свидетельства о регистрации, а равно документации о создании компании; ее устава или положения о ней; ликвидационных документов; приказов и иных распоряжений, на основании которых осуществлялось переименование компании, смена формы хозяйствования);
свидетельства, устанавливающего факт ликвидации;
решения, на основании которого проводилась ликвидация;
приказов или иные распорядительных документов, в рамках которых осуществлялось трудоустройство, увольнение, перевод, устанавливались должностные оклады, оформлялся отпуск;
трудовых договоров, контрактов, соглашений;
личных карточек, установленных формой Т-2, включая карточки, заведенные на временно привлекаемых работников;
личных дел уволенных лиц, в которых имеются их заявления, автобиография, приказы, личные документы и др.;
лицевых счетов работников или ведомостей с начислениями вознаграждения за труд;
расшифровок кодов по видам начисления зарплаты и проводимых удержаний;
невостребованных личных документов (оригиналов);
актов о произошедших несчастных случаях;
штатных расписаний;
журналов учета трудовых книжек и иных документов, касающихся трудоустройства работников, оплаты их труда, льгот, изменений социально-правового положения;
табелей и нарядов, выдаваемых работникам, трудоустроенным на вредные профессии;
перечня вредных профессий, описания технологического процесса таких работ (при наличии).

Помимо вышеуказанной документации для передачи в архив потребуется опись передаваемых дел в 3 экземплярах на бумажных носителях и электронном виде, а также одна историческая справка

Как подготовить

Сдача документов в архив при ликвидации является обязанностью хозяйствующего субъекта. Негосударственные организации могут заключить договор о передачи собственной документации в Федеральную архивную службу.

Отсутствие такого договора дает право на передачу для архивного хранения только тех документов, которые касаются личного состава работников.

Определить место хранения иной документации обязана ликвидационная комиссия. Процедура передачи документации на хранение включает в себя оформление дел.

Каждое из них должно быть:

правильно сгруппировано;
переплетено или прошито;
пронумеровано;
иметь лист-заверителя;
иметь внутреннюю опись (при необходимости);
сопровождаться точным наименованием организации, ее регистрационным индексом, крайними датами дела и его заголовком.

Та часть дел, которая требует временного хранения (не превышающего 10 лет), требует частичного оформления, что позволяет:

не систематизировать документы;
не проставлять нумерацию листов дела;
не оформлять заверительную надпись;
не осуществлять переплет.

Правильность проведения архивной обработки будет проведена. Это требуется для того, чтобы документы, передаваемые в архив, соответствовали заголовку дела, номенклатуре, расположению, хронологии и другим признакам.

Общее правило архивирования допускает наличие 250 листов в одном архивном деле. При наличии большего количества листов, дело разделяется на несколько томов, каждый из которых нумеруется.

Архивный работник, подготавливающий дела к передаче, проверяет дела по критериям правильности формирования, оформления, их количества. Обнаружение отсутствия дела требует составления соответствующей справки.

Договор с фондом

Собственники компаний, передающие документы на архивное хранение, продолжают оставаться собственниками данной документации. Нарушение правил хранения со стороны работников учреждения, может стать основанием для передачи наиболее важных документов на хранение собственника. Такая процедура осуществляется исключительно в рамках судопроизводства.

Реализовать права, возникающие в процессе хранения, позволяет договор, заключаемый с соответствующим архивным учреждением, относящимся к федеральной структуре архивов.

Основными положениями такого договора является период и порядок осуществления действий по хранению передаваемой документации. Архивное учреждение и ликвидируемое предприятие в обязательном порядке заключает договор о хранении документов, касающихся личного состава. В качестве заказчика услуги хранения выступит ликвидационная комиссия.

Направить документацию на хранение можно и в частный архив. Для этого также потребуется заключение договора о хранении. Как правило, условия такого договора предусматривают обязанность собственника подготовить документы и уничтожить их по окончанию срока хранения за счет собственных средств.

Порядок оплаты услуг архивного учреждения определяется ликвидатором еще до момента передачи документов. Средства, требуемые для данной цели, устанавливаются в отдельной статье расходов ликвидационного баланса.

Последующие детали

Опись

Составление внутренней описи к делам является необязательной процедурой. Исключением является опись личных дел.

Каждое отдельное дело должно иметь в начале чистый лист, а в завершении заверитель, составленный по общепринятой форме.

Данный лист должен содержать числовое значение количества листов в деле, имеющих нумерацию. Это число должно быть указано и прописью. В нем отражаются пропущенные и литерные номера.

Заверительная надпись не может быть выполнена на оборотной стороне крайнего документа или на обложке дела.

Проведена экспертиза ценности передаваемых документов и их упорядочения, позволяет составить описи дел, требующие постоянного хранения, подготовить описи дел личного состава, которые хранятся 75 лет, описи дел, подлежащих временному хранению и акта о формировании дел для уничтожения.

Экспертно-проверочная комиссия рассматривает опись дел и акт о предстоящем уничтожении, проводит их согласование и утверждение.

Утилизация оформляется приемо-сдаточными накладными, содержащими информацию о дате проведения процедуры и весе бумаг

Экспертиза дел

Экспертиза ценности передаваемых для хранения документов, позволяет определить срок их хранения. Типовой перечень утвержден Росархивом 6 октября 2000 года.

Перечень сотрудников, вышедших на льготную пенсию, утилизируется по истечении 50 лет хранения в архивном учреждении.

Процесс отбора иной документации, подлежащий хранению, осуществляется путем просмотра каждого листа дела. Не может быть признана соответствующей закону такая экспертиза, которая проведена исключительно путем изучения заголовков на обложках каждого передаваемого дела.

Юридическая основа

В качестве основного документа, которым необходимо руководствоваться при организации архивных процедур, выступают Основные правила работы архивов организации.

Данным актом определено, что документация ликвидируемой организации подлежит передаче ее правопреемнику.

Документация, содержащая информацию по персоналу ликвидируемой компании, не имеющей правопреемника, должна быть передана специализированному архиву с целью временного хранения. Отсутствие такого центра является основанием для передачи дел государственному архиву.

Уничтожить документы, по которым срок временного хранения не истек, можно только на основании решения исполнительных органов власти, что подлежит оформлению в виде акта, а также требует составления описи тех документов, которые утилизируются.

Утилизация документов с истекшим сроком хранения, осуществляется в общем порядке. Ответственность за организацию формирования дел и их передачу в архив несет ликвидационная комиссия.

Весь спектр действий, которые должны быть проведены ликвидируемым предприятием по архивированию документации, определен п. 9.7. вышеуказанных правил.

Ответственность

Законодательством установлена обязанность руководителя и учредителя хозяйствующего субъекта, передать всю важную документацию, собранную за время ведения деятельности компании, в архив. Такие действия должны осуществляться в случае ликвидации лица.

Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.
Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.
На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:
«Основные правила работы архивов организаций»;
«Об архивном деле в РФ»;
«Об обществах с ограниченной ответственностью»;
«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Документы, подлежащие передаче в архивное учреждение
Следует обязательно при ликвидации компании отправлять в архив документы постоянного хранения и по личному составу, срок действия которых равен 75 годам. Выполнение данного требования является крайне важным для уволенных работников, так как вышеуказанная документация – это единственное основание для начисления им в будущем пенсий, а также восстановления трудового стажа, в том числе и льготного.
1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):
приказы по основной деятельности
журнал регистрации приказов по основной деятельности
штатные расписания
структура организации
номенклатура дел
описи дел
акты об уничтожении дел и утрате документов
целевые программы информатизации
прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
годовые планы и отчеты
годовые бухгалтерские балансы
годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
годовые сметы и др.
уставные документы
документы о приватизации
реестры акционеров
реестры владельцев ценных бумаг
списки лиц, имеющих право на дивиденды
журналы, книги учета работы с акциями
заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
гранты
лимиты
паспорта сделок
документы о благотворительной деятельности
и другие документы

2. Документы по личному составу (45 — 75 лет хранения):
приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
журналы регистрации приказов по личному составу
штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
личные дела работников
личные карточки форма Т-2
трудовые договоры с физическими лицами
журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
лицевые счета работников
расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
сведения о совокупном доходе работника за год
индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
списки работников на производстве с вредными условиями труда
табели и наряды работников вредных профессий
акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
и другие документы

Кроме того, в государственный архив должны быть переданы и документы временного хранения, которые продолжают быть в силе, ведь данная информация может оказаться значимой с юридической или экономической точки зрения. Стоит также подчеркнуть, что передача документации в упорядоченном виде осуществляется ликвидатором и только на основании соглашения, подписанного представителями архива и ликвидационной комиссии.
Документы временного срока хранения (5 — 10 лет хранения)
Приказы на отпуска и командировки
Приказы по административно-хозяйственной деятельности
Договоры с юридическими лицами
Документы по госзакупкам
Акты о приеме выполненных работ
Бухгалтерские документы
Путевые листы
И другие документы

Подготовка документов в архив
Совершить процедуру самостоятельной обработки документов для непрофессионала крайне сложно, поэтому рекомендуется воспользоваться помощью сотрудников специализированных фирм, заключив с ними предварительно соглашение на оказание услуг по упорядочению и экспертизе ценности документации.
Места хранения ценных бумаг аннулируемой организации
При упразднении компании первоочередное право на получение документации имеет фирма-правопреемник либо вышестоящее в отношении ликвидируемой организации предприятие. В случае если по закону таких учреждений нет, ликвидационная комиссия обязана обратиться в специализированный центр, в обязанности которого входит временное хранение документов по личному составу.
К сожалению, на текущий момент такие особые архивы созданы только в некоторых регионах страны, что существенно затрудняет деятельность не только государственной архивной организации, но и ликвидационного органа.
Так, согласно законодательным нормам, муниципальный архив обязан принять в распоряжение документы личного состава и постоянного хранения, однако при отсутствии свободных площадей на момент обращения он вправе отказать и разместить на своей территории бумаги временного срока. В подобной ситуации достаточно целесообразно воспользоваться услугами профессиональных архивных фирм, при сотрудничестве с которыми возникает куда меньше проблем.
Условия передачи документов в архив или иное специализированное учреждение
Крайне важно соблюсти при оформлении документов в архивную организацию все формальности. Не следует забывать, что во время фактического вручения бумажного наследия компании ликвидационной комиссии, стоит подписать передаточный акт, согласно которому она получает все права по управлению делами.
В последствие именно данный орган по аннулированию предприятия заключает договор с архивным центром, где прописывается отдельным пунктом, что финансовые затраты, связанные с подготовкой и последующим хранением документов, возлагает на себя ликвидируемая компания. В договоре с архивной организацией также имеет принципиальное значение указание об уничтожении документов в связи со сроком истечения их действия и возмещением расходов.
Вместе с тем, заключать соглашение не требуется источникам государственного комплектования, которыми чаще всего являются крупные ведомственные предприятия. Для выяснения, обладает ли компания подобным статусом, следует обратиться в соответствующий орган управления архивными делами.
На какие нюансы обратить внимание при аннулировании организации?
При ликвидации компании необходимо учесть следующие немаловажные аспекты:
ознакомиться с архивным учреждением посредством запросов в местную администрацию и до передачи документов в архив выяснить заранее предъявляемые к ним требования;
продумать все пункты договора приема-передачи, зафиксировать обязательства всех сторон, проверить наличие дел и составить акт с указанием их количества, а также технического состояния;
позаботиться об особо важных документах и передать их в специальные архивохранилища.

Таким образом, каждая компания, подвергающаяся ликвидации, обязана провести данную процедуру согласно всем нормативным актам и требованиям, поскольку от правильности действий напрямую зависит будущее бывших работников фирмы.
Надеюсь теперь вам стало более понятно, куда и каким образом сдаются документы после ликвидации фирмы или ИП

Cдача документов в архив при ликвидации или реорганизации на государственное хранение.

В случае официальной ликвидации юридического лица, а также при смене юридического адреса на другой субъект РФ, смене собственника - в обязательном порядке передаются на государственное хранение документы по личному составу. Эти документы имеют особую ценность для государства, так как на их основании рассчитывается трудовая пенсия сотрудников, работавших на ликвидируемом предприятии. В состав, документов передаваемых в обязательном порядке на государственное хранение, входят: приказы по личному составу, личные карточки формы Т-2, лицевые счета либо р/п ведомости, трудовые договоры. Эти документы хранятся в государственных архивах 75 лет.

Архивисты компании «Архивная служба» выполняют полный комплекс услуг по сдаче документов на государственное хранение при ликвидации компании. Наши сотрудники полностью обработают архивный фонд предприятия: систематизируют дела, переплетут документы, оформят обложки дел с проставлением архивных шрифтов и штампов, составят описи на документы, напишут научно-справочный аппарат к фонду передаваемых на государственное хранение документов. После обработки фонда ликвидируемой компании мы согласуем с государственным архивом историческую справку и описи на передаваемые документы, пройдем экспертную комиссию. Более того, наша курьерская служба доставит ваши документы в принимающий архив.

В результате сотрудничества с компанией «Архивная служба» вы снимаете с себя все заботы, связанные с передачей документов на государственное хранение при ликвидации юридического лица, всю рутинную работу мы возьмем на себя, вы получите на руки документы из архива, подтверждающие факт передачи архивного фонда вашей компании на государственное хранение.

Наши цены
Стоимость архивной обработки документов зависит от их вида и срока хранения. Как правило, выделяют документы временного хранения (до 5 лет), например финансовые документы и долговременного срока хранения (75 лет), например дела по личному составу. Стоимость обработки начинается от 150 руб. за дело временного хранения и 350 руб. за документы долговременного срока хранения.
Наши преимущества

7 лет успешной работы на рынке

Оплата после выполнения работ

Возможна отсрочка платежа

Гибкая ценовая политика

Безналичная/ наличная форма оплаты

Широкий спектр услуг

У нас работают профессионалы

Работаем быстро и качественно

Ликвидация предприятия – процесс длительный и болезненный. Учредителям приходится прекращать деятельность, расплачиваться с кредиторами и сотрудниками, а также оформлять большой объем документации.
О том, какие документы сдаются в архив при ликвидации предприятия, и как их нужно подготовить к этому будет рассказано в данной статье.

Зачем это нужно

При завершении субъектом хозяйствования его деятельности все важные юридические и финансовые документы сдаются в архив. Данное правило обязательно как для государственных, так и для частных предприятий.

Необходимость сдачи документации в архив продиктована тем, что после ликвидации компании может возникнуть потребность в поднятии документов, оформленных в процессе ее деятельности.

Например, сотрудник ликвидированной организации потерял трудовую книжку и нуждается в возобновлении информации, указанной в ней.

В данном случае, без обращения в архив за поднятием ведомостей о времени и месте его работы не обойдется.

Этому сотруднику также может понадобиться информация о начисленной ему заработной плате в период существования предприятия при оформлении пенсии.

И такая информация может быть предоставлена только архивом.

У самого руководства и учредителей после ликвидации могут возникнуть спорные вопросы с кредиторами относительно покрытия финансовой задолженности. Без соответствующих квитанций и бухгалтерских документов их разрешить невозможно.

Поэтому и приходится обращаться в архив относительно их предоставления.

К руководству и учредителям ликвидированного предприятия могут возникнуть вопросы у налоговой инспекции и внебюджетных фондов. Ответы на них также будут искаться в документах, сданных в архив на хранение.

Чем регулируется

Обязанность и порядок сдачи документации в архив после ликвидации предприятия регламентированы следующими нормативными документами:

ГК РФ ;

Фактически процесс сдачи документации на хранение регулируется в большей степени только двумя последними законами из тех, что представлены в списке выше:

— обязывает всех руководителей и учредителей при ликвидации, независимо от форм собственности, передавать важные документы о хозяйственной деятельности в архив после прекращения деятельности.

— регулирует вопрос сдачи документации в случае принудительного прекращения деятельности юридического лица на хранение в специальные структуры.

Договор с архивным фондом

Собственник, который передает документацию на хранение в архивные органы, сохраняет за собой право собственности на эти документы. Если работники архива нарушают правила хранения документации, он может добиться возврата важных бумаг себе на руки через суд.

С целью реализации прав всех участников, между собственником документов и архивом составляется соответствующий договор. В нем описаны условия, срок и порядок хранения переданных документов.

Договор о сбережении документации по личному составу, а также той, срок хранения которой не завершился, с муниципальным архивом составляется в том случае, когда предприятие ликвидируется в принудительном порядке.

Сторонами соглашения будут выступать ликвидационная комиссия и руководство архивной организации ().

Таким образом, независимо от того, в государственный или частный архив компания будет передавать документацию, она должна оформить договор о хранении.

Его составление предусматривает тот факт, что все расходы, связанные с подготовкой документов к хранению, а также их уничтожением по истечении установленного срока, ложатся на плечи собственников.

Видео: архивация при ликвидации компании

Обязанности ответственного за передачу документов

Сбором, подготовкой и передачей документации в архив при добровольном прекращении деятельности субъекта хозяйствования занимается ликвидатор или специально уполномоченный член ликвидационной комиссии.

К его основным обязанностям относится:

подбор и согласование с руководством места хранения важных бумаг;

определение стоимости хранения и включение ее в расходы по ликвидации;

составление перечня документов, которые подлежат обязательной передаче в архив;

формирование описания к пакету документов, подготовленному для передачи в архив;

определение срока хранения документации;

составление договора с архивным фондом и непосредственная передача ценных с точки зрения хозяйственной деятельности бумаг.

Перечисленные выше обязанности являются основными.

В процессе подготовки, сбора и передачи документов на хранение у ликвидаторов и конкурсных управляющих возникает еще масса дополнительных обязательств.

Этапы подготовки

При добровольной и принудительной ликвидации не возникает вопрос, нужно ли хранить документацию, оформленную в процессе ее деятельности. Это обязательно.

Что касается подготовки бумаг на передачу в архив, то она проводится на протяжении следующих этапов:

проведение экспертизы ценности;

непосредственное оформление дел;

создание к документации соответствующей описи.

Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра ликвидатором или конкурсным управляющим всех существующих на момент прекращения деятельности предприятия документов.

Непосредственное оформление дел включает: подшивку, переплет, нумерацию листов, составление заверительного листа и внутренней описи.

Отдельно составляются описи к различным пакетам документов, которые сдаются в архив. Например, делаются описи дел постоянного хранения, временного хранения и тех, которые касаются личного состава.

После подготовки все документы проходят обработку к архивному хранению. Это сложный и трудоемкий процесс, который лучше всего доверить или сотрудникам архива или архивной компании.

Все, что нужно для того, чтобы без особых проблем и препятствий в кратчайшие сроки обработать документы для сдачи на хранение – это заключить соответствующий договор, с компанией-архивариусом.

Какие документы сдаются в архив

В государственный или муниципальный архив передаются следующие документы:

те, которые предназначены для постоянного хранения;

по личному составу со сроком хранения до 75 лет ;

временного хранения, сроком до 10 лет ().

Сроки хранения документов определяются на основании . Если у компании при ликвидации есть правопреемник, то все важные документы передаются его руководству.

В ином случае необходимо провести группировку документации, оценить их важность, создать опись и передать в архив.

Группировка

После проведения экспертизы ценности, работники архивной компании или иные уполномоченные лица занимаются группированием документации.

Создаются отдельные пакеты документов. Часть таких бумаг подлежит постоянному хранению, что позволяет фнс россии всегда их поднять при возникновении спора об уплате налогов.

Из документов по личному составу группируются только те, срок хранения которых не превышает 75 лет . Третья группа документов всегда состоит из документов, которые передаются на временное хранение в архив.

К каждому пакету документов после формирования добавляется специальная опись.

Срок хранения

Законодательством установлены следующие сроки хранения документов в архиве:

по личному составу – от 45 до 75 лет ;

бухгалтерские документы и отчетность – не менее 5 лет ;

налоги и сборы – до 6 лет ;

по банкротству – до 10 лет ;

по страховым взносам и выплатам во внебюджетные фонды – не менее 5 лет ().

Все документы, которые подлежат уничтожению со временем, относятся к тем, что будут храниться временно.

Ежегодно в делопроизводстве организации проводится отбор документов для постоянного и временного хранения, а также тех, которые подлежат уничтожению.

Срок хранения документов определяется исходя из их информационной, научной и практической ценности.

Отличия

Отличий при сдаче документов в архив не столь много, но они есть и в первую очередь касаются добровольности или принудительности прекращения субъектом хозяйствования его деятельности.

Например, пошаговая инструкция порядка ликвидации ООО предусматривает проведение группирования документации для архива на каждом этапе, что передует фактическому прекращению его деятельности.

для ИП и ООО

Часто возникает вопрос, что делать с документами после ликвидации ООО и ответ на него один: конечно, же сдавать на хранение в архив.

Делается этого после того, как уполномоченные органы уничтожат печати и штампы организации.

Последний бумажный этап, который передует уничтожению печатей и сдаче документов в архив – это получение справки из ПФР при ликвидации ООО, а также информации из внебюджетных фондов относительно снятия предприятия с учета как плательщика налогов и сборов.

После того, как документы общества с ограниченной ответственностью будут сданы в архив, составляется ликвидационный акт, а предприятие будет исключено из ЕГРЮЛа.

Обязанность ИП сдавать в архив документацию при ликвидации прямо не предусмотрена законодательством.

Есть только , которая возлагает на индивидуального предпринимателя ответственность за сохранность всей важной архивной информации.

В того же закона определены те документы, которые необходимо сдать на хранение в государственный или муниципальный архив.

Данная статья предопределяется обязанностью передачи важной документации на хранение только для ликвидирующихся организаций. ИП в ней не упоминаются.

Но сдавать документацию в архив после прекращения деятельности ИП, все-таки, стоит, так как он имеет признаки как физического, так и юридического лица и проходит госрегистрацию.

при добровольной и принудительной ликвидации

При добровольной и принудительной ликвидации в одинаковой степени все предприятия сдают документы в архив.

Только данными вопросами занимаются разные люди.

В случае принудительного завершения деятельности – конкурсный управляющий.

Если же ликвидация добровольная, то вопросами передачи документов в архив занимается уполномоченный член ликвидационной комиссии.

Стоимость

Стоимость сдачи документации в архив составляется 20.000 рублей . Отдельно рассчитывается стоимость архивной обработки сдаваемых на хранение документов.