Сдача документов в архив после ликвидации. Что делать с документами при ликвидации компании. Как сдать документы в архив на государственное хранение

Ликвидация предприятия – процесс длительный и болезненный. Учредителям приходится прекращать деятельность, расплачиваться с кредиторами и сотрудниками, а также оформлять большой объем документации.
О том, какие документы сдаются в архив при ликвидации предприятия, и как их нужно подготовить к этому будет рассказано в данной статье.

Зачем это нужно

При завершении субъектом хозяйствования его деятельности все важные юридические и финансовые документы сдаются в архив. Данное правило обязательно как для государственных, так и для частных предприятий.

Необходимость сдачи документации в архив продиктована тем, что после ликвидации компании может возникнуть потребность в поднятии документов, оформленных в процессе ее деятельности.

Например, сотрудник ликвидированной организации потерял трудовую книжку и нуждается в возобновлении информации, указанной в ней.

В данном случае, без обращения в архив за поднятием ведомостей о времени и месте его работы не обойдется.

Этому сотруднику также может понадобиться информация о начисленной ему заработной плате в период существования предприятия при оформлении пенсии.

И такая информация может быть предоставлена только архивом.

У самого руководства и учредителей после ликвидации могут возникнуть спорные вопросы с кредиторами относительно покрытия финансовой задолженности. Без соответствующих квитанций и бухгалтерских документов их разрешить невозможно.

Поэтому и приходится обращаться в архив относительно их предоставления.

К руководству и учредителям ликвидированного предприятия могут возникнуть вопросы у налоговой инспекции и внебюджетных фондов. Ответы на них также будут искаться в документах, сданных в архив на хранение.

Чем регулируется

Обязанность и порядок сдачи документации в архив после ликвидации предприятия регламентированы следующими нормативными документами:

ГК РФ ;

Фактически процесс сдачи документации на хранение регулируется в большей степени только двумя последними законами из тех, что представлены в списке выше:

— обязывает всех руководителей и учредителей при ликвидации, независимо от форм собственности, передавать важные документы о хозяйственной деятельности в архив после прекращения деятельности.

— регулирует вопрос сдачи документации в случае принудительного прекращения деятельности юридического лица на хранение в специальные структуры.

Договор с архивным фондом

Собственник, который передает документацию на хранение в архивные органы, сохраняет за собой право собственности на эти документы. Если работники архива нарушают правила хранения документации, он может добиться возврата важных бумаг себе на руки через суд.

С целью реализации прав всех участников, между собственником документов и архивом составляется соответствующий договор. В нем описаны условия, срок и порядок хранения переданных документов.

Договор о сбережении документации по личному составу, а также той, срок хранения которой не завершился, с муниципальным архивом составляется в том случае, когда предприятие ликвидируется в принудительном порядке.

Сторонами соглашения будут выступать ликвидационная комиссия и руководство архивной организации ().

Таким образом, независимо от того, в государственный или частный архив компания будет передавать документацию, она должна оформить договор о хранении.

Его составление предусматривает тот факт, что все расходы, связанные с подготовкой документов к хранению, а также их уничтожением по истечении установленного срока, ложатся на плечи собственников.

Видео: архивация при ликвидации компании

Обязанности ответственного за передачу документов

Сбором, подготовкой и передачей документации в архив при добровольном прекращении деятельности субъекта хозяйствования занимается ликвидатор или специально уполномоченный член ликвидационной комиссии.

К его основным обязанностям относится:

подбор и согласование с руководством места хранения важных бумаг;

определение стоимости хранения и включение ее в расходы по ликвидации;

составление перечня документов, которые подлежат обязательной передаче в архив;

формирование описания к пакету документов, подготовленному для передачи в архив;

определение срока хранения документации;

составление договора с архивным фондом и непосредственная передача ценных с точки зрения хозяйственной деятельности бумаг.

Перечисленные выше обязанности являются основными.

В процессе подготовки, сбора и передачи документов на хранение у ликвидаторов и конкурсных управляющих возникает еще масса дополнительных обязательств.

Этапы подготовки

При добровольной и принудительной ликвидации не возникает вопрос, нужно ли хранить документацию, оформленную в процессе ее деятельности. Это обязательно.

Что касается подготовки бумаг на передачу в архив, то она проводится на протяжении следующих этапов:

проведение экспертизы ценности;

непосредственное оформление дел;

создание к документации соответствующей описи.

Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра ликвидатором или конкурсным управляющим всех существующих на момент прекращения деятельности предприятия документов.

Непосредственное оформление дел включает: подшивку, переплет, нумерацию листов, составление заверительного листа и внутренней описи.

Отдельно составляются описи к различным пакетам документов, которые сдаются в архив. Например, делаются описи дел постоянного хранения, временного хранения и тех, которые касаются личного состава.

После подготовки все документы проходят обработку к архивному хранению. Это сложный и трудоемкий процесс, который лучше всего доверить или сотрудникам архива или архивной компании.

Все, что нужно для того, чтобы без особых проблем и препятствий в кратчайшие сроки обработать документы для сдачи на хранение – это заключить соответствующий договор, с компанией-архивариусом.

Какие документы сдаются в архив

В государственный или муниципальный архив передаются следующие документы:

те, которые предназначены для постоянного хранения;

по личному составу со сроком хранения до 75 лет ;

временного хранения, сроком до 10 лет ().

Сроки хранения документов определяются на основании . Если у компании при ликвидации есть правопреемник, то все важные документы передаются его руководству.

В ином случае необходимо провести группировку документации, оценить их важность, создать опись и передать в архив.

Группировка

После проведения экспертизы ценности, работники архивной компании или иные уполномоченные лица занимаются группированием документации.

Создаются отдельные пакеты документов. Часть таких бумаг подлежит постоянному хранению, что позволяет фнс россии всегда их поднять при возникновении спора об уплате налогов.

Из документов по личному составу группируются только те, срок хранения которых не превышает 75 лет . Третья группа документов всегда состоит из документов, которые передаются на временное хранение в архив.

К каждому пакету документов после формирования добавляется специальная опись.

Срок хранения

Законодательством установлены следующие сроки хранения документов в архиве:

по личному составу – от 45 до 75 лет ;

бухгалтерские документы и отчетность – не менее 5 лет ;

налоги и сборы – до 6 лет ;

по банкротству – до 10 лет ;

по страховым взносам и выплатам во внебюджетные фонды – не менее 5 лет ().

Все документы, которые подлежат уничтожению со временем, относятся к тем, что будут храниться временно.

Ежегодно в делопроизводстве организации проводится отбор документов для постоянного и временного хранения, а также тех, которые подлежат уничтожению.

Срок хранения документов определяется исходя из их информационной, научной и практической ценности.

Отличия

Отличий при сдаче документов в архив не столь много, но они есть и в первую очередь касаются добровольности или принудительности прекращения субъектом хозяйствования его деятельности.

Например, пошаговая инструкция порядка ликвидации ООО предусматривает проведение группирования документации для архива на каждом этапе, что передует фактическому прекращению его деятельности.

для ИП и ООО

Часто возникает вопрос, что делать с документами после ликвидации ООО и ответ на него один: конечно, же сдавать на хранение в архив.

Делается этого после того, как уполномоченные органы уничтожат печати и штампы организации.

Последний бумажный этап, который передует уничтожению печатей и сдаче документов в архив – это получение справки из ПФР при ликвидации ООО, а также информации из внебюджетных фондов относительно снятия предприятия с учета как плательщика налогов и сборов.

После того, как документы общества с ограниченной ответственностью будут сданы в архив, составляется ликвидационный акт, а предприятие будет исключено из ЕГРЮЛа.

Обязанность ИП сдавать в архив документацию при ликвидации прямо не предусмотрена законодательством.

Есть только , которая возлагает на индивидуального предпринимателя ответственность за сохранность всей важной архивной информации.

В того же закона определены те документы, которые необходимо сдать на хранение в государственный или муниципальный архив.

Данная статья предопределяется обязанностью передачи важной документации на хранение только для ликвидирующихся организаций. ИП в ней не упоминаются.

Но сдавать документацию в архив после прекращения деятельности ИП, все-таки, стоит, так как он имеет признаки как физического, так и юридического лица и проходит госрегистрацию.

при добровольной и принудительной ликвидации

При добровольной и принудительной ликвидации в одинаковой степени все предприятия сдают документы в архив.

Только данными вопросами занимаются разные люди.

В случае принудительного завершения деятельности – конкурсный управляющий.

Если же ликвидация добровольная, то вопросами передачи документов в архив занимается уполномоченный член ликвидационной комиссии.

Стоимость

Стоимость сдачи документации в архив составляется 20.000 рублей . Отдельно рассчитывается стоимость архивной обработки сдаваемых на хранение документов.

Отдайте важную документацию в надежные руки. Любая компания, начинающая процедуру ликвидации (банкротства), непременно сталкивается с проблемой сдачи документов на долговременное хранение в архив. Это связано со многими факторами, в первую очередь с правилами, установленными законодательством России.

Ответственность за сдачу архива

При банкротстве предприятия ответственность за сдачу архива несут конкурсные управляющие. Данная процедура очень сложна для неосведомленных лиц и должна выполняться профессионалами. Наша компания имеет солидный опыт данной сфере. Гораздо проще обратиться к нам, чем пытаться что-то сделать самим. Не теряйте времени – оно бесценно!

Наша компания при заключении договора обязуется в установленные сроки передать на постоянное хранение особенно ценные и уникальные документы вашей фирмы. Вся документация пройдет процедуру упорядочения в соответствии с научно-справочным аппаратом.

Срок сдачи в архив при ликвидации и банкротстве.

Юр.адрес компании на момент ликвидации

Москва Московская обл. Другой регион

Период функционирования организации

Менее 3 лет от 3 до 5 лет от 5 до 10 лет более 10 лет

Среднее число работников в год Общее число работников всего

чел.

Существует ли база по зарплате, которую в случае необходимости можно будет использовать для восполнения недостающих лицевых счетов / расчетных ведомостей?

Есть ли договоры подряда (заключенные не со штатными работниками)

примерное числов в год всего

Имеется документ, подтверждающий факт или процесс ликвидации (решение суда, лист записи ЕГРЮЛ и т.д.)?

Все работники уволены?

Срок сдачи в архив: 2 мес.

Документы для Госархива

Вся кадровая документация, например, дела по личному составу, личные карточки Т-2, трудовые договоры, ликвидируемые вашей организацией, подлежат хранению в городском архиве. Передача документов в архив при банкротстве в соответствии с законодательством РФ является обязательной. Такого рода документы хранятся в государственном архиве после завершения процесса банкротства (ликвидации) организации.

Сдача документов в архив при банкротстве

Помимо всего вышеперечисленного, к каждому сформированному делу необходимо прикрепить описи и предисловия к ним. Без такого научно-справочного аппарата вашу документацию не примет ни один архив. Принимая то или иное дело, сотрудники Главархива склонны тщательнейшим образом сверять дело. Сверка происходит с описью и с правильностью оформления. Также у разных подразделений архива имеются в запасе свои, уникальные требования к документам, принимаемым ими на долгое хранение.

Сдача архива при банкротстве профессионалами

Если сдача архива при банкротстве стала для вас непосильной задачей, не тоните в этой процедуре, поручите дело профессионалам. Нашей компании по плечу любые трудности, связанные с процессом передаче документов в архив при банкротстве

Хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
технологической и конструкторской документации — 20 лет;
патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
научной документации — 15 лет;
кино- и фотодокументов — 5 лет;
видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

проверка правильности группировки документов в дела;
брошюровка (подшивка);
нумерация листов;
составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

не проводить систематизацию документов в деле;
не нумеровать листы дела;
не составлять заверительные надписи;
не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
наименование структурного подразделения;
делопроизводственный индекс дела;
заголовок дела;
срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

номер тома, если дело имеет несколько томов;
крайние даты дела;
количество листов в деле;
номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из . Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

порядковый номер дела (тома) по описи;
индекс дела (тома);
заголовок дела (тома);
даты дела (тома);
число листов в деле (томе);
срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Согласно п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10. 2004 №125-Ф3 «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив.

Подготовка документов перед сдачей в архив в себя включает:

Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
оформление дел;
описание документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение их сохранности;
сдачу документов в архив учреждения.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3. Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работни-ков).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологиче-ских процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре

2. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).

3. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.

4. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).

5. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).

6. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.

7. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);

8. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).

9. Акты о несчастных случаях.

10. Штатные расписания.

11. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.

12. Табели и наряды работников вредных профессий;

13. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии.

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись переданных дел в 3 экземплярах + электронный экземпляр;

2. Историческая справка в 1 экземпляре + электронный экземпляр.

При приеме-передаче документов работник архива проверяет наличие необходимых документов, составляя таблицу (Таблица 6), в практике называемую «шахматкой»:

Таблица 6.

Работник архива, распределяя документы по годам, вносит наименование сдаваемых видов документов и ставит плюс в соответствующую графу «Годы, за которые документы сдаются», тем самым осуществляя отметку о сдаче. Шахматка позволяет увидеть недостающие за какой-то период документы. Например, в Таблице 6 мы видим, что недостает Приказов за 2009, 2012 годы. Следует обязать ответственных работников организации их досдать – составить акт, написать письмо и т.п.

Порядок расположения документов в шахматке соответствует расположению разделов, дел в номенклатуре (в последующем в описи). Как правило, дела располагаются по степени важности для деятельности организации в следующем порядке:

При составлении шахматки необходимо проверять наличие обязательных для сдачи в архив дел (по перечню), учитывая специфику организации. Например, нужно проверить наличие дел, содержащих важные решения для организации: если это школа – протоколы заседаний педсоветов, ведь именно там решаются все важные для школы вопросы; если это акционерное общество – протоколы заседаний акционеров и т.п. Обязательно должны быть сданы в архив финансовые годовые отчеты.

Контрольные вопросы:

1. Что такое комплектование архива?

2. Что такое архивный фонд РФ?

3. Какие фонды и документы относятся к государственной части архивного фонда РФ?

4. Какие фонды и документы относятся к негосударственной части архивного фонда РФ?

5. Что такое профиль архива?

6. Какие два вида приема документов на государственное хранение вы знаете?

7. Что такое полный и выборочный (повидовой, групповой) прием документов на государственное хранение?

8. Каково цифровое обозначение форм приема документов на государственное хранение?

9. Какие действия включает понятие комплектования?

10. Что такое определение организаций-источников комплектования архива?

11. На основании каких критериев осуществляется отнесение организаций к источникам комплектования архива?

12. Что сказано в ФЗ № 125 об организациях-источниках комплектования архивов?

13. Каков порядок передачи документов в государственные архивы на архивное хранение из федеральных, муниципальных, государственных, негосударственных организаций согласно ФЗ № 125?

14. В какой форме могут составляться списки источников комплектования архива?

15. На основании каких нормативно-методических документов составляются списки источников комплектования?

16. Какие методики составления списков источников комплектования вам известны?

17. Как составляются списки источников комплектования в ГАПО?

18. Что такое Наблюдательное дело организации-источника комплектования и как оно ведется?

19. Что такое Карточка учета работы с учреждениями и как она ведется?

20. Что такое типовой перечень документов?

21. Что такое ведомственный перечень?

22. Какие типовые перечни вы можете назвать?

23. Какие ведомственные перечни вы можете назвать?

24. Кто несет ответственность за разработку перечней и в каком документе это зафиксировано?

25. Как построен Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 2010 года?

26. На какие группы делятся документы по срокам хранения?

27. Какова методика определения статьи и срока хранения документа по Перечню типовых управленческих архивных документов… 2010 ?

28. Каковы сроки временного хранения архивных документов согласно ФЗ №125, Перечня 2010?

29. Как осуществляется прием-передача документов в Государственный архив?

30. Какие документы оформляются в процессе приема-передачи документов на хранение?

31. В чем заключается методическая помощь архива организациям-источникам комплектования?

32. Изучите трехстороннее соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 2). Каковы обязательства организации, архивного отдела, архива?

33. Какие типовые управленческие документы подлежат передаче в архив на постоянное хранение?

34. Какие документы по личному составу подлежат передаче в архив на постоянное хранение?

35. Какие документы подлежат передаче на постоянное хранение при ликвидации организации?

36. Что такое шахматка, для чего она составляется и каков порядок расположения дел в ней?

Практическая часть

Выберите себе бригаду-партнера. Договоритесь, какая бригада выполняет работу архива организации, сдающей документы в государственный архив, а какая бригада выполняет работу Отдела ведомственных архивов Государственного архива. Выполните задания соответствующего варианта.

Задание 1.

Список организаций-источников комплектования Государственного архива пополнился (см. указанный преподавателем вариант). Представьте дополненный список организаций-источников комплектования (Таблица 2). Заключите Договоры и Соглашения с теми организациями, с которыми отношения строятся на договорной основе. Приведите в качестве примера одно Соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) или один Договор с организацией-источником комплектования из предложенного списка.

Составьте письмо на имя директора Государственного архива с просьбой принять документы организации на хранение, оказать методическую помощь в организации передачи документов. Заключите Договоры и Соглашения с Государственным архивом от имени тех организаций, с которыми отношения строятся на договорной основе. Приведите в качестве примера одно Соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) или один Договор организации-источника комплектования из предложенного списка (в соответствии с указанным преподавателем вариантом) с Государственным архивом.

Вариант 1.

1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Управления Федерального казначейства по Пензенской области;

2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления по имущественным и градостроительным отношениям администрации города Пензы;

3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет филиала ОАО «Межрегиональная распределительная сетевая компания Волги – «Пензаэнерго»;

4. Раздел 11. Строительство. Архитектура. Градостроительство пополнился за счет ГУ «Управление госэкспертизы по Пензенской области»;

5. Раздел 13. Связь. Радиовещание, Телевидение. Печать пополнился за счет филиала ФГУП ВГТРК, ГТРК «Пенза»;

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации профсоюза работников госучреждений и общественного обслуживания.

Вариант 2.

Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:

1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Инспекции Федеральной налоговой службы Первомайского района г.Пензы;

2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления инвестиций Пензенской области;

3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ООО Пензенская региональная компания по реализации газа «Пензрегионгаз»;

4. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ФГУП «Электромеханический завод» (г.Н. Ломов);

5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет Управления образования города Пензы

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации профсоюзов работников народного образования.

Вариант 3.

1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Инспекции Федеральной налоговой службы Октябрьского района г.Пензы;

2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления экономики Пензенской области;

3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ООО «Пензенский завод «Автозапчасть»;

4. Раздел 12. Министерство транспорта РФ пополнился за счет Пензенского техникума железнодорожного транспорта. Филиал ГОУ ВПО «Самарский государственный университет путей сообщения»;

5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ «Классическая гимназия №1 г. Пензы»;

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации работников зравоохранения.

Вариант 4.

1. Раздел 5. Охрана правопорядка пополнился за счет Отдела государственной фельдъегерской службы РФ в г. Пензе;

2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления по регулированию тарифов, энергосбережению Пензенской области;

3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ОАО «Пензкомпрессормаш»;

4. Раздел 9. Сельское, лесное, водное хозяйство и землепользование пополнился за счет Управления лесами Пензенской области;

5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ ДОД «Дворец детского и юношеского творчества» г.Пензы»;

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенского регионального отделения общественных организаций Союза театральных деятелей.

Вариант 5.

1. Раздел 15. Культура, искусство пополнился за счет Министерства культуры и архива Пензенской области;

2. Раздел 15. Культура, искусство пополнился за счет Управления по культуре города Пензы;

3. Раздел 16. Здравоохранение пополнился за счет ФГУ «Федеральный центр сердечно-сосудистой хирургии Росздрава г. Пензы»;

4. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ «Лингвистическая гимназия № 6» г.Пензы;

5. Раздел 18. Страхование пополнился за счет Филиала ООО «Росгосстрах» - Управление в Пензенской области;

6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенского областного Совета ветеранов партии и комсомола.

Задание 2.

Для работников архива организации:

1. Номенклатура дел Вашей организации была составлена до выхода в свет Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г. Внесите соответствующие коррективы, связанные с номером статьи и сроком хранения, в соответствующий вашему варианту задания фрагмент номенклатуры дел.

2. Согласуйте измененную номенклатуру с работниками Отдела ведомственных архивов Государственного архива.

3. Составьте Справку на имя начальника Отдела ведомственных архивов Государственного архива об исправлении замечаний, если таковые имеются.

Для работников Отдела ведомственных архивов Государственного архива:

1. Окажите методическую помощь, проверив правильность составления номенклатуры дел организации-источнику комплектования. Номенклатура была составлена до выхода в свет Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г. Внесите соответствующие коррективы, связанные с номером статьи и сроком хранения, в соответствующий вашему варианту задания фрагмент номенклатуры дел.

2. Проверьте правильность составления Номенклатуры дел работниками организации. Составьте АКТ проверки. Ознакомьте с ним организацию-источник комплектования.

1 вариант

Номенклатура дел

на 2011 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед.хр.	Примечание
01. Руководство и контроль
01-01	Устав общеобразовательного учреждения.
01-02	Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков.
01-03	Свидетельство о государственной аккредитации образовательного учреждения
01-04	Приказы директора школы по основной деятельности
01-05	Документы по аттестации образовательного учреждения
01-06	Должностные инструкции
01-07	Договоры с учредителем (уполномоченным органом)
01-08	Журнал регистрации приказов
01-09	Протоколы общих собраний
01-10	Лицензия на образовательную деятельность
01-11	Приемно-сдаточные акты, составленные при смене руководства.
01-12	Технический паспорт школы
01-13	Правила внутреннего трудового распорядка
01-14	Коллективные договоры

2 вариант

Номенклатура дел

на 2011 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед.хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
01. Руководство и контроль
…	…
01-15	Личные дела учащихся
01-16	Алфавитная книга записи учащихся
01-17	Акты, справки и другие документы о несчастных случаях с учащимися.
01-18	Документы (акты, справки проверок и обследований состояния работы общеобразовательного учреждения).
01-19	Книга учета бланков и выдачи аттестатов о полном среднем образовании, золотых и серебряных медалей
01-20	Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании
01-21 01-22	Инвентарные описи основных средств и библиотечного фонда, сличительные ведомости и другие материалы по инвентаризации, Переписка по организационно – хозяйственным вопросам
01-23	Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением
01-24	Журналы регистрации входящей корреспонденции.
01-25	Журналы регистрации исходящей корреспонденции.
01-26	Дело архивного фонда (описи, акты, исторические справки).
01-27	Сводная номенклатура дел общеобразовательного учреждения.

3 вариант

Номенклатура дел