Классификация документов.
Классифицирование документов- это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Унификация и стандартизация форм управленческой документации.
Унификация- сокращение многообразия документов, приведение к многообразию их форм структуры языковых конструкций и операцию по обработке учету и хранению.
Работа по унификации включает:
1)Разработка унифицированных систем документов (УСД)
2)Введение межотраслевых и межведомственных УСД
3)Введению УСД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития.
Стандартизация- возведение в норму обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработкам и оформлению документов. Принятых в установленном порядке, для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.
Состав нормативно-методичсекой базы документационного обеспечения.
Государственные стандарты на документацию.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения».
ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».
ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».
ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».
ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».
Унифицированные системы документации
УСД, согласно стандартизованному определению, -это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности»»
Общие нормы и правила оформления документов
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров - форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С - дополнительными. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире ("черточек").
Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.
В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
Приведем примеры для наиболее распространенных случаев.
Слова при географических названиях: город - г., село- с., поселок- п., поселок городского типа- пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква "г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город" (Новгород, Волгоград и др.).
Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее - и т. д., и тому подобное - и т. п., и другие - и др.
Можно использовать сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.
9 Виды организационно-распорядительных документов
· Постановление
· Распоряжение
· Протокол
· Инструкция, поручения и др.
10.Формуляр- образец для организационно – распорядительных документов. Бланк документа.
Для официальных и служебных документов комплекс реквизитов определяет Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003.
Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам.
ОСТом установлены следующие реквизиты документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Бланк документа- стандартный лист бумаги на котором воспроизводится постоянная информация документов и отводится место для переменной информации.
14 . информационно-справочные документы: содержание,порядок составления,назначение и использование.
В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:
Докладная записка;
Служебная записка;
Объяснительная записка;
Предложение;
Представление;
Заявление;
Протокол;
Акт;
Справка;
Заключение;
Отзыв;
Перечень;
Список;
Переписка.
Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения .
Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связейорганизации . Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.
Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей , поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.
Элементами содержательной части управленческого документа являются текст, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения (1).
Текст документа - это выраженное с помощью языковых средств содержание управленческих документов.
Реквизит 20 «Текст документа» - главный реквизит документа. Все остальные реквизиты служат оформлению документа, указывают на этапы его прохождения и т.п. Поэтому составление текста - наиболее важная и трудоёмкая работа. При создании управленческих документов следует придерживаться требований, предъявляемых к текстам официально-делового стиля.
К таким требованиям относятся:
1) целесообразность, уместность языковых средств,
2) нейтральный тон изложения,
3) императивность,
4) точность, ясность,
5) полнота информации,
6) краткость,
7) достоверность,
8) логичность,
9) актуальность (2).
1) Приступая к составлению документа, прежде всего, следует решить вопрос о его целесообразности .
Всегда целесообразно и необходимо составлять документы в тех случаях, когда они охраняют интересы государства и народа, помогают правильно организовать работу, содержат сведения, имеющие научное и практическое значение, содержат отчеты о деятельности государства, отдельных учреждений, организаций, предприятий и др.
Целесообразность может проявляться и на языковом уровне. В таком случае принято говорить об уместности языковых средств , используемых в тексте документа.
Например, при выборе вариантов типа «оказать помощь - помочь», «принять участие - участвовать» приоритет отдается первым формам, поскольку этого требуют традиции официально-делового стиля.
2) Участниками письменного делового общения являются преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия и действующие от их имени руководители и другие должностные лица. Управленческая информация является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.
Нейтральный тон изложения - это норма делового общения. По этой причине личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Для официального документа характерна надындивидуальность - принципиальное отсутствие в тексте каких-либо указаний на личность составителя документа.
3) Императивность (волюнтативность). Особенность делового стиля состоит также в том, что какой бы способ изложения ни использовался, речь должна иметь долженствующе-предписывающий или констатирующе-предписывающий характер. Если используется описательный способ изложения, то это описание с целью констатации фактов, событий, явлений. В текстах повествовательного характера глаголы, используемые в форме настоящего или прошедшего времени, также имеют подтекст долженствования или обязательности действия. Например: Комбинат принимает на себя обязательства...; Комитет... считает необходимым... ; Комиссия установила, что... .
Волюнтативность в текстах выражается семантически (подбором слов) и грамматически. Так, в текстах всех распорядительных документов, а также в некоторых служебных письмах, в заявлении, докладной и служебной записках и др. используются глаголы в форме 1-го лица настоящего времени приказываю, обязываю, предлагаю, прошу и пр., модальные формы надлежит, необходимо, следует, предлагается и т.п. в значении долженствования, предписания.
4) Точность, ясность изложения в официально-деловом стиле играют особенно важную роль, так как текст служебного документа всегда требует однозначности высказывания и невозможности его инотолкования. Формулировки должны быть безупречными в юридическом отношении. Это обеспечивается четкостью его композиционной структуры, продуманностью и точностью формулировок, исключением заимствований, еще не принятых языком.
Точность текстадокумента достигается употреблением определенных языковых средств. К ним относятся:
· отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления: договор, кадры, персонал, аттестация, аппарат, управление и т.п.;
· специальные названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением, должностью или званием: свидетель, наниматель, истец, ответчик, арендатор, заказчик, посетитель, опекун и др.;
· языковые клише, позволяющие максимально стандартизировать служебный документ;
· особые приемы уточнений, дополнений (например, в автобиографии, расписке, доверенности - Я, Иванов Николай Романович,...; или мой отец, Иванов Роман Петрович, ... .);
Стремление к точности порождает появление в тексте документов плеонастических оборотов (плеоназм - избыточное по значению словосочетание), которых следует избегать, например: «в марте месяце», «сообщить информацию», «свободная вакансия» и др.
5) Существенной характеристикой документированной информации является её полнота , которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией.
Полнота информации предполагает, что текст документа должен содержать все данные, необходимые для адекватного восприятия содержания текста и принятия обоснованного управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость в запросе дополнительных сведений, порождая тем самым неоправданную переписку.
Глубина изложения вопроса зависит от целей документа. Так, в информационном письме достаточно только изложить факты или события, а в письме-просьбе необходимо точно и исчерпывающе обосновать причину и предмет просьбы.
6) Краткость (лаконичность) . Требование краткости текста документа непосредственно связано с уменьшением физического объема текста и, соответственно, сокращением времени на обработку документной информации и ее восприятие.
Краткость достигается посредством:
· точного формулирования темы (предмета) текста документа;
· отбора необходимой и достаточной информации;
· отбора языковых единиц, каждая из которых должна нести смысловую нагрузку;
· исключения речевой избыточности (лишних слов и целых фрагментов текста, не несущих необходимой информации, неоправданные повторов и ненужных подробностей, детализации, затрудняющих восприятие основной мысли текста);
· использования общепринятых или специальных сокращений слов и словосочетаний (4).
Требование краткости нарушается также в случае, когда текст загромождается словами, лишенными смысловой нагрузки.
В текстах документов не следует использовать плеоназмы - смысловые повторы, возникающие при употреблении слов, частично или полностью совпадающие по значению, например: в марте месяце, совместное сотрудничество, свободная вакансия и др. (5).
Требование краткости распространяется не только на текст документа, но на весь документ в целом. Например, не следует повторять в подписи документа наименование организации, если документ исполнен на бланке; включать в текст документа ссылку на номер и дату входящего документа, если эта ссылка использована как реквизит.
6) С полнотой связана достоверность информации. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а, прежде всего, об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.
Достоверность информации проявляется в тексте документов в виде ссылок на другие документы; в точном указании лица, которому предписано исполнение поручения, времени исполнения, в приведении конкретных фактов, цифр и мн. др.
Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов.
7) Логичность для многих документов выражается, прежде всего, в построении всего текста, в порядке следования его частей:
1) преамбулы,
2) основной части;
3) заключения.
В преамбуле излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ. Преамбула не должна превышать 1/3 текста всего документа. Основная часть содержит выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.
Если поводом для создания документа послужил другой документ, то во вступительной части делается ссылка на этот документ. При этом используются слова: во исполнение - если вышестоящий орган прямо предписывает выполнение определенного действия; согласно, в связи, в соответствии - при отсутствии прямого предписания.
В последние десятилетия для облегчения восприятия текста и логического выделения сути документа рекомендуется начинать (по возможности) с основной части, а причину указывать во второй. Например: Просим выделить дополнительные ассигнования в сумме... с целью приобретения компьютерной техники.
Некоторые документы могут состоять только из одной основной части, например: письма, заявления без мотивировки просьбы: Прошу освободить меня от занимаемой должности... , приказы по личному составу: Уволить ЯКОВЛЕВА Ивана Петровича... .
Требование логичности изложения отражается и на языковом уровне: в обилии сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения: причины, следствия, условия и др. Логический принцип действует также на уровне предложений и словосочетаний. Обычным для текста документа является прямой порядок слов: подлежащее предшествует сказуемому, определение - определяемому слову.
Однако этот порядок изменяется в том случае, когда необходимо выделить главное по смыслу слово. Так, например, предложение может начинаться с глагола: назначить, уволить, повысить и др., что чаще всего используется в приказах по личному составу. В распорядительной части приказов, распоряжений, постановлений главная часть может строиться по схеме: кому, что сделать, к какому сроку (подчеркивается субъект исполнения), или: что сделать, кому, к какому сроку (подчеркивается действие).
Использование вводных слов в тексте документа ограничено и подчинено цели логического скрепления: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны и т.п.
8) Эффективность управленческой деятельности только тогда достаточно высока, когда в документе используется информация новая, необходимая для решения данного вопроса, а вся известная адресату информация отсутствует. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Поэтому одним из требований, предъявляемых к документу, является актуальность информации , которая обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.
Документирование управленческой деятельности охватывает все вопросы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий в общеобразовательной школе.
Среди всех видов документации главную роль в управлении играют организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.
Организационно-распорядительная документация подразделяется на три основные группы документов:
Организационно-правовые;
Распорядительные;
Информационно-справочные.
Документы управленческой деятельности должны составляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Организационная деятельность учреждений, предприятий, организаций фиксируется в организационно-правовых документах. Они являются правовой основой деятельности организации и содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру. Штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, учредительный договор, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции по определенным направлениям деятельности. Должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.
Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов, а именно: наименование организации(также указывается наименование подразделения. Если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Датой организационных документов является дата утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.
Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:
положение (о чем?) об отделе кадров;
структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;
инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;
должностная инструкция (кого?) референта.
Организационные документы имеют сложную структуру текста.
Констатирующей частью текста организационных документов является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.
Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.
Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. №76.
К наиболее распространенному виду распорядительных документов, издаваемых в общеобразовательной школе, относится приказ.
Можно выделить следующие стадии подготовки приказа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание..
Текст приказа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.
Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Подготовив текст приказа, приступают к его оформлению. Приказ оформляется на общем бланке, формат А4 или А5. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование организации, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок к тексту, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.
Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.
Итак, в распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.
Большинство документов, создаваемых в общеобразовательных школах, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно-справочных документов: акт; протокол; докладная записка; объяснительная записка; справка; письма; телеграмма, телефонограмма.
Информационно-справочные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Часть из информационно-справочных документов не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.
Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт - на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги.
Таким образом, информационно-справочные документы содержат текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
В оформлении управленческих документов в МБОУ ООШ д. Ишимово имеются в наличии все реквизиты представленные в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Также были взяты во внимание Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 №477 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009. (заголовок, наименование вида документа, дата, регистрационный индекс, отметки на документах и т.д.). Реквизит "адресат" состоит из следующих частей:
Наименование учреждения.
Указание должности получателя.
Инициалы и фамилия, кстати, инициалы пишут после фамилии, что не соответствует требованиям нормативно-методических документов.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки, расстояние между ними одинарный межстрочных интервал. Длина максимальной строки не превышает 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания не ставятся. Эти нормы в данном учреждении учитываются не всегда и частично.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. В данном учреждении гриф согласования оформляется верно. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. В данном учреждении виза согласования оформляется верно.
Все этапы удостоверения документов соблюдаются. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Гербовую печать ставят в: договорах, трудовых книжках, аттестатах.
В МБОУ ООШ д. Ишимово наиболее чаще используются технический способ документирования. Но не забывается и рукописный способ. Протоколы оформляются исключительно от руки. Также используется фотографический способ и видеодокументирование. Документы изготавливает сам директор, или его заместитель по воспитательной работе. В организации имеются компьютеры. В основном используют программу Microsoft Word для создания бланка документов и оформления документов. Базу данных не используют.
Рассмотрим приказ по школе (см. Приложение 3). Замечания в оформлении приказа таковы: наименование вида документа, то есть "П Р И К А З" пишется через разрядку. Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" пишется в констатирующей части последним и заглавными буквами. Инициалы пишутся перед фамилией. Исправленный вариант смотри в приложении.
В приложении указаны также титульные листы Положения о формах проведения государственной (итоговой) аттестации выпускников 9 класса, Устава школы.
Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.