Несмотря на то, что трудовая книжка – это один из самых важных документов, не все работники ответственно к этому относятся. Поэтому легко могут забыть трудовую книжку у бывшего работодателя.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Нередко и обстоятельства складываются так, что человек просто не может забрать трудовую.
Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику?
Что говорит закон?
Работодатель ни в коем случае не должен удерживать у себя трудовую книжку уволенного сотрудника дольше 3 дней.
Если же работник не забирает документ, работодатель обязан напомнить ему об этом в письменной форме.
Для этого необходимо лишь отправить ему соответствующее уведомление и попросить забрать трудовую книжку.
Нормативная база
Получение сотрудником трудовой книжки регулируют такие нормативные документы, как Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
В каких случаях требуется?
Трудовая книжка должна быть передана сотруднику в его последний рабочий день ().
Но бывает ситуации, когда работник не может или не хочет забирать документ. В то время как удержание трудовой книжки для работодателя может обернуться серьезными проблемами.
Первое, что должны сделать в отделе кадров, это отправить ему письменное уведомление. И уже на основании этого документа решать, что делать с трудовой книжкой.
Расторжение трудового договора
Работнику обязательно должны отдать его трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью (ст. 84 ТК РФ).
Если сотрудник не явился в свой последний рабочий день и не забрал документ, работодатель должен сразу отправить ему уведомление.
При этом уведомление должно быть отправлено таким образом, чтобы потом можно было подтвердить его отправку.
Для этого необходимо произвести опись вложенного и позаботиться об уведомлении о получении письма.
Увольнение осужденного работника
Что делать, если работника осудили за преступление и он был уволен на основании приговора суда, но трудовая книжка осталась у работодателя?
Ее обязательно необходимо вернуть владельцу, даже несмотря на его положение. В целом, законодательство предусматривает отправку уведомления в исправительную колонию.
Осужденный сотрудник должен либо дать согласие на пересылку документа почтой, либо на получение трудовой доверенным лицом.
Но для этого потребуется нотариально заверенная . В случае с осужденным сотрудником, такую доверенность может заверить начальник колонии (ст. 185 ГК РФ).
Работника забрали в армию
Если сотрудника , трудовой договор с ним автоматически прекращает свое существование (ст. 83 ТК РФ). А значит, что получить свою трудовую книжку он может в установленном законом порядке.
Если же сотрудник не забрал ее в установленный законом срок, работодатель отправляет ему заказным письмом уведомление о получении документа. Если владелец не может его забрать, документ отдают доверенному лицу.
В связи со смертью
Получить документ умершего сотрудника имеют право родственники.
Они могут сделать это лично, оставив расписку, или получив документ по почте.
Если за трудовой книжкой никто не обращается, работодатель обязан отправить соответствующее уведомление одному из родственников.
Нежелание сотрудника получить книжку на руки
Если уволенный работник сам отказывается забирать свою трудовую книжку, работодатель отправляет ему письмо о получении документа.
В нем обязательно должен быть пункт о пересылке документа почтой. Кроме этого, он вправе составить акт об отказе.
Пример составления акта об отказе работника получить трудовую книжку
Оформление уведомления о получении трудовой книжки
Как написать такое письмо?
Чтобы правильно оформить документ, необходимо указать в нем следующие данные:
- наименование и реквизиты организации;
- номер документа;
- дата создания;
- ФИО сотрудника;
- адрес, на который будет отправлено письмо;
- название документа;
- просьба забрать документ;
- предложение переслать документ по почте;
- подпись должностного лица и печать предприятия.
Пошаговая инструкция
Именно сотрудники отдела кадров обязаны подготовить уведомление о получении трудовой книжки.
Оно составляется в нескольких экземплярах, один из которых отправляется по почте, а второй – в обязательном порядке должен быть подшит в личное дело работника.
В документе указывается вся необходимая информация и обязательно должна быть просьба забрать документ.
При написании письма важно составить опись вложения, чтобы потом были доказательства его отправки.
Также необходимо, чтобы пришло уведомление о получении письма адресатом.
Образец и форма
Особая форма этого документа законодательством не утверждена. Каждый работодатель имеет право разработать свой собственный бланк уведомления.
Типичный образец уведомления обычно выглядит следующим образом:
Пример уведомления
Каким числом и в какие сроки нужно оформить?
Согласно законодательству РФ письмо о получении документа необходимо отправить сотруднику не позднее следующего утра после его последнего рабочего дня.
Эту процедуру лучше не затягивать, иначе таким промедлением может воспользоваться сотрудник и обратиться в суд.
И тогда работодателю придется компенсировать все то время, когда бывший работник находился без трудовой книжки и не мог устроиться на работу.
Способы направления документа
Уведомление сотруднику можно отправить почтой.
Ни в коем случае нельзя отправлять вместе с уведомлением и трудовую книжку:
- во-первых, это можно сделать только с согласия владельца документа;
- во-вторых, трудовая книжка может легко потеряться.
Письмо следует посылать заказным письмом и проследить, чтобы пришло уведомление о том, что адресат его получил.
Тогда в суде работник уже не сможет доказать, что ничего не получал.
Снятие ответственности с работодателя
Как только работодатель отправляет бывшему сотруднику уведомление о получении трудовой книжки заказным письмом, он снимается с себя ответственность за задержку документа.
Также работодатель перестает нести ответственность после составления акта об отказе.
Когда пересылать трудовую книжку?
Работодатель легко может отправить документ по почте, только если на это дал согласие ее владелец.
Нередко пересылкой документа пользуются, когда работник не может забрать его по уважительным причинам. Это может быть переезд в другой город и т. д. Для этого работодатель должен пойти в ближайшее почтовое отделение и послать трудовую книжку заказным письмом.
Нередко за трудовой книжкой приходят родственники сотрудника. Особенно часто это делают жены тех, кого уволили за нарушение трудовой дисциплины.
Но у третьего лица обязательно должна быть оформлена соответствующая письменная доверенность. Без нее передача трудовой книжки даже самому близкому родственнику считается незаконной.
К тому же, если документ получает доверенное лицо, то ему следует поставить личную подпись и указать реквизиты доверенности.
Нередко кадровые сотрудники снимают с доверенности копию и пришивают в личное дело уволенного работника.
В каких случаях оформляется акт об отказе?
Если сотрудник не собирается забирать свой документ, работодатель имеет право создать документа об отказе.
Это необходимо для того, чтобы владелец документа впоследствии не смог потребовать от работодателя компенсацию через суд. Для этого необходимо иметь нескольких свидетелей, которые могут подтвердить, что сотрудник не забрал трудовую.
Установленной формы акта не существует, поэтому его можно написать в произвольной форме.
Если работник совершил в отношении работодателя какие-то противоправные действия, свидетельствующие о его нежелании забирать свой документ, их также описывают в акте.
Сотрудник отсутствует на работе продолжительное время. Как составить уведомление о необходимости явиться на работу? Каким способом вручить его работнику? На эти и другие вопросы ответим в статье.
Что понимать под прогулом
На практике случается, что сотрудники не приходят на работу или самовольно покидают рабочее место. Если для отсутствия на рабочем месте нет уважительных причин, то это считается прогулом (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Так, например, прогулом является отсутствие на рабочем месте:
- в течение всего рабочего дня (смены) вне зависимости от его продолжительности;
- более четырех часов подряд в течение рабочего дня или смены.
Прогул – это грубое нарушение трудовой дисциплины, за который положено увольнение. Причем уволить сотрудника можно даже за однократный факт прогула (« »). Исключением из этого правила являются прогулы беременных. Беременную женщину нельзя уволить по такому основанию ни при каких обстоятельствах (« »).
Напомним, что считаются прогулом следующие ситуации:
- работник самовольно ушел в отпуск или без согласования с работодателем использовал имеющиеся у него дни отгула;
- работник не предупредил работодателя об увольнении по собственному желанию.
Сотрудник не ходит на работу
Бывает, что сотрудник без объяснения причин отсутствует на работе продолжительное время. В такой ситуации нужно направить уведомление работнику о необходимости явиться для предоставления объяснений. Как отправить уведомление правильно? Ведь если не соблюсти действующее законодательство, документ не будет считаться направленным работнику.
Получается, перед кадровиком, составившим документ, встает вопрос, каким письмом отправлять уведомление о необходимости явиться на работу?
Сразу скажем, что уведомление о необходимости явиться для дачи объяснений нужно направить на домашний адрес работника ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В тексте письма следует попросить сотрудника выйти на работу и объяснить причину своего отсутствия на рабочем месте или направить в адрес работодателя письменные объяснения в предложенный работнику срок.
Неполучение работником уведомления о необходимости явиться на работу для предоставления объяснений не может являться препятствием для увольнения работника за прогул. Главное дать сотруднику время на ответ в письменной форме. Если по истечении этого срока письменный ответ не будет получен или сотрудник не явится на работу, следует составить акт об отсутствии объяснений за подписью двух или более свидетелей. Следующим этапом станет увольнение работника за прогул (ч. 2 ст. 193 ТК РФ, апелляционное определение Ульяновского областного суда от 15.07.2014 № 33-2339/2014).
Понятно, что действующее законодательство не устанавливает единого бланка уведомления о необходимости явиться на работу. Образец письма-уведомления, подготовленный нашими специалистами, поможет кадровикам сэкономить время на разработку собственной формы.
Представляем вашему вниманию образцы самых распространенных уведомлений: об увольнении работника в связи с неудовлетворительными результатами испытания; об истечении срока трудового договора; о сокращении штата; о времени начала отпуска; о привлечении к сверхурочной работе, к работе в выходной день; о праве отказаться от командировки, о необходимости явиться за трудовой книжкой.
О времени начала отпуска
О времени начала отпуска работника надо уведомить под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. третья ст. 123 ТК РФ).
О привлечении к сверхурочной работе
Сверхурочной является работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени (ч. первая ст. 99 ТК РФ). По общему правилу для привлечения сотрудника к сверхурочной работе необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения или устранения последствий аварий, катастроф, обстоятельств, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия людей (ч. третья ст. 99 ТК РФ).
О введении режима неполного рабочего времени
Неполное рабочее время может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии (ч. первая с. 93 ТК РФ). Устанавливается оно по соглашению между работником или работодателем, по инициативе работника (например, по просьбе беременной женщины), по инициативе работодателя (например, на срок до шести месяцев в случае изменения организационных или технологических условий труда в соответствии с ч. пятой ст. 74 ТК РФ). При этом работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не менее чем за два месяца (ч. вторая ст. 74 ТК РФ).
О необходимости работы в выходной день
По общему правилу работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещена (ч. первая ст. 113 ТК РФ). Поэтому прежде чем привлечь сотрудника к работе в такой день, необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения катастрофы, производственной аварии, несчастных случаев (ч. третья ст. 113 ТК РФ).
О временном переводе на другую работу
Временный перевод работника возможен (ст. 72.2 ТК РФ):
- для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого работника на работу (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
- по соглашению сторон (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
- по инициативе работодателя (ч. вторая и третья ст. 72.2 ТК РФ).
По инициативе работодателя работник может быть переведен на другую работу на срок не более одного месяца для устранения последствий (или предотвращения) таких обстоятельств, как производственная авария, катастрофа, несчастный случай на производстве и т.д.
О праве отказаться от служебной командировки
Трудовое законодательство запрещает направлять в командировку работников в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ); беременных женщин (ст. 259 ТК РФ); несовершеннолетних в возрасте до 18 лет, за исключением творческих сотрудников (ст. 268 ТК РФ).
Но есть категория лиц, которых можно направить в командировку при соблюдении определенных условий, а именно - при ознакомлении их с правом отказаться от командировки, командировка не запрещена в соответствии с медицинским заключением, есть письменное согласие на командировку. Это:
- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
- работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до 18 лет (ст. 259 и 264 ТК РФ);
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, и лица, воспитывающие таких детей без матери (ст. 259 и 264 ТК РФ).
О необходимости явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте
Прогул является одним из наиболее частых нарушений трудовой дисциплины. Но прежде чем применить к работнику дисциплинарное взыскание, необходимо затребовать от него письменное объяснение (ч. первая ст. 193 ТК РФ). Если же работник не объявляется на работе, ему направляют уведомление с требованием явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте. Но непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. вторая ст. 193 ТК РФ).
О сокращении штата
О сокращении штата работника следует предупредить персонально под личную подпись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. первая ст. 180 ТК РФ). При проведении процедуры по сокращению штата работодатель обязан предложить работнику вакантную должность (ч. первая ст. 180 ТК РФ), т.к. увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести сотрудника как на другую работу, соответствующей квалификации, так и на вакантную должность или нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ).
Об отсутствии вакантных должностей
Увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести работника на другую работу как соответствующей квалификации, так и нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ). Если у работодателя нет вакантных должностей, то он обязан уведомить об этом работника.
Об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания
В соответствии с ч. первой ст. 71 Трудового кодекса при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его в письменной форме не позднее чем за три дня. При этом работодатель должен в обязательном порядке указать причины, послужившие основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Здесь необходимо иметь в виду, что неправомерным будет увольнение работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания, если в трудовой договор не было включено условие об испытании, т.к. его отсутствие в договоре означает, что работник принят на работу без испытания (письмо Роструда от 11.03.2010 г. №4\642-6-1).
Об увольнении в связи с истечением срока срочного трудового договора
В соответствии с частью первой статьи 79 Трудового кодекса о прекращении срочного трудового договора работника необходимо уведомить в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения. Исключение здесь составляет случай, когда трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.
О необходимости получить трудовую книжку
Если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку невозможно (работник отсутствует в организации или отказывается от ее получения), то работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться на работу за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ).
Согласно действующему законодательству, все документы, принадлежащие работнику, выдаются ему на руки в день увольнения – последний день работы. Нередко бывает так, что у сотрудника нет возможности или желания явиться в организацию: например, если он заболел, находится в отпуске или не согласен с расторжением трудового договора. В такой ситуации работодатель или сотрудник отдела кадров обязан составить акт о невозможности вручения трудовой, а также отправить уведомление явиться за трудовой книжкой, образец которого обычно содержит следующую информацию:
- Наименование работодателя, адрес и телефон.
- Регистрационный номер.
- Ф.И.О. уволенного сотрудника.
- Просьбу о явке за книжкой, либо даче согласия на ее отправку почтой.
Стоит отметить, что трудовая книжка выдается на руки только после внесения в нее записи об увольнении. Во всех остальных случаях работники отдела кадров могут предоставить заверенную копию или выписку, т.к. до окончания действия трудового договора они несут ответственность за все документы и не могут их давать на руки даже под расписку. Это делается из-за того, что в случае утери трудовой виновным будет признан кадровик, и ему придется самостоятельно добывать всю информацию: где ранее работал сотрудник, периоды трудовой деятельности, причины увольнения и т.д.
В соответствии с КоАП, работники отделов кадров не имеет права намеренно удерживать трудовые книжки уволенных сотрудников, и если будет обнаружено данное нарушение трудовой инспекцией или другим уполномоченным органом, на них будут наложены штрафные санкции.
Сроки выдачи уведомления
Обязанность отправки уведомления на кадровиков или работодателей возлагается ст. 84.1 ТК РФ. В ней сказано, что, если работник по каким-либо причинам не может получить трудовую книжку в день увольнения, они должны отправить ему данный запрос, и со дня его отправки с них снимается ответственность за несвоевременный возврат документов. Это говорит о том, что уведомление необходимо направить уже утром, следующим за последним рабочим днем уволенного сотрудника. Если от него не было получено ответа, но по истечении некоторого времени он обратился с письменной просьбой выдать трудовую, нужно удовлетворить заявление и отдать на руки документ в течение трех дней после его визита.
Наиболее распространенные ошибки кадровиков:
- Отправка уведомления вместе с трудовой: этого делать нельзя, т.к. для почтового отправления документа требуется согласие его владельца, к тому же он может затеряться, и тогда придется самостоятельно восстанавливать всю информацию.
- Устная просьба явиться в отдел кадров за получением книжки: в случае судебных разбирательств будет невозможно доказать, что работник был уведомлен о необходимости явиться на старое место работы за документом.
- Неотправка уведомления: по закону данная ситуация трактуется как нарушение сроков выдачи трудовой книжки, и если работник обратится надзорный орган, на работодателя может быть наложен административный штраф за такое нарушение.
Сам образец уведомления о выдаче трудовой книжки законом не установлен, но работодателям рекомендуется составлять его в письменном виде и вписывать туда все необходимые данные: реквизиты сторон, дату составления и саму просьбу явиться за документами.
Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки
Нередко бывает так, что работодатель не выдает трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний рабочий день, или же несвоевременно отправляет уведомление с просьбой забрать данный документ, тем самым нарушая нормы ст. 84.1 ТК РФ. Есть всего несколько исключений, при которых с руководителя снимается ответственность:
- Если работнику вовремя было направлено уведомление.
- Если последний день работы не совпадает с датой прекращения трудовых отношений по причине прогула или осуждения сотрудника к наказанию.
Согласно действующему законодательству, за задержку трудовой книжки работодатель может понести административную ответственность:
- За нарушение трудового законодательства – штраф от 30 000 до 50 000 руб., а для лица, отвечающего за выдачу документа – от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Если сотрудник планировал трудоустроиться в другую организацию, но из-за несвоевременной выдачи трудовой прежним работодателем некоторое время был без работы, для последнего наступает материальная ответственность: он должен возместить не полученный за весь период заработок (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Теперь более подробно о том, кто именно отвечает за выдачу трудовых книжек: руководители или кадровики? Согласно п. 45 Правил ведения и хранения, вся ответственность за ведение, выдачу и хранение данных документов отвечают работодатели. Если же ими был издан приказ, согласно которому ответственность возлагается на другое уполномоченное лицо (чаще всего – сотрудника отдела кадров), то считаться виновным будет оно.
Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?
В данной ситуации действия работника отдела кадров или самого руководителя очень просты:
- Необходимо направить уволившемуся сотруднику письменное уведомление с просьбой явиться на старое место работы за документом, при этом его копию и квитанцию об отправке письма необходимо сохранить.
- Если работник дает согласие на отправку трудовой по почте, нужно переслать ее ценным письмом с уведомлением о вручении.
- Если уволившийся отказывается получать трудовую, необходимо оформить акт об отказе и указать в нем причину.
Как забрать трудовую книжку по почте?
Часто возникает необходимость отправки уведомления о направлении трудовой книжки по почте, если уволившийся сотрудник работает в филиале компании, а главный офис находится в другом городе, или же когда работник трудился вахтовым методом и изменились обстоятельства до приезда на вахту. В таких случаях пересылка документов осуществляется на основании заявлений на увольнение и на отправку почтовым отправлением.
Заявление о пересылке почтой должно содержать следующую информацию:
- Дату и причину увольнения.
- Саму просьбу отправить документ и адрес, куда он должен быть доставлен.
Если же работник не забрал при увольнении трудовую и не написал заявление с просьбой отправить ее письмом, то сам работодатель или ответственное лицо должны составить уведомление о направлении трудовой книжки по почте, после чего получить согласие от ее владельца таким же путем. Когда все документы будут готовы (уведомление и письменное согласие), необходимо посетить почтовое отделение, взять бланк на отправку заказного письма и описи вложения. После заполнения сотрудник почты оформит письмо и выдаст уведомление об отправке.
Когда заказное письмо будет получено работником, на адрес работодателя придет уведомление об этом. Квитанция, опись и уведомление должны быть зарегистрированы в журнале входящей корреспонденции, т.к. эти документы могут послужить доказательством правомерных действий руководителя, если уволенный сотрудник решит обратиться в надзорные органы.
Получение документа по почте
Отправка документов по почте – самый простой вариант, облегчающий жизнь как уволившимся сотрудникам, так и кадровикам. Чтобы это сделать на законных основаниях, нужно выполнить несколько действий:
- Отправить гражданину письменное уведомление на получение трудовой книжки или дать согласие на ее пересылку по почте.
- После получения согласия переслать документ ценным письмом с уведомлением о получении.
Согласие в обязательном порядке должно содержать паспортные данные и саму суть: то, что работник не возражает против пересылки трудовой по почте. Данный документ составляется в форме расписки.
Снятие ответственности с работодателя
Как говорилось ранее, всю ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении несет руководитель или иное уполномоченное лицо, назначенное его приказом. Существует всего несколько ситуаций, при которых они не отвечают за задержку трудовой:
- Если уведомление было направлено вовремя.
- Если уволившийся сотрудник сам отказался приходить в организацию и забирать книжку, но и не дал согласие на пересылку по почте.
- Если по каким-либо причинам письмо-уведомление не было доставлено до адресата, но имеется квитанция о его отправке.
- Если последний рабочий день не совпадает с датой увольнения по причине расторжения трудового договора из-за ареста или прогулов работника.
Чтобы избежать проблем, нужно учитывать все вышеперечисленные пункты, т.к. гражданин, права которого были нарушены работодателем, может обратиться в трудовую инспекцию или суд. Если вина последнего будет установлена, то на него возлагается материальная и административная ответственность.
Хранение трудовой книжки
Как быть, если уведомление было отправлено, но работник так и не явился за трудовой или не дал письменное согласие на ее пересылку по почте? В такой ситуации необходимо руководствоваться п. 43 Правила учета и хранения, который говорит о том, что все трудовые книжки, не полученные сотрудниками в день увольнения, должны храниться у работодателя до востребования.
Если сотрудник все же решил забрать трудовую после расторжения договора, то он должен написать соответствующее заявление. Оно рассматривается руководителем, и в течение трех дней после даты обращения необходимые документы должны быть выданы на руки. Такая обязанность установлена ст. 84.1 ТК РФ, и если работник не получает вовремя книжку, он имеет право обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.
Правильное составление документации играет важную роль. Обычно, если неверно написать ту или иную бумагу, ее могут попросту не принять в разнообразных службах, да и вообще она потеряет свою действительность. Поэтому важно знать, как правильно написать данного документа будет представлен далее. На самом деле нет ничего трудного или особенного в этом процессе. Достаточно просто следовать некоторым советам и рекомендациям. Тогда получится написать правильно бумагу. Соответственно, она будет иметь законную силу. Так на что обратить внимание? О каких особенностях придется узнать каждому гражданину?
Основные виды
Для начала следует уяснить, что важную роль играет вид уведомления. От него будет зависеть многое. Общие правила написания сохраняются, но некоторые особенности все равно появятся в том или ином случае.
Как правильно написать уведомление? Образец данного документа будет представлен несколько позже. Перед этим следует изучить всю актуальную информацию по созданию оного.
Среди основных видов уведомлений выделяют:
- о расторжении договора/соглашения;
- налоговые;
- об изменении договора;
- о задолженностях;
- об оказании услуг;
- информационные.
Это далеко не все типы изучаемого документа. Но именно они встречаются на практике чаще всего. Есть еще один момент, на который рекомендуется обратить внимание.
Типы писем
Как правильно написать уведомление? Образец данной бумаги будет представлен несколько позже. Для начала граждане должны знать о том, что существует несколько типов писем. Они различаются по целям. И среди них можно отыскать уведомления. Чем они отличаются от иных бумаг, которые присылаются населению?
Среди современной документации выделяют:
- Извещения. Их цель - сообщить о проведении/происхождении чего-либо. Обычно рассылка производится массово.
- Сообщения. Как правило, служат в качестве информирования отправителем о фактах, пригодных для получателя и того, кто отправил документ. Обычно указывают на чью-то инициативу или служат в качестве ответа.
- Уведомления. В подобной документации пишутся сведения, которые представляют важность для адресата. Соответственно, можно получить подобное письмо и на одном листе, и на нескольких с разнообразными приложениями и дополнениями.
Теперь понятно, что, в принципе, собой представляют уведомления. Но как их писать? Что должен знать каждый отправитель о данном процессе, независимо от того, по какой причине отправляется документ?
Начало
Итак, теперь можно приступить к написанию бумаги. Важную роль играет причина, по которой направляется документ. Но это не основополагающий нюанс.
Уже было сказано, что уведомление может растягиваться на несколько страниц и включать в себя разнообразные приложения и прочие важные составляющие. Именно от причины написания письма зависит размер документа.
Как правильно написать уведомление? Образец (ЖКХ или любая организация будет отправителем этого документа - не суть важно), который будет представлен далее, является универсальным шаблоном. Изменяя его в той или иной степени, можно без особого труда сформировать и отправить любое уведомление.
Как только причина обозначена, можно задумываться над тем, как именно сформировать документ. Начало - это не что иное, как стандартный момент, имеющийся у всех
В правом верхнем углу желательно написать данные об отправителе и получателе (если таковые не были указаны на отдельном листе). Контакты для связи тоже желательно указать. А что дальше? Начальный этап завершен. Теперь можно приступить к более важным нюансам.
Основные правила
Как правильно написать уведомление? Образец для тех или иных случаев будет составлен несколько позже. Тогда, когда будет ясно, какие правила помогут верно сформировать документ.
Как уже было сказано, некоторые особенности будут зависеть от того, какой именно тип уведомления имеет место. Но общие принципы все равно есть.
К примеру, требуется придерживаться следующих правил:
- Посередине листа в самом начале документа пишется слово "Уведомление". Это обязательный пункт. Под данным словом рекомендуется написать причину обращения к гражданину. Например, "Уведомление об отказе в назначении пособия по безработице".
- Основной текст разделяют на несколько частей. Если точнее, то на две. В первой пишут причину обращения к гражданину, во второй приводят факты, аргументы, решения, доказательства и предложения.
- Все приложения, которые зачастую прилагаются к уведомлению, оформляются по определенным правилам. На них в тексте письма делается ссылка, а в конце составляется список всего, что прилагается с указанием количества дополнительных листов.
- Как правильно написать уведомление (образец документа представлен далее)? В конце бумаги обязательно проставляются данные об исполнителе. Делается это уже после проставленных подписей. Не следует забывать об оставлении контактов для связи с исполнителем.
Пожалуй, это все основные правила. А вот содержание документа напрямую зависит от того, по какой причине он был составлен и направлен гражданину. Какие варианты имеют место?
О долгах
Нередко граждане сталкиваются с уведомлениями, указывающие на наличие долга. Подобные документы составляются без особого труда. Их, как правило, рассылает налоговая служба. Но если долг образовался не из-за налогов, то ждать "письмо счастья" придется из другой компании.
Как правильно написать уведомление о задолженности? Образец основной части, представленный ниже, поможет ответить на данный вопрос. Перед этим важно помнить, что:
- документ составляется организацией, которой задолжали денежные средства;
- отправляется в качестве письма с уведомлением о получении или отдается получателю лично в руки;
- направляется спустя сутки после даты (времени), указанной в договоре или установленной по закону, отведенной для погашения долга;
- уведомление направляется с актом сверки.
Как только все вышеперечисленные нюансы учтены, можно посмотреть, как правильно написать уведомление о задолженности. Гражданин получит письмо приблизительно такого типа:
"Уведомление о возникновении долга. Уведомляем вас, Иванов Иван Иванович, что по договору № 55555 от 25.08.2009 г. по поставкам молочных продуктов у вас возникла задолженность перед компанией "ООО МолокоПлюс". Общая сумма задолженности на 15.04.2010 г. составляет 200 000 рублей 25 копеек (двести тысяч рублей двадцать пять копеек). До 30.05.2010 г. необходимо оплатить долг, иначе на основании заключенного соглашения "ООО МолокоПлюс" вынуждена будет обратиться в суд.
Это только первый документ, который имеет место на практике. Какие еще уведомления и по каким правилам составляют в тех или иных случаях? На что обратить внимание населению?
Расторжение договора
Скажем, можно задуматься над другими причинами оформления изучаемой бумаги. Как правильно написать уведомление? Образец о расторжении договора, приведенный далее, хорошо показывает, каким именно образом пишется основная часть подобного документа. На практике он встречается не так часто, как вариант с задолженностью.
Правила, помогающие в данной затее, следующие:
- в самом начале указывается пункт для расторжения соглашения;
- далее пишется основание, по которому прекращается действие договора;
- обязательно пишется срок, когда событие вступает в силу;
- если это предусмотрено, то прописываются условия сохранения соглашения.
Приблизительный шаблон будет выглядеть так:
"Уведомление о расторжении трудового договора. Согласно договору № 4545 от 8.10.2005г. п. 5 компания "СтройГрад" имеет право расторгнуть ранее заключенное соглашение с Ивановым Иваном Ивановичем. Действие совершается ввиду неоднократного появления сотрудника на рабочем месте в нетрезвом состоянии. Договор расторгается 20.11.2010 г."
Ничего трудного или особенного в этом нет. Обычно подобные письма занимают от 1 до нескольких листов с подробным описанием обстоятельств и оснований прекращения действия соглашения.
Отказы
Как правильно написать уведомление? Образец об отказе, например, в получении налогового вычета, представлен ниже. Подобный документ обычно направляется организацией, которая предоставляет те или иные услуги. Ничего особенного или трудного нет.
В целом схема составления документа остается прежней. Отказ может выглядеть приблизительно так:
"Уведомление об отказе в предоставлении налогового вычета на квартиру. Уведомляем вас, Иванов Иван Иванович, что Налоговая служба Ленинградского района г. Москвы отказывает в предоставлении налогового вычета за квартиру, купленную по договору № 7777 от 5.03.2015 г в связи с отсутствием полного пакета документов и реквизитов для перечисления денежных средств. Убедительная просьба в течение месяца донести недостающую документацию".
Соответственно, об отказе в любых услугах и действиях уведомления имеют подобную форму. Есть ли еще какие-либо особенности, о которых должен знать гражданин?
Повышение аренды
Да. На самом деле уведомлений, как уже можно было догадаться, очень много. И у каждого документа есть свои особенности. Как правильно написать уведомление? Образец о повышении арендной платы предлагается следующий:
"Уведомление о повышении арендной платы с 1 января 2017 года. Уважаемый Иванов Иван Иванович, уведомляем вас, что с 1.01.2017 г. повышается сумма ежемесячной арендной платы за жилье по договору № 8888 от 14.09.2014 г. Отныне она составляет 20 000 рублей (двадцать тысяч рублей ноль копеек)".
После указанного сообщения обычно пишется информация для связи с собственником, а также прочие важные данные, разрешающие расторгнуть договор. Ничего особенного или трудного.
Итоги
Отныне понятно, как правильно написать уведомление. Образец этой бумаги был представлен в нескольких количествах. Процесс составления документа не отнимает много времени и сил. Главное - правильно прописать все особенности и нюансы дела, а также причину уведомления гражданина о чем-либо.
Уведомления на практике встречаются крайне часто. Данный документ - это далеко не самая сложная Если хорошенько продумать основную часть бумаги, то никаких трудностей с формированием уведомления не возникнет.
