Личная карточка — немаловажный документ, который ведется кадровой службой. В нем собрана практически вся информация о самом сотруднике (паспортные данные, сведения об образовании и месте проживания, о семье), а также о его трудовой деятельности в учреждении (от приема на работу до увольнения, включая переводы, предоставление отпуска, повышение квалификации и пр.). Несмотря на такую информативность, довольно часто работодатели не ведут личные карточки, ссылаясь на отсутствие такого требования в Трудовом кодексе. Сегодня вы узнаете, обязательно ли оформлять личные карточки, почему важно их вести и как правильно вносить в них записи.
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) утверждены формы документов, применяемых в кадровом делопроизводстве и необходимых работодателю для ведения кадрового учета. К наиболее важным документам относятся личная карточка работника (форма Т-2) и личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)). Эти формы практически повторяют друг друга, за исключением нескольких разделов.
Обратите внимание! Для научных работников дополнительно оформляется форма Т-4, которая применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.
Обязательно ли вести личную карточку? На необходимость ведения данного документа указывает п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», в соответствии с которым с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Да и Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных сил РФ 11.04.2008, говорят о том, что именно по форме Т-2 ведется воинский учет призывников и военнообязанных сотрудников.
Между тем некоторые специалисты считают, что в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» учреждение вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, так как обязательность использования унифицированных форм из Постановления N 1 отменена. Но это не так. Статья 9 названного закона говорит о том, что формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. В настоящее время иная форма личной карточки не установлена, поэтому организации и учреждения, финансируемые из различных уровней бюджета, должны использовать форму Т-2 или Т-2ГС (МС).
Оформление карточки
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации, приведенным в Постановлении N 1, личные карточки заполняются сотрудником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Остальные сведения для заполнения карточки при оформлении трудоустройства работник сообщает самостоятельно.
Вопрос о том, в каком виде — бумажном или электронном — вести карточку, также встает перед работодателями, однако Указания не дают на него ответа. Считаем, что заполнение личной карточки в бумажном виде неизбежно, так как с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под подпись.
Правила внесения сведений
Если посмотреть на первую и вторую страницы формы, видны поля для проставления кодов. Нужно ли их заполнять? Да, нужно. Для этого надо использовать следующие классификаторы:
— ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413;
— ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 412;
— ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276-ст;
— ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367.
Если эти страницы заполняются в электронной форме (обычно с помощью программных продуктов, например, 1С), то в них уже все классификаторы установлены, поэтому кадровику остается только выбрать из предлагаемых списков необходимое значение.
Примечание. Если с работником заключен трудовой договор о работе по внутреннему совместительству, ему присваивается второй табельный номер и заполняется отдельная личная карточка.
Итак, в шапке формы приводится наименование организации, которое берется из учредительных документов, а также в графах:
— «Дата составления» — указывается дата заполнения личной карточки, которая может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки и оформить ее не позднее недельного срока с момента трудоустройства (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
— «Табельный номер» — присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое;
— «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» — заполняются на основании документов, представленных работником;
— «Алфавит» — заполняется для систематизации карточек. Для этого проставляется первая буква фамилии работника;
— «Характер работы» — если трудовой договор заключен на определенный срок, указывается «временно», если бессрочно — «постоянно»;
— «Вид работы» — в случае заключения трудового договора о работе по совместительству пишем «совместительство», если нет — «основная»;
— «Пол» — проставляется только первая буква («М» — мужской, «Ж» — женский).
А теперь переходим к разделам личной карточки.
Раздел I «Общие сведения»
Данный раздел предназначен для внесения личных данных сотрудника — паспортных данных, сведений об образовании, гражданстве, о том, состоит ли он в браке.
Но первым делом заполняем графу «Трудовой договор», указывая в ней дату и номер договора, заключенного с работником.
На основании паспортных данных заполняются пункты с первого по четвертый:
А) фамилия, имя и отчество приводятся в именительном падеже полностью;
В) место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений («г.» — город, «р-н» — район, «р. п.» — рабочий поселок и т. д.), при этом районы и области записывают в родительном падеже;
Г) в графу «Гражданство» могут быть внесены следующие записи:
— гражданин Российской Федерации (код «1»);
— гражданин Российской Федерации и иностранного государства (код «2»);
— иностранный гражданин (код «3») — с указанием названия государства (например, «иностранный гражданин (Республика Таджикистан)»);
— лицо без гражданства (код «4») — указывается при предъявлении вида на жительства.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» разд. I формы указывается степень знания языка: «Владею свободно», «Читаю и могу объясниться», «Читаю и перевожу со словарем».
Пункт 6 «Образование» заполняется на основании документов об образовании. Записи могут быть такими: «среднее профессиональное образование (техникум/колледж)», «высшее образование (университет/академия/институт)» и пр. Далее заносятся:
— наименования учебных заведений;
— данные о документе, подтверждающем получение образования;
— год окончания обучения;
— направление или специальность по документу об образовании.
Примечание. Для послевузовского образования предусмотрены отдельные строки.
Если места для внесения всех образовательных организаций не хватает, можно оформить вкладной лист формата А4, на котором и записать все необходимые данные.
Заполняя п. 7 «Профессия», нужно указать профессию без сокращений на основании документа, подтверждающего ее наличие. В нормативных документах не говорится, какую профессию работника (при наличии у него нескольких профессий) следует указывать как основную. Мы считаем, что наиболее логично в качестве основной указать ту профессию, которая представляет наибольший интерес для работодателя и по которой работник принимается на работу. В качестве «другой» рекомендуется указать все профессии, имеющиеся у работника (эта информация может оказаться необходимой при решении вопроса о переводе на другую подходящую работу, например при сокращении штата и в других предусмотренных законом случаях).
В пункте 8 содержатся данные о стаже — общем, непрерывном и дающем право на надбавку за выслугу лет (в карточке Т-2ГС (МС) дополнительно предусмотрена строка для стажа государственной (муниципальной) службы для доплаты к пенсии). В любом случае стаж рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Порядок подсчета можно позаимствовать в Постановлении Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п, в соответствии с которым подсчет стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала периодов работы. Разница этих сумм и составляет продолжительность общего стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.
К сведению. Состояние в браке (п. 9) заполняется в соответствии с ОКИН (например, «Никогда не состоял в браке», «Состоит в зарегистрированном браке», «вдовец»), не допуская формулировок типа «холост» или «женат».
В графе «Состав семьи» необходимо указать только ближайших родственников, с которыми работник проживает. Это могут быть мать, отец, брат, муж, дочь и т. п. Для заполнения п. 11 «Паспорт» нужно внести в личную карточку реквизиты документа, удостоверяющего личность. А информацию из штампа о месте регистрации надо внести в п. 12 «Адрес места жительства: по паспорту». Если место фактического проживания отличается от регистрации, со слов работника заполняется «Адрес места жительства: фактический».
Раздел II «Сведения о воинском учете»
Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) и удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Если гражданин пребывает в запасе, то:
— пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
— в пункте 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);
— пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется буквами — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
— в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом) строка «а» — в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
— в пункте 2 «Воинское звание» делается запись «Подлежит призыву»;
— в пункте 5 «Категория годности к военной службе» ставится буква — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе) — на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
В пункте 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В конце второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.
Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу»
Из названия данного раздела уже ясно, какие записи подлежат внесению в него. Первой из них будет запись о приеме работника, сделанная на основании приказа о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу. Обратите внимание, что с записями данного раздела сотрудника нужно ознакомить под подпись.
Раздел IV «Аттестация»
Данный раздел заполняется в случае проведения в учреждении аттестации работников. В частности, в нем указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии и реквизиты протокола заседания комиссии (дата и номер). Кроме того, в графе «Основание» делается ссылка на приказ о проведении аттестации или приказ о результатах аттестации.
Обратите внимание! В личной карточке государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)) разд. IV предназначен для внесения сведений о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания. Записи в него вносятся также на основании документов, подтверждающих получение чина, ранга и звания, с обязательным ознакомлением служащего под подпись. Соответственно нумерация последующих разделов в карточке по форме Т-2ГС (МС) сдвигается.
Раздел V «Повышение квалификации»
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или представленных работником в течение трудовой деятельности. В этом разделе нужно указать:
— даты начала и окончания обучения;
— вид повышения квалификации;
— наименование учебного заведения и место его нахождения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования и пр.);
— вид документа (свидетельство, удостоверение) и его данные (номер и дату выдачи).
В графе «Основание» можно указать реквизиты приказа о направлении работника на повышение квалификации, а можно ничего не писать (в случае, если работник самостоятельно повысил свою квалификацию).
V. Повышение квалификации
| Дата | Вид повышения квалификации | Наименование образовательного учреждения, место его нахождения | Документ (удостоверение, свидетельство) | Основание | ||||
| Начала обучения | Окончания обучения | |||||||
| Наименование | Серия, номер | Дата | ||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||
| 10.11.2013 | 20.12.2013 | Краткосрочные | ФГБОУ «Межотраслевой | Удостоверение | VII | 22.12.2013 | Приказ | |
| Курсы | Институт повышения | 123456 | От 01.11.2013 | |||||
| Квалификации и | N 27 | |||||||
| Переподготовки кадров | ||||||||
| ННГАСУ», г. Нижний | ||||||||
| Новгород |
Раздел VI «Профессиональная переподготовка» заполняется аналогично разд. V «Повышение квалификации».
Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»
Скажем сразу, что в карточке по форме Т-2ГС (МС) данный раздел имеет номер VII и называется «Государственные и ведомственные награды, почетные звания». Однако, как бы ни назывался этот раздел, в нем нужно указать наименование награды или поощрения (грамота, медаль и т. п.), а также реквизиты документа, на основании которого работник поощрен.
Отметим, что сведения о премии, предусмотренной системой оплаты труда, в данный раздел не вносятся.
Раздел VIII «Отпуск»
Этот раздел предусмотрен для учета всех отпусков, предоставляемых работнику в течение трудовой деятельности в конкретном учреждении. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
Подчеркнем особенность заполнения данного раздела: на основании приказа вписывается только дата начала отпуска, а дата окончания вносится после того, как работник фактически вернулся из отпуска. Связано это с тем, что в случае отзыва сотрудника из отпуска или его продления дата окончания может оказаться иной, нежели указанная в приказе о предоставлении отпуска.
Не забывайте учитывать здесь и отпуска без оплаты, так как их продолжительность влияет на подсчет стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ).
Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»
Внесение сведений в данный раздел позволит сотруднику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий. Сведения вносятся на основании поданного работником документа — справки об инвалидности и др. В качестве основания льготы рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.
Раздел X «Дополнительные сведения»
Для полноты учета в необходимых случаях здесь указываются иные сведения о сотруднике, например, о наличии водительского удостоверения, заключения МСЭК об условиях и характере труда.
Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»
Это последний раздел карточки, который заполняется только при увольнении сотрудника. В него вносят основание прекращения трудового договора или увольнения, ставят дату увольнения и реквизиты приказы (распоряжения) об этом. Заметим, что запись в этом разделе заверяется подписью не только работника, но и кадровика.
Подведем итог
Как видим, ничего сложного в оформлении личной карточки нет. Если возникла необходимость изменить сведения о работнике (например, фамилию или паспортные данные), нужно одной чертой зачеркнуть прежнюю информацию, а затем (над зачеркнутым или при наличии свободного места рядом) записать новую с указанием даты исправления. Считаем такой порядок оптимальным. Каких-то особых правил, регламентирующих внесение изменений в личную карточку, не установлено.
Поскольку личные карточки должны храниться в организации 75 лет и их ведение довольно часто становится объектом проверки ГИТ, не пренебрегайте требованиями законодательства и оформляйте эти документы: потратьте полчаса вместо дальнейшего разбирательства с ГИТ и судом.
Личная карточка-документ, обобщающий всю информацию о человеке, включая в себя биографию сотрудника, предыдущие места работы, воинскую обязанность и прочую информацию.
Этот документ является первичным документом кадрового учета и обязателен к заполнению, имеет свою унифицированную форму Т-2, которая утверждена постановлением Госкомитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 №1.
Документы, необходимые для заполнения.
Обязанности заполнения данного документа, как правило, возлагаются на кадровый отдел организации, в малых предприятиях ее могут заполнять сотрудники бухгалтерии или руководитель лично. Личная карточка работника может служить подтверждением трудового стажа, так как в нее переносятся все данные из .
После увольнения сотрудника карточка храниться на предприятии 75 лет, в случае ликвидации организации данные сведения передаются в архив и продолжают свой срок хранения. Форма Т-2 включает в себя 11 разделов, которые могут заполняться независимо друг от друга.
На основании каких документов заполнить личную карту сотрудника?
Личную карту работника следует завести после издания приказа о , точных сроков ее открытия в законодательстве не предусмотрено. Для заполнения данного документа понадобится не так много документов, как может показаться на первый взгляд.
От сотрудника вам понадобиться документ удостоверяющий личность, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, трудовая книжка и бумаги подтверждающие его образование.
В случае, когда соискатель подходит под список категорий социальных льгот, представляются документы подтверждающие право на льготу, а также медицинские справки в случае необходимости.
С чего начать заполнение?
Важно не допускать ошибок при заполнении.
Данная форма документа состоит из 11 разделов, однако немаловажным является заполнение верхней части документа. Ответственный за ведение кадровой документации должен правильно заполнить реквизиты организации и верхнюю часть личной карты, в противном случае при возникновении спорного или судебного прецедента карта будет недействительной:
- в данной части нужно указать табельный номер сотрудника, важно знать, что он состоит не более чем из 6 цифр и не меняется, независимо от движения работника по карьерной лестнице;
- далее указать идентификационный номер налогоплательщика, в случае отсутствия свидетельства о постановке в налоговую инспекцию данный код можно узнать на сайте ИФНС с помощью паспортных данных сотрудника;
- в столбике «Алфавит» принято записывать первую букву фамилии, при смене фамилии буква меняется, так же как и остальные данные. В столбце «Характер работы» указывают на основании заключенного «постоянно» или «временно»;
- вид работы указывается на том же основании что и характер, можно указать «основная» или «по совместительству». Кроме реквизитов организации и верхней части документа нужно указать коды общероссийского классификатора информации (ОКИН).
Как правильно заполнить форму Т-2?
Нужно указывать только правдивую информацию.
Во избежание ошибок рассмотрим заполнение личной карточки сотрудника по разделам.
Основная информация в первом разделе заполняется с документа удостоверяющего личность, далее с пункта 5 со слов сотрудника. В случаях, когда человек владеет тремя и более иностранными языками компания вправе дополнить строки в электронной версии формы документа.
Пункт 6 заполняется с предоставленных документов об образовании, не зависимо от количества оконченных и неоконченных образовательных учреждений сотрудник кадровой службы должен перечислить все заведения.
Сведения о профессии и трудовом стаже вносят в пункт 7 и 8 соответственно, на основании предыдущих записей в . Профессия вносится в соответствии штатного расписания и приказа о приеме на работу.
Так же в карту сотрудника вносят данные о его семейном положении и составе семьи в пункты 9, 10. В состав семьи, согласно трудового законодательства РФ, входят родители, муж/жена, родные братья и сестры, а также круг лиц проживающих с сотрудником, запись ведется в порядке родства.
Паспортные данные полностью записывают в пункт 11, адрес прописки и фактического проживания в пункт 12. На этом первый раздел заканчивается, важно помнить, что в любых внесенных данных могут произойти изменения.
Чаще всего изменения происходят в паспортных данных, например, когда сотрудница выходит замуж или разводиться.
В таком случае необходимо аккуратно зачеркнуть старую фамилию и рядом вписать новую, далее вписать документ основание и завизировать подписью работника ответственного за ведение личных карточек.
Те же действия повторить с паспортными данными и местом регистрации.
Раздел два содержит сведения о воинском учете, которые переносятся из военного билета работника. При отсутствии военного билета данный раздел пропускается. Если мужчина не проходил срочную службу и не списан по определенным показателям в пункте 2 раздела 2 нужно указать «подлежит призыву».
В третьем разделе формы Т-2 указывают сведения о рабочем месте сотрудника, а именно: на работу, структурное подразделение (при наличии), должность, сумма , основание приема на работу (приказ руководителя предприятия).
После внесения данных работник проверяет правильность указанных данных и ставит свою подпись. При переводе сотрудника на другую должность или повышение оклада по той или иной причине также отражается в этом разделе.
Можно внести сведения о дополнительных курсах.
Раздел 4 заполняют при проведении аттестации работников для изменения в должности или перевода в другое структурное подразделение. В данном разделе работник кадровой службы обязан указать период аттестации, ее результат и ссылку на документ прохождения аттестации.
В разделе 5 «Повышение квалификации» заносят данные о дополнительном повышении квалификации работника, например, сотрудник имел среднее-специальное образование и в течение закончил высшее учебное заведение, что способствовало изменению его разряда или квалификации. Так же заполняется период обучения и его результат. При этом нужно внести изменения в первый раздел, пункт 6.
Седьмой раздел, так же как четвертый, пятый и шестой, заполняются по мере необходимости и полученных достижений работника, как правило, эти разделы используют крупные организации отправляющие персонал на курсы подготовки, переаттестации или аттестации при переводе на другую должность.
В раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания» заполняется информация о получении таких наград как: за достижение высоких продаж, за выслугу лет и пр.
Согласно ТК РФ гл.19 ст. 114, каждый человек, проработавший в организации более 6 месяцев подряд, имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет и прочее. Данные об отпусках вносятся в раздел 8 личной карты работника, независимо от вида отпуска.
В данном разделе ответственный за заполнение данного документа должен внести вид отпуска, документ-основание позволяющий выйти в отпуск, количество дней, а также дату начала и конца отдыха работника. Когда строки в данном разделе заканчиваются нужно доложить дополнительный лист-вкладыш с продолжением раздела восемь. Новую карточку заводить не требуется.
В Российской Федерации есть достаточно длинный перечень категорий предоставления социальных . Например, налоговый вычет с налога на доходы физических лиц в размере 1400 рублей на двоих детей и 3000 рублей свыше третьего ребенка включительно. Подобные сведения вносятся в раздел 9 формы Т-2. В этом разделе нужно также указать вид предоставляемой льготы, номер и дату выдачи документа подтверждающего право на льготу.
Раздел 10 заполняется по усмотрению работодателя и наличия определенных навыков или медицинских отклонений работника. Сюда можно вписать наличие водительского стажа у сотрудника той или иной категории или сведения о дополнительном образовании не входящие в раздел 2, например, курсы кройки и шитья или получение дополнительного образования на заочной форме обучения.
При расторжении трудового договора работодатель обязан указать статью Трудового Кодекса, на основании которой трудовые отношения прекращены в разделе 11 данной формы личной карты сотрудника.
Вместе с этим надо указать номер и дату приказа на увольнение и непосредственно дату увольнения.
Общераспространенные ошибки, допускаемые при заполнении документа
Небольшие ошибки можно исправить.
Бывает так, что штатом отдела кадров допускаются ошибки при заполнении личной карты работника. Особенных последствий это за собой не повлечет, на самого же работника и вовсе никак не повлияет. Однако в случае, если ошибок изрядное количество, то при внешней проверке на отдел кадров возможно будет наложен штраф за плохую работу.
Основные погрешности, встречающиеся чаще всего:
- Применение специальных символов. [/], [:], [=] и прочие специальные символы не следует применять при оформлении данного документа. Особенно строго они воспрещены в зоне кодирования;
- Небрежное заполнение документа. Текст может выйти за границы специализированных полей, если это нужно. Однако в области кодирования он оказываться не должен. В случае если в данной области будет хотя б 1 буква, карта тогда рассматривается как испорченная, и ее понадобится перепечатать вновь;
- Прочерки. Эта известная оплошность обусловлена тем, что во многих иных бумагах прочерки возможны либо даже нужны. В форме Т-2 их находиться не должно. В случае, если в графе нечего писать, то ее требуется оставить совершенно пустой.
Ответственный за ведение кадровой документации визирует документ и передает для ознакомления уволенному. Работник обязан подписать личную карту. Подпись работника говорит о полном соглашении в вышеизложенной информации.
В этом видео вы найдете пример заполнения личной карточки Т-2.
Форма для приема вопроса, напишите свой
Личная карточка работника - важная деловая бумага в документообороте любой организации, ее оформление обыкновенно поручается службе кадров. Используется она с целью досконального учета сотрудников и содержит все значимые сведения о нем: данные паспорта, ИНН, СНИЛС, сведения о месте жительства, прописке, трудовой деятельности, образовании, а также краткая информация о семье.
Заключительная версия унифицированной формы Т-2 утверждена законодательством по труду. Всем организациям вменяется в обязанность формировать личные карточки на всех без исключения сотрудников, а на некоторых даже и не одну. Индивидуальные предприниматели освобождены от такой необходимости, но они также имеют возможность оформлять их.
Ведение личных карточек - это не только обязанность, данное мероприятие может принести существенную пользу организации. Работодатель зачастую может, используя личные карточки защитить свои интересы, применяя их для подтверждения правомерности вычетов из зарплаты сотрудников, верной калькуляции среднесписочной численности работников, для начисления налогов и т.д., судебная арбитражная практика описывает массу подобных примеров.
Работодателю дозволено для удобства вести в электронном виде оборот личных карточек по форме Т-2, почти все современные фирмы используют такую возможность: это практично, в случае надобности, позволяет легко найти требуемые материалы. Но он обязан иметь их в распечатанном виде на бумажных носителях. Это аргументировано содержанием в личной карточке полей, предназначенных для подписи работника, а также отвечающего за ее ведение сотрудника кадровой службы. Поскольку личная карточка - документ долгого использования и хранения, при ее распечатке надлежит пускать в ход плотную бумагу формата А 4.
Важно помнить, что единого руководства по работе с личными карточками, кроме вышеуказанного постановления, не существует, посему, статья имеет прежде всего рекомендательный характер.
Общие сведения о форме Т-2 и тонкостях ее заполнения
На вопрос, кто заполняет и ведет формы Т-2, ответят Указания Госкомстата. Согласно им, личные карточки оформляет сотрудник кадровой службы, а когда штатное расписание подобную должность не включает, лицо, уполномоченное вести кадровое делопроизводство либо руководитель предприятия. Самому работнику запрещается вносить в свою личную карточку любые записи, исключение составляет личная подпись при трудоустройстве, кадровых перестановках или увольнении.
Форма Т-2 вмещает 11 блоков, разбитых по тематике и размещенных на 4 страницах. Для более наглядного осмысления структуры и понимания особенностей заполнения, предлагаем ознакомиться с бланком. (ссылка на скачивание бланка)
Законом не регламентированы сроки формирования карточки Т-2 и наилучшим вариантом будет включить этот пункт в набор стандартных операций по оформлению нового сотрудника. Это обусловлено правилом: запись в трудовой книжке работника непременно дублируется аналогичной записью в его личной карточке. Материалы в форму Т-2 вносят, основываясь на типичном перечне документов:
- приказ о приеме на работу
- трудовой договор
- трудовая книжка
- СНИЛС
- документы об образовании, повышении квалификации
- документы воинского учета (для военнообязанных лиц)
Некоторые профессии и виды работ имеют своеобразную специфику, в подобных ситуациях могут пригодиться дополнительные бумаги. Работодатель вправе затребовать их у кандидата, если это не противоречит действующему законодательству.
Ультимативный запрос предоставить свидетельство о присвоении ИНН, характеристику с прежнего места работы или справку о составе семьи может быть признан незаконным. Требовать сторонние документы, вопреки действующему трудовому законодательству РФ запрещается.
Заполняем личную карточку правильно по разделам
На первых двух страницах формы Т-2 расположен ряд полей для различных кодов, которые подлежат заполнению. Что писать? Необходимая информация содержится в ряде классификаторов. Подчеркнем, что специалист кадровой сферы обязан иметь доступ к ним, нельзя требовать никакие коды с человека, оформляющегося на работу. Учет кадров в организации строится преимущественно на использовании специализированных компьютерных программ, например, 1С, в которые встроены все эти классификаторы и, конечно, это существенно упрощает кадровику задачу, ему остается лишь внести данные, предназначенные для кодирования, в соответствующие поля и выбрать из предложенного списка подходящий код.
Наименование организации записывается в шапке формы без сокращений, дату составления личной карточки принято записывать в стандартизированном виде (например, 13.01.2014).
Табельный номер обязательно закрепляется за каждым принимаемым сотрудником, это полезно для организации табельного учета и идентификации.
Принимая работника по внутреннему совместительству, не забываем присвоить ему уникальный табельный номер и обязательно формируем другую личную карточку. Такой сотрудник в итоге обладает двумя уникальными табельными номерами и карточками одновременно.
Информация об индивидуальном номере налогоплательщика вписывается, основываясь на свидетельстве о присвоении ИНН, которое предоставляет принимаемый работник. Если свидетельства нет на руках, соответствующее поле остается пустым.
Законодательство обязует, работника при подписании трудового договора предоставить свидетельство государственного пенсионного страхования, по аналогии с ИНН заносим в форму номер СНИЛС. Если работник оформляется впервые, свидетельства у него на руках не будет и работодателю вменяется в обязанность оформить ему СНИЛС, в этом случае поле оставляем пустым, запись будет внесена после получения свидетельства.
Наличие графы "Алфавит" удобно для хранения и учета личных карточек. Здесь фиксируется первая буква фамилии принимаемого работника
Следующее поле - «Характер работы», здесь указывается, принят работник постоянно или временно. Соответственно графа «Вид работы» предназначена для сведений о том, является ли работа основной или сотрудник совмещает ее.
В последнюю графу вписываем «мужской» или «женский» соответственно.
Раздел 1 Общие сведения
Заполнение этого блока карточки начинаем с указания реквизитов трудового договора, пишем его номер и дату заключения в привычном уже формате, как в примере выше.
ФИО работника должны быть записаны разборчиво и без сокращений, при этом рекомендуется начинать вести запись максимально левее, на случай внесения изменений. Так, если работница в дальнейшем выйдет замуж и возьмет фамилию супруга, этот факт непременно отразится в ее личной карточке.
В пункте «Дата рождения» число и год рождения обозначаем арабскими цифрами, месяц записывается словом без сокращений (23 апреля 1985 г). Дата дублируется в кодовом поле в традиционном формате дд/мм/гггг.
«Место рождения» переписываем из документа, удостоверяющего личность, указывая тип административно-территориальной единицы разрешено пользоваться общепринятыми сокращениями.
Поле «гражданство» кадровик заполняет также, основываясь на данных из паспорта.
Сведения о знании иностранных языков обычно записываются непосредственно со слов работника или же на основании результатов тестирования, если оно предусмотрено для приема на должность. Здесь же уточняется степень владения языком с использованием стандартных формулировок.
В личной карточке отражают знание языков иностранных лишь по отношению к русскому. Например, знание языков татарских, удмуртских и иных народностей не указывается.
Уровень своего образования работник подтверждает предоставлением соответствующих документов, дипломов и аттестатов. Основные параметры переносятся в следующий пункт карточки.
Записи о неполном (незаконченном) образовании нельзя вносить, основываясь на студенческом билете, зачетной книжке или честном слове работника. Такая запись производятся только при предоставлении им справки или диплома образовательного учреждения.
Запись «неполное высшее» вносится, если работник прошел большую часть курса обучения в ВУЗе или прошел полностью, но не защитил диплом или не был сдан государственный экзамен.
Если работник, обучаясь в ВУЗе, не окончил и половины курса обучения, в пункте 6 будет значиться «среднее (полное) общее».
Наименование образовательного учреждения желательно указывать полностью, но, если оно слишком длинное, допустимо использовать сокращения. В этом поле также указывается наименование предоставленного документа об образовании, его серия и номер, год завершения образования, квалификация и специальность. В пункте 6 содержится и информация о послевузовской подготовке.
Записи о профессии принято вносить, исходя из опыта работы, отраженного в трудовой книжке, штатного расписания и слов работника.
Сведения о стаже рассчитываются прежде всего основываясь на записях в трудовой книжке. Когда сотрудник принимается на первую свою работу, в приведенных строках прописываются нули.
Запись о так называемом семейном положении делается на основании штампа в паспорте, свидетельства о браке, разводе, предоставленных работником.
Важно! Поле «состояние в браке» заполняем только с использованием формулировок ОКИН, формулировки «холост», «замужем», "женат", "в разводе" и пр. шедевры народной словесности недопустимы.
Следующий пункт первого раздела - «Состав семьи», перечислять здесь всех известных родственников, нет необходимости, достаточно указать ближайших: мать, отца, жену, мужа, дочь, сына, родных братьев, сестер. Работник сообщает эти данные, основываясь на том, кто из родственников проживает с ним вместе или находится на иждивении.
Паспортные данные переносим внимательно, строго в соответствии с документом работника. Адрес места жительства по паспорту переносится из штампа о регистрации. Фактический адрес необходимо указывать, только когда он не идентичен прописке, эти данные могут понадобиться работодателю в случае, например, прогула или если работник не придет в день увольнения за трудовой книжкой. Не забываем записывать номера телефонов.
Раздел 2 Сведения о воинском учете
При оформлении блока о ВУ используется одна из двух разновидностей документов: лица в запасе предоставляют военный билет, а призывники приносят удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Всю необходимую информацию можно обнаружить в соответствующих пунктах вышеуказанных документов.
Бывает, что категория годности вообще не прописана, не пугаемся, по умолчанию ставим «А». Пункт 7 не забываем заполнять простым карандашом, это понадобится в дальнейшем. А при занесении отметки в 8 пункт помним, что гражданин подлежит снятию с учета как по достижению максимального возраста, так и по состоянию здоровья.
На второй странице внизу формы работник расписывается, проверив предварительно правильность записанных данных, там же предусмотрено поле, где расписывается после проверки внесенного кадровик.
Раздел 3 Прием на работу и переводы на другую работу
Этот блок традиционно повторяет написанное в трудовой книжке, открываться таблица будет записью о приеме, тут вписываем должность, размер оклада, реквизиты приказа. Далее вносим последовательно переводы, если были таковые. Важный момент - знакомим сотрудника с отображенными здесь записями, ведь под каждой из них ему необходимо расписаться.
Раздел 4 «Аттестация»
Многие предприятия проводят для своих работников аттестацию, для этого собирают комиссию, результатом работы которой является некий протокол. Сведения о таком протоколе и пишут в этой части формы Т-2.
Разделы 5 - 6 «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка»
Здесь возможно два варианта:
- сотрудник проходит повышение квалификации до трудоустройства и приносит соответствующие документы;
- сотрудник проходит курсы непосредственно в своей фирме, тогда кадровый работник воспользуется данными отдела подготовки кадров.
Все даты указываются в типичном формате, характерном для предыдущих разделов. Особых вопросов при заполнении этих блоков обычно не возникает. Если работник не повышал квалификацию и переподготовку не проходил, то соответственно, разделы остаются незаполненными.
Раздел 7 «Награды»
Как видно из названия, сюда вписываются все виды поощрений, которых удостоился работник в процессе своего труда в рамках организации. В целом информация этого раздела идентична аналогичному разделу трудовой книжки. Можно пользоваться общепринятыми сокращениями, если это не искажает общей сути.
Раздел 8 «Отпуск»
Этот блок отражает все виды отпуска, какие работник использовал когда-либо: ежегодный, учебный, без содержания, по уходу за ребенком. Следует записывать сведения о длительности отпуска, начальные и конечные его даты, период, за который отпуск предоставляли и, разумеется, реквизиты соответствующего приказа.
На своем карьерном пути, уходит в отпуск сотрудник неоднократно. Закономерно, что свободные поля однажды закончатся. Не теряемся, а просто распечатываем дополнительную страничку, содержащую продолжение таблицы.
Раздел 9 «Социальные льготы»
Здесь работодатель указывает информацию о льготах, которые предоставляет конкретному работнику, а также данные о документах, дающих возможность получить ту или иную привилегию.
Раздел 10 «Дополнительные сведения»
Практика показывает, что этот раздел редко заполняется, но при желании и их наличии сюда вписывают данные об:
- инвалидности
- обучении работника
- загранпаспорте
- если работник имеет детей инвалидов, можно отобразить здесь и этот факт.
Раздел 11 Основание прекращения трудового договора (увольнения)
Заключительный пункт формы Т-2 краток и лаконичен, здесь располагается место записи об увольнении, формулировка притом в точности переписывается из приказа об увольнении, та же запись будет обозначена в трудовой книжке. По аналогии со второй страницей формы в этом пункте расписывается кадровый работник и сам сотрудник
Хранение и учет личных карточек по форме Т-2
Форма Т-2 - бумага длительного «срока годности», карточки предписано хранить 75 лет, а значит стоит заранее позаботиться об их целостности, в частности, использовать для печати плотную бумагу надлежащего качества. Строгих норм учета не существует, карточки в своем обыкновении хранят в запираемых шкафах в отеле кадров либо в кабинете у руководителя организации, будучи расставленными в алфавитном порядке. Подробнее этот вопрос рассмотрен в следующем видео
Личные карточки уже уволенных сотрудников по прошествии определенного времени отправляются в архивы.
Частые вопросы
Как мы убедились, личная карточка Т-2 хоть и объемный, но довольно простой в заполнении документ. Однако вопросы все равно возникают, о них и поговорим в заключение.
Частенько возникают ситуации, когда некоторые поля остаются пустыми по разным причинам. Не стоит в этом случае ставить в них прочерки и тем более удалять. Форма Т-2 регламентирована законодательством, поэтому никакие разделы из нее удалять нельзя. А вот новые реквизиты внести при необходимости можно.
Любое изменение унифицированной формы следует сопроводить соответствующим приказом, подписанным руководством
Работники кадрового дела тоже люди и допускают ошибки. Обнаружив в личной карточке неточность или ошибку, рекомендуется аккуратно одной чертой зачеркнуть, а сверху вписать информацию верную. При этом работник отдела кадров должен заверить исправленное своей подписью и ознакомить под подпись же сотрудника, чтобы в будущем у него не возникло вопросов.
Аналогично поступаем, когда сотрудник меняет фамилию, например. Старые данные аккуратно зачеркиваются, записывается актуальная информация, обязательно упоминаем здесь документ, являющий собой основание для такого исправления.
Когда принято решение о том, что кандидат на вакансию будет работать на данном предприятии, и приказ на его прием оформлен, специалистам кадрового отдела желательно составить регистр личная карточка сотрудника. Она хоть и не относится к обязательным документам, которые должны быть оформлены на работника, но в некоторых случаях законодательство требует ее наличия.
При поступлении в организацию работник подает определенный пакет документов, который подшивается в его личное дело. Чтобы обобщить и собрать всю имеющуюся информацию о нем в одном бланке, а впоследствии отражать сведения о его работе, используется личная карточка работника.
При этом если осуществляется заполнение данного бланка на предприятии, то карточка должна быть оформлена в отделе кадров на каждого работника, занятого как по основному месту работы, так и по совместительству.
Кроме этого, она представляет собой регистр, который обязательно необходим для целей воинского учета на предприятии. Специалисты военкомата осуществляют контроль не только за правильностью оформления, но и за полнотой и актуальностью содержащейся в ней информации.
Желательно на предприятии обозначить ответственного для этих целей. При этом также надо учитывать, что в карточку занесены персональные данные, подлежащие защите на предприятии в соответствии с законодательством.
Внимание! Периодически работник должен проверять сведения, фиксируемые в его личной карточке, и подтверждать их правильность отражения своей подписью.
Росстатом предусмотрена стандартизированная личная карточка т 2. Предприятию дано право на ее основе создавать собственный регистр учета персональных данных.
В большинстве программных комплексов используется унифицированная форма, которая заполняется в автоматическом режиме на основе данных, ранее внесенных в программу.
Карточка работника и в бумажном, и в электронном виде должна храниться в защищенном месте с фиксированным доступом. При этом доступ к нему должны иметь только утвержденные руководителем лица.
Важно! После увольнения работника форма Т-2 передается для хранения в архивную службу предприятия, в которой в соответствии с законодательством она должна находиться 75 лет.
На основании каких документов заполняется личная карточка?
Вся информация, которая содержится в карточке, вносится на основании собираемых . Они могут предоставляться работником, или оформляться на предприятии.
На основании каких документов может быть заполнена карточка сотрудника формы Т-2:
- Основным документом, который следует отразить в карточке, является .
- Паспорт.
- СНИЛС.
- ИНН (при этом данный документ не относится к обязательным, требуемым при трудоустройстве).
- Аттестат или диплом об образовании.
- Военный билет.
- Данные о семейном положении заполняются на основании информации, содержащейся в , ранее оформленной сотрудником (при ее наличии) или же представленных им копий свидетельств о браке, о рождении и т. д.
- Стаж работы кадровик может взять из трудовой работника, а при ее отсутствии (работа по совместительству) на основании представленной работником справки с основного места работы, содержащей эти сведения.
Внимание! В дальнейшем в нее необходимо вносить информацию на основании приказов о приеме, о предоставлении отпуска, переводе, поощрении, увольнении и т. д. Причем данные из приказа на прием, перевод увольнение должны быть обязательно подтверждены подписью затрагиваемого сотрудника.
Бланк и образец личной карточки
Сотрудника в формате Word.
Скачать в формате Excel.
Скачать .
Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2017
Рассмотрим на примере форма т-2 образец заполнения.
Сначала заполняется шапка бланка. Сюда записывается полное название компании и код ОКПО.
Затем записывается дата оформления документа, присвоенный табельный номер, коды ИНН и СНИЛС. Далее проставляются первая буква фамилии, характер работы, вид деятельности (основная, совместительство), пол работника в виде буквы.
Общие сведения
Сначала в двух графах справа указываются реквизиты заключенного с сотрудником трудового соглашения.
В графы 1-3
записываются полные Ф.И.О., дата и место рождения. В графах справа к данным сведениям указываются коды по справочникам.
В графе 4 проставляется гражданство.
Графа 5 содержит информация об иностранном языке, которым владеет работник и степень знания – например, «владею свободно» или «Читаю и перевожу со словарем».
В графу 6 записывается полученное образование, название учебного заведения, данные о полученном подтверждающем документе.
В графу 7
заносится наименование профессии, по которой работает сотрудник.
Информация в графу 8 заносится из трудовой книжки. Здесь указывается имеющийся стаж на фиксированную дату (обычно это момент оформления).
Графы 9-10
- сведения о нахождении в браке и ближайшим родственникам.
В графу 11
записываются данные документа, устанавливающего личность.
В графе 12
следует отразить адреса по прописке и фактический, а также контактный телефон.
Сведения о воинском учете
В этот раздел информация вносится только для работников-мужчин по данным из военного билета или приписного удостоверения.
В графу 1
записывается категория запаса. Она не заполняется для офицерского состава.
В графу 2 заносится звание. Если сотрудник только собирается на военную службу, то в этом поле проставляется «подлежит призыву».
В графе 3 указывается тип состава - медицинский, солдаты и т. д.
В графе 4 записывается код приобретенной специальности.
В графе 5 буквой от «А» до «Г» записывается степень годности к военной службе.
В графе 6 указывается название военкомата, где работник состоит на учете.
В графу 7 записывают данные о состоянии на учете. Пометки здесь нужно делать только карандашом.
В графу 8 заносится информация о снятии с учета.
Прием на работу и переводы на другую работу
Карточка т2 содержит информацию о перемещениях работника между структурными подразделениями компании.
Здесь записываются дата перевода, название подразделения и должности, сведения о зарплате на новом месте, информация о приказе, согласно которому проводилось перемещение.
Последняя графа - это личная роспись работника, которую он ставит в подтверждение ознакомления с внесенной информацией.
Аттестация
Сюда записываются итоги проведения на предприятии аттестации. В первой графе отражается дата проведения. Далее указываются решение комиссии по данному сотруднику и информация о протоколе проведения аттестации.
Последняя графа - основание, она может оставаться пустой, или же сюда заносятся данные приказа, которым принято решение провести аттестацию в компании.
Повышение квалификации
В личную карточку работника записывается информация о фактах прохождения сотрудником курсов повышения квалификации. В первые две графы фиксируются даты, в течение которых проходили курсы.
Затем вид переквалификации, название учебного заведения, в котором проходили курсы и информация о документе, подтверждающем прохождение курсов. Последняя графа – основание для переквалификации, обычно это данные о приказе, согласно которому сотрудник отправился на обучение.
Профессиональная переподготовка
Сюда записывается информация о проведении переподготовки. Здесь указываются период прохождения переподготовки, наименование профессии, по которой провозилась она, информация о документе, выданном в подтверждение обучения и основание направления на обучение.
Поощрения и награды
Сюда заносятся все виды наград, которые работник получает в период работы в компании (премии, грамоты, ценные подарки и т. д.). В первую графу записывается название поощрения, а в последующие – основание (данные о приказе, который установил факт выдачи поощрения).
Отпуск
В этот раздел личной карточки работника записываются все факты предоставления ему времени отдыха. При этом сюда необходимо заносить абсолютно все отпуска - основной, дополнительный, учебный и т. д., не зависимо от их оплаты.
Сначала указывается наименование периода отпуска. Далее записываются периоды рабочего времени, за который он предоставляется (сюда, к примеру, вносится рабочий год, за который оформляется оплачиваемый отпуск), длительность отдыха и даты начала и завершения отдыха.
Последняя графа – основание для отпуска, сюда записываются данные приказа, по которому сотруднику предоставляется отпуск.
Социальные льготы
Сюда записывается информация в том случае, когда сотруднику предоставляются условия труда, улучшающие его положение. К примеру, если работник имеет инвалидность 3 группы, то по закону ему устанавливается сокращенный рабочий день.
В таблице нужно указать наименование льготы, затем сведения о документе, который подтверждает ее. В последней графе записывается основание предоставления. Сюда, к примеру, можно заносить реквизиты нормативного документа, который устанавливает такую льготу.
Дополнительные сведения
Сюда вносится какая-либо информация, которую нельзя отнести ни к одному из предыдущих разделов, но она очень важна. К таковой можно отнести, например, наличие водительских прав. В этом случае в раздел записываются номер документа, категория и срок их действия.
Основания прекращения трудового договора
На этом разделе заканчивается составление документа форма т-2. Сюда информация записывается тогда, когда прекращает действовать трудовое соглашение с сотрудником.
Кадровик при внесении информации должен записать причину увольнения, дату, а также информация о приказе (дата его оформления и номер). Сделав это, кадровый сотрудник проверяет правильность внесения данных, и подтверждает это своей личной подписью.
Важно! С оформленным документом нужно ознакомить уволившегося работника, который в подтверждение этого факта должен подписать личную карточку работника.
На каждого сотрудника предприятия должностные лица отдела кадров заводят такой документ, как личная карточка работника. Она является составной частью его личного дела и заполняется на основании всех представленных им копий, оригиналов документов. В нее также вносятся сведения, относящиеся к выполнению работником своих профессиональных обязанностей.
Личная карточка сотрудника – это основной бланк по кадровому учету всех работающих на предприятии. Именно она является главной формой по воинскому учету, при этом за достоверность содержащихся в ней данных несет ответственность инспектор по кадрам.
Всю вносимую информацию работник проверяет после совершения записей, а потом подтверждает их своей подписью.
Росстат предлагает для нее использовать бланк форма т-2. Каждое предприятие имеет право ее дорабатывать или убирать ненужные поля в соответствии с особенностями своей деятельности.
Программы по кадровому учету содержат ее в составе своих документов. Бланк можно распечатывать, а потом заполнять вручную, или же вбить соответствующую информацию в справочники программы, а личная карточка т 2 будет формироваться в автоматическом режиме.
Эти документы должны хранится в строго определенных местах, куда доступ ограничен и возможен только для ответственных должностных лиц. Это связано с тем, что карточка работника содержит его персональные данные, которые охраняются законодательством. Данные положения относятся и к базам данным в компьютере.
Желательно к карточке прикладывать все копии документов, на основании которых в нее вносились отметки.
По мере необходимости кадровый работник делает в данном регистре записи об отпусках, повышении квалификации работника, переводе и т. д. При увольнении сотрудника в нее записываются реквизиты приказа на расторжение контракта.
Карточка т2 должна содержать личную подпись увольняющего работника.
После этого вместе с личным делом она передается в архив, в котором документ хранится в соответствии с законом 75 лет.
Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2016
Форма т-2 образец заполнения рассмотрим подробнее.
В первую очередь заполняется шапка документа. Здесь нужно указать полное название фирмы и ее код по классификатору ОКПО.
Далее вписываются данные в табличную часть. Поочередно указываются дата заполнения (обычно совпадает с датой приема на работу), табельный номер, номер налогоплательщика, номер пенсионного страхования (СНИЛС), первая буква фамилии, тип выполняемой работы (может быть «постоянная» и «временная»), вид работы (основное место, совместительство), пол (обозначается одной заглавной буквой).
1. Общие сведения
В небольшой таблице в правой части указываются дата заключения и номер трудового контракта.
В пункте 4 записывается гражданство и его код согласно справочнику ОКИН.
В пункте 5 отражается каким иностранным языком владеет работник и в какой степени. Последняя может содержать следующее: «читаю и перевожу со словарем», «читаю и могу объясняться» или «владею свободно».
Пункт 6
содержит данные о полученном образовании - его уровень, наименование, информация о документе об образовании и полученная квалификация.
В пункте 7
указывается название профессии, по которой оформлен сотрудник.
Пункт 8 заполняется согласно трудовой книжки - здесь нужно указать стаж на определенную дату (как правило, на момент поступления на работу).
В пунктах 9-10 записывается состояние в браке, а также данные по ближайшим родственникам.
Пункт 11
содержит данные удостоверения личности.
В пункте 12 отражаются адреса по прописке и фактическому проживанию, а также контактный номер телефона.
2. Сведения о воинском учете
Данный раздел заполняется только для мужчин на основании воинского билета или приписного удостоверения.
В пункте 2 записывается воинское звание работника. Если он еще не служил, то здесь нужно указать «подлежит призыву».
В пункте 3 отражается состав, к примеру «солдаты», «медицинский» и т. д.
В пункте 4 указывается цифровой код военной специальности.
В пунктах 6-7 отражается наименование военкомата, к которому относится сотрудник и состояние на учете. В последнем случае запись делается карандашом.
Отметка в пункте 8 проставляется при снятии работника с воинского учета.
Указанные в этом разделе данные заверяет работник кадровой службы и сам сотрудник.
3. Прием на работу и переводы на другую работу
В данном разделе в таблицу построчно заносятся данные об оформлении и перемещениях сотрудника. Здесь нужно указать дату издания приказа, название структурного подразделения и должности, данные о зарплате, реквизиты приказа. Каждую строку работник заверяет личной подписью.
4. Аттестация
Заполняется уже в процессе работы на предприятии. В этот раздел заносятся данные о прохождении работником аттестаций. Они должны содержать дату операции, итог работы комиссии, реквизиты протокола. Графа «Основание» может быть пустой или в ней можно указать данные приказа о направлении работника на прохождение аттестации.
5. Повышение квалификации
Заполняется по мере прохождения работником соответствующих курсов. Здесь построчно нужно указать начальную и окончательную дату обучения, вид квалификационного повышения, в каком образовательном учреждении оно проходило, реквизиты полученного документа о прохождении. Графа «Основание» заполняется аналогично разделу 4.
6. Профессиональная переподготовка
Раздел построчно содержит сведения о переподготовке сотрудника. Здесь нужно указать период дат, в которую она проводилась, по какой специальности, данные полученного документа о переподготовке.
7. Поощрения и награды
В данной части документа нужно указывать информацию о награждении сотрудника за высокие показатели в работе грамотами, благодарностями, премиями и т. д. В первой графе надо записать вид награждения, а в последующих – название, номер и дату документа, согласно которому работнику вручались поощрения.
8. Отпуск
При предоставлении сотруднику времени отдыха, сведения из записываются в данный раздел. Сюда нужно вносить информацию обо всех отпусках, в том числе без сохранения зарплаты.
В первом столбце указывается его название, далее для ежегодных отпусков - период за который они предоставляются, продолжительность и точные время начала и конца этого времени. Последняя графа содержит реквизиты соответствующих распоряжений руководства фирмы.
9. Социальные льготы
Данный раздел заполняется в случае, если работник имеет какие-либо льготные условия труда. Например, у инвалидов 3 группы (рабочая) должен быть сокращенный рабочий день. В первой графе указывается вид льготы, далее реквизиты документа, на основе которого она предоставляется. В основаниях можно указывать ссылку на действующие законы.
10. Дополнительные сведения
Сюда вносятся данные, которые не были отражены в предыдущих разделах, но имеют важное значение. Например, если у сотрудника есть права на вождение автомобиля, то на этих строках записываются реквизиты водительского удостоверения, его категория и срок действия.
