В данной статье я отображу информацию о комплектах документов для различных мероприятий, которые необходимы для успешной работы на электронных торгах.
Электронная подпись
Электронная подпись или ЭЦП – представление с помощью криптографического (зашифрованного) преобразования информации о владельце. Подтверждает факт подписания электронных документов.
Кто выдает электронную подпись? Удостоверяющие центры и аккредитованные организации.
Срок действия сертификата ЭЦП? Электронная подпись, как правило, выпускается сроком на 1 год и требуется перевыпускать.
Список необходимых документов для получения электронной подписи (ЭЦП)?
- Свидетельство ИНН
- Свидетельство ЕГРЮЛ
- Паспорт 1 страница и прописка на кого делаем ЭЦП
- СНИЛС на кого делаем ЭЦП
- Устав
- Приказ на директора
Стоимость услуг по выпуску сертификата электронной подписи – «Прайс-лист ».
Что такое аккредитация на электронной площадке? Это внесение данных об организации в реестр поставщиков для участия в электронных торговых процедурах на ЭТП.
Как быстро можно получить аккредитацию на электронной площадке? Срок регистрации новых пользователей составляет от 1 до 5 рабочих дней. За это время оператор площадки проверяет подлинность всех представленных документов.
Можно ли пройти ускоренную аккредитацию ? На некоторых электронных площадках существует дополнительная платная услуга – ускоренная аккредитация. На каждой площадке уточняется индивидуально.
Список документов для получения аккредитации на электронной площадке (ЭТП).
- Наличие электронной подписи (ЭЦП)
- Выписка ЕГРЮЛ или ЕРРИП не ранее 6 месяцев до даты регистрации
- Учредительные документы: договор учреждения, устав, свидетельство ИНН и ОГРН
- Решение учредителей (ля) о назначении генерального директора (руководителя)
- Приказ о вступлении в должность генерального директора (руководителя)
- Решение о крупной сделке
Стоимость по аккредитации на электронной площадке – 1000 рублей.
Первая часть заявки . Согласие или заполненная форма 2 (конкретные показатели товара).
Вторая часть заявки.
Анкета участника с информацией: фирменное наименование, организационно правовая форма, юридический и фактический адрес местонахождения, ИНН директора (руководителя) и ИНН всех учредителей с указанием ФИО каждого.
Декларация о соответствии участника аукциона требованиям, установленным пунктами 3 - 10 части 1 статьи 31 Закона № 44-ФЗ
Решение об одобрении крупной сделки
Декларация о принадлежности участника аукциона к субъектам малого предпринимательства или социально ориентированным некоммерческим организациям – при необходимости.
Свидетельство СРО – при необходимости.
Исполненный ранее договор и акты выполненных работ – при необходимости.
Иные запрашиваемы документы, по конкретному электронному аукциону.
Сообщите номер извещения и мы рассчитаем стоимость подготовки заявки на электронный аукцион.
это целевой денежный займ, переводимый кредитором (банком или МФО) на электронную площадку в качестве обеспечения заявки на участие в электронной процедуре.
Мы является уполномоченными представителями банков-партнеров и кредитующих МФО, и за счет налаженного электронного документооборота в кратчайшие сроки способны обеспечить любые необходимые для ваших нужд суммы.
Список документов для получения тендерного займа для обеспечения заявки на электронной площадке.
- Ссылка на закупку – номер извещения.
- Свидетельства ИНН/КПП, ОГРН
- Устав
- Выписка ЕГРЮЛ
- Паспорт руководителя
- Декларацию на прибыль три последние отчетных периода
Процент за выдачу денежных средств зависит от финансового состояния компании – от 3% от суммы займа.
Один из самых распространенных способов обеспечения исполнения обязательств, при котором банк или иное кредитное учреждение - гарант выдает по просьбе принципала письменное обязательство уплатить кредитору (бенефициару) денежную сумму при предоставлении им требования об её уплате.
Мы осуществляем сотрудничество только с банками из Реестра Минфина – имеющими право на выдачу банковских гарнтий.
Список документов для получения банковской гарантии для обеспечения государственного контракта.
- Ссылка на закупку – номер извещения
- Анкета по форме банка
- Реквизиты (эл.почта – обязательно)
- Свидетельства ИНН/КПП, ОГРН
- Решение/протокол о назначении руководителя
- Приказ о вступлении в должность руководителя
- Устав
- Выписка ЕГРЮЛ
- Паспорт руководителя
- Бух. отчетность за три последние отчетных периода. (с отметкой)
- Декларацию на прибыль за три последние отчетных периода. (с отметкой).
- Справка ИФНС об отсутствии задолженности (при наличии)
Стоимость банковской гарантии от 2500 рублей.
Заказать услугу Вы можете обратившись по телефонам компании или написав письмо на электронную почту.
Подразделение выбирает основание для заключения прямого договора (выбирает подпункт пункта 12.10.1 Положения о закупке — см. таблицы)
Шаг 2
Подразделение выбирает Исполнителя по договору и осуществляет Исполнителя, направленную на проявление должной осмотрительности при выборе Исполнителя, в случае, если Исполнитель не включен в (используя )
Шаг 3
Подразделение направляет (в случае, если цена договора превышает 500 тыс. руб.) по электронной почте в Дирекцию по закупкам (направляется директору Т.М.Обернибесовой)
Шаг 4
Подразделение готовит пакет документов в соответствии с выбранным основанием (см. перечень и формы документов в таблицы)
Шаг 5
Подразделение отправляет на рассмотрение проекты документов (СЗ, ТЗ или проект договора, обоснование цены) по электронной почте в Дирекцию по закупкам (документы направляются директору Т.М.Обернибесовой)
Шаг 6
Закупке присваивается номер, и закупка направляется в работу работнику Отдела закупок (ОЗ) - ответственному за закупку
Шаг 7
Ответственное лицо ОЗ работает с подразделением по доработке документов (переписка ведется по электронной почте)
Шаг 8
При необходимости подразделение дорабатывает документы
Шаг 9
Документы доработаны; ответственное лицо ОЗ направляет в подразделение по электронной почте согласие на заключение договора
Шаг 10
Подразделение передает ответственному лицу ОЗ оригиналы подписанных руководством подразделения документов на закупку - заявку на закупку: СЗ (с визой ПФУ, подтверждающей наличие средств, источник финансирования и статью расходов), ТЗ (или проект договора, завизированный руководителем на первой странице), обоснование цены договора
Шаг 11
Подразделение получает от ответственного лица ОЗ два оригинала договора для организации их подписания Заказчиком и Исполнителем (один оригинал с проштампованными страницами - это договор Заказчика - НИУ ВШЭ, второй оригинал без штампов - это договор Исполнителя)
Шаг 12
Подразделение получает визы руководителя подразделения, ПФУ, УБУ в штампе, который ставится на обороте страницы договора - оригинала НИУ ВШЭ, где указаны полные реквизиты сторон
Шаг 13
Подразделение регистрирует договор в ПФУ (комната К-402) в журнале регистрации договоров и присваивает номер договору)
Шаг 14
Подразделение передает два оригинала договора на подписание лицу, которое подписывает договор от имени НИУ ВШЭ и проставляет печать на подпись этого лица (дата на договоре не ставится)
Шаг 15
Подразделение передает два оригинала договора на подписание Исполнителю - лицу, которое подписывает договор от имени фирмы-Исполнителя, и проставляется печать на подпись этого лица (дата на договоре не ставится)
Шаг 16
Подразделение передает два оригинала подписанного договора в ОЗ; ответственное лицо ОЗ ставит текущую дату в оригиналах договора, делает копию договора и передает оригиналы договора подразделению
Шаг 17
Подразделение передает в ПФУ лицу, курирующему подразделение, оригинал договора с проштампованными страницами (оригинал НИУ ВШЭ)
Шаг 18
Подразделение передает Исполнителю оригинал его договора
Нужно ли распечатывать документацию об электронном аукционе при формировании материалов по закупке? Например, всю подготовительную информацию (запросы предложений,техническое задание и прочее) плюс аукционная документация, протоколы,извещение о закупке?
Ответ
Оксана Баландина , шеф-редактор Системы Госзаказ
С 1 июля 2018 года по 1 января 2019 года у заказчиков переходный период – разрешено проводить и электронные, и бумажные процедуры. С 2019 года конкурсы, аукционы, котировки и запросы предложений на бумаге запретят, кроме восьми исключений.
Читайте, какие закупки проводить на ЭТП, как выбрать площадку и получить электронную подпись, по каким правилам заключать контракты в переходный период и после.
Заказчик может хранить все документы по закупкам в электронном виде (на сервере или компьютере), однако, напоминаем, обязательному хранению подлежат, в том числе оригиналы документов, которые составлены заказчиком в письменной форме или переданы участником закупки в рамках осуществленной закупки.
Хранение документов, связанных с проведением конкурса, аукциона, запроса котировок, запроса предложений
В соответствии ч. 1 ст. 2 Закона о контрактной системе законодательство РФ о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд основывается на положениях Конституции РФ, Гражданского кодекса РФ, Бюджетного кодекса РФ и состоит из Закона о контрактной системе и других федеральных законов, регулирующих отношения, указанные в ч. 1 ст. 1 Закона о контрактной системе. Одним из таких федеральных законов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ).
Какое противоречие есть в законодательстве по срокам хранения документов
В разных НПА прописаны разные сроки хранения для одних и тех же документов. С июля 2018 года заказчики по Закону № 223-ФЗ хранят все закупочные документы не менее трех лет (Федеральный закон от 31.12.2017 № 505-ФЗ). Но сроки хранения документов указаны и в других НПА, которые не имеют отношения к закупкам. Например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» обязывает хранить закупочные документы пять лет. Перечень таких документов указан в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
.
— Из статьи
Так, согласно ч. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ, п.п. 5.2.6. Постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590 "О Министерстве культуры Российской Федерации", полномочиями по утверждению перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения наделено Минкультуры России. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Данный перечень подготовлен в соответствии с Законом № 125-ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов, и включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Согласно п. 273 вышеуказанного перечня документы (конкурсная документация, протоколы аудиозаписи, запросы, извещения уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации в организации - заказчике и в других организациях должны храниться 5 лет. При этом по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам решениями экспертно-проверочных комиссий срок хранения может устанавливаться постоянным.
В свою очередь, в Законе о контрактной системе также предусмотрены сроки хранения различных документов. При этом в отличие от конкретного срока, указанного в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, сроки, установленные в Законе о контрактной системе, определяют минимальный срок хранения каждой категории документов.
Так, согласно ч. 15 ст. 53 Закона о контрактной системе протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем 3 года.
В соответствии с ч. 2 ст. 24 Закона о контрактной системе конкурсы бывают следующих категорий: открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс. В свою очередь, согласно ч. 3 ст. 56 Закона о контрактной системе при проведении конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 56 Закона о контрактной системе. В соответствии с ч. 3 ст. 57 Закона о контрактной системе при проведении двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 57 Закона о контрактной системе.
Согласно ч. 2 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе. В соответствии с ч. 11 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона о контрактной системе о проведении конкурса с ограниченным участием и закрытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе. Согласно ч. 15 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении двухэтапного конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе и положений о закрытом конкурсе.
Таким образом, срок хранения документов, указанный в ч. 15 ст. 53 Закона о контрактной системе, применяется к открытому конкурсу, конкурсу с ограниченным участием, двухэтапному конкурсу, закрытому конкурсу, закрытому конкурсу с ограниченным участием, закрытому двухэтапному конкурсу.
В соответствии с ч. 10 ст. 60 Закона о контрактной системе документы и информация, связанные с проведением электронного аукциона и полученные или направленные оператором электронной площадки в форме электронного документа в соответствии с данным законом, хранятся оператором электронной площадки в соответствии с едиными требованиями, предусмотренными ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе.
Четыре интересных вопроса о документации для открытого конкурса
Открытый конкурс большинство заказчиков используют не так часто. Его процедуры сложнее аукционных, поэтому вопросов возникает больше. Мы ответили на четыре вопроса читателей журнала про открытый конкурс. Опытным специалистам по закупкам они позволят закрепить свои знания, а начинающим — усвоить их в доступной форме. Ответы для наглядности подкрепили примерами.
Согласно ч. 10 ст. 112 Закона о контрактной системе со дня вступления в силу Закона о контрактной системе (с 1 января 2014 г.) до даты начала функционирования операторов электронных площадок, прошедших отбор в соответствии с ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе, закупки товаров, работ, услуг путем проведения электронных аукционов осуществляются на ранее прошедших отбор электронных площадках (ОАО "Единая электронная торговая площадка" (www.roseltorg.ru); ЗАО "ММВБ-Информационные технологии" (www.ets-micex.ru); ГУП "Агентство по государственному заказу, инвестиционной деятельности и межрегиональным связям Республики Татарстан" (www.zakazrf.ru); ЗАО "Сбербанк-Автоматизированная Система Торгов" (www.sberbank-ast.ru); ООО "Индексное агентство РТС" (www.rts-tender.ru)). При этом, согласно указанной норме, на такие площадки не распространяются положения ч. 8 ст. 44 Закона о контрактной системе и сохраняется порядок функционирования таких площадок, ранее установленный федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим нормативное правовое регулирование в сфере размещения заказов, совместно с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление контроля в сфере размещения заказов, до дня вступления в силу Закона о контрактной системе (1 января 2014 г.). Порядок проведения электронных аукционов на таких площадках должен соответствовать требованиям Закона о контрактной системе. Электронные аукционы, извещения о проведении которых размещены в единой информационной системе до даты начала функционирования операторов электронных площадок, прошедших отбор в соответствии с ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе, проводятся на таких ранее отобранных электронных площадках. Заключение контрактов по результатам указанных аукционов осуществляется на таких электронных площадках. Федеральный орган исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок вправе установить особенности прекращения функционирования ранее прошедших отбор электронных площадок, в том числе в части возврата участникам закупок денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявок на участие в электронных аукционах.
Так, например, согласно п. 3.8 Регламента организации и проведения открытых аукционов в электронной форме для размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, разработанного электронной площадкой ЗАО "Сбербанк-АСТ" в 2012 году, хранение электронных документов осуществляется на электронной площадке оператора в течение 10 лет.
Исходя из ч. 13 ст. 90 Закона о контрактной системе протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение 3 лет.
Таким образом, в настоящее время, срок хранения документов, указанных в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, составляет для заказчика 5 лет и не противоречит требованиям Закона о контрактной системе, за исключением документов в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, которые хранятся заказчиком в течение 3 лет согласно ч. 13 ст. 90 Закона о контрактной системе.
Что касается документов по запросу предложений, то, заказчику следует, применив ст. 6 ГК РФ (аналогия закона), хранить документы по данному конкурентному способу также 5 лет.
Следует отметить, что в графе № 3 вышеуказанного перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть, если документация о закупке оформлена и отработана в 2014 году, то срок ее хранения начинается с 1 января 2015 года и соответственно по 31 декабря 2019 года, далее документация готовится к архивированию или уничтожению согласно перечню, установленному законодательству и положениям делопроизводства заказчика.
Учитывая изложенное, документы о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, электронного аукцион, запроса котировок, запроса предложений заказчику следует хранить 5 лет. Документы в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, заказчику следует хранить в течение 3 лет.
Сколько лет хранить документы по закупкам
Заказчики обязаны хранить архивные документы. Об этом сказано в части 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ.
Перечень типовых архивных документов, сроки и правила, по которым хранят документацию, утвердило Минкультуры России в приказе от 25 августа 2010 года № 558, далее - Приказ № 558. При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки хранения (ч. 3 ст. 6 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, подп. 5.2.6 постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590, письмо Минэкономразвития России от 6 апреля 2015 г. № Д28и-894).
Вместе с документами о закупке храните информацию, которую использовали, чтобы определить и обосновать НМЦК. Это оригиналы документов от поставщиков, снимки экрана с изображениями страниц сайтов, где указаны дата и время (п. 2.1 Методических рекомендаций, которые утверждены приказом Минэкономразвития от 2 октября 2013 г. № 567).
Чтобы определить, сколько лет хранить тот или иной документ, используйте таблицу.
| Наименование документа | Срок хранения | Основание |
| Государственные и муниципальные контракты | Пункт 272 Приказа № 558 | |
| Открытые конкурсы | ||
| 5 лет, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно | Пункт 273 Приказа № 558 | |
| Заявки участников | ||
| Аудиозаписи вскрытия конвертов | ||
| Протоколы | ||
| Запросы, извещения, уведомления, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии контрактов и другие документы |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558 |
| Переписка о проведении открытых конкурсов | 5 лет | Пункт 275 Приказа № 558 |
| Конкурсы: с ограниченным участием, двухэтапные, закрытые, закрытые с ограниченным участием, закрытые двухэтапные | ||
| Конкурсная документация, изменения и разъяснения документации | - 5 лет, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно | Пункт 273 Приказа № 558 |
| Заявки участников | ||
| Протоколы | ||
| Аукционы | ||
| Аукционная документация, в том числе технические задания и информационные карты |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558 |
| Извещения и уведомления | ||
| Заявки участников и запросы | ||
| Протоколы, копии контрактов | ||
| Доверенности, графики - календарные планы, и другие документы | ||
| Переписка о проведении аукционов | 5 лет | Пункт 275 Приказа № 558 |
| Закрытые аукционы | ||
| Документация о закупке, изменения документации, разъяснения документации | 3 года | Часть 13 статьи 90 Закона № 44-ФЗ |
| Заявки участников | ||
| Протокол рассмотрения заявок, протокол закрытого аукциона | ||
| Запросы котировок | ||
| Документация, технические задания, информационные карты |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558 |
| Извещения и уведомления | ||
| Заявки участников и запросы | ||
| Протоколы, копии контрактов | ||
| Переписка о проведении котировок | 5 лет | Пункт 275 Приказа № 558 |
| Запросы предложений | ||
| Извещение, приглашения участникам |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558, статья 6 Гражданского кодекса РФ |
| Документация запроса предложений | ||
| Заявки участников и запросы | ||
| Протоколы, копии контрактов | ||
| Аудиозапись вскрытия конвертов | ||
| Графики - календарные планы, доверенности и прочие документы | ||
| Журналы, Реестры, Положения | ||
| Журнал регистрации протоколов комиссии по закупкам | 5 лет | Пункт 276 Приказа № 558 |
| Журнал регистрации представителей участников, которые подали заявки | 5 лет | Пункт 277 Приказа № 558 |
| Журнал регистрации представителей участников, которые прибыли на процедуру вскрытия конвертов с заявками | ||
| Журналы регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросе котировок | 5 лет | Пункт 278 Приказа № 558 |
| Реестры государственных, муниципальных контрактов | Постоянно | Пункт 279 Приказа № 558 |
| Положения о комиссиях по закупкам | Постоянно | Пункт 274 Приказа № 558 |
| Гранты | ||
| Документы о проведении конкурсов на право получить грант |
Постоянно; 5 лет - по отклоненным заявкам |
Пункт 280 Приказа № 558 |
| Положения, регламенты конкурсных комиссий, экспертных советов на право получить грант | Постоянно | Пункт 281 Приказа № 558 |
| Представления на кандидатов, которых избирают в состав экспертных советов на право получить грант, документы к ним | Постоянно | Пункт 282 Приказа № 558 |
| Переписка о проведении конкурсов на право получить грант | 5 лет | Пункт 283 Приказа № 558 |
| Журналы учета заявок участников конкурсов на право получить грант | 5 лет | Пункт 284 Приказа № 558 |
| Документы на электронной площадке | ||
| Заявки на участие в закупках и другие документы, которые представляют участники торгов | 10 лет с даты, когда заказчик подписал протокол о результатах закупки | Подпункт «к» пункта 2.1 главы II приложения 2 к приказу Минэкономразвития России от 23 июля 2015 г. № 495 |
| Протоколы о результатах проведения закупки | ||
Письмо Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1805
«…Частью 15 статьи 28 Закона № 44-ФЗ установлено, что протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года.
В соответствии с частью 13 статьи 90 Закона № 44-ФЗ протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение трех лет.
Таким образом, согласно положениям Закона № 44-ФЗ установлен минимальный срок хранения указанных документов - 3 года.
При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки их хранения.
В отношении хранения документов, связанных с закупочной деятельностью уполномоченного учреждения по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для государственных и муниципальных заказчиков следует отметить, что данное учреждение также вправе установить свой перечень документов и сроки их хранения, в соответствие с полномочиями, которые возложены на данное учреждение. При этом сроки хранения документов, связанных с закупками, не могут быть менее установленных Законом № 44-ФЗ сроков. …»
Ассистент заказчика - онлайн-сервис, который помогает автоматизировать документооборот по планированию закупок. Вы быстро и правильно спланируете закупки, проверите план на предмет ошибок, создадите электронную и печатную форму отчета по закупкам у едпоставщика и загрузите готовые документы в ЕИС.
Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В этой небольшой статье я хочу рассказать вам о том, из чего же состоит документация о проводимой закупке и что она из себя представляет. Что же это за «страшный зверь», которого многие так боятся? На самом деле ничего страшного нет и все довольно просто. Вы сейчас сами в этом убедитесь. Итак, давайте приступим. (Примечание: настоящая статья актуализирована 24.04.2019 г.).
1. Извещение о закупке
Это документ, размещаемый Заказчиком, специализированной организацией (СО) в единой информационной системе (ЕИС), в котором содержится основная информация о проводимой закупке, а именно: используемый способ определения поставщика; наименование и координаты Заказчика; краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки; стоимость контракта; место поставки товара, выполнения работ, оказания услуг и т.д. Более подробно о содержании извещения об осуществлении закупки сказано в ст.42 44-ФЗ.
2. Общая часть
Это часть документации, в которой содержится информация об используемых понятиях и сокращениях; требованиях к участникам закупки; правах Заказчика и участника закупки; требованиях к содержанию, форме, оформлению и составу заявки; сведения о порядке и сроках отзыва заявок; сведения о порядке оценки и сопоставления заявок; порядке заключения контракта и т.д.
3. Инструкция участникам закупки
Это документ, содержащий основные правила и требования к заполнению форм, представленных в составе документации, и оформлению заявки. Для электронных аукционов инструкция по подготовке заявки должна быть обязательно включена в состав аукционной документации.
4. Информационная карта
Это «сердце документации». Информационная карта представляет собой, как правило, сводную таблицу с основными данными о проводимой закупке. Если информация, содержащаяся в информационной карте, имеет разночтение с данными, указанными в общей части документации, то руководствоваться необходимо той информацией, что указана в информационной карте.
5. Техническое задание
Это часть документации, в которой указываются основные требования к поставляемому товару, выполняемым работам или оказываемым услугам.
6. Обоснование НМЦК
Это часть документации, в которой Заказчик предоставляет расчет и информацию, на основании которой была определена начальная (максимальная) цена контракта.
7. Образцы форм и шаблонов документов
Это часть документации, в которой участнику закупки предоставляются образцы форм и шаблонов для заполнения и подачи заявки.
8. Проект контракта
Это образец (шаблон) контракта, который будет заключен с участником закупки в случае победы.
9. Дополнительные документы и материалы
Это могут быть сметы, проектная документация, технические условия, дефектные ведомости, разрешения, фотографии и т.д.
И главное помните о том, что состав документации может видоизменяться в зависимости от того для каких нужд проводится закупка (44-ФЗ, 223-ФЗ, коммерческая закупка), а также от того на приобретение чего (товары, работы, услуги) проводится закупка.
На этом сегодня все. Если у вас есть вопросы, то задавайте их ниже в комментариях к данной статье. Я с радостью на них отвечу.
Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и в бумажном виде. При этом, в соответствии с действующим законодательством, есть список регистров организации-заказчика, подлежащих обязательной сохранности в бумажной форме.
В 44-ФЗ нет строгого регламента по сохранению всех закупочных регистров.Хранение документов по закупкам должно включать следующие оперативные материалы:
- конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017);
- документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся также в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017).
Таким образом, минимальный срок хранения документов по закупке,в соответствии с 44-ФЗ, составляет три года. По истечении данного периода организация может либо продолжать хранить регистры, либо уничтожить их.
Порядок сохранности документальных материалов прописан также в следующих нормативно-правовых актах:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Приказ Министерства культуры № 558 от 25.08.2010.
В пунктах 272-279 Приказа Минкульта также затрагивается хранение документации по закупкам. Согласно данной норме, все закупочные регистры надлежит хранить минимум 5 лет, за исключением материалов по крупным и особо крупным заказам, которые должны сохраняться не менее 10 лет.
Таблица сроков хранения
Представляем данные о периоде сохранности документации госзаказа в таблице:
| Вид регистра | Период сохранности, лет |
|---|---|
| Срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) | 5 (после исполнения) |
| Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений | 5 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся) |
| Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) | Постоянно |
| План закупок, срок хранения планов-графиков | Постоянно |
| Все журналы регистрации | 5 |
| Реестры контрактов | Постоянно |
| Отчеты по контрактам | Постоянно |
| Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта | 5 (после совершения процедуры) |
Как установить сроки
Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и период сохранности регистров госзаказа. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.
Период, в течение которого нужно хранить регистры госзаказа, не может быть меньше установленного в 44-ФЗ.
Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).
Также приказом утверждается перечень документации, которую будет хранить заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.
Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в документе ответственные лица должны поставить свои подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.
