Нередко командированные сотрудники если и не едут на такси к месту командировки и обратно, то используют его, чтобы доехать до вокзала или же перемещаться в месте командирования. Надо сказать, что прошли те времена, когда контролирующие органы категорически отказывали компаниям в учете таких расходов для целей налогообложения прибыли. Однако теперь может возникнуть проблема в документальном подтверждении названных затрат. В этой части чиновники оказались менее "прогрессивными".

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК). Положения ст. 168 Трудового кодекса (далее - ТК) обязывают работодателя возмещать командированному сотруднику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения затрат, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Еще один важный документ, который имеет прямое отношение к командировкам - это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749 (далее - Положение N 749).

"Квалификация" расходов на проезд

В ст. 168 ТК говорится о необходимости возмещать сотруднику расходы на проезд до места командирования и обратно. В то же время в ряде случаев работники и в месте командировки вынуждены пользоваться услугами общественного транспорта или же такси. То есть по факту расходы на проезд командированного работника следует разбить на два вида.
Так, к первому виду относятся расходы на проезд именно до места командирования и обратно к месту работы. И в состав названных затрат входит не только, собственно, стоимость билета на поезд или самолет, но и расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Сюда же включаются расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12 Положения N 749). А если речь идет о загранкомандировке, то появляются еще и дополнительные командировочные расходы (п. 23 Положения N 749):
1) на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
2) обязательные консульские и аэродромные сборы;
3) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
4) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
5) иные обязательные платежи и сборы.
Второй вид проездных расходов - это расходы на проезд, которые понес работник уже в месте командирования. И этот вид затрат относится к иным командировочным расходам.

Общие и "иные" требования к расходам на проезд

Здесь стоит отметить, что для целей налогообложения прибыли признаются только расходы, которые отвечают критериям, установленным ст. 252 Налогового кодекса. Речь идет об их экономической обоснованности и документальном подтверждении. При этом в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса расходы организации на командировки, в частности и на проезд, относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. А на основании пп. 5 п. 7 ст. 272 Кодекса датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета. То есть расходы на командировки учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета и иных документов, свидетельствующих о фактически осуществленных затратах и подтверждающих фактический срок пребывания работника в служебной командировке.
Что касается возмещения "иных" командировочных расходов, то в соответствии с п. 24 Положения N 749 таковое осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п. 11 того же Положения. А в нем сказано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК. Соответственно, это означает, что, во-первых, они определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. А во-вторых, эти "иные расходы" должны быть произведены работником с разрешения или ведома работодателя.

До чего прогресс дошел...

На практике как раз с документальным подтверждением "иных" расходов на проезд работников в командировке у организаций могут возникнуть проблемы. Дело в том, что в настоящее время большинство компаний, в том числе оказывающих услуги по перевозке пассажиров, переходит на электронный документооборот. В нашу жизнь уже прочно вошли электронные билеты не только в театр, но и на поезд, самолет и т.д. При этом с документальным подтверждением расходов на проезд в случае, если приобретен электронный ж/д- или авиабилет, проблем уже как таковых нет. К примеру, еще в Письме Минфина от 25 августа 2014 г. N 03-03-07/42273 указывалось, что для возможности признания в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение "виртуального" железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. При этом, по мнению чиновников, никаких дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, в данном случае не требуется (см. также Письма Минфина от 14 апреля 2014 г. N 03-03-07/16777, от 29 августа 2013 г. N 03-03-07/35554 и т.д.). Проблем нет и в случае, если в бездокументарной форме приобретен авиабилет. При таких обстоятельствах в целях документального подтверждения расходов на приобретение авиабилета достаточно сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета и посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (см., например, Письмо Минфина от 19 июня 2015 г. N 03-03-07/35548).

...и не дошел

Все это, конечно, хорошо, но... В командировке сотрудники перемещаются отнюдь не на самолетах и поездах. И если у сотрудника на руках остается билет, чек или бланк БСО, то вопрос с документальным подтверждением соответствующих затрат, можно сказать, закрыт. Другое дело, можно ли для целей налогообложения прибыли учесть расходы на проезд, если тот факт, что услуги по перевозке были фактически оказаны, подтверждаются электронными квитанциями, которые по "электронке" прислал перевозчик? По большому счету это, очевидно, упростило бы жизнь, в том числе и самому командированному работнику, которому не пришлось бы в этом случае беречь как зеницу ока полученные им билетики.
В то же время, судя по Письму Минфина от 10 июня 2016 г. N 03-03-06/1/34183, права признать расходы на проезд автомобильным транспортом на основании таких электронных квитанций у организаций нет. Чиновники рассмотрели ситуацию, когда сотрудники в командировке пользовались услугами такси, но квитанцию об оплате они получали по электронной почте. Эта квитанция содержит данные о перевозчике, стоимость такси, пункты маршрута, длительность и расстояние маршрута, имя и фамилию пассажира - командированного сотрудника, данные о платеже (последние четыре цифры номера банковской карты). Единственный ее минус: эта квитанция не содержит таких реквизитов, как подпись (электронная подпись) уполномоченного лица организации-перевозчика, а также номер и серию документа.
В Минфине считают, что на основании названной квитанции расходы на проезд на такси не могут быть признаны для целей налогообложения прибыли. При этом чиновники копнули достаточно глубоко. Они сослались на Постановление Правительства от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники". Пунктом 5.1 данного Порядка установлено, что документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Постановлением Правительства от 14 февраля 2009 г. N 112 "Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом". А уже в п. 111 этих Правил сказано, что в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в Приложении N 5 Правил. К таким обязательным реквизитам отнесены:
а) наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
б) наименование фрахтовщика;
в) дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
г) стоимость пользования легковым такси;
д) фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси. Однако сокращать их нельзя. Более того, в соответствии с Правилами серия и номер квитанции печатаются типографским способом. То есть в данном случае никаких "электронных" альтернатив не предусмотрено. Соответственно, признать расходы на такси можно лишь в том случае, если имеется либо кассовый чек, отпечатанный на ККТ, либо квитанция в форме БСО, в которой указаны все перечисленные обязательные реквизиты. В Минфине подчеркивают, что водитель легкового такси обязан выдать пассажиру эти документы, а за отказ предусмотрена ответственность по ст. 14.5 КоАП.
Таким образом, на сегодняшний день при отсутствии "бумажного" подтверждения затрат на проезд на такси налоговики, скорее всего, эти затраты исключат из состава учитываемых при расчете налога на прибыль. Электронные квитанции чиновники не признают оформленными ни в соответствии с законодательством, ни в соответствии с обычаями делового оборота. Думается, что в недалекой перспективе ситуация может быть исправлена благодаря Закону от 3 июля 2016 г. N 290-ФЗ, который устанавливает этапы перехода на применение ККТ, передающей информацию о наличных расчетах в налоговые органы. Помимо всего прочего, данный Закон вводит в обязанность пользователей ККТ формирование в момент расчета кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме.

Довольно много организаций в настоящее время заканчивают работу поздней ночью, поэтому работники уехать домой могут только на такси. Такие услуги оплачивать может работодатель, заключив с транспортной компанией договор на услуги такси. В статье разберём учет расходов на такси, учитываются ли такие расходы при налогообложении, а также нужно ли удерживать с сотрудников НДФЛ в этой ситуации и начислять страховые взносы.

Налоговый учёт расходов на такси

Под прочими понимают такие расходы, как содержание служебного транспорта. Соответственно, если такси используют как служебный транспорт, То-есть для поездок служебных целях, расходы на него можно учесть при определении базу налога на прибыль. Под поездками в служебных целях понимаю встречи с клиентами, либо в налоговую для сдачи отчётности. Поездка сотрудника с работы домой как служебная классифицироваться не может и учитывать расходы на таком основании не стоит. Помимо этого, в налоговом кодексе существует запрет по включению в налоговые расходы оплаты проезда до места работы или обратно на общественном транспорте, специальным маршрутом или ведомственным транспортом.

Затраты на проезд могут включаться в расходы на производство из-за технологических особенностей производства, либо когда оплата проезда предусмотрена коллективным или трудовым договором.

Таким образом, затраты которые связаны оплаты услуг такси для работников можно включить в состав расходов, но только если это обусловлено технологическими особенностями производства или предусмотрено в трудовом либо коллективном договоре. То-есть, если организация оплачивает проезд работников домой с работы ночью, то это можно считать производственной необходимостью, так как общественный транспорт в это время не ходит. Обосновать такие расходы организация может следующим образом: «Использование услуг такси обусловлено отсутствием общественных маршрутов регулярного транспорта, безопасностью сотрудников, а также необходимостью прибытия на работу в срочном порядке, либо для убытия с рабочего места в ночные часы работы».

Документально подтвердить расходы на такси организация может договором с транспортной компанией на оказание услуг, акты, счёта фактуры, регистры бухгалтерского учёта.

НДФЛ и страховые взносы

Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно. Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.

Следует помнить, что у организации должны быть подтверждающие документы об использовании работниками арендованного автомобиля или такси для служебных целей. Если таких документов нет, это указывает на то, что лица, используемые такси, имеют экономическую выгоду. А такой доход должен облагаться НДФЛ.

Что касается страховых взносов, то объектом их обложения признаются такие выплаты и вознаграждения, производимые физическим лицам при трудовых отношениях либо по договорам гражданско–правового характера, предмет которых представляет собой выполнения определённых работ или оказание услуг.

При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.

Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает. Соответственно, из суммы, оплаченной такси за перевозку сотрудника домой, НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, страховые взносы на эту сумму также не начисляются.

Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ. Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает.

Бухгалтерский учёт расходов на такси

Расходы на такси директору

Документ, который может подтвердить проезд в такси, представляет собой либо кассовый чек, либо квитанцию. Такой документ должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование квитанции, её серия и номер;
• Дата выдачи квитанции;
• Стоимость за пользование такси;
• ФИО ответственного по проводимым расчётам, а также его подпись.

В качестве представительских расходов могут рассматриваться транспортное обеспечение участвующих представителей других организаций, либо работников организующий компании месту официального приема для переговоров. Это может быть обед, либо другое официальное мероприятие.

На основании этого, встреча в ресторане может рассматриваться основанием для представительских расходов, при этом проезд руководителя в этот ресторан на такси учесть можно на том же основании. Но для этого, кроме документа, который выдается директору в такси, потребуются другие документы, которые могут подтвердить представительские расходы. К ним относятся:

• Приказ о приведении конкретного представительского мероприятия;
• Смета о представительских расходах, хотя в настоящее время обязательной она не является;
• Отчет по представительским расходам, в котором будут указаны цели мероприятия, результаты проведения мероприятия, а также суммы понесённых расходов.

Включать представительские расходы в состав прочих расходов можно только в размере, который не превышает 4% от затрат по оплате труда в отчётном налоговом периоде.

Все поездки сотрудников на такси должны быть санкционированы руководителем организации, например, приказ руководителя может устанавливать определённый круг сотрудников, которым разрешено пользоваться услугами такси с целью выполнения определённых служебных обязанностей. Кроме того, такой приказ определяет критерии по выбору в качестве транспорта – такси.

Важно! Приказ руководителя, вместе с чеком, показывающим оплату услуг такси, будет является документальным подтверждением затрат.

Если рассматривать проезд на такси директора с работы домой или обратно, то отнести их к представительским расходам нельзя. Такого виды затраты учесть можно только в том случае, если они связаны технологическими особенности производства. Либо если они оговорены в трудовом или коллективном договоре. То есть, для того чтобы учесть расходы по услугам такси для проезда руководителя с работы домой или обратно, нужно прописать необходимость в таких поездках либо в трудовом договоре с директором, либо в приказе о проезде работников с работы на работу, в случае возникновения особых условий деятельности организации.

Законодательная база

Наш сотрудник заказывает такси в аэропорт во время командировки через Интернет "Такси Gett", оплата была картой сотрудника, на которую мы переводим денежные средства на командировку. На данном заказе указано время, стоимость поездки, маршрут и оплата. Что нам необходимо еще приложить к данному заказу, что бы расходы на такси во время командировки учесть в расходах для налога на прибыль?

заказ-наряд и Правилами , утвержденными , а также чеки ККТ.

И .

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при расчете налогов и взносов расходы на проезд командированного сотрудника на такси

При соблюдении определенных условий компенсацию сотруднику затрат на такси учтите в расходах при расчете налога на прибыль. НДФЛ и взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагайте.

По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку организация обязана возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд (). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Поэтому в данный документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси. В частности, может быть предусмотрено, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:

• до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
• до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
• по служебным делам во время командировки.

Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль. Это объясняется так.

Аналогичные выводы есть в разъяснениях Минфина России (письма от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223 , от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720 , от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162).

Суды также признают, что на сумму компенсации расходов на такси во время командировки можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (см., например, постановления ФАС , Поволжского округа от 19 декабря 2007 г. № А72-2117/2007 , Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31).

Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси , оформленные в соответствии c Правилами , утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112 , а также чеки ККТ.

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-11-04/2/80 , от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621 и ФНС России от 30 декабря 2011 г. № АС-302/4415 .

Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 , Методические указания , утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).*

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). В том числе и с компенсации расходов на такси – как при поездках по служебным делам во время командировки и до места отправления (вокзала, аэропорта), так и в случае, если сотрудник использует такси для проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Поскольку законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых для проезда в командировку и служебных поездок.

Аналогичные выводы подтверждает Минфин России в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180 , от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549 , от 28 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-241 . При этом в письме от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97 финансовое ведомство пояснило: оплата услуг такси в связи со служебной необходимостью (в производственных целях) происходит в интересах самой организации, а не сотрудника. Поэтому компенсация таких расходов не включается в его налогооблагаемый доход.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте с сумм документально подтвержденных и экономически обоснованных расходов на проезд командированного сотрудника:

• до места назначения и обратно;
• в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Такой вывод следует из буквального толкования части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом вид транспорта, которым должен воспользоваться сотрудник, не уточняется. Следовательно, он вправе добираться до места командировки и обратно, а также до вокзала или аэропорта любым способом, в том числе на такси. Аналогичные выводы следуют из письма Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19 .

Что касается поездок сотрудника на такси по служебным делам во время командировки, то их можно квалифицировать как расходы, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И не облагать взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правомерность такого подхода подтверждают судьи в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 16 июня 2014 г. № Ф03-1879/2014 .

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер»

Реквизиты квитанции на оплату пользования такси, которые помогут избежать налоговых споров

- наименование, серия и номер квитанции;
- наименование фрахтовщика;
- дата выдачи квитанции;
- стоимость пользования легковым такси;
- фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

При этом на практике есть решения, в которых суды указывали, что сам по себе факт нарушения перевозчиком порядка заполнения подтверждающих документов не свидетельствует о том, что расходы необоснованны (апелляционное определение Саратовского областного суда от 06.03.13 № 33-1292).

Рассмотрим, на какие реквизиты квитанции на оплату пользования такси обратить внимание, чтобы избежать претензий налоговиков (см. образец документа ниже).*

1. Дата оформления квитанции определяет период включения затрат на такси в налоговые расходы компании, а также момент возникновения дохода у работника. По общему правилу компания, применяющая метод начисления, учитывает расходы в том периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ). Соответственно расходы на оплату услуг такси компания отражает в налоговом учете в периоде оформления квитанции.*

Кроме того, УФНС России по г. Москве в письме от 14.07.06 № 28-11/62271 указало, что компенсация стоимости поездок на такси в командировке, за исключением компенсации расходов на проезд на такси в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, является доходом работника, полученным в натуральной форме. Следовательно, такая компенсация облагается НДФЛ. Учитывая это мнение налоговиков, при удержании НДФЛ со стоимости поездки на такси компания определяет момент возникновения дохода в натуральной форме именно на основании даты выставления квитанции.

Отметим, что по вопросу возникновения налогооблагаемого дохода работника Минфин России придерживается противоположного мнения. В частности, финансовое ведомство в письме от 27.06.12 № 03-04-06/6-180 указывает, что компенсация командированному работнику стоимости услуг на такси не облагается НДФЛ независимо от маршрута поездки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Ведь такая поездка связана с выполнением работником своих трудовых обязанностей. Суды, как правило, в этом вопросе поддерживают налогоплательщиков (постановление ФАС Дальневосточного округа от 15.06.09 № Ф03-2484/2009).

2. Время поездки подтвердит реальность и экономическую обоснованность расходов на такси. Несмотря на то что налоговики не вправе оценивать деятельность налогоплательщика с точки зрения ее целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата (определение Конституционного суда РФ от 04.06.07 № 366-О-П), контролеры зачастую отказывают компании в признании расходов по причине их необоснованности. Кроме того, проверяющие нередко оспаривают реальность затрат. Судебная практика показывает, что компаниям удается подтвердить реальность понесенных расходов на такси квитанцией, в которой указаны дата и время начала и окончания поездки.*

Так, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 17.07.08 № А19-11498/07-Ф02-3302/08 признал правомерными расходы работника на такси, поскольку дата поездки совпадала с датой судебного заседания, на которое был отправлен сотрудник. А Пермский краевой суд в определении от 08.06.11 № 33-5680 согласился с реальностью факта использования командированным работником такси, поскольку даты отлета и прилета в командировку совпали с датами поездок, указанными в квитанциях.

Отметим, что время поездки не поименовано в Правилах перевозок среди обязательных реквизитов квитанции. Однако указание в квитанции этих сведений поможет компании избежать споров с проверяющими.* В частности, указание в квитанции времени поездки подтвердит, что поездка осуществлялась именно в ночное время. В этом случае суды признают правомерным учет расходов на такси при налогообложении прибыли. Так, Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 05.06.09 № 09АП-8089/2009-АК (оставлено в силе постановлением ФАС Московского округа от 24.09.09 № КА-А40/9145-09) согласился с правомерностью включения в налоговые расходы стоимости проезда работников организации на такси. Суд установил, что технологические особенности деятельности компании требуют установления круглосуточного или многосменного режима работы персонала отдельных подразделений общества. Следовательно, компании необходимо обеспечивать доставку до дома работников, заканчивающих смену в ночное время, поскольку в указанное время общественный транспорт прекращает свою работу.

Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 11.09.12 № А05-2053/2012 также указал, что работодатель вправе учесть при налогообложении прибыли затраты на такси. Ведь доставку сотрудников на такси компания осуществляла исключительно в ночное время, когда общественный транспорт уже не работает и добраться до места жительства сотруднику иными способами, кроме как на такси, невозможно.

3. Указание в квитанции маршрута поездки подтвердит производственную направленность расходов на такси. Маршрут поездки также не является обязательным реквизитом квитанции. Однако отсутствие в квитанции ссылки на место посадки и высадки пассажира зачастую приводит к доначислению налога на прибыль.* Так, в одном из дел инспекторы посчитали, что компания необоснованно включила в расходы на командировку стоимость услуг такси. Поскольку в представленных квитанциях отсутствовало указание на пункт отправления и пункт назначения. Чтобы подтвердить производственный характер спорных расходов, компании пришлось представить в суд счета с указанием в них уплаченных за проезд сумм, пунктов назначения и времени оказания услуг такси (постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.02.05 № А56-17467/04).

В другом деле Восьмой арбитражный апелляционный суд отказал компании в возмещении расходов на проезд представителя на такси (в составе судебных расходов). Поскольку представленная в подтверждение спорных расходов квитанция не позволила объективно установить связь таких расходов с проездом представителя компании от аэропорта до гостиницы - маршрут следования в квитанции был не указан (постановление от 17.02.10 № А46-8154/2007).

А в деле, которое рассматривал суд Московской области, налогоплательщик представил квитанции на оплату услуг такси, в которых, помимо стоимости проезда, были указаны пункты отправки и назначения. Суд признал такие квитанции надлежащими подтверждающими документами. И согласился с учетом затрат на проезд работника на такси в составе командировочных расходов в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ (решение Арбитражного суда Московской области от 24.11.08 № А41-1899/08).

4. Отражение в квитанции тарифа поездки и данных таксометра поможет обосновать стоимость услуг такси. В целях обеспечения безопасности пассажиров легкового такси и идентификации такси по отношению к иным транспортным средствам легковое такси должно быть оборудовано таксометром.* Таксометр предназначен для расчета стоимости перевозки пассажиров и багажа легковым такси исходя из установленных тарифов на единицу пробега и (или) единицу времени пользования транспортным средством (подп. «д» п. 1 ч. 16 ст. 9 Федерального закона от 21.04.11 № 69-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ»). При отсутствии в квитанции показаний таксометра или размера установленного тарифа компании будет труднее обосновать стоимость поездки на такси.

Так, Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд признал документально подтвержденными и экономически обоснованными судебные расходы на использование представителем услуг такси. Поскольку указанный в квитанции тариф за ожидание был предусмотрен прейскурантом цен на услуги (постановление от 26.08.11 № А13-3653/2010).

Кроме того, большинство перевозчиков оказывают услуги на автомобилях различного класса («эконом» или «бизнес»). В зависимости от выбранного класса автомобиля определяется стоимость поездки (тарифы на перевозку пассажиров в автомобилях бизнес-класса, как правило, значительно выше). Если услугами такси пользуется директор компании или иные сотрудники руководящего состава, обосновать поездку в автомобилях повышенной комфортности компания сможет необходимостью поддержания имиджа компании и ее деловой репутации в глазах партнеров.

5. Указание в квитанции перечня дополнительных услуг поможет подтвердить разницу в стоимости поездки и показаниях таксометра. Многие компании предлагают пассажирам дополнительные услуги (услугу «трезвый водитель», кондиционирование салона, детское кресло и т. д.). Как правило, такие услуги оказываются за дополнительную плату. Нам не удалось найти официальных разъяснений или судебной практики по вопросу правомерности учета при налогообложении расходов на такие услуги. При этом существует множество судебных решений, в которых арбитры соглашаются с правомерностью включения в налоговые расходы стоимости кондиционеров и обогревателей (например, постановления ФАС Поволжского от 26.07.06 № А55-32558/2005 и Западно-Сибирского от 22.03.06 № Ф04-1851/2006(20801-А45-40) округов). Обоснованность таких расходов объясняется созданием комфортных условий труда работникам (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). По мнению автора, создание комфортных условий поездки работника на такси также можно отнести к созданию комфортных условий труда. Ведь поездка осуществляется в рамках исполнения служебных обязанностей. Следовательно, расходы на охлаждение или отопление салона автомобиля, указанные в квитанции, компания вправе учесть при налогообложении прибыли.

6. Подпись пассажира подтвердит, что услугами такси воспользовался именно сотрудник компании. Подпись клиента, который воспользовался услугами перевозки, не является обязательным реквизитом квитанции. Однако при ее отсутствии налоговики не смогут установить работника, который фактически воспользовался услугой такси. УФНС России по г. Москве в письмах от 27.06.08 № 20-12/060976 и от 27.01.06 № 20-12/5434 указало, что расходы на доставку работников можно учесть в налоговых расходах только при условии ведения персонифицированного учета в отношении каждого работника.*

Второй арбитражный апелляционный суд отметил: если по содержанию квитанции такси невозможно сделать вывод, что именно представитель организации воспользовался данной услугой, такая квитанция признается недопустимым доказательством расходов компании на оплату услуг такси (постановление от 18.07.11 № А82-4808/2010). Следовательно, во избежание разногласий с налоговиками пассажиру (работнику компании) целесообразно проставить в квитанции свою подпись и расшифровку.

Расходы на такси в налоговом учете - щекотливый вопрос, вызывающий массовый интерес бухгалтеров, вынужденных принимать такого рода расходы в учете. Рассмотрим основные случаи использования такси в хозяйственной жизни организации в этой статье. Раскроем, как можно учесть эти расходы при налогообложении прибыли, какие условия должны быть при этом выполнены, что должны знать сотрудники, пользующиеся услугами такси. А также коснемся бухгалтерского учета данного вида расходов.

Расходы на проезд в такси командированного работника

Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.

В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.

Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.

В случае отсутствия хотя бы одного из выше перечисленных реквизитов документ считается непригодным для подтверждения расходов работника организации на проезд в такси.

Для экономического обоснования поездок на такси во время нахождения в командировке стоит получить от работника служебку с пояснениями выбора именно этого вида транспорта: график работы, при котором сложно добираться на общественном транспорте, удаленность места работы или временного проживания от остановок общественного транспорта. В противном случае от поездок в такси или от признания платы за них в расходах для прибыли лучше отказаться.

Ознакомиться с тем, какие расходы возмещаются командированному работнику, облагаются ли они НДФЛ, можно в этой статье .

Расходы на такси до работы и обратно

Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:

1. Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
2. Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.

Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.

Подробнее об удержании НДФЛ с компенсации проезда в статье «Проезд до работы и обратно - налоговый аспект» .

Расходы на такси для работников в служебных целях

Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?

Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.

См. также: «[НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ]: Когда разрешено списать расходы на такси?» .

Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.

Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.

Расходы на такси как представительские расходы

Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:

• приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
• смета представительских расходов;
• отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.

Подробнее о представительских расходах, особенностях их оформления читайте в статье «Представительские расходы - это какие расходы?» .

Если расходы на доставку с использованием такси упомянуты в отчете, имеются подтверждающие документы, то такие расходы учитываются в прочих расходах, связанных с реализацией и производством.

ВАЖНО! Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Подробнее о нормировании представительских расходов читайте в этой статье .

Расходы на такси в бухгалтерском учете

Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.

Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.

Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.

В бухучете проводки следующие:

Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;

Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.

Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:

Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.

Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.

Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:

Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.

Итоги

Расходы на оплату такси, связанные с хозяйственной деятельностью организации, привлекают особое внимание бухгалтеров и проверяющих. Для возможности их учета при расчете налога на прибыль, а также во избежание начисления НДФЛ и взносов с сумм компенсации расходов на такси работникам в организации должен быть проработан регламент пользования службой такси в рабочих поездках. С данным регламентом должны быть ознакомлены все сотрудники, чтобы не попасть на оплату проезда в такси за свой счет.

Может ли сотрудник заказать такси, чтобы добраться до аэропорта или вокзала? Может ли директор ездить на встречи с клиентами на такси? Могут ли сотрудники заказывать такси, чтобы добраться до дома, если они задержались в офисе допоздна? В каком случае расходы на такси уменьшают налог на прибыль, а в каком нет? Какие документы должен приложить сотрудник к авансовому отчету, чтобы расходы на такси не вызывали вопросов у налоговой? Все эти вопросы достаточно часто интересуют руководителей компаний, ведь многие из них хотят, создавая комфортные условия для своих сотрудников не упускать выгоду, уменьшая сумму налогов, которые необходимо заплатить. Ответы на эти вопросы вы найдёте в этой статье.

Такси до аэропорта или вокзала. авансовый отчет

Если сотрудник направляется в командировку в другой город или страну, то чаще всего он добирается туда на поезде или самолёте, а до вокзала или аэропорта — на такси. Можно ли возместить и принять для уменьшения налога на прибыль такие расходы? Возможность возмещения сотруднику расходов на оплату его проезда на такси во время командировки компания решает самостоятельно, но произведенные расходы обязательно должны быть подтверждены правильно оформленными документами. Чтобы принять расходы для уменьшения прибыли, они должны быть обоснованными, например аэропорт находится далеко от места отправления, слишком позднее время отправления поезда или самолета, высокая ценность перевозимого в багаже груза, обычаи делового оборота предполагаю использование такси и пр. Таким образом, вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету правильно заполненную квитанцию об оплате услуг такси и тогда компания возместит ему эти расходы и примет их для уменьшения прибыли.

Директор ездит на такси на встречи с клиентами. авансовый отчет

Во многих компаниях директор и менеджеры ездят на встречи с клиентами на такси. Иногда компания заключает договор с фирмой — перевозчиком (тогда директор издает приказ о том, чтобы все сотрудники пользовались в служебных целях услугами этой фирмы), иногда сотрудники заказывают такси в любой компании и отчитывается через авансовый отчет о произведенных расходах. Для того, чтобы принять такие затраты для уменьшения налога на прибыль, должно быть распоряжение директора, в котором обосновываются такие поездки (например в связи с тем, что в компании отсутствует собственный или арендованный транспорт, сотрудникам разрешается пользоваться услугами такси для выполнения служебных обязанностей), а в должностных инструкциях сотрудников, использующих такси для поездок в налоговую, на переговоры и т.п., рекомендуется прописать, что их работа связана с поездками, с поддержанием имиджа фирмы. Также должны быть отчеты о поездках, это могут быть акты, в которых описано, куда ездил сотрудник, какая сумма потрачена. Если поездок много, сотрудник не всегда вспомнит, куда ездил или не предоставит эту информацию в бухгалтерию вовремя. В этом поможет приложение Авансовка , с его помощью можно сразу выслать бухгалтеру копию документа об оплате такси с комментарием.

Могут ли сотрудники заказывать такси, чтобы добраться до дома, если они задержались в офисе допоздна? авансовый отчет

Если в трудовом договоре или коллективном соглашении прописано, что в определенных ситуациях сотрудник может воспользоваться такси, то эти расходы будут экономически оправданы, а значит их можно принять для уменьшения налога на прибыль. При этом сотрудник должен приложить к авансовому отчету квитанцию такси.

Как должны быть оформлены документы на проезд. авансовый отчет

Каждая поездка должна быть подтверждена документами. По Российскому законодательству таксист должен выдавать квитанцию, которая содержит все необходимые реквизиты — реквизиты компании-перевозчика, информацию о поездке, о стоимости поездки, о клиенте, иметь печати и подписи и т.п. Но в реальности такие квитанции получить не удается. В зависимости от того, какую квитанцию приложит к авансовому отчету сотрудник, возможны разные варианты возмещения ему денег: если квитанция содержит всё необходимую информацию то деньги за поездку возмещаются сотруднику полностью, если же квитанция не соответствует законодательству или же утеряна и сотрудник предоставил только служебную записку, в которой просит возместить расходы на такси, то бухгалтер удержит 13% (Налог на доходы физических лиц) из суммы, указанной в ней. Для того, чтобы избежать таких ситуаций, компании лучше заключить договор с фирмой-перевозчиком. Тогда сотрудник будет прикладывать к авансовому отчету талон, в котором прописан маршрут, стоимость и прочее, а в бухгалтерию перевозчик будет ежемесячно предоставлять акт и счет-фактуру, в которых будут прописаны все поездки и фамилии тех, кто пользовался услугами и маршруты. Но и в этом случае для проверки правильности актов бухгалтеру необходимо, чтобы сотрудник передавал эти талоны с комментариями, к какому клиенту или по каким служебным делам он ездил, а правильность заполнения талона не будет иметь значения.