За время работы любого предприятия его кадровый состав может существенно меняться – это вполне понятно и очевидно. В связи с повсеместным внедрением электронных инструментов многими управляющими принимается решение о закупке корпоративных ЭЦП для своих сотрудников. Но смена кадров не должна негативно влиять на успех работы предприятия, его динамику и авторитет: в связи с этим после увольнения сотрудника, владевшего ЭЦП, необходимой ему для выполнения определенного спектра рабочих обязанностей, важно организовать процедуру аннуляции этой подписи (уже, по факту недействительной).
Ответственность электронной подписи внутри каждого предприятия/учреждения/организации определяется его регламентом и уставом. В соответствии с такими учредительными документами в случае увольнения того или иного сотрудника с любой должности обязательно должна быть произведена аннуляция имевшейся у него в распоряжении электронной подписи. Разумеется, после того, как сотрудник покинул ваш рабочий штат, подписью, не успевшей попасть под процедуру отзыва, недопустимо пользоваться. В том числе запрещается:
- Передавать ее иным лицам.
- Применять для подписания документов.
Аннуляция ЭЦП при увольнении – это первая процедура, которую должен инициировать руководитель после того, как подпишет документы об исчислении конкретного сотрудника из своего кадрового состава (вне зависимости от причины увольнения). Одним словом, в соответствии с установленным регламентом процедура аннулирования сертификата ключа ЭП осуществляется на базе заранее составленного заявления, которое работодатель (после факта увольнения его работника) обязан предъявить оператору центра регистрации, с которым его предприятие сотрудничает (или сотрудничало на момент выпуска сертификата).
Если вы все еще испытываете трудности в выполнении такой процедуры, как отзыв сертификата ЭП уволившегося сотрудника, обратитесь к консультантам Удостоверяющего центра. Они по максимуму детально и подробно расскажут вам, как аннулировать ЭЦП при увольнении быстро и на законных основаниях. Вам, как руководителю, в свое время заказавшему подпись для своего сотрудника (ныне увольняющегося или уже уволившегося) понадобится заполнить бланк на аннуляцию. Обычно все нюансы упомянутой процедуры описываются в регламенте конкретного УЦ. Посредством заполнения подобного бланка-заявки, а также направления его в специальный отдел УЦ, вы требуете от сотрудников сертификационного центра приостановки действия сертификата ключа ЭП. Разумеется, это возможно при наличии оснований и доводов полагать, что тайна ключа закрытого типа не была нарушена.
Электронная газета
Компании могут в любой момент лишиться электронной подписи. Ведь при любых подозрениях в недобросовестности инспекторы могут аннулировать сертификат на электронную подпись.
Инспекторы стали аннулировать электронные подписи, чтобы вывести из оборота однодневки и лишить их возможности сдавать отчетность. Под подозрения попадают и добросовестные компании. Мы выяснили, когда инспекторы постараются аннулировать подпись.
Причина № 1. Недостоверные данные в реестре
Убедитесь, что в госреестре у компании нет отметки о недостоверных данных. Например, такую запись может получить организация, если не находится по юридическому адресу.
Для инспекторов недостоверные сведения у компании - признак того, что она однодневка, а ее директор номинальный. Чтобы это проверить, инспекторы вызывают руководителя в налоговую.
- Важная статья:
Ревизоры допросят директора. Если он подтвердит, что действительно руководит компанией, то все в порядке. Если ответит, что не имеет к организации отношения, инспекторы предложат ему отказаться от электронной подписи. Ведь если руководитель ненастоящий, значит, он не распоряжается подписью, а документы за него подписывает кто-то другой.
Материалы допроса инспекторы передадут оператору данных, который выпустил сертификат. Оператор сразу аннулирует подпись, и она станет недействительной. Компания об этом узнает, когда будет отправлять электронный документ. Подпись не сработает.
Чтобы аннулировать подпись, налоговикам недостаточно признать директора номинальным. Руководитель должен отозвать ее своим заявлением. Это нам подтвердили операторы данных. Поэтому, если директора вызвали, попросите его внимательно читать бумаги, которые дают подписывать налоговики.
Причина № 2. Дисквалифицированный директор
Налоговики аннулируют подпись, если директора дисквалифицировали за нарушения. Для этого не нужно брать у руководителя заявление на отзыв сертификата. Инспекторам достаточно сообщить в удостоверяющий центр, что руководителя лишили полномочий. Подпись сразу аннулируют.
Безопаснее проверять полномочия своего директора и руководителей контрагентов. Ведь налоговики стали чаще дисквалифицировать директоров.
Лишить полномочий руководителя могут из-за регистрации однодневок, трудовых нарушений и по другим причинам. Таким сотрудникам запрещают возглавлять компании на срок от шести месяцев до трех лет (ч. 2 ст. 3.11 КоАП РФ).
Проверить, попал руководитель в реестр дисквалифицированных или нет, можно на egrul.nalog.ru > «Поиск сведений в реестре дисквалифицированных лиц».
Причина № 3. Массовый бухгалтер
Налоговики могут лишить подписи главбухов, которые сдают отчетность нескольких организаций. Например, компаний одной отрасли. Инспекторы решат, что все организации зависимые, а бухгалтер обслуживает участников схемы. Но сначала проверяющие запросят пояснения.
Нет ничего удивительного в том, что бухгалтер обслуживает компании из одной сферы. Объясните налоговикам, что найти специалистов в некоторых отраслях компаниям бывает трудно в силу специфики. Например, в строительстве или сельском хозяйстве. Поэтому многие компании одного вида деятельности обращаются к одному и тому же специалисту.
Аннулировать подпись инспекторы также могут, если представитель визирует документы подписью директора компании, а не своей. Но узнать об этом ревизоры смогут только на допросе директора. Тогда инспекторы аннулирую подпись именно руководителя.
Не пользуйтесь подписью руководителя компании. Безопаснее, если бухгалтер заверяет отчеты своей подписью по доверенности.
Сертификат ключа проверки электронной подписи имеет ограниченный срок действия - он составляет 12 месяцев для юридических и физических лиц. По истечении этого периода сертификат нужно менять. Как это сделать?
Если нужна плановая смена ЭП
Замена считается плановой, если просто истекает срок действия сертификата, при этом ключевой носитель (токен) не утерян, а реквизиты ваших юридических документов и личных данных не поменялись. Удостоверяющий центр СКБ Контур заранее присылает уведомление о необходимости получить новый сертификат.
При плановой замене вы получите новый сертификат электронной подписи (), обратившись в свой удостоверяющий центр по той же схеме, что и при первичном получении сертификата:
- Шаг 1. Написать заявление на выпуск. Если срок действия сертификата электронной подписи не истек, нужно будет написать заявление на его отзыв, чтобы прекратить действие старого.
- Шаг 2. Прийти в с оригиналами документов или их юридически заверенными копиями. При плановой замене все сведения о владельце сертификата должны совпадать со сведениями в старом сертификате.
- Шаг 3. Оплатить выставленный счет и выслать специалисту сканы документов (список можно уточнить у специалистов).
- Шаг 4. Получить новый сертификат на токен.
Если замена внеплановая
Внеплановой можно назвать такую ситуацию:
- Утерян или сломался ключевой носитель, при этом не сделана копия в реестре или на другой носитель.
- Подпись скомпрометирована: есть риск, что ключ электронной подписи стал доступен злоумышленнику.
- Изменились данные в сертификате (ФИО и/или должность владельца сертификата, наименование, ИНН, ОГРН организации, юридический адрес организации, и т. д.).
Во всех трех случаях, прежде всего, нужно отозвать старый сертификат и написать заявление на выпуск нового. В ЦУ СКБ Контур отзыв старого и выдача нового происходят по одному заявлению.
Если нет страховки на такие случаи, то за перевыпуск придется заплатить. В Удостоверяющем центре СКБ Контур есть услуга « », воспользовавшись которой можно бесплатно перевыпустить сертификат до трех раз в год.
Выпустить новый сертификат из-за того, что в нем изменились данные, можно только после официального изменения реквизитов организации. То есть вместе с комплектом документов на внеплановую замену сертификата нужно предоставить оригинал информационного письма с подписью действующего руководителя и печатью организации (при наличии), в котором будут указаны новые реквизиты организации.
Пакет документов для перевыпуска сертификата (оригиналы или юридически заверенные копии):
- Заявление на изготовление сертификата. Все заявления заполняются и подписываются от лица действующего руководителя или уполномоченного сотрудника, у которого есть право подписи таких документов. Право должно быть подтверждено доверенностью или приказом — их тоже надо будет предоставить.
- Заявление на отзыв прежнего сертификата. Данное заявление необходимо, только если срок действия сертификата электронной подписи не истек. В УЦ СКБ Контур сертификат отзывается и выдается по одному заявлению.
- Копию документа, подтверждающего вносимые в сертификат данные. Предоставляется в случае, если данные изменились.
После получения заявления, нужно будет прийти в сервисный центр для получения нового сертификата.
Довольно частая ситуация в Казахстане, когда требуется отменить используемые ранее сертификаты ЭЦП, обычно возникающая после смены ключевых сотрудников имеющих доступ к электронно цифровой подписи предприятия.
ЭЦП выдается и хранится в большинстве случаев, в виде файлов на компьютере или флешке пользователя, что делает незаметным процесс копирования ключей.
И легким, незаконное использование чужой ЭЦП (получение различных справок о состоянии предприятия, отправка заведомо ложных форм налоговой отчетности).
Способов «контролировать» и «навредить» с каждым годом становится все больше и больше.
На данный момент проблем с незаконным использованием ЭЦП в Казахстане немного и большинство их не доходит до суда, но помимо вопроса «кому предоставлять доступ к ЭЦП предприятия» должен быть и вопрос, «Как перевыпустить ключи ЭЦП и прекратить действие старых ключей», которые могли быть скомпрометированы в случае изменения ключевых сотрудников предприятия.
Например, чем может грозить попадание ЭЦП физического лица в чужие руки:
- Получение адреса прописки физ.лица
- Получение данных по имеющемся имуществу
- Получение данных о судимостях
- Получение суммы пенсионных накоплений, вместе с списком рабочих мест
Например, чем может грозить попадание ЭЦП юридического лица в чужие руки:
- Получение данных о зарегистрированном имуществе
- Доступ к налоговой истории
- Намеренная сдача неверных отчетов в различные надзорные органы
Не допускайте попадания ЭЦП в посторонние руки!
На вопрос: Как перевыпустить ЭЦП, ответит — .
А вопрос аннулирования устаревших ключей будет разобран в видео уроке:
Видеоурок: Как отозвать ЭЦП
От автора:
Если проблема решена, один из способов сказать «Спасибо» автору, указан —
Участница нашей группы на Фейсбуке обескуражена: компания Тензор (СБИС) прямо в отчетный период преподнесла бухгалтеру неожиданный «сюрприз» , лишив возможности отправлять отчеты.
Что объяснили в Тензоре
Оператор ЭДО ссылается на некое письмо из ИФНС, якобы предписывающее отозвать ЭЦП у бухфирмы.В Тензоре пояснили, что фирма попала в некий «черный список» налоговиков, поэтому выпустить новый сертификат подписи не представляется возможным.
Что сказали в налоговой
Возмущенная до глубины души бухгалтер незамедлительно обратилась в ИФНС за разъяснениями. Налоговики пояснили, что никакого запроса на отзыв ЭЦП не отправляли, а письмо, адресованное Тензору, носило исключительно информационный характер. При этом в ИФНС добавили, что по их мнению компания сдает недостоверные отчеты, поэтому и сделан вывод о компроментации ЭЦП.Круг замкнулся. ИФНС и Тензор кивают друг на друга, а бухфирма не имеет возможности отправлять отчеты своих клиентов, то есть практически лишена возможности вести бизнес.
Про Тензор. (эт тот, который СБИС, если кто не в курсе). В качестве предисловия, немного о себе: я занимаюсь отправкой отчетности по ТКС и использую соответствующую программу от Сбиса. Вчерась, когда ничего не предвещало так сказать, получаю письмо от Тензора: Уведомляем вас, что по письменному запросу от госорганов отозвана ваша ЭЦП.
Упс.. звоню менеджеру, ну да, говорит, было письмецо от МИ ФНС по камеральному контролю, звоните, дескать, туда. Звоню, мне поясняют, что да, писали, но ничего отзывать не просили, дескать письмо носило информационный характер да и только.
Звоню в Тензор просьбой прокомментировать ситуацию. Как бы это так по мягче написать, не знаю даже, но никто мне так из Тензора не перезвонил и ничего не объяснил, хотя им названивала весь божий день, и в Москву и в Ярославль. Сегодня, после моего письменного обращения, мне все таки перезвонили, и сказали, что нет, мы не можем вам выпустить новый сертификат, т.к. вы в реестре у налоговой (в каком реестре???).
А теперь внимание, следите за руками:1) Мы отозвали у вас сертификат по черт знает какому письму. 2) Мы не можем вам выпустит новый, т.к. налоговая нам не велит!
И это отвечает компания, одна из крупнейших в области оказания таких услуг.
Кстати, перл, от представителя МИ ФНС: у вас ключ скомпрометирован потому, что вы сдаете недостоверные отчеты! Я аж опешила, и даже не смогла как следует ответить на такоэ.
— Елена Душина
Какую зачистку ведут налоговики
В комментариях к этому посту наши подписчики отмечают, что ФНС ведет «зачистку» уполномоченных бухгалтерий, клиенты которых кажутся налоговикам подозрительными и неблагонадежными.Напомним, в последнее время налоговики стали часто предъявлять претензии бухфирмам. Так в частности, один из уполномоченных представителей делился с клерками своим : налоговая инспекция предъявила претензии по поводу декларации, отправленной от лица одного из клиентов, и грозила посреднику уголовным преследованием.
Недавно ФНС , в котором сообщается, что скан доверенности от клиентов бухфирм должен быть подписан ЭЦП самого клиента. Направление в ИФНС уполномоченным представителем скан-образа доверенности, выданной ему налогоплательщиком, заверенного собственной усиленной КЭП, — нелегитимно.
