Право на ежегодный, и что важно, оплачиваемый отпуск, гарантируется законодательством. На разных предприятиях, к отпускам, понятно, может быть своё отношение, но руководитель в любом случае, должен придерживаться требований закона и о продолжительности, и об очерёдности отпусков своих сотрудников.
Оптимальным варианте, разумеется, необходимо учитывать и пожелания работника, и следить, чтобы на предприятии было достаточно работающих, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование. Чтобы не возникало никаких недоразумений, предусмотрена и процедура, согласно которой отпуска распределяются между сотрудниками.
При определении очерёдности отпусков, составляется их график, в котором стараются учесть пожелания сотрудников. В нём определяет и продолжительность отпусков. Для большего количества работающих, он составляет 28 дней(календарных), но есть определённые категории служащих он может быть несколько более продолжительным.
Составляется документ как минимум за две недели до начала следующего года и каждый работающий должен быть ознакомлен с ним под роспись. Многие предприятия, практикуют такой подход – сотрудник пишет заявление об отпуске прежде, чем отправиться на отдых
Однако, обстоятельства меняются и может получиться так, что к сезону отпуска сотрудник может сменить своё мнение. Процедура смены графика так же предусмотрена. Но избежать недоразумений с работниками позволит использование предусмотренного уведомления работника о предстоящем отдыхе.
Уведомление работника о начале отпуска
Чтобы избежать конфликтов и дать работнику возможность вовремя отправиться в отпуск, уведомляют его об этом за две недели до начала отдыха, то есть за четырнадцать календарных дней. Если этого сделано не было, сотрудник имеет полное, подтверждённое законом право требовать его переноса. Делается это на основании заявления о переносе даты начала отпуска, на ту, которая в большей степени соответствует его желаниям, что создаёт дополнительные трудности не только работодателю, но и остальным сотрудникам.
Именно поэтому, так важно вовремя представить уведомление работника о начале отпуска . Если на рабочем месте в силу определённых причин сотрудника нет, документ, после его составления, направляется ему письмом. Подтвердить тот факт, что с документом работающий был ознакомлен, станет уведомление о вручении письма, но в этом случае, датой, в которую письмо вручено работающему (то есть день, в который он поставил роспись в этом уведомлении).
Следуя этим простым правилам, прописанным в законодательстве нашей страны можно избежать неприятных неожиданностей и конфликтных ситуаций в коллективе. Важно правильно заполнить уведомление работника о начале отпуска, а так же придерживаться установленных сроков. Чтобы упростить себе работу, предлагаем прямо сейчас скачать бланк уведомления.
Человек трудится на производстве или в другом месте почти в течение года и подходит срок наступления ежегодного оплачиваемого отпуска. Возникает вопрос, в каком виде (форме) сотрудник получит от администрации уведомление об отпуске по графику? На него мы и ответим в этой статье.
Что говорит закон
В ТК РФ не оговаривается, каким образом работнику поступает уведомление о предоставлении отпуска. Сотрудника могут известить как в устной, так и в письменной форме. Но администрация должна придерживаться пунктов ст. 123 ТК РФ:
- Работник должен быть извещен о начале отпуска за 14 календарных дней.
- Сотрудник подписью подтверждает факт своевременного уведомления о дате отпуска.
Как сообщить работнику об отпуске
Руководитель вправе выбрать любой из нижеприведенных способов для извещения работника об отпуске:
- В отделе кадров предприятия заводится «Журнал уведомления о начале отпусков». Он должен быть прошнурован и пронумерован. Здесь будет подписью сотрудника заверяться его ознакомление с началом отпуска по графику.
- Можно обязать сотрудников расписываться в приказе об отправке работника в отпуск, фиксируя тем самым, что человек извещен. Датой уведомления об отпуске будет числиться день, в который документ был подписан сотрудником.
- Дату уведомления работника об отпуске можно записывать в «Графике отпусков» по предприятию. Для этого в «Графике отпусков» предусматриваются таблица, в которой регистрируется дата отпуска и место для подписи сотрудника о том, что он с ней ознакомлен.
- В некоторых организациях практикуется письменное уведомление работника об отпуске. Такое уведомление печатается в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются ознакомившимся сотрудником. Один экземпляр выдается на руки работнику, второй подшивается в отдельную папку «Уведомление о дате отпуска» в отделе кадров.
Пример графика отпусков можно скачать , а журнала уведомлений – .
Как составить уведомление об отпуске
Образец, в соответствии с которым пишется уведомление об отпуске по графику, приведен . Уведомление об отпуске, отпечатанное в двух экземплярах, с обязательной подписью работника – это вариант, позволяющий работодателю не отступить от требований ТК РФ и, одновременно, оставить у себя письменно зафиксированный факт ознакомления сотрудника с датой начала и окончания ежегодного оплачиваемого отпуска.
При составлении документа нужно вписать следующую информацию:
- Название предприятия (организации).
- Название документа и его порядковый номер.
- Дата выпуска извещения об отпуске.
- Фамилия, имя, отчество сотрудника.
- Должность по штатному расписанию.
- Дата первого и последнего дня отпуска сотрудника.
- Сумма календарных дней отпуска работника.
Уведомление об отпуске обязательно должно быть подписано сотрудником и руководством организации. В случае отказа работника подписать уведомление составляется акт, который известит сотрудника о дате отпуска, который и будет удостоверять, что администрация действует согласно законодательству. Сотрудникам отдела кадров предприятия очень удобно иметь пустой шаблон, который можно быстро заполнить и не упустить из виду важной информации.
Можно ли не уведомлять об отпуске
Если сотрудники отбывают в отпуска по , то составление письменного уведомления обязательно. Несоблюдение этого требования, в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением и карается штрафом от 1 до 5 тыс. рублей для должностного лица или ИП и от 30 до 50 тыс. рублей – для юрлиц.
Часто сотрудники предприятия обращаются к администрации с заявлениями, в которых излагается просьба о на другие сроки. В случае если работодатель согласен на перенос отпуска, то в письменном уведомлении об отпуске по графику отпадает надобность. Понадобится только подпись сотрудника на заявлении о переносе отпуска на другое время, это и будет свидетельством его информированности.
Образец заявления о переносе отпуска вы найдете .
Тщательно продуманная, своевременная и подтвержденная документами процедура уведомления об отпуске по графику сотрудников предприятия – гарантия соблюдения законодательства и отсутствия проблем во время проверки организации инспекторами по труду.
Как составить уведомление о начале отпуска
Важно! Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать.
Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.
Обратите внимание! Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.
Извещение работника в соответствии со ст. 123 ТК РФ оформляется следующим образом:
- Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
- Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним.
Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.
Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.
Обратите внимание! Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:
- Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
- Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений
Обратите внимание! С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.
Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:
- На титульном листе отражается такая информация:
- наименование организации, оформившей документ;
- название документа;
- даты начала и окончания журнала.
- В табличной части приводятся следующие сведения:
- название составляемого документа;
- номер по порядку;
- дата его оформления;
- смысл выданного извещения;
- должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
- информация о вручении;
- сведения об ответе на извещение.
Важно! Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.
Уведомление (извещение): образец
Поскольку нет утвержденной формы уведомления, допускается его составление на фирменном бланке (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Примерный перечень информации, подлежащей включению в него:
- Ф. И. О. работника, которому оформляется извещение.
- Название документа.
- Текст уведомления:
- с реквизитами графика отпусков;
- ссылками на правовые акты;
- датами начала и окончания предоставляемого отпуска;
- общей продолжительностью выходных в календарных днях.
- Подпись лица, оформившего документ.
- Подпись работника об ознакомлении с извещением.
При необходимости в указанный документ может быть добавлена иная информация на усмотрение руководителя или работника кадровой службы.
Важно! Уведомление считается правильно составленным, если в нем содержится подпись работника об ознакомлении, а также даты начала и окончания отпуска.
Скачать образец извещения о начале отпуска можно, пройдя по ссылке: Уведомление о начале отпуска по графику отпусков .
***
Уведомление о начале отпуска — это документ, которые информирует о датах начала и окончания отпуска. Оформляется он в свободной форме и доводится до сведения работника не позднее чем за 2 недели до даты начала предполагаемого отпуска.
Как производится извещение о начале отпуска
Законодательство не устанавливает определенной формы извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:
- Известить сотрудника необходимо заранее.
- Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.
Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.
Например, можно завести специальный журнал. Уведомление работника об отпуске по графику, образец и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.
Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.
Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.
Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.
Уведомление о начале отпуска — за сколько дней
Уведомить о начале отпуска работодатель обязан заранее. Срок для уведомления установлен в ст. 123 ТК РФ.
Согласно данной норме сотрудник должен быть уведомлен о том, что он пойдет в отпуск, не позднее чем за 2 недели до его начала. Соответственно, если работодатель нарушит это правило и не уведомит сотрудника, его ждет административная ответственность за несоблюдение требований трудового законодательства.
Что если работодатель решит уведомить сотрудника раньше, чем за 14 дней? ТК РФ это допускает. Соответственно важен сам факт уведомления сотрудника не менее чем за 2 недели до начала отпуска. На практике оно может быть вручено и в день утверждения графика отпусков.
Журнал регистрации уведомлений об отпуске
Для удобство работодателя он может составить журнал регистрации уведомлений об отпуске. Его форму можно скачать в разделе Бланки в начале статьи.
Не знаете свои права?
Данный журнал фактически является списком уведомленных об отпуске сотрудников. В нем фиксируется порядковый номер уведомления, Ф.И.О. сотрудника, его должность, дата начала отпуска.
Каждый работник ставит свою подпись о том, что он уведомлен о начале отпуска. Таким образом, на практике, журнал регистрации уведомлений удобен, если в организации работает много сотрудников. Не требуется вручать личное уведомление каждому из них, а данные обо всех отпусках отражаются в одном журнале.
Удобен такой журнал и в случае проверок фирмы Государственной инспекцией труда. Чтобы доказать, что все работники уведомлены об отпусках, достаточно показать сотруднику ГИТ журнал регистрации уведомлений.
Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления
Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска. В документе может содержаться следующая информация:
- наименование организации;
- название и номер документа;
- дата издания уведомления;
- фамилия и инициалы работника;
- наименование должности сотрудника;
- даты начала и окончания отдыха работника;
- количество календарных дней отпуска.
На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю необходимо составить соответствующий акт, который станет доказательством информированности сотрудника о предстоящем отпуске.
Удобно оформлять уведомление в виде шаблона: заготовки с одинаковым текстом, в который достаточно вписать данные работника и даты. Образец уведомления вы можете найти в разделе Бланки в начале статьи.
Уведомление об отпуске если отпуск не по графику
Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику. Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.
При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.
Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.
Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска .
За сколько дней необходимо предоставить?
Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123 , где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала .
Иначе у работника вместо отдыха по , появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.
Заострить внимание следует еще на одном немаловажном факте: статья 123, о которой было сказано выше, требует уведомлять только о наступлении ежегодных оплачиваемых отпусков (основного и ). Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска.
Отказ работника: как поступить?
В случаях, когда работник отказывается оставлять свой параф, грамотно выйти из затруднительной ситуации поможет акт.
Акт об отказе от ознакомления – решит проблему .
В этом случае работник не сможет при необходимости сослаться на то, что он не был ознакомлен с документом в срок .
Наличие акта об отказе от ознакомления с уведомлением – документ, который снимает с работодателя ответственность по доведению информации о грядущем отпуске.
Главное – составить его по всем правилам и в присутствии нескольких должностных лиц , которые при необходимости подтвердят событие.
Как документ, посредством которого можно предупредить сотрудника о приближающемся отпуске, уведомление незаменимо. Стоит лишь руководствоваться сроками, что прописаны в ТК РФ , и не ошибиться в оформлении. Тогда можно будет не беспокоится по части недовольства со стороны как работника, так и работодателя.
