Как взять трудовую книжку. Пособия и стаж. Что вносить в трудовую книжку

Трудовая книжка для каждого работающего человека - самый важный регистр, в котором фиксируются основные вехи его деятельности. И пока государство не перевело ведение этой части кадрового делопроизводства в электронный формат, вопрос получения на руки этого документа остаётся актуальным для обеих сторон. Здесь много деталей и скользких моментов, которые стоит учитывать.

Как получить трудовую книжку, кто её оплачивает

Основной нормативный акт, регламентирующий сроки и схему выдачи трудового регистра человеку, который в первый раз устраивается на работу, - Постановление Правительства № 225 от 25.03.2003. В пункте 8 прямо указано, что открытие трудового документа для сотрудника возложено на нанимателя. Причём есть определённый срок для этой процедуры - не более пяти рабочих дней. Работодатель не имеет права никуда отправлять самого сотрудника за трудовой - именно он должен обеспечить её наличие. Для этого и крупные, и малые предприятия заранее закупают бланки трудовых у Гознака и ведут реестр этих документов, отчитываясь ежемесячно по их использованию. Отражается это в Книге учёта трудовых книжек.

За оформление книжки плата не берётся, а вот за сам бланк должен заплатить работник, это его собственность (смотри пункт 47 указанного постановления). Исключения здесь составляют только случаи, когда документ испорчен или утерян по вине работодателя. Стоимость бланка трудовой книжки (как и вкладыша к ней) варьируется от 180 до 250 ₽ в зависимости от региона. В Москве и Петербурге она может доходить до 400 ₽.

Грамотный кадровик никогда не предложит человеку вычесть стоимость бланка из первой зарплаты, это незаконно. Взять деньги за книжку нужно сразу при её оформлении и лучше через приходник наличными средствами. Допускается даже дать в долг человеку, если у него нет на это средств в данный момент.

Как получить трудовую книжку впервые

Есть всего 3 способа приобретения (получения) трудовой книжки:

1. У первого работодателя (это может быть юр. лицо или индивидуальный предприниматель, но только не физ. лицо).
2. Самостоятельно в отделениях Роспечати, в книжных, канцелярских магазинах или на почте (но это право, а не обязанность человека).
3. Некоторые вузы сейчас проводят своего рода PR-акции, когда вместе с дипломом выдают своим выпускникам чистые бланки. Но это ни к чему не обязывает.

В любом варианте запрещено заполнять титул-лист самостоятельно, это может быть сделано только первым работодателем. Иначе трудовой регистр будет признан недействительным.

Документы для оформления

При оформлении на работу и для заполнения трудового регистра нужен следующий пакет документов:

• паспорт гражданина РФ (заменяющий его документ);
• документ, удостоверяющий информацию об образовании (диплом, аттестат и пр.), свидетельство о получении специальных знаний и навыков, если того требует специфика работы;
• для военнообязанных граждан - военный билет;
• страховое пенсионное свидетельство - СНИЛС (если оно ещё не получено, оформляется работодателем);
• сертификаты о доп. обучении или дипломы с курсов повышения квалификации (если есть, подаются по желанию нового сотрудника);
• при трудоустройстве на определённые должности - справка об отсутствии судимости либо бумага о том, что человек не привлекался к ответственности за употребление наркотических и психотропных веществ.

На основании первых двух документов заполняется титульник трудовой, остальное понадобится для внесения персональной информации в личную карточку сотрудника.

Кадровый служащий не имеет права вносить какие-либо данные в трудовой регистр без знакомства с документами, которые их подтверждают. Заполнение бланка со слов работника запрещено трудовым правом. Это же касается и исправлений.

Основанием для внесения любой записи в книжку могут быть только оригиналы документов работника. Это обусловлено тем, что информация на титул-странице должна быть на 100% корректной, без грамматических ошибок. Ведь ошибка хотя бы в одной букве Ф. И. О. может привести к аннулированию всего документа.

Примеры заявлений на получение трудового регистра - нового и дубликата

Есть несколько жизненных ситуаций, когда трудящемуся приходится писать заявление на выдачу ему трудовой книжки:

1. Первое место работы - в этом варианте законодательным основанием для её выдачи является пункт 4 статьи 65 ТК РФ.

   Заявлением на выдачу трудовой книжки сотрудник подтверждает, что это его первое место трудоустройства

2. Утрата существующей книжки, её повреждение, которое не позволяет прочесть данные. Здесь нужно сослаться на пункт 5 указанной статьи. Но законодательство предусматривает обязательное указание причины.

   При утрате книжки будет восстановлен только тот стаж, который подтверждён документами

Восстановление трудовой книжки

При утрате книжки работнику надо учитывать требования пункта 31 Постановления № 225, где сказано, что нужно сразу сообщить об этом нанимателю по последнему месту работы. Он должен в течение 15 дней с момента поступления к нему заявления выдать заявителю дубликат трудовой. Причём все записи с предыдущих мест работы могут быть восстановлены только в случае, если на это есть подтверждающие документы, которые должен представить работник, к примеру:

• оригиналы трудовых соглашений;
• справки 2-НДФЛ, выданные человеку за годы работы;
• распоряжения по трудовой деятельности (приём, увольнение и пр.);
• ежемесячные расчётные квитки по зарплате и т. д.

Полный перечень удостоверяющих стаж документов установлен в пункте 11 Постановления Правительства РФ № 1015.

Если вдруг утерянная книжка находится, когда уже готов её дубликат, необходимо уничтожить именно дублирующий документ. Приоритет устанавливается для первичной трудовой книжки.

При утрате трудовой по вине нанимателя он самостоятельно с помощью специальной комиссии и, естественно, за свой счёт восстанавливает документ. Заявления от работника в этом случае не требуется.

Разберём вкратце ещё один момент: на практике случается, что работник пытается завести вторую книжку, заведомо вводя в заблуждение своего нынешнего работодателя. На то есть несколько причин, как правило, человек хочет:

• ликвидировать данные о предыдущих местах трудоустройства (увольнение «по статье», несоответствующую должность и т. п.);
• кардинально изменить сферу деятельности;
• трудоустроиться в два места одновременно.

Всё это - наказуемые деяния, обеим сторонам нужно знать, что предусмотрена следующая ответственность:

1. Нарушителя можно уволить по статье за предоставление ложных сведений при поступлении на работу.
2. Если трудовая была сделана для двойного трудоустройства, работодатель имеет право взыскать через суд с нерадивого сотрудника НДФЛ и взносы, которые были уплачены за него.
3. Стаж, указанный в несанкционированной трудовой, не будет засчитан при формировании пенсии.
4. Если во время работы человек брал 2 листка нетрудоспособности и получал по обоим больничным компенсацию, это может быть расценено как незаконное обогащение.
5. Подделка документов может преследоваться и по УК РФ (статьи 159 и 327).

Во сколько лет можно получить трудовую книжку

Главный документ, который регулирует вопрос возраста для получения трудового регистра, - статья 63 ТК РФ. В ней указано, что есть вариации:

1. 16 лет - первый срок, который устанавливает законодательство. После его исполнения нет никаких ограничений и условий для выдачи молодому человеку, который хочет работать, трудовой книжки.
2. В 15 лет для получения трудового регистра нужно, чтобы человек:
   • либо уже прекратил своё образование, либо учился по заочной форме (дневное обучение не предполагает трудоустройства);
   • устраивался только на лёгкий труд и только в случае, если работа не мешает получать образование.
3. 14 лет - возраст, когда также можно начинать работать, но:
   • нужно, чтобы выполнялись ограничивающие условия для пятнадцатилетних;
   • потребуется письменное разрешение от родителей соискателя.
4. Возможно официальное трудоустройство несовершеннолетних детей, принимающих участие в съёмках кино, концертных или спортивных программах, шоу и т. п. В этом варианте трудовая книжка заводится работодателем, а трудовой контракт подписывает один из родителей. В нём обязательно должны быть указаны следующие моменты:
   • максимальная допустимая продолжительность каждодневной работы (у каждого возраста она своя);
   • условие, что трудовая деятельность не должна наносить ущерб нравственному или психологическому состоянию ребёнка.

То есть наниматель при заключении трудового соглашения должен выдавать трудовую книжку всем, вне зависимости от возраста сотрудника. Главное здесь - не сам факт выдачи трудовой, а грамотные формулировки в контракте.

Когда трудовая книжка может быть выдана работнику на руки

В период, когда работник числится на предприятии по основному месту работы, трудовая хранится в службе управления персоналом (в кадрах). Совместители оформляют трудовую по основному месту.

Фактически есть только один вариант, когда трудовой регистр выдаётся работнику, - увольнение. Во всех других жизненных ситуациях, как правило, готовится официальная выписка (заверяется печатью работодателя) либо нотариально заверенная копия оригинала. Один из этих документов должен быть предоставлен сотруднику в течение трёх дней после его письменного заявления.

Трудовой кодекс не содержит прямого запрета на выдачу трудовых книжек сотрудникам. Но рассматривая этот вопрос, нужно опираться на Постановление № 225, которое определяет, что пока человек числится на предприятии, полную ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек несёт наниматель. Вернее, должностное лицо, назначенное приказом по предприятию. Поэтому, если трудовая будет утеряна или повреждена в этот период, вся ответственность будет возложена на кадровика. Даже если сотрудник расписался в журнале учёта, что он её получил. То есть кадровик может выдать книжку, но безопаснее сделать всё-таки её копию (смотри уведомление Роструда № 656–6-0).

Для ПФР нужно сделать полную копию трудового регистра. А для других учреждений будет достаточно простой выписки из трудовой, она может понадобиться:

• при обращении в кредитную организацию;
• для представления в ФССП, например, приставы могут потребовать её при назначении алиментов;
• при получении загранпаспорта или визы;
• если работнику нужно подтвердить квалификацию.

Способы передачи трудовой книжки работнику

Работодатель должен передать из рук в руки сотруднику его трудовую книжку только в последний день его работы на предприятии с внесённой в неё записью об увольнении. Исключение здесь - когда работник сначала уходит в отпуск, и не выходя на работу, увольняется. Тогда трудовая выдаётся в первый день оформленного отпуска.

И работодателю, и работнику стоит помнить, что если трудовой регистр выдаётся несвоевременно, уволенный человек имеет право на компенсацию. Трудовое право расценивает такую задержку как препятствование трудоустройству человека. Компенсация будет рассчитываться за каждый день задержки.

Оформление трудовой книжки предусматривает постановку оттиска печати только в случае увольнения (или реорганизации). При приёме на работу печать не ставится.

Второй способ выдачи трудового документа, когда человек ушёл и не приходит за документом, - направить на адрес, который указан в личном деле, уведомление, что он должен получить свой трудовой регистр. В нём указываются исходящий номер письма по документообороту, дата отправки, далее излагается суть дела. Визируется документ гендиректором предприятия.

Уведомление составляется в свободной форме, нужны реквизиты компании и изложение сути

Здесь можно отметить, что бывший сотрудник может дать согласие на отправку его документа почтовым отправлением, но только заявив об этом в письменном виде (с указанием точного адреса). Отправить регистр нужно заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Работник кадровой службы имеет право проставить все предусмотренные законодательством отметки и записи в книге учёта движения трудовых книжек. Факт фиксируется почтовым квитком об отправке и последующим уведомлением о вручении. Соответственно, во всех записях даётся ссылка на почтовые документы.

Заметьте: при трудовом споре суд встаёт на сторону работодателя, если во внутренних регламентах компании указано, что работник обязан своевременно (с указанием, в какой срок) сообщить кадровику, ответственному за документооборот, сведения при изменении адреса проживания. Тогда любой аргумент (типа «я не получал уведомление, так как там не проживаю») не имеет силы.

Часто у кадровиков возникает вопрос: можно ли выдать документ человеку, который пришёл с доверенностью, выданной владельцем книжки. ТК РФ, а также другими нормативными актами трудового права такая процедура не предусмотрена. И это логично, так как пока между работодателем и сотрудником действуют трудовые взаимоотношения, трудовой регистр должен находиться в компании, и выдан на руки может быть только в день увольнения. Это регламентировано статьёй 841 ТК РФ. Но на следующий день после увольнения все отношения с бывшим работником регулируются не трудовым, а гражданским правом. А из этого следует, что основываясь на статье 185 ГК РФ, человек имеет право определить доверенное лицо для получения документа. Бывший наниматель должен выдать ему трудовую книжку, но только если соблюдены все условия:

• доверенность заверена у нотариуса (согласно статье 185 ГК РФ);
• в доверенности содержится полная информация об обеих сторонах - Ф. И. О., паспортные данные и адрес места жительства;
• доверенное лицо представило оригинал паспорта для идентификации личности;
• в доверенности указаны конкретные действия, на совершение которых она выдана (в нашем случае - получить в конкретной компании трудовую, расписаться в получении в журнале, карточке Т-2, удостовериться, что она правильно оформлена и пр.);
• в доверенности стоят дата выдачи и срок её действия. Без первого реквизита бумага недействительна (смотри статью 186 ГК РФ). Если же конкретный период не указан, она легитимна в течение одного года (максимальный срок действия доверенности - 3 года).

Главное, чтобы доверенность была правильно оформлена

Плюс в этом случае с получателя необходимо взять расписку в получении трудового документа, где должно быть отмечено, что претензий по оформлению книжки с его стороны нет.

Работник кадров должен проверить все документы у получателя, зафиксировать его паспортные данные и завизировать расписку

Действия, когда работник отказывается забирать трудовую книжку

Алгоритм шагов в случае, когда сотрудник не хочет забирать свою трудовую книжку, может быть следующим:

1. Если человек в последний рабочий день наотрез отказывается от визирования бланков кадрового документооборота и получения трудовой, об этом составляется акт. Достаточно двух свидетелей, которые подтвердят своими подписями данный факт.

   Акт должен быть подписан инициатором и засвидетельствован двумя работниками

2. Кадровик должен всё-таки направить в адрес сотрудника уведомление с напоминанием, что ТК РФ обязывает работодателя выдать ему трудовую книжку и что он имеет право забрать документ как лично, так и с помощью почтового отправления, но на это нужно его согласие. Стоит отметить, что после данного уведомления требования о выплатах за задержку книжки будут неправомочны.

   Уведомляя работника о необходимости получения книжки, дайте ему варианты

3. После этого во внутренних документах ставятся отметки об отказе.

Видеоинструкция: выдача трудовой при увольнении

Правила и сроки хранения трудовых книжек

Понятно, что главный трудовой документ человека должен храниться в недоступном для постороннего вмешательства месте. Желательно, чтобы это был несгораемый шкаф или сейф. Восстановление стажа даже одного сотрудника, поверьте, очень непростой процесс.

Если трудовая не была востребована в ближайшее после увольнения сотрудника время, она должна находиться в архиве предприятия до её истребования, и только по прошествии 50 лет может быть утилизирована.

Как и кому выдаётся трудовая книжка в случае смерти работника

Выдача трудовой родственникам умершего работника - вопрос важный, так как на этом завязаны компенсационные выплаты от предприятия, получение родственниками части накопительной пенсии и пр.

Здесь следует опираться на Трудовой кодекс, где в статье 83 указано, что кончина сотрудника является одним из оснований одностороннего прекращения трудового контракта. Для издания соответствующего приказа нужно свидетельство о смерти человека или решение суда, согласно которому он признан безвестно отсутствующим или умершим. Приняты могут быть только оригиналы документов.

Для приказа используется только форма № Т-8, скачать документ можно по гиперссылке . Распоряжение должно содержать данные:

1. Название предприятия (полное).
2. Порядковый номер распоряжения (по нумерации, принятой в компании) и дату его составления.
3. Период действия трудового контракта - с момента заключения по день, указанный в свидетельстве о смерти.
4. Отметку, о том, что это именно прекращение трудового договора. Формулировку «уволить» в этом случае нужно зачеркнуть тонкой чертой.
5. Основные данные бывшего работника - Ф. И. О., табельный номер, отдел, где он числился, должность и пр.
6. Основание для прекращения контракта - пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.
7. Реквизиты свидетельства о смерти человека.
8. Визу директора с расшифровкой.

Приказ по форме Т-8 немного отличается от стандартного распоряжения об увольнении

После издания и регистрации приказа кадровый работник приступает к оформлению трудовой книжки, перенеся его реквизиты и формулировки в регистр. Запись формулируется следующим образом: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника».

Нормативный регламент выдачи трудовой книжки умершего работника закреплён в части 37 раздела IV Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках». Здесь указано, что трудовая может быть выдана только родственнику ушедшего из жизни работника. Его личность должна быть идентифицирована. К примеру, если трудовую получает жена, помимо паспорта, должно быть предъявлено свидетельство о регистрации брака. Для детей, родителей, сестёр или братьев понадобятся паспорт и свидетельство о рождении. Эта норма конкретизируется и инструкцией Минтруда, которая регулирует правила заполнения и хранения трудовых регистров.

Здесь действуют те же способы выдачи:

Заметьте, что передача трудового регистра родственнику должна проходить с соблюдением всех остальных процедурных моментов, включающих:

• ознакомление с приказом о прекращении контракта (с умершим);
• визирование факта получения книжки в журнале учёта;
• предоставление расписки в получении.

Если на трудовую книжку (и компенсации) претендует несколько родственников, нужно отметить, что кадровик не обязан разбираться в степенях родства. Рекомендуется просто выдать регистр первому, кто пришёл и соответствующим образом оформил своё право. Последующим претендентам на получение трудовой просто выдаётся справка, где указываются: дата, Ф. И. О. лица, получившего документ, и основания, по которым трудовая книжка была ему выдана.

Когда составляется акт приёма-передачи трудовых книжек

Акт приёма-передачи нужен, когда передаются дела от одного работника к другому. Просто так отдать такие важные документы нельзя. Должен быть составлен полноценный акт с указанием реестра трудовых документов с номерами и описанием их состояния. По возможности рекомендуется именно в это время проверить правильность оформления личных трудовых регистров. Фиксируется факт передачи документов специально созданной комиссией в составе трёх человек.

Правила оформления, ведения и выдачи трудовой книжки жёстко регламентированы трудовым правом. Но не на каждый вопрос и жизненную ситуацию в нём есть ответ. Кадровику по этому вопросу, помимо основных нормативных актов, регламентирующих ведение и ответственность по трудовым регистрам, нужно знать несколько стыковок с Гражданским кодексом РФ, а также учитывать комментарии Минтруда.

Как завести новую трудовую книжку по правилам?

Как завести новую трудовую книжку для нового работника

Вы приходите на свою первую работу и не знаете, с чего начать? Идите в отдел кадров или службу персонала. С вами должны заключить договор и завести трудовую книжку. Чистые бланки должны закупаться централизованно бухгалтерией предприятия и там же храниться, но иногда работодатель может обязать вас приобрести бланк. Купить его можно в киосках роспечати и в специализированных магазинах.

Заведение новой трудовой состоит из следующих этапов.

1. Занесение сведений о работнике на первый лист.
2. Заполнение раздела о приеме на работу.
3. Внесение сведений в соответствующие журналы или карточки учета.

Сведения о работнике берут из его анкеты и копий документов. В учетную карточку заносятся:

• фамилия имя и отчество в соответствии с паспортными данными;
• дата рождения;
• образование;
• профессия.

Все записи заносят строго от руки, шариковой ручкой с синей пастой. Они должны быть аккуратными и легко читаться. Печать проставляется в отведенном для нее месте. Работник, заполнивший документ, должен разборчиво указать свою фамилию.

Заводим новую трудовую взамен утерянной или испорченной

Такие важные документы следует хранить особо тщательно, в сейфе или специальном шкафу. Но даже самые идеальные условия не могут дать полной гарантии их сохранности.

Если книжка утеряна или пришла в негодность, в отделе кадров нужно запросить дубликат. Если вы не работаете, нужно обратиться к последнему нанимателю с письменным заявлением. В дубликат переносят все сведения, которые возможно восстановить. В качестве исходных документов используют:

• сохранившиеся копии трудовой;
• сведения из личной карточки;
• трудовые договоры с прошлых мест работ;
• выписки из архивных документов.

Кроме того, можно использовать различные служебные удостоверения, пропуска, задокументированные свидетельские показания бывших сослуживцев и прочие официальные сведения.

Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих стаж работника. Относиться к ней стоит бережно. Восстанавливать данные после утери или порчи документа очень проблематично, а какие-то и вовсе невозможно, например, если предприятие перестало существовать или его архивы были по какой-то причине уничтожены.

Первые трудовые книжки стали оформлять работникам еще далеко в прошлом – в 1938 году. В них указывали сведения о работе человека и причины увольнения. Тогда такой документ и послужил первой трудовой книжкой работника, которую он обязан был сберегать на протяжении всей жизни. Оформление трудовой книжки впервые подразумевало, что ее больше не будут менять, а абсолютно все сведения о работе будут записаны именно в этот единственный документ о трудовой деятельности.

Сегодня все трудовые книжки соответствуют установленным образцам, которые утверждаются правительством Российской Федерации. Все записи, которые вносятся в них, должны быть оформлены соответственно установленным образцам и трудовому законодательству. Организации и предприятия любой формы собственности обязаны вести трудовые книжки своих работников.

Чтобы организовать необходимую информацию по делопроизводству и собрать ее в одном месте, были изданы и утверждены правила и инструкции по ведению, заполнению, хранению, выдаче трудовых книжек. Здесь же указано, как оформить трудовую книжку впервые для человека, который только начал свою трудовую деятельность.

Производим первую запись в трудовой книжке

Работодатель в обязательном порядке оформляет работнику трудовую книжку, если ее не было ранее, в период, не превышающий пять рабочих дней.

Оформляют трудовую книжку и заполняют ее в присутствии владельца. Обязательно проверяют правильность написания всех данных сотрудника, ведь этот документ является единственным, который сможет в будущем подтвердить стаж работы человека. При оформлении пенсии или каких-либо льгот очень тщательно проверяются данные трудовой книжки и соответствие записей в ней. Если в ней будут неточности или ошибки, то этот факт может привести к различным проблемам для ее обладателя.

Не пренебрегайте возможностью лишний раз проверить те данные, которые вы указываете. Заполнение трудовой книжки первый раз обязывает вписать фамилию и имя сотрудника, его дату рождения, то есть полностью заполнить титульный лист. Эти данные списываются только с паспорта и никогда не на слух.

Если данный сотрудник не является полностью занятым на предприятии – это его работа по совместительству – трудовая книжка должна быть заведена на его основном месте работы. Записи о работе по совместительству могут вноситься или не вноситься в трудовую книжку – это будет полностью зависеть от пожеланий работника. Работодатель будет обязан по просьбе сотрудника внести запись о работе по совместительству. Отказать в этом он не в праве.

Сведения, которые обязательны к указанию в трудовой книжке:

• о личных данных человека,
• о том, какой вид работы будет выполняться им,
• о переводе или переквалификации,
• о причинах увольнения,
• о различных видах поощрений и награждениях.

Если до того, как поступить на работу, человек служил на военной службе или во внутренних органах, получал образование или посещал курсы повышения квалификации, тогда в трудовую книжку перед первой записью о приеме на работу можно указать и эти данные.

Приобретаем трудовую книжку

Изготавливать и реализовывать специальные бланки трудовых книжек имеет право только государственное объединение предприятий, которые заняты производством государственных знаков.

Все бланки имеют определенную степень защиты и являются подотчетным документом. То есть в ситуации, если менеджер по персоналу испортил бланк трудовой книжки, он обязан составить акт его уничтожения, и только после выписывать новую трудовую книжку. Причем возмещать ее стоимость кадровик будет самостоятельно, так как по его вине произошла порча бланка. Перекладывать покупку бланков трудовой книжки на работника он не имеет права.

В случае утери или порчи трудовой книжки работником – стоимость возмещает сам работник. Также работодатель, оформляя работнику его трудовую книжку, взимает с него плату за бланк.

Учет трудовых книжек

На предприятии ведется строгий учет выдачи, движения и хранения трудовых книжек буквально всех его сотрудников. Для этого существуют специальные книги прихода и расхода этих документов. Данные книги нумеруются, прошиваются и заверяются подписью руководителя и печатью организации. Здесь отображаются все движения новых бланков трудовых книжек и регистрация трудовой книжки каждого нового сотрудника.

Когда человека приняли на работу и оформили официально на должность, его трудовая книжка хранится на данном предприятии, но не у работника. Ответственность за ее сохранность несет именно предприятие.

При увольнении сотрудника трудовая книжка выдается ему на руки. О том, что трудовая книжка была выдана человеку, делается соответствующая запись в книге учета этого документа. Сотрудник обязательно расписывается в ее получении, чем подтверждает передачу ответственности за этот документ с предприятия на себя.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, сопровождается необходимостью приобретения защищенного бланка трудовой книжки.

Предприятие снабжает своих сотрудников бланками трудовых книжек самостоятельно и вам не придется бегать за ними по магазинам при оформлении на работу. Для этого управление организацией приобретает необходимое количество трудовых книжек у производителя или распространителя их на основании договора.

Потому будет правильным обратиться за предоставлением бланков трудовой книжке к работодателю, так как у него уже должен быть заключен определенный договор на возможность приобретать трудовые книжки. Приобретать ее самостоятельно может оказаться рискованно, ведь вы можете купить вовсе не соответствующую установленным стандартам трудовую книжку.

Вносим записи в трудовую книжку

Заполнение трудовой книжки впервые должно быть подкреплено документом, на основании которого и вносятся записи. Это паспорт работника (для заполнения титульного листа) и приказ о его принятии на работу на определенную должность.

При внесении записей недопустимы сокращения, исправления, замазывания и зачеркивания. Все исправления делаются в самом необходимом и крайнем случае и обязательно подкрепляются соответствующими документами.

Как делаются исправления или дополнения в трудовой книжке

Например, если женщина вступила в брак и изменила свою фамилию на фамилию мужа, в трудовую книжку вносится это изменение следующим образом:

1. Аккуратно, одной чертой перечеркивают надпись, так чтобы зачеркнутая надпись читалась.
2. Выше записывают новые сведения.
3. Рядом на обложке трудовой книжки вписывают номер, дату и название документа, на основании которого произвели изменения. В данном случае этим документом является свидетельство о браке.
4. Запись заверяется подписью менеджера по кадрам и печатью предприятия.

Документы, на основании которых можно внести изменения в трудовую книжку:

• свидетельства о рождении,
• паспорта,
• свидетельства о вступлении в брак или о его расторжении.

Сроки внесения данных в трудовую книжку

Записи, содержащие данные о принятии человека на работу, о переводе на другую должность, о повышении квалификации и награждении вносят не позднее одной недели с момента издания соответствующего приказа. При увольнении работника запись делается обязательно в этот же день. В этот же день работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику на руки.

Утеря трудовой книжки по вине работодателя

Восстановлением и выдачей дубликата трудовой книжки занимается непосредственно работодатель. Все заявления и документы в необходимые службы подает предприятие. Также и оплата за услуги по восстановлению данных ложатся на предприятие – виновника утери.

Случаются и чрезвычайные ситуации, при которых может произойти даже массовая утрата трудовых книжек сотрудников предприятия. В таком случае восстанавливать стаж будет специальная комиссия. Создается она органами исполнительной власти и подчинена государству. После выдачи акта о восстановлении всей информации по стажу сотрудника работодатель может выдавать дубликат трудовой книжки.

Утеря трудовой книжки сотрудником

Если человек потерял свою трудовую книжку сам, восстанавливать ее он также обязан самостоятельно. Для этого следует предупредить письменно последнего работодателя и подать ему заявление об этом. В течение 15 дней работодатель выдаст дубликат его трудовой книжки. В этом документе обязательно стоит надпись о том, что данный документ является дубликатом. Но если мы впервые заполняем трудовую книжку, то и никаких посторонних записей, например о том, что трудового стажа до настоящего момента человек не имел, не делается.

Если работнику необходима трудовая книжка во время его работы на предприятии

Бывает, что некоторые инстанции хотят видеть трудовую книжку работника и требуют ее предоставить. Так как выдавать работающему человеку трудовую книжку на руки нельзя – можно сделать выписку или же попросить сделать копию трудовой книжки. Эти документы заверяются и подписями и печатью, а потому и заменяют оригинал и удовлетворяют большинство инстанций. Для того, чтобы получить эти документы от работодателя, сотруднику необходимо подать письменное заявление.

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и стаже всех работающих граждан на территории Российской Федерации. Обязанность и порядок оформления этого документа строго регламентированы нормами трудового законодательства, носящими императивный характер. Настоящая статья посвящена гражданам, которые трудоустроились к своему первому работодателю или только собираются трудоустроиться и задаются вопросом, как получить трудовую книжку впервые.

Трудовая книжка

Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает все организации, а также индивидуальных предпринимателей, которые используют наемный труд работников, к ведению учета трудовой деятельности и стажа всех сотрудников, трудящихся у них на основной работе по найму более 5 дней. Документом такого учета является трудовая книжка.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• в Правилах от 16 апреля 2003 года (далее - Правила);
• в Инструкции от 10 октября 2003 года (далее - Инструкция).

Как завести трудовую книжку

На основании пункта 8 Правил работодатель обязан произвести оформление трудовой книжки вновь принятому работнику до истечения одной недели с даты его трудоустройства. Этот документ оформляется кадровой службой предприятия (при наличии) в присутствии работника.

Обращаем внимание на то, что на оформление трудовой книжки впервые заявление не требуется. Образец бланка трудовой книжки предусмотрен Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 года N 117н (далее - Порядок).

Как следует из пунктов 42 , 44 Правил , необходимость наличия должного количества бланков трудовой книжки возложена на работодателей. Трудовые книжки хранятся работодателем как документы строгой отчетности, а их выдача производится по заявке от кадровой службы.

Трудовым кодексом РФ предусмотрен ряд случаев, когда от вновь принятого работника может понадобиться заявление об отсутствии трудовой книжки (образец можно посмотреть здесь). Среди них утрата этого документа, повреждение или иные причины, по которым трудовая книжка отсутствует (). В соответствующем заявлении работник должен указать, что именно явилось причиной такого отсутствия.

Роструд в Письме от 30 апреля 2004 года разъяснил порядок действий работодателя в такой ситуации. При получении указанного заявления от работника ему надлежит оформить трудовую книжку с занесением в нее всех необходимых сведений о трудовой деятельности и стаже работника до момента трудоустройства к данному работодателю. Такие сведения работнику необходимо подтвердить документально. Общий стаж трудовой деятельности суммируется без уточнения лиц, времени работы и занимаемых за это время должностей.

Работнику важно знать, что оформление для него трудовой книжки бесплатным не является.

Алгоритм заполнения и корректировки личных документов сотрудников отражен в законе. В статье разберем, за какие записи в трудовой книжке не будет последствий.

Из этой статьи вы узнаете

Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка - основной документ о . Записи в нем делайте в период работы сотрудников в компании, но внимательно проверяйте уже внесенную информацию при трудоустройстве. Вписывайте сведения о приеме, переводах, получении новых профессий, об увольнении. Если человеку повысили квалификацию, наградили за успехи в работе, сделайте отметку в документе.

Информацию вносите на основании приказа директора. Следите, чтобы она дублировала текст приказа. Это следует из 10 пункта Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16 апреля 2003 года под № 225.

Ведите личные документы на каждого человека, который работает в компании больше пяти дней. Но учитывайте, что работа для сотрудника должна быть основной, а не совместительству (ч. 3 ст. 66 ТК). Узнайте о том, от экспертов «Системы Кадров».

Обратите внимание! Не просите от сотрудника написать заявление, на основании которого вносятся записи в трудовую. Оно нужно только в случаях, когда документ утерян или требуется завести новый.

Прежде чем делать записи в трудовой книжке , изучите нормативную базу:

• Постановление Правительства под №225 - правила ведения, хранения трудовых.
• Постановление Министерства Труда под №69 - требования к заполнению документов, фиксирующих деятельность.
• Трудовой кодекс: ст. 66, ст. 192-193, ст. 83.
• Ст. 5.27 КоАП - последствия несоблюдения законодательства относительно учета, ведения и хранения книжек.

Совет от редакции: если вы сомневаетесь, как правильно оформлять , вкладыши в них и другие личные документы сотрудников, пройдите курс в по направлению «». Вы узнаете много актуальной информации, которая облегчит повседневную работу. После обучения выдадут диплом, подтверждающий квалификацию.

Как делать записи в трудовой книжке: образец заполнения титульного листа

Если нужно сделать запись в трудовой книжке сотрудника, но у него это первое место работы, заведите новый документ. Заполните разделы, предусмотренные для внесения личных данных. Проверьте правильность написания сведений. При обнаружении ошибок документ подлежит уничтожению, но при условии, что в нем нет иных записей, и заводится новый бланк. При заполнении бланков следуйте Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 года под № 69.

Если завели новую , заполняйте ее с титульного листа. Впишите сведения о работнике. Укажите фамилию, имя, отчество и дату рождения. Сделайте записи на основании паспорта. Заполните сведения об образовании по документу: удостоверению, аттестату или диплому (п. 2.1 Инструкции под № 69).

Укажите профессию или же специальность (п. 9 Правил под № 225). Напишите дату, когда заполнили титульный лист. Попросите сотрудника поставить подпись. Обязательно заверьте документ своей подписью. Если компания использует печать, поставьте ее (п. 2.2 Инструкции под № 69).

Практическая ситуация

По общему правилу, работодатели продолжают вести предъявленную трудовую книжку (). Если специалист поступает на работу впервые, трудовую заводит работодатель. Организация вправе приобретать бланки документа только по договору с официальными распространителями (п. , Порядка, утв. )…

Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу

Способ внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу в филиал

Филиалы вправе заключать трудовые договоры, если директоры наделены полномочиями по доверенности (ч. 4 ст. 20 ТК). Но работодателем по договору все равно считается головная компания. Запись о приеме на работу в филиал укажите в основном разделе третьей графы в сведениях о трудоустройстве: «Принята на должность бухгалтера во Владимирский филиал».

Делая запись в трудовой о приеме, правильно пишите наименование филиала. Указывайте его номер, если он есть. Опирайтесь на , чтобы не допустить ошибок. Узнайте, . В «Системе Кадры» вы найдете алгоритм действий, который поможет избежать вопросов со стороны проверяющих органов и сотрудников.

Как делать запись в трудовой о приеме на работу директора?

Порядок заполнения «Сведений о работе» имеет особенности. Первую и вторую графу заполняйте как обычно. В третью внесите следующую запись «Избран на должность генерального директора». А в четвертой отразите один из документов: приказ о вступлении в должность (п. 3.1 Инструкции под № 69); протокол общего собрания участников об избрании директора (письмо Роструда от 22 сентября 2010 года под № 2894-6-1).

Делайте директора только после того, как проверите его в реестре. Не принимайте на работу дисквалифицированных лиц, которым запрещено возглавлять организацию. В противном случае вам придется вносить и запись об увольнении, так как человек не имеет права приступать к выполнению должностных обязанностей.

В некоторых случаях возникают сложности с оформлением документов и в них, если на должность генерального директора избирают одного и того же человека несколько раз подряд. Эксперты «Системы Кадры» расскажут, .

Вносите записи в трудовую книжку в течение недели. Ведите отчет со дня издания приказа. При увольнении сотрудника сделайте отметку в личном документе в последний рабочий день. Придерживайтесь требований закона, отслеживайте изменения в нормативной базе. Старайтесь избегать ошибок, чтобы у сотрудников не возникало сложностей при оформлении пенсий, пособий и других льгот.