Каждый месяц сдают информацию о своих рабочих по форме СЗВ-М в региональные фонды ПФР.
В некоторых ситуациях необходимо внести определённые корректировки в эту форму. Описание подобных примеров и порядок оформления отменяющей СЗВ-М приведены ниже в статье.
Что такое отменяющая форма СЗВ-М
Понятие и назначение
Отменяющая форма СЗВ-М - это документ, в котором работодатель подтверждает отмену информации, поданной в ПФР в прошлом, о застрахованных лицах- о своих сотрудниках. Такая форма похожа на ту, которую . Только при её заполнении в разделе «Тип формы» (3) ставят пометку – «отмн».
В итоге отменяющая форма СЗВ-М является той же СЗВ-М, но с отметкой «отмн».
- Отменяющую СЗВ-М оформляют при обнаружении неточностей или ошибок в информации о принятом новом работнике, а также когда нет никакой информации вообще. Однако это надо делать далеко не всегда.
- В частности, в том случае, когда фирма уже составила и отправила отчёт в ПФР, а новый работник был принят на работу в конце месяца. В подобной ситуации работодатель не указывает информацию о сотруднике в отчёте, поэтому отменять исходную СЗВ-М не нужно.
- Также не надо по новой оформлять отчёт СЗВ-М. В подобной ситуации можно сдать в ПФР .
- Если в отчёте фирмы указан неверный ИНН, то в ПФР надо сдать 2 формы: отменяющую и дополняющую СЗВ-М.
- В отменяющей форме документа работодатель указывает ошибочно вписанный ИНН, а в дополняющей – корректные сведения о компании. Сдавать такие бланки отчётов надо в одно и то же время.
- Дополняющую форму также применяют, когда в представленном отчёте был указан некорректный СНИЛС рабочего.
На каких сотрудников подается
Отменяющую форму СЗВ-М составляют на таких сотрудников:
- работников, , но бухгалтерия все равно составила по ним отчёт;
- сотрудников, которые сменили фамилию , и в итоге их включили в отчётность дважды.
В подобной ситуации работодатель сдаёт в ПФР отменяющую форму СЗВ-М с пометкой «отмн». включает в неё только лишнего рабочего, всех в этом документе указывать не нужно. Иначе уточнённая форма аннулирует и верные сведения.
Такое может произойти в том случае, если сотрудник бухгалтерии отправил отчёт и Пенсионный фонд прислал положительный протокол. Затем выяснилось, что в форме есть рабочий Скороходов А.С., но его уволили ещё в прошлом месяце – в июне. В подобной ситуации бухгалтер отправляет в фонд отменяющий отчёт СЗВ-М (см. пример ниже).
Как ее заполнить
Инструкция
Вместо стандартных разделов 1–4 формы СЗВ-М, работодатель заполняет пункты, которые расположены в главном меню отменяющей формы: «Титульный лист» и «Сотрудники».
Титульный лист
- В пункте «Отчётный период» пишут месяц, за который в ПФР предоставляют информацию о рабочем, и календарный год.
- В пункте «Тип формы» пишут тип формы составляемого отчёта. Отчёт СЗВ-М может быть 3 видов - исходный, дополняющий или отменяющий.
- В том случае, если работодатель вносит дополнительные сведения в ранее поданную в ПФР отчётность, то он пишет такой тип документа СЗВ-М - «дополняющая». При этом в эту форму отчёта работодатель включает только тех рабочих, которых не было в исходном отчёте.
- При отмене ранее указанных в отчёте СЗВ-М сведений, заполняет «отменяющую» форму документа. В этом документе страхователь указывает те физлица, которых он случайно включил в исходную форму.
В разделе «Направление сдачи» указывают региональный орган ПФР, в который сдают отчёт.
В поле «Название фирмы» пишут реквизиты работодателя:
- ИНН и ;
- регистрационный номер в ПФР.
Сотрудники
В этом разделе указывают информацию о работниках - застрахованных физлицах. Застрахованными лицами являются физлица, с которыми работодатель (страхователь) заключил трудовой или гражданский правовой договор подряда, авторский или по лицензии.
При заполнении раздела о рабочих, директор компании нажимает на кнопку «Добавить сотрудника» и в новом окне по каждому работнику вводит такие сведения:
- СНИЛС;
Внимание! Раздел отменяющей СЗВ-М о сотрудниках заполняют даже в том случае, если работодатель не начислил в отчётном месяце ЗП рабочему. Главное, чтобы сам договор действовал хотя бы 1 день в отчётном месяце.
Пример заполнения отменяющей СЗВ-М на 1 человека представлен ниже.
Отменяющая СЗВ-М на 1 человека (образец заполнения)
Как сдать отменяющий документ
Отменяющую форму сдают в том случае, если в ПФР были представлена информация о сотруднике, которого указывать в отчёте не надо было. При этом в отменяющем отчёте не указывают всех тех рабочих, по которым изначально были переданы достоверные сведения.
- В противном случае ПФР удаляет из базы данных информацию обо всех рабочих компании. В итоге у Пенсионного фонда не остаётся никаких сведений по сотрудникам компании страхователя за отчётный месяц.
- Также работодатель в отменяющем отчёте СЗВ-М должен не забывать ставить на пометку «отмн».
- Относительно рабочего, с которым компания заключила гражданский правовой договор, то его также указывают в отменяющей форме СЗВ-М. Ведь, если новый сотрудник не выполнит работы по договору, и деньги ему не выплатят, то и в отчёте его не должно быть. В итоге работодатель указывает вышеназванного рабочего в том месяце, когда он окажет свои услуги и ему будут выплачены деньги за работу.
Сроки
Отменят ли такой отчет
В 2016 г. ПФР уменьшил список тех, кто должен обязательно отправлять отчёт СЗВ-М в ПФР. В итоге руководители компаний обязаны сдавать СЗВ-М:
- на всех рабочих, которые работают по трудовому договору, независимо от наличия начисления ЗП в отчётном месяце;
- на исполнителей по гражданским правовым договорам. Такое правило действует только в том случае, если в отчётном месяце им было выплачены деньги, а и на эту сумму были начислены страховые взносы.
- Если в компании нет рабочих, которые работают по трудовому контракту или договору ГПХ, то форму СЗВ-М не сдают.
- Не надо каждый месяц сдавать отчёт СЗВ-М и в отношении руководителя - единственного учредителя, с которым не заключали трудовой контракт, но только при условии, что компания не занимается никакой деятельностью.
Много полезной информации о сдаче такого отчета, в том числе в виде отменяющей формы, предоставлено в видео ниже:
С появлением новой отчетности в Пенсионный фонд Российской Федерации у многих работодателей стало появляться множество вопросов.
Учитывая, какие штрафы налагаются на компанию, ответственное лицо должно очень внимательно отнестись к заполнению сведений. В теме рассмотрим отчет СЗВ-М: кто и когда сдает новую документальную отчетность.
Кто предоставляет данные СЗВ-М
Сначала разберемся, что это такое — форма СЗВ-М? В неё вносятся сведения о застрахованных сотрудниках организации-работодатели. Сдавать документ нужно в территориальное отделение пенсионного фонда работодателя. Сдаётся документ каждый месяц 15-го числа. Кто сдает СЗВ-М?
Отчет предоставляется ежемесячно и сдают его:
- Все индивидуальные предприниматели, имеющие сотрудников.
- Организации-работодатели, имеющие одного и более сотрудников (в том числе директор).
То есть все страхователи, у которых заключён договор хотя бы с одним сотрудником, работодатели, которые принимали на работу сезонных рабочих. Даже если в организации числится один директор, то подается СЗВ-М в пенсионный фонд на одного директора.
Если же у коммерсанта нет работников, то сдавать этот отчет не нужно.
При заполнении данного документа есть свои нюансы, на которые ответственному лицу нужно обратить внимание.
- Если человек уволен, к примеру, 1 апреля, а бухгалтер сдает документ 10 мая, то вносить его в отчет не нужно, даже если в мае ему полагались выплаты.
- Сдача документа не связана с перечислением по сотруднику, главное, чтобы на момент формирования документа договор не был с ним прекращен.
- Обязательно в отчетность нужно включать декретниц и людей, находящихся на больничных.
- Включаются сотрудники, находящиеся в отпуске без содержания и с содержанием пособия.
Важно помнить! Все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, но отсутствующие на рабочем месте, должны быть внесены в отчет в обязательном порядке.
Так кто же должен сдавать СЗВ-М? Ответ один — все работодатели, которые оформили трудовой договор хотя бы с одним человеком.И не важно, выплачивается ли заработная плата сотруднику или нет
Что вносят в отчет?
Как правильно заполнить новый документ? Инспекторы пенсионного фонда не дают особых инструкций по заполнению документа. Все, что нужно, прописано в самом документе, ответственному лицу необходимо следовать инструкциям по заполнению и вносить правильные данные.
Первоначально указываются все данные страхователя, сокращённое название, например, ИП Волобуев А.И или ООО «Полет».
Затем вносятся ИНН и КПП работодателя, регистрационный номер, выданный в пенсионном фонде. Все поля отчета необходимо заполнять, проставлять период (месяц), когда сдаётся документ, обязательно проставить дату сдачи документа.
Следом нужно указать, какая форма документа сдается:
- Исходная.
- Дополняющая.
- Отменяющая.
- Фамилия, имя и отчество работника.
- СНИСЛ в обязательном порядке, иначе документ не пропустит программа, и это будет считаться ошибкой.
- ИНН, если эти сведения есть у работодателя.
Сотрудник, имеющий доступ к данным работников, сможет без труда внести все сведения в отчетность.
Могут возникнуть вопросы у руководителя компании, кто сдает СЗВ-М: кадры или бухгалтерия?
Подробную инструкцию по заполнению смотрите в данном видео:
Кто берет ответственность при сдаче документа на себя
Руководителю организации решать, кого назначать ответственным за заполнение и сдачу документа.
Заполнять может как и бухгалтерия, так и отдел кадров. У тех и других есть сведения о сотрудниках. В бухгалтерии заполняют сведения для пенсионной отчётности РСВ-1.
Но с формой может справиться и отдел кадров, вести и заполнять пенсионную отчетность.
Формирование документа и отправка его в пенсионный фонд не составит труда. Достаточно настроить рабочее место. Для этого нужно скачать с сайта ПФР программу, которая будет отправлять и проверять данные.
Нужно не забывать, что несвоевременное предоставление данных в ПФР накладывает на организацию штрафные санкции. Один штраф составляет 500 рублей (на каждого сотрудника), и если компания в своем штате имеет большое число сотрудников, это выльется в огромный штраф.
Поэтому заниматься отчетностью СЗВ-М должен только ответственный и внимательный сотрудник.
Организации и ИП с работниками начиная с отчетности за апрель 2016 года обязаны ежемесячно сдавать на застрахованных лиц индивидуальные сведения по форме СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При этом если страхователь должен отчитаться о небольшом количестве работников - не более 24 человек, то он может направить этот отчет в ПФР на бумажном носителе (ч. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Для многих плательщиков взносов это достаточно удобный вариант представления СЗВ-М, поскольку не у каждой небольшой организации или предпринимателя есть возможность приобретать программные средства, обеспечивающие сдачу пенсионной отчетности в электронном виде.
Вместе с тем ехать в отделение ПФР, чтобы сдать СЗВ-М лично, хотят далеко не все и спрашивают: можно ли сдать СЗВ-М по почте? Да, СЗВ-М можно отправить по почте, как и многие другие налоговые, бухгалтерские или статистические документы. Но письмо должно быть с описью вложения.
СЗВ-М - 2016: как сдавать почтой
Отправлять СЗВ-М по почте лучше, конечно, не просто в конверте, а ценным письмом с описью вложения. Опись обязательно составляется в 2 экземплярах: один вкладывается в конверт, другой остается у отправителя ().
Кстати, в готовый бланк описи по форме Ф 107 можно вносить изменения. Или вовсе оформить ее так, как вам больше нравится. Главное, чтобы в ней были отражены все необходимые сведения:
- адрес и наименование получателя;
- отправитель;
- наименования вложенных в письмо документов и их количество.
Также в описи должна быть указана объявленная ценность пересылаемых предметов. При отправке документов ценность проставляется условно и может быть указана в целом за весь пакет одной суммой (п. 154 Почтовых правил, приняты Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи 22.04.1992).
СЗВ-М на бумажном носителе, безусловно, можно сдавать, как и любой другой отчет, представляемый во внебюджетные фонды. Когда СЗВ-М разрешено сдавать на бумаге и влияет ли способ сдачи отчета на срок его представления, рассмотрим в нашем материале .
Для чего нужен отчет СЗВ-М?
Отчет по форме СЗВ-М стал применяться страхователями после введения п. 2.2 ст. 11 в закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. При этом с первым отчетом организациям и ИП пришлось столкнуться при заполнении формы за апрель 2016 года. Указанный документ отражает информацию о сотрудниках, в частности, об их Ф. И. О., ИНН и СНИЛС.
На основании данных сведений у ПФР появилась возможность контролировать наличие у работодателя работающих пенсионеров. Обладая такой информацией, фонд исключает возможность индексации страховой пенсии таких лиц в соответствии со ст. 26.1 закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ.
Какие возможны способы представления отчета?
В соответствии с п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ, существует 2 способа представления отчета:
- на бумажном носителе;
- в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
При этом электронный способ можно использовать всем страхователям. Применение же бумажной формы зависит от среднесписочной численности сотрудников.
Кто может сдать СЗВ-М на бумаге?
Сдача СЗВ-М на бумажном носителе может быть осуществлена организациями и ИП, у которых среднесписочная численность сотрудников не превышает 24 человек за предыдущий отчетный период.
Следует отметить, что способ сдачи СЗВ-М на бумаге не влияет на срок представления отчета, т. к. для любого формата он единый — до 10-го числа месяца, следующего за окончанием отчетного периода (с 2017 года — до 15-го числа). Для сравнения: для РСВ-1 и 4-ФСС предусмотрены более ранние сроки представления бумажных форм в отличие от электронных.
Как сдать СЗВ-М на бумажном носителе?
Формат отчета СЗВ-М предусмотрен постановлением правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Заполнив все его разделы (их всего 4), необходимо:
- подписать отчет, при этом следует сделать расшифровку подписи и указать должность подписанта;
- указать дату отчета;
- проставить печать.
О применении печатей см. в материале .
Заполненный отчет работодатель вправе лично подать в территориальное отделение ПФР или направить по почте, при этом составив опись, на которой сотрудник почтового отделения сделает отметку о дате отправки.
Наказание за нарушение способа сдачи СЗВ-М
Законом № 27-ФЗ не предусмотрена ответственность за несоблюдение способов отправки новой ежемесячной формы. Однако в п. 2 ст. 46 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ выделено наказание за нарушение электронного способа представления, например отчета РСВ-1, который так же, как и СЗВ-М, является документом персонифицированного учета. По аналогии согласно указанной норме сумма штрафа, вмененная страхователю, неправомерно направившему отчет СЗВ-М на бумаге, составит 200 руб.
Об отмене РСВ-1 с 2017 года см. в публикации .
Итоги
Форма СЗВ-М — новый для страхователей отчет, который только начал применяться в персонифицированном учете. Его отличия от других форм, направляемых во внебюджетные фонды, связаны с тем, что он не содержит никаких расчетов, а его представление на бумаге производится в те же сроки, в какие этот отчет направляется по ТКС.
Начиная с апреля 2016 года страхователи (организации и ИП) обязаны представлять территориальным подразделениям ПФР новую ежемесячную отчетность по форме СЗВ-М. Форма этого отчета называется «Сведения о застрахованных лицах».
Такое название форма отчетности получила не случайно. Дело в том, что данная отчетность, в первую очередь, предназначена для перечисления в ней физлиц, с выплат которым организация или ИП начисляют страховые взносы.
Получая эти сведения, территориальные органы ПФР отслеживают факты работы пенсионеров. Это нужно им для того, чтобы ограничить им индексацию пенсий. То есть, отчет по форме СЗВ-М – это, по сути, передача в ПФР данных о тех, кому не нужно индексировать пенсию.
Интересно, что отчет СЗВ-М нужно сдавать совершенно на всех работников, вне зависимости от возврата и их права на пенсию. Зачем контролем из ПФР данные о работниках, которым, допустим, 18 лет – совершенно непонятно.
Состав формы СЗВ-М
Отчет СЗВ-М состоит из основных четырех разделов:
1.Реквизиты страхователя;
2. Отчетный период;
3. Тип формы;
4. Сведения о застрахованных лицах.
Индивидуальные предприниматели
Если у ИП нет работников, то сам себя не он должен включать в раздел 4 СЗВ-М. ИП без работников сдавать СЗВ-М, в принципе, не должны.
Но что делать предпринимателям, если у них есть наемные работникм или подрядчики по гражданско-правовым договорам?
Всех своих работников, подрядчиков или авторов предприниматели-работодатели обязаны включать в ежемесячные СЗВ-М. В этой части ИП не отличаются от организации. Однако даже если ИП является работодателем, то самого себя он включать в СЗВ-М не должен, поскольку сам с собой он трудовой договора не заключает.
