Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе документационного обеспечения управления должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.
Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления / Е.Н. Колесник, Е.В. Кузнецова. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - С.16..
Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/ М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2009. - С.56.. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:
конституцию РФ;
международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);
законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти
(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
нормативные документы по организации архивного хранения документов;
законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
локальные нормативные акты: положения о структурном подразделении, инструкции по делопроизводству, должностные инструкции, регламенты.
Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.18.. Как отмечалось, высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Правовой статус службы документационного обеспечения управления определяется положением, утверждаемым руководителем организации. Положение о службе документационного обеспечения управления - правовой
акт, устанавливающий статус подразделения, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими подразделениями организации Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.37..
Положение состоит из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Структура
4. Функции
6. Ответственность
7. Взаимоотношения
Раздел "Общие положения" включает официальное название подразделения, название, дату и номер распорядительного документа, на основе которого создана служба документационного обеспечения управления, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и увольнения руководителя, какими законодательными и нормативными актами руководствуется, информацию о печати.
Раздел "Структура" входит в состав положения только в случае наличия внутренних специальных подразделений по локальным вопросам документирования. На каждое подразделение в составе крупной административной единицы составляется самостоятельное положение.
Раздел "Задачи" содержит главные направления деятельности службы документационного обеспечения управления, о которых мы говорили выше.
В разделе "Функции" по степени важности перечисляются действия, операции, процедуры, отражающие весь комплекс работ по документационному обеспечению.
Раздел "Права" - юридически узаконенная возможность руководителя осуществлять или не осуществлять определенные действия, для обеспечения правовой регламентации и полноты выполняемых функций.
Раздел "Ответственность" содержит критерии оценки содержания работ по документационному обеспечению: качество и своевременность работ, соблюдение инструкций и стандартов, виды дисциплинарной, административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности руководства в случае невыполнения обязанностей, утраты документов, несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
В процессе выполнения своих функций служба документационного обеспечения управления осуществляет регламентацию документопотоков и информационных связей внутри организации и за ее пределами. Характер взаимодействия со структурными подразделениями по вопросам информационно-документационного обеспечения (виды документов, периодичность и сроки их представления, регулирование разногласий в процессе совместной работы) составляет содержание раздела "Взаимоотношения".
Положение о службе документационного обеспечения управления оформляется на общем бланке, утверждается руководителями организации, визируется руководителем службы документационного обеспечения управления, руководителем юридической службы, заместителем руководителя организации, курирующим вопросы делопроизводства, а также руководителями структурных подразделений, перечисленных в разделе "Взаимоотношения". Разработка "положения" задача сложная и требующая хорошего знания иерархического взаимодействия, структуры и функций организации, правовых и административных связей Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления / Е.Н. Колесник, Е.В. Кузнецова. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - С.113..
Сотрудники службы документационного обеспечения управления осуществляют выполнение своих обязанностей на основе должностной инструкции, которая включает следующие разделы:
1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
5. Ответственность
6. Взаимоотношения
Рассмотрим в качестве примера должностную инструкцию документоведа. В администрации города данную функцию выполняет главный специалист канцелярии. Согласно "Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих" документовед относится к категории специалистов, является работником службы документационного обеспечения управления и подчиняется непосредственно заведующему службой документационного обеспечения управления, обязанности которого выполняет управляющий делами. Он назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации города по представлению управляющего делами.
В своей деятельности документовед руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическими документами своей организации. Основные функции документоведа заключаются в рациональной организация документационного обеспечения управления, методическом обеспечении делопроизводства в структурных подразделениях на базе современных информационных технологий.
В должностные обязанности документоведа входит:
участие в планировании, организации, совершенствовании работы службы документационного обеспечения управления;
ведение информационно-справочной работы по документам учреждения, подготовка справки для руководства и запросам граждан;
участие в разработке нормативно-методических материалов по документационного обеспечения управления;
обеспечение, внедрение разработок, направленных на совершенствование документационного обеспечения управления;
разработка бланков документов, унифицированных формы документов, применяемых в администрации;
принятие мер по упорядочению состава документов и организации документооборота;
разработка классификаторов видов документов, табеля форм документов;
участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствовании автоматизированных систем, применяемых службой документационного обеспечения правления;
контроль за организацией работы с документами, правильностью формирования дел, обеспечением их сохранности;
внесение предложений руководству по совершенствованию работы с документами на базе компьютерных технологий и традиционных форм;
оказание методической и консультативной помощи структурным подразделениям по вопросам документационного обеспечения управления;
проведение работ по подготовке номенклатуры дел, ее корректировке;
участие в проведении экспертизы ценности документов и в их отборе на постоянное и временное хранение Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А.Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.167..
Согласно должностной инструкции на главного специалиста канцелярии возлагается ответственность за невыполнение обязанностей, нарушение правил работы с документами, их утрату и порчу, разглашение конфиденциальной информации, несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
Его взаимоотношения осуществляются посредством деловых контактов с управляющим делами и главой администрации по всем вопросам профессиональной деятельности, связанным с выполнением своих обязанностей,
с юридической службой - по вопросам визирования документов и по всем вопросам правового характера, с секретарями руководства, с помощниками руководителей структурных подразделений по вопросам организации работы с документами. Должностная инструкция должна быть оформлена на общем бланке организации, иметь гриф утверждения и визы согласования и ознакомления.
Итак, к документам, регламентирующим работу с документами в администрации города Новочебоксарска, относятся: инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления и должностная инструкция главного специалиста канцелярии. Данные документы разрабатываются внутри организации опираясь на федеральные нормативно-правовые и нормативные акты.
1 ВВЕДЕНИЕ 2
2 ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ 4
3 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ 6
4 НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ 9
5 СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОУ 14
6 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятий управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что делопроизводство - одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационного обеспечения управленческой деятельности принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защиты информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живем в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.
Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в организации, описание структуры и раскрытие основных функций службы документационного обеспечения управления, определение назначения в организации.
Исходя из цели были поставлены следующие задачи:
изучение периодического издания, раскрывающего тему курсовой работы;
рассказать о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;
рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и описать их основные функции.
1. ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.
Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
Цели службы ДОУ:
Совершенствование форм и методов работы с документами;
Внедрение единого порядка работы с документами (их подготовка и обработка);
Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
Сокращение документооборота, количества форм документов;
Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ организации;
Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач, а из этих задач вытекают функции:
1. Обеспечение документирования управленческой деятельности. Эти задачи могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение.
2. Организация работы с документами в учреждении. Эти задачи решаются выполнением следующих функций:
установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
контроль за исполнением документов;
систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;
обеспечение защиты информации.
3. Совершенствование форм и методов работы с документами. Эти задачи включают в себя выполнение следующих функций:
разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
3. НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:
положения о структурном подразделении;
должностных инструкций;
инструкции по делопроизводству.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ. Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляются в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.
Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а так же правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу. Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
Должностная инструкция - это основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Источниками для разработки должностных инструкций являются:
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
- Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
- Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
- Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции - это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.
Инструкция по делопроизводству - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель - это перечень унифицированных форм документов, необходимых идостаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, егоюридического статуса и этапов документирования. Табель является способомнормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.
Альбом форм документов организации . Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
Чтобы разработать и создать Альбом форм документов, необходимо по каждому документу отобрать несколько лучших образцов (не менее 3-5).
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность аппарата управления компании, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ею управленческих функций.
Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.
Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.
Законодательная основа корпоративного регулирования ДОУ
В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.
Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации (см. Приложение 1). На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.
Состав корпоративной нормативно-методической базы ДОУ
Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т.ч. с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.
В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:
классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);
табель и альбом форм документов;
номенклатура дел компании;
стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД) (см. Приложение 2);
положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.
Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях (примерная структура инструкции по делопроизводству представлена в Приложении 3).
Инструкция состоит из нескольких основных разделов (см. Приложение 2) и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в т.ч. документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании диктует необходимость постоянной работы с конкретными видами документов, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также привести образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкцию по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.
Инструкция должна содержать приложения, состоящие из как можно большего числа справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.
При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России 08.11.2005 № 536), в той части, в которой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты (см. Приложение 1).
Важно учитывать, что инструкция по делопроизводству – это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому чем более подробными будут разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет как сами документы, так и процессы работы с ними.
Несмотря на то что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, в т.ч. в условиях автоматизации, на практике встречаются иные подходы. Например, решая вопросы оптимизации своей работы, компания рассматривает устранение недостатков в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам (участкам). Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методологические документы по описанию бизнес-процессов без внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные документы, в т.ч. на инструкцию по делопроизводству, в части, касающейся регулирования работы с документами. Важно помнить, что технологические процессы работы с документами конкретного бизнес-процесса (участка) не должны противоречить общепринятой схеме организации работы с документами в компании.
Вместе с тем в условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т.п., то включить эти вопросы в инструкцию по делопроизводству - значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами могут быть:
регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);
инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;
инструкция пользователя АСДЭД и др.
Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций , а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями.
На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.
Исполнители по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ
Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы в области документационного обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих нормативно-методических документах.
В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений. Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники. Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела.
Этапы создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ
Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов.
На этапе диагностики ДОУ :
изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании;
проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая:
Подготовку и оформление служебных документов;
Обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;
Учет и регистрацию документов;
Рассмотрение и согласование документов;
Ведение контроля сроков исполнения документов;
Обеспечение хранения и уничтожения документов;
анализируется состав документов и принципы их систематизации;
изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;
проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании;
рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы;
выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения.
На этапе проектирования ДОУ :
формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию / утверждению / визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов;
формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов;
разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес-единиц);
проектируются системы учета / регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;
оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации.
На этапе регламентации ДОУ:
происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов;
осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.
В заключение
Реализация поставленной задачи по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту компании:
создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся на единой методологической основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах;
повысить эффективность системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых управленческих решений и эффективного контроля их исполнения;
обеспечить управленческую прозрачность и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании;
повысить корпоративную культуру персонала компании в работе с документами за счет методологического и нормативно-методического обеспечения участников этих процессов.
Приложение 1
Примерный перечень
законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами и архивного дела
Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).
Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006).
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007).
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).
Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007).
Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005).
Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.
Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.
Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.
Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008).
Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 №452 (в ред. от 21.02.2008).
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006).
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.
Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.
Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.
ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).
Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.
Приложение 2
Примерный перечень
корпоративных нормативных документов
в области ДОУ (управления документами) и архивного дела
1. Стандарт по управлению документами , в котором описываются:
Стратегия, политика и ответственность в области управления документами;
Требования к управлению документами;
Состав нормативной базы в области управления документами;
Порядок проектирования и внедрения документных систем;
Процессы и процедуры управления документами;
Правила проведения мониторинга и аудита в области управления документами;
Организация обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами.
2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) , включающая следующие основные разделы:
▪ Общие положения.
▪ Документирование управленческой деятельности:
Состав управленческих документов;
Классификация, унификация, стандартизация управленческих документов.
▪ Правила подготовки и оформления управленческих документов:
Требования к бланкам документов;
Требования и правила оформления реквизитов служебных документов;
Требования и правила оформления текстов служебных документов;
Правила подготовки и оформления распорядительных документов:
распоряжение;
протокол;
решение и др. (при необходимости);
Правила подготовки и оформления организационных документов:
положение;
инструкция и др. (при необходимости);
- правила оформления информационно-справочных документов:
служебное письмо;
служебная записка и др. (при необходимости).
▪ Организация документооборота:
Порядок обработки и движения поступающих (входящих) документов;
Порядок подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;
Порядок подготовки, обработки и движения внутренних документов;
Порядок работы исполнителей с документами;
Порядок регистрации документов;
Организация контроля исполнения документов;
Порядок учета объема документооборота.
▪ Организация документов в делопроизводстве:
Правила составления номенклатуры дел;
Правила формирования и оформления дел;
Порядок систематизации и организации оперативного хранения документов;
Правила подготовки документов к передаче в архив.
▪ Другие разделы, определяющие специфику компании (при необходимости).
3. Положение об архивном хранении документов, в котором описываются:
Порядок отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведения экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);
Порядок приема документов и дел в архив компании;
Правила комплектования, фондирования документов и дел;
Порядок организации научно-справочного аппарата фонда;
Порядок выдачи из архива документов и дел во временное пользование;
Порядок обеспечения сохранности документов и дел;
Порядок уничтожения документов и дел;
Порядок передачи документов на государственное хранение.
4. Положение о печатях и штампах , в котором описываютя:
Порядок изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;
Оттиски печатей и штампов, используемых в компании.
5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера , включающая:
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);
Перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);
Описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера;
Описание порядка ведения делопроизводства (прием / отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера).
6. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе.
7. Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребностей и специфики компании.
Приложение 3
|
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _________________ «___» _____________ 2008 г. ИНСТРУКЦИЯ __________ № ______ по делопроизводству __________________ 1. Общие положения 1.1. определяется сфера распространения настоящей Инструкции (документы, способы их подготовки); 1.2. перечисляются нормативно-методические документы, на основании которых разработана настоящая Инструкция; 1.3. закрепляется правило единого порядка документирования и организации работы с документами, единой технологии работы с документами как традиционным способом, так и при использовании информационных технологий (« Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции»); 1.4. возлагается ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях на руководителей этих подразделений, которые имеют право назначить ответственное лицо за документационное обеспечение в данном подразделении (секретаря подразделения); 1.5. закрепляются (перечисляются) функции ответственного лица по ведению делопроизводства в структурном подразделении; 1.6. организационно-методическое руководство по организации и совершенствованию ДОУ возлагается на службу ДОУ; здесь же определяется административная и методическая подчиненность делопроизводственного персонала службы ДОУ; 1.7. устанавливается ответственность за несоблюдение работниками требований и правил инструкции по делопроизводству, в т.ч. по сохранности служебных документов и неразглашении содержащейся в них информации. 2. Документирование управленческой деятельности 2.1. перечисляется состав создаваемых документов (виды); 2.2. излагаются правила подготовки и оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (оформление реквизитов, текстов, стиль изложения служебных документов); 2.3. излагаются правила подготовки и оформления отдельных видов документов (организационно-распорядительных, информационно-справочных и др.), в т.ч. порядок согласования, визирования, подписания и утверждения этих документов; 2.4. излагаются правила составления Табеля и Альбома форм документов; 2.5. описывается порядок оформления и заверения копий; 2.6. описывается порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов. 3. Организация документооборота 3.1. закрепляется форма организации работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная); 3.2. описывается порядок приема, обработки, распределения, предварительного рассмотрения и передачи поступающей корреспонденции на рассмотрение руководства, а также на исполнение в структурные подразделения; 3.3. излагается порядок обработки и отправки исходящих документов (по каналам почтовой, курьерской и электронной связи); 3.4. устанавливается порядок подготовки и прохождения внутренних документов; 3.5. закрепляется порядок передачи документов между структурными подразделениями (через лиц, ответственных за документационное обеспечение, или службу ДОУ – в зависимости от принятой формы организации делопроизводства) с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах; 3.6. устанавливаются порядок учета объема документооборота и форма представления. Схемы прохождения документов, разработанные к этому разделу, включаются в приложения к данной Инструкции. 4. Регистрация документов 4.1. описывается порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов (место, формы, технология и сроки регистрации); 4.2. закрепляется порядок номерообразования (индексации) документов (приводятся примеры регистрационных номеров); 4.3. перечисляется состав документов, регистрируемых только в службе ДОУ. 5. Организация информационно-справочной работы 5.1. формулируются принципы построения информационно-справочной работы; 5.2. описывается порядок систематизации и классификации справочной информации; 5.3. определяются правила доступа и пользования служебной информацией; 5.4. раскрывается технология информационно-поисковой работы. 6. Контроль исполнения документов 6.1. в разделе приводится конкретный перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения; 6.2. устанавливаются конкретные сроки исполнения документов; 6.3. определяются ответственные лица (или подразделение) за ведение контроля исполнения документов; 6.4. указываются параметры (реквизиты) регистрационно-контрольных форм (баз данных); 6.5. описывается порядок постановки на контроль и технология ведения контроля (включая уведомительную систему оповещения); 6.6. перечисляются обязанности исполнителей по работе с контрольными документами; 6.7. излагается порядок регулирования и обобщения данных по исполнению документов; порядок подготовки отчетности (указывается периодичность и форма представления); порядок снятия документа с контроля и списания его в дело. 7. Организация делопроизводства по обращениям граждан 7.1. определяются ответственные лица (или подразделение) за ведение делопроизводства по обращениям граждан; 7.2. описывается порядок приема, обработки и передачи на рассмотрение и исполнение письменных обращений граждан; 7.3. описывается порядок регистрации обращений, указываются параметры (реквизиты) учетно-регистрационных форм (баз данных), порядок номерообразования документа, в т.ч. при повторной регистрации; 7.4. описывается порядок организации контроля сроков рассмотрения и исполнения обращений граждан; 7.5. описывается порядок оформления и отправки ответов на обращения граждан; 7.6. описывается порядок формирования, хранения и передачи дел по обращениям граждан в архив организации. 8. Организация оперативного хранения документов 8.1. формулируются правила составления номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел; 8.2. описываются правила формирования и оформления дел; 8.3. описываются правила хранения документов в структурных подразделениях; 8.4. описывается порядок выдачи документов и дел во временное пользование; 8.5. определяется ответственность за сохранность документов текущего делопроизводства. 9. Подготовка документов к сдаче в архив 9.1. определяется порядок проведения экспертизы ценности документов, в т.ч. порядок создания и работы экспертной комиссии (состав, функции, полномочия, регламент работы определяется Положением об экспертной комиссии); 9.2. закрепляются правила подготовки дел к архивному хранению и уничтожению; определяются ответственные лица за выполнение этих функций (как правило, ответственные за делопроизводство в подразделении); 9.3. описываются правила составления описей дел, требования к составлению акта о выделении документов и дел к уничтожению; 9.4. описывается порядок передачи дел в архив организации. Руководитель службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Приложения к Инструкции включают: 1) образцы бланков, табеля и форм документов; 2 примеры оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, письмо, протокол, служебная записка и др.); 3) образцы формы учета и регистрации документов (формы журналов или регистрационных карточек); 4) схемы (маршруты) документопотоков (видов документов); 5) перечни нерегистрируемых документов; 6) перечни контролируемых документов; 7) перечни документов, подлежащих утверждению; 8) перечни документов, на которых ставится печать организации; 9) перечни по составу согласующих лиц определенных видов документов; 10) формы номенклатуры дел (подразделения и сводная); 11) формы описей дел и акта на уничтожение; 12) оттиски используемых в компании печатей и штампов и др. |
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе документационного обеспечения управления должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.
Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:
конституцию РФ;
международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);
законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти
(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
