Сущность, принципы и задачи делопроизводства. Принципы делопроизводства Принципы делопроизводства

Говорить о существовании в организации системы делопроизводства можно в том случае, если:

• - организован документооборот, то есть движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и/или отправки или передачи в дело на хранение;
• - налажена система регистрации и учета документов (поступающих, внутренних, исходящих);
• - исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Хотя, безусловно, это далеко не все, что необходимо для эффективной организации работы с документами. Можно сказать, что это тот минимальный комплекс элементов, который позволяет говорить о наличии делопроизводства в организации.

Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга - «Планируй - Сделай - Проверь - Действуй»:

• - на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
• - на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
• - на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
• - на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

В документационном обеспечении организация документооборота - один из важнейших участков деятельности.

Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:

• 1. Централизация операций по приему и отправке документов. Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении - службе делопроизводства (секретарем).
• 2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).
• 3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.
• 4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.
• 5. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций - функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.
• 6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.
• 7. Делегирование руководителем права подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.
• 8. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом, творческих операций - специалистами и руководителями.
• 9. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Как правило, выделяется три документопотока: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) и внутренние документы.
• 10. Выделение в массиве поступающих документов так называемых нерегистрируемых документов. Нерегистрируемые документы - это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения.

Создание системы регистрации - еще одна составляющая делопроизводства. Для решения вопроса о том, как организовать регистрацию документов, нужно, прежде всего, ответить на несколько вопросов:

• 1. Кто из руководства организации имеет право подписывать исходящие документы (корреспонденцию)? На этот вопрос может быть несколько ответов:
  • - всю исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации;
  • - исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, а также заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией;
  • - исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией, а также руководители структурных подразделений по направлениям деятельности подразделений.
• 2. Кто из руководства организации может считаться первой инстанцией рассмотрения входящей корреспонденции? Здесь также может быть несколько вариантов ответа:
  • - всю поступающую корреспонденцию рассматривает руководитель организации и, соответственно, только он выносит резолюции, определяющие дальнейшее движение документов;
  • - поступающую корреспонденцию имеют право рассматривать, кроме руководителя, его заместители по тем вопросам, решение которых находится в их компетенции;
  • - кроме руководителя и его заместителей поступающую корреспонденцию могут непосредственно рассматривать руководители подразделений, соответственно, только по тем вопросам, по которым они имеют право принимать самостоятельные решения.

Если право подписывать документы имеет только руководитель организации или руководитель и его заместители, регистрация документов (входящих и исходящих), безусловно, должна быть сосредоточена в службе делопроизводства. Если этим правом также наделены руководители подразделений, может быть два варианта организации регистрации: первый - регистрация всех документов сосредоточена в службе делопроизводства (как и в предыдущем случае), второй - регистрация документов, проходящих через руководство, осуществляется в службе делопроизводства, документы, поступающие в подразделения и исходящие из подразделений, регистрируются в подразделениях. Такой вариант регистрации документов, как правило, характерен для крупных организаций, а также для территориально обособленных подразделений организации.

При создании системы регистрации немаловажное значение имеет выбор формы регистрации документов: традиционной (использование журналов или картотек) или автоматизированной (на основе компьютерных технологий). Конечно, не все организации могут позволить себе приобретение специализированной автоматизированной системы, но любая служба делопроизводства может вместо ведения традиционного журнала регистрации входящих и исходящих документов на бумажных носителях, вести электронный журнал (например, в виде таблицы Excel), который, безусловно, будет более гибким инструментом при поиске документов, при ведении справочной работы или контроле исполнения документов.

Организуя систему регистрации, нужно продумать структуру регистрационного номера документа (прежде всего, входящего и исходящего). Желательно, чтобы регистрационный номер документа состоял не только из порядкового номера документа, но включал также коды, позволяющие проследить движение документа в ходе исполнения или подготовки. Такими кодами могут быть: код подразделения (по классификатору структурных подразделений), код должностного лица (по классификатору должностных лиц) и др.

Например, регистрационный номер входящего документа - 232/01-12 - включает следующие части: порядковый номер поступления (232), код должностного лица (01 - код генерального директора), код подразделения-исполнителя (12). Порядковый номер документа от других частей регистрационного номера отделяется косой чертой. В состав регистрационного номера документа могут входить и другие коды, например индекс того дела по номенклатуре дел, в которое документ поступит на хранение после исполнения.

Организуя систему регистрации документов, необходимо учесть следующие положения:

• - регистрация документов ведется по массивам документов (документопотокам): входящие документы - один массив, исходящие - другой, внутренние - третий (в каждом из них могут при необходимости быть выделены составляющие их массивы);
• - регистрация документов осуществляется: входящих - в день поступления, исходящих - в день отправки;
• - доведение зарегистрированных документов до исполнителей осуществляется в тот же день (день поступления и регистрации) или на следующий день (это означает, что все операции с входящими документами, включая рассмотрение руководством, осуществляются в день поступления или, если документ поступил в конце рабочего дня либо в нерабочее время, - на следующий день; в крупных организациях, имеющих сложную структуру, на доведение документа до исполнителя может отводиться до двух-трех дней);
• - регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания, в крайнем случае - на следующий день.

Третья составляющая системы делопроизводства - система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел - перечень заголовков дел, создаваемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Важно понимать, что номенклатура дел выполняет одновременно несколько функций в делопроизводстве. Кроме выполнения уже названной функции, она выступает в качестве учетного документа и в качестве поискового инструмента. Если нам необходимо найти документ за предыдущие годы деятельности организации, то сделать это без номенклатуры дел будет весьма сложно. С этой и другими проблемами сталкиваются организации, не имеющие номенклатуры дел и формирующие дела по принципу удобства в текущей работе без учета взаимосвязей, существующих между разными документами в процессе принятия и исполнения решений, и без учета сроков хранения документов.

Разработка номенклатуры дел - очень важный шаг в организации системы делопроизводства. Номенклатура дел организации - это сводный документ (сводная номенклатура дел), состоящий из номенклатур дел подразделений. Подразделения организации разрабатывают разделы номенклатуры дел под организационно-методическим руководством и контролем со стороны службы делопроизводства и архива. Для разработки номенклатуры дел могут привлекаться специализированные организации, выполняя эту работу на договорных началах. Если в организации нет специалиста в области делопроизводства или архивного дела, выполнить эту работу без специальной подготовки будет проблематично.

Организация документооборота, системы регистрации документов и системы их текущего хранения - это тот минимум, который позволяет говорить о наличии в организации делопроизводства. Но это далеко не полный перечень того, что должна включать в себя система делопроизводства. Вот некоторые не менее важные ее составляющие:

• - инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению);
• - бланки документов (разработка бланков, их учет - задачи службы делопроизводства);
• - система контроля исполнения документов;
• - регламентация правил и процессов документирования деятельности организации и др.

В организации делопроизводства, конечно, совершенно особое место занимает инструкция по делопроизводству. Это нормативный документ, утверждаемый руководителем организации и являющийся обязательным для всех работников организации. Инструкция по делопроизводству определяет и закрепляет технологию создания, обработки, переработки, хранения и использования документов в управленческой деятельности организации. Строго говоря, пока в организации нет инструкции по делопроизводству, говорить о системе делопроизводства можно лишь с определенной долей условности. Но и начинать работу по созданию системы делопроизводства в организации с разработки инструкции по делопроизводству тоже не совсем правильно, поскольку инструкция должна нормативно закрепить уже отработанные на практике и проверенные практикой правила и приемы работы с документами.

Процесс управления социальными системами, в том числе органами внутренних дел, сопровождается значительным количеством различных документов. Необходимость упорядочения всех процедур работы с доку­ментами возникла достаточно давно, хотя делопроизводство стало систем­но изучаться только в XIX в. В современной науке область знаний о по­рядке создания документов и правилах работы с ними является самостоя­тельной дисциплиной, которая сохраняет связи с теорией социального управления.

В России с XVII в. закладывались основы государственного централи­зованного установления правил работы с официальными документами. С тех пор и по настоящее время выделяют следующие исторические периоды его развития: приказное, коллежское, министерское и советское «научное» делопроизводство.

Современное делопроизводство стало стремительно совершенство­ваться, начиная с XX века под воздействием развития технических средств коммуникации и компьютерной техники. Многие стандартные документационные операции приобрели новое содержание, а компьютеризация су­щественно расширила сферу этой деятельности. С развитием компьютер­ных технологий делопроизводство становится доступным любому пользо­вателю. При этом появилась возможность самостоятельно работать с са­мыми разными видами документов и создавать электронные архивы инди­видуального пользования.

В настоящее время под воздействием указанных тенденций возник новый термин - документационное обеспечение управления (ДОУ). Харак­терно, что в законодательных актах и обиходе этот термин понимается как тождественный термину делопроизводство. Однако это не вполне пра­вильно, т.к., например, принципы ведения дел для управленческой доку­ментации отличаются от дел в судопроизводстве, в следственных органах, в нотариатах и других областях деятельности.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая до­кументирование и организацию работы с официальными документами. Исходя из области циркуляции официальных документов обычно вы­деляют - управленческое и специальное делопроизводство.

Управленческое делопроизводство регулируется системой законо­дательных актов и осуществляет операции с управленческой документаци­ей (распорядительной, организационной, справочной). Систематизация документов в дела осуществляется службами ДОУ, а перечень наименований дел в организации утверждается в специальном документе - номенклатуре дел.

Специальное делопроизводство регулируется законами, исполне­ние которых связано с реализацией основной функции учреждения или ор­ганизации (правоохранительной, правообеспечительной, надзорной, кон­тролирующей и др.). Создание и систематизация документов в дела осуще­ствляется по специальным правилам, а заведение дел не связано напрямую с управленческим делопроизводством.

Значение рациональной организации документационного обеспече­ния состоит в том, что она позволяет существенно повысить эффектив­ность процесса управления. При этом существующие общие правила рабо­ты с управленческими документами, контроль над их движением и хране­нием, информационная работа с ними, другие компоненты делопроизвод­ства создают условия для оптимизации управленческой деятельности. По­этому деятельность служб ДОУ принято относить к числу вспомогатель­ных, обеспечивающих функций управления.

Для усвоения знаний по делопроизводству необходимо уточнить его принципы. Значимость принципов в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческих знаний, состоит в том, что они опре­деляют исходные правила и общие начала. К числу основных принципов следует отнести:

1. Принцип унификации - приведение какого-либо объекта к единой
форме, системе. Процесс унификация выражается в создании наиболее
общей универсальной модели, применяемой к ряду объектов с некоторыми
общими признаками. На основе унификации в современном делопроизводстве разрабатываются, например, исходные правила выполнения документационных операций. Эти правила носят общий характер для отраслевых министерств и конкретизируются в их нормативно-методических актах.

2.Принцип стандартизации - установление и применение стандар­та как эталона (образца), который принимается в качестве исходного для
сопоставления с ним других подобных объектов. Стандарт как нормативно-методический документ - это комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом. Между стандартизацией и унификацией не существует тождества, хотя оба процесса взаимосвязаны. Стандартизация - это высшая степень унификации, выраженная в обяза­тельной правовой форме.

3. Принцип системности нормативно-методического регулирова­ния делопроизводства является основой для установления единых требований к организации делопроизводства. Законодательные, нормативные и методические акты по делопроизводству структурируются, исходя из их
иерархии и компетенции. В результате образуется система нормативно-
методического обеспечения.

4. Принцип централизации органов контроля и методического
обеспечения делопроизводства отражает значение соответствующих функций в системе органов власти и управления. Центральным органом контроля обеспечения делопроизводства в Российской Федерации являются
Госстандарт, а методического контроля – Росархив.

5. Принцип децентрализации делопроизводства проявляется в том,
что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб документационного обеспечения в своих структурных подразделениях, исходя из ведомственных задач. Данный принцип закреплён в Типо­вой инструкции по делопроизводству. При этом ведомственные норматив­но-методические документы (инструкции) не должны ей противоречить только по основным положениям.

Таким образом, развитие и внедрение принципов научной организа­ции делопроизводства - это задача всего общества и государства, т.к. при­менение принципов создает условия для сокращения излишних докумен­тов и потерь времени, затрачиваемого на обработку документов. Отсутст­вие определенного единообразия работы с документами ведет к тому, что число их может произвольно увеличиваться так же, как их формы и назна­чение.

В процессе развития делопроизводства сформировалась единая тер­минология этого вида деятельности. Некоторая часть терминов появилась вследствие использования компьютерной техники в делопроизводстве. Наиболее распространёнными являются следующие термины.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленной форме. Оно предполагает некую форму представления информации. При этом процесс записи информации должен обеспечивать ее хранение на каком-либо твердом носителе - бумаге, полимере, оптиче­ском, магнитном носителях и т.д.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. По отношению к понятию информации главным является её фиксация, а способ (графика, печать, магнитозапись и прочее) - вторичным.

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и прочее). Формирование и использование информационных ресурсов явля­ется сферой государственного регулирования в Российской Федерации.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информа­ция с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Для документа важна форма представления информации. Эту форму обеспечивает нали­чие ряда реквизитов, совокупность которых на документе позволяет отно­сить информацию к документам определенного вида и назначения, т.е. идентифицировать информацию.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления офици­ального документа. Действующий стандарт для управленческой докумен­тации указывает для реквизитов строго определённое место на документе, но только некоторые из них являются обязательными и придают докумен­ту юридическую силу.

Официальные документы - это документы, созданные юридически­ми или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установ­ленном порядке. Понятие документа может иметь самую широкую область применения (в редакторе Word каждый файл - документ). Официальным документ становится только после его полного оформления и удостовере­ния, т.е. после заполнения необходимых реквизитов.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издав­шего его органа и установленным порядком оформления. Понятие офици­ального документа не тождественно понятию его юридической силы. При этом только юридическая сила документа способна передавать его распо­рядительное начало. Так, юридическая сила документа включает в себя три обязательных компонента: 1) соответствие содержания закону; 2) полномочность издающего органа; 3) оформление всех необходимых реквизитов в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу конкретного вида.

Документы создаются, приобретают юридическую силу и циркули­руют в структурах министерств, ведомств, учреждений, предприятий и ор­ганизаций. В целях упорядочения работы с различными документами, а также обеспечения соответствующего взаимодействия с различными ве­домствами и учреждениями формируется структурное звено, которое при­звано контролировать правила работы с документами, проводить в жизнь единую систему делопроизводства. Общее название этих структур - служ­бы документационного обеспечения управления.

Департаментделопроизводства и работы с обращениями граждан и организацийявляется структурным подразделением МВД России. На это подразделение возлагается кон­троль за соблюдением единой системы делопроизводства.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий со­хранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В определении имеется в виду любой документ на ма­териальном носителе, который может сохраняться как в государственном, так и личном архиве.

Нормативно-правовое регулирование делопроизводства - это об­ласть компетенции целого ряда центральных органов государственной власти и управления. Система этих органов устанавливает правила, норма­тивы и стандарты, которые в совокупности должны обеспечивать единую систему делопроизводства на территории Российской Федерации. Эта сис­тема должна обеспечивать:

1. Обязательность исходных принципов делопроизводства для учре­ждений, организаций независимо от форм собственности. Например: госу­дарственный язык, на котором ведется делопроизводство; государственное регулирование в сфере использования информации и другие принципиаль­ные положения.

2. Установление основных задач и правил в сфере документационной деятельности. Например, создание типовых инструкций, образцов доку­ментов и другие вопросы.

3. Общность требований к осуществлению документирования в наи­более важных областях государственного управления. Например, обороно­способность, судопроизводство, бухгалтерский учёт, гражданское состоя­ние, сфера здравоохранения, правоохранительная деятельность и т.д.

Фундаментом единой системы делопроизводства являются положе­ния Конституции Российской Федерации. Такие принципы, как: право ка­ждого свободно искать, получать, передавать, производить и распростра­нять информацию любым законным способом (ст. 29 Конституции); право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллек­тивные обращения в государственные органы и органы местного само­управления (ст. 33 Конституции) и ряд других являются основой для орга­низации делопроизводства.

Особенность нормативно-методического регулирования делопроиз­водства в системе органов внутренних дел - в том, что отдельные его ком­поненты входят в функции большинства служб и подразделений. Напри­мер, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Однако основные зада­чи делопроизводства решают специальные подразделения - секретариаты (канцелярии).

Нормативно-методические акты МВД России в отношении органи­зации делопроизводства не используют термин «документационное обес­печение управления». Единая система делопроизводства в аппарате и под­разделениях МВД России реализуется в процессе исполнения ими своих задач и функций. Организация и совершенствование системы делопроиз­водства, а также контроль над соблюдением установленного порядка рабо­ты с документами осуществляются аппаратом министерства. За организа­цию и состояние делопроизводства непосредственно отвечают начальники делопроизводственных подразделений - начальники секретариатов (канцелярий). Такое подразделение является самостоятельной структурной единицей. Начальнику указанного подразделения непосредственно подчи­нена вся деятельность по организации делопроизводства.

Основные задачи секретариатов в органах внутренних дел можно разделить на документационные и организационные.

Документационные задачи связаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами, это:

1. Приём и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов.

2. Предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции (краткого указания о порядке исполнения доку­мента).

3. Передача документов сотрудникам - исполнителям (передача документа должна производиться под роспись исполнителя в регистрацион­ном журнале с указанием даты его получения).

4. Контроль над сроками исполнения документов.

5. Информационно-справочная работа.

6. Составление и изготовление документов в соответствии с поруче­ниями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий (составле­ние - это, как правило, подготовка проектов документов).

7. Систематизация и хранение документов, находящихся в делопро­изводстве. Хранение должно производиться в делах (папках), внутри кото­рых документы располагаются в определенном (как правило, хронологиче­ском) порядке - систематизированно в соответствии с описью документов.

8. Обеспечение сохранности печатей, штампов и бланков. Для реги­страции и заверения официальных документов используются штампы, пе­чати и бланки документов. Сохранность гербовой печати и гербовых блан­ков - это наиболее ответственная задача делопроизводства.

9. Формирование дел в текущем делопроизводстве. Текущим являет­ся ведение дел на протяжении, как правило, календарного года. Каждое дело предназначено для определенной группы документов и носит собст­венное наименование. Номенклатура дел утверждается начальником орга­на внутренних дел.

10. Подготовка документов и дел для передачи в архив. Ценность документа отражается в установленных сроках его хранения. Непосредст­венно хранение различных документов - это одна из задач архивов.

Организационные задачи делопроизводства в наиболее общем виде связаны с вопросами оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур. К числу организационных задач делопроизвод­ства относятся:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных).

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников по указанию руководителя.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефо­ну.

5. Подготовка служебных командировок.

6. Подготовка совещаний, заседаний, а также стенографирование.

7. Подготовка информационно-справочных материалов по указанию

руководства.

8. Обучение методике организации документооборота, внедрение средств автоматизации делопроизводства.

Вышеизложенный перечень документационных и организационных задач формирует необходимость предусматривать в структуре секретариа­тов создание специализированных подразделений. Это - как правило, ма­шинописные бюро, бюро копирования документов, общественные прием­ные и прочие структуры. Сложность выполняемых обязанностей опреде­ляется также объемом документов, циркулирующих через секретариаты. Непосредственно в секретариатах концентрируется управленческая доку­ментация органа внутренних дел. Другие создаваемые и получаемые доку­менты (оперативного характера, по уголовным делам, справочные) хранят­ся в специальном делопроизводстве либо непосредственно в структурных подразделениях.

Большая часть информации, используемой для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» на Руси обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела. В настоящее время значение этого термина изменилось. Делопроизводство теперь означает организацию информационного сопровождения дел, то есть ведение документации. Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства – информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Делопроизводство – деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

 создание документов, то есть фиксация их на каком-либо носителе;

передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;

регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

 систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.

 Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое. Специальные программы- переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.

 Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.

 Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей . Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят исполнителя и проверяющего о наступлении срока исполнения.

Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромное количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора.

Классы прикладных программных продуктов, используемых для решения задач делопроизводства:

1) Текстовые редакторы:

Microsoft Word;

WordPerfect for Windows.

2) Табличные процессоры:

Microsoft Excel for Windows;

Lotus 1-2-3 for Windows.

3) СУБД (системы управления базами данных):

Access for Windows;

Microsoft SQL Server;

4) Средства презентационной графики:

Multimedia Viewer.

5) Коммуникационные программы (браузеры, программы для работы с электронной почтой):

Internet Explorer;

Outlook Express;

6) Программы оптического распознавания текста для перевода информации с бумажного носителя в электронный вид при помощи сканера:

OCR CuneiForm;

CuneiForm Gold;

FineReader PRO.

7) Электронные словари и переводчики:

STYLUS; Lingvo.

8) Интегрированные пакеты:

Microsoft Office for Windows;

 Open Office.

Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве. Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

оперативность в составлении и прохождении документа;

высокое качество документов;

оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.);

 безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры:

оптимизация распределения обязанностей между управляющим персоналом;

оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;

организация компьютерных сетей и внедрение сетевых технологий;

применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Весь процесс управления связан с информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления.

Большое внимание уделяется правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым специальным стандартам, которые и изучает такая дисциплина, как делопроизводство. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными. управление документооборот делопроизводство

Исходя из этого, объект делопроизводства - это оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); кроме того, это и организация документооборота в учреждении.

Предмет делопроизводства - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении, согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота в учреждении, согласно требованиям ГОСТа, механическим и электронным способами.

Включает в себя следующие виды:

Деловые письма, соглашения, договоры;

Доклады, отчеты;

Телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы и т.п

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» на Руси обозначало не только папку с документами, но сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.

Делопроизводство теперь означает организацию информационного сопровождения дел, то есть ведение документации. Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства - информационное обеспечение управления .

И так делопроизводство - деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними .

Основные задачи делопроизводства:

Создание документов, то есть фиксация их на каком-либо носителе;

Передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;

Регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

Систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Основные принципы:

Оперативность в составлении и прохождении документа;

Высокое качество документов;

Оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.);

Безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

Самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами - делопроизводство. Если Вы специалист по делопроизводству - секретарь, административный работник, архивариус, Вы важная «кадровая единица» в деятельности любой организации. Однако важным и востребованным Вы станете лишь в том случае, если у Вас имеются необходимые знания и умения которые вам даст курс делопроизводства.

Вы хотите знать делопроизводство досконально и в точности? Боитесь запутаться в бумагах? Не понимаете, в чем разница между организационно-распорядительными, информационно-справочными, коммерческими и прочими видами документов? Не знаете, как передать дела на архивное хранение? Вы получите все необходимые знания на курсе «Делопроизводство» Вы научитесь обращению с документацией на всех этапах ее существования - от создания до «списания в архив». Вы узнаете, как правильно составлять и оформлять организационно-распорядительные документы, научитесь организовывать документооборот современного предприятия, контролировать исполнение управленческих решений и обеспечивать сохранность документированной информации.

Полученные знания и навыки пригодятся в любой области профессиональной деятельности. Изучение делопроизводства может стать стартовой ступенью в Вашей дальнейшей карьере.

Интеграция России в мировое сообщество, сопровождаемое бурным развитием рыночных отношений и появлением новых форм хозяйственной деятельности, предопределили резкое увеличение спроса хозяйствующих субъектов, особенно субъектов предпринимательской деятельности, на высокопрофессиональных специалистов в сфере экономики, высоких технологий, юриспруденции и социально-культурных отношений. Правильный подбор и расстановка, своевременная аттестация и повышение квалификации кадров в современный период является одной из ключевых задач, стоящих перед руководителями предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности.

В связи с этим существенно возросла роль кадровых служб, повысился статус их работников. От качества повседневной многоплановой комплексной работы кадровой службы сегодня зависит своевременное обеспечение деятельности субъекта хозяйствования квалифицированными специалистами, своевременное и правильное оформление трудовых отношений, правильность и своевременность расчетов и выплат заработной платы, пособий, премий, выстраивание гармонизированной и адекватной корпоративной политики мотивации труда, консультирование работников организации по всем аспектам трудового законодательства и многое другое.

Работа самих кадровых служб, в первую очередь, не возможна без построения правильной управленческо-правовой конструкции, предусматривающей ее задачи, функции, состав, численность, порядок и правила отбора персонала для работы в кадровой службе. Немаловажным также является методическое, правовое и документационное обеспечение деятельности кадровых служб, позволяющее наладить работу с персоналом таким образом, чтобы минимизировать риск возможных ошибок при оформлении трудовых правоотношений, оптимизировать систему кадровой работы в целом, установив порядок унификации документооборота по персоналу в организации.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013


Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".

реферат , добавлен 31.03.2015


Начало XIX в. - реформа государственного управления и делопроизводства. Делопроизводство в "Общем учреждении министерств". Движение документов и дел. Организация документооборота. Унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства.

реферат , добавлен 26.02.2009


Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".

дипломная работа , добавлен 12.12.2011


Документный состав, регламентирующий деятельность Управления ветеринарии Тюменской области. Современная система делопроизводства. Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота. Подбор систем электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 27.11.2013


Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.

дипломная работа , добавлен 31.10.2014


Принципы организации документооборота в государственном учреждении. Особенности унифицированной системы документов. Служебная переписка, бланки документов и реквизиты. Оформление приложений, согласование, визирование и утверждение. Номенклатура дел.

курсовая работа , добавлен 19.05.2011


Общая характеристика видов деятельности ООО "Безопасный город", знакомство с проблемами и методами организации делопроизводства. Знакомство со структурой нормативно-правовой базы делопроизводства. Анализ функций документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 25.05.2015


Служба документационного обеспечения управления: ее назначение, задачи, структура и состав. Форма организации делопроизводства. Выбор наименования службы, определение ее должностного состава и штатной численности, квалификационного состава организации.

курсовая работа , добавлен 17.05.2015


Практическое пособие, в доступной форме освещающее все ключевые вопросы организации делопроизводства документационного обеспечения управления. Материал пособия излагается, на основе законодательства регламентирующих организацию делопроизводства.

Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

• деловые письма, соглашения, договоры;
• доклады, отчеты;
• телеграммы, телефонограммы, телетексты, факсы, и т.п.

Устная связь осуществляется при помощи:

• устных переговоров, совещаний;
• телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных);
• громкоговорящей связи, переговорных устройств и т. п.

Большая часть информации, используемой для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организационной системы является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине 18 век. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» на Руси обозначало не только папку с документами, но и решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.

В настоящее время значение этого термина изменилось. Делопроизводство теперь означает организацию информационного сопровождения дел, то есть ведение документации. Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства - информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Делопроизводство- деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

• создание документов, то есть фиксация их на каком-либо носителе;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
• регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
• систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовывать процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, модемов, факсов) и сетевых технологий.

Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.

o Для создания документов используются текстовыередакторы. Эта среда даёт возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое. Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.

o Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят исполнителя и проверяющего о наступлении срока исполнения.

o Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных . С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромно количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора.

Многиеприкладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

o оперативность в составлении документа;

o высокое качество документов;

o оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т. п.);

o безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры:

o оптимизация распределение обязанностей между управляющим персоналом;

o оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;

o организация компьютерных сетей и внедрение сетевых технологий;

применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.