Выписка из СЗВ-М по общему правилу должна выдаваться на руки каждому сотруднику в части относящихся к нему сведений в срок не позднее крайней даты подачи отчета СЗВ-М в ПФР (ст. 11 и 15 ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Почему мало кто это выполняет и в каких случаях оформить выписку все-таки надо - расскажем в нашей статье.
Общий порядок формирования выписки из формы СЗВ-М
Как уже отмечалось выше, выдавать сотрудникам выписки из СЗВ-М в идеале нужно одновременно с подачей отчета в ПФР - ежемесячно. Кроме того, в определенных случаях выписку следует выдать обязательно:
- Работнику, уходящему на пенсию. Выписка из СЗВ-М входит в пакет документов, который работник должен предъявить в ПФ РФ для назначения пенсии.
- Увольняющемуся сотруднику. В данном случае выписка должна входить в комплект документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Наемному работнику выписка выдается в день увольнения, а работнику по договору ГПХ - в последний день действия договора.
Следует иметь в виду, что это должна быть именно выписка, содержащая сведения, относящиеся к конкретному работнику. Сведения об остальных работниках, содержащиеся в самом отчете СЗВ-М, являются их персональными данными, защита которых обеспечена законом. Просто отдать сотруднику копии отчетов СЗВ-М нельзя!
Порядок выдачи выписки из СЗВ-М сотрудникам
Во избежание разногласий с проверяющими органами у предприятия должно остаться подтверждение факта, что работник получил в установленном порядке выписку из СЗВ-М.
Это можно организовать 3 путями:
- оформить выписку в 2 экземплярах и попросить работника расписаться на том, который останется в организации;
- вести журнал учета выдаваемых работникам документов, в том числе выписок из СЗВ-М, в котором работники будут расписываться в их получении;
- выдавать выписку из СЗВ-М под отдельную расписку.
Образец заполнения выписки
В большинстве случаев при подаче СЗВ-М в электронном виде в рабочих программах имеется функция создания выписки из СЗВ-М по конкретному работнику. То есть документ можно сформировать программными средствами. Однако тем, кто сдает отчеты СЗВ-М в бумажном виде или у кого по каким-то причинам нет возможности сформировать выписку в программе, при ее оформлении следует использовать образец.
Рабочий образец для заполнения выписки из СЗВ-М вручную можно скачать на нашем сайте.
Почему не все выдают выписки ежемесячно
Несмотря на установленное законом № 27-ФЗ требование представлять выписки из сведений, подаваемых в ПФР, одновременно с направлением этих сведений в фонд, на практике работодатели обычно этого не делают.
Причины следующие:
- За невыдачу таких выписок в текущем порядке пока не установлены какие-либо штрафные санкции для работодателей (за исключением случаев, когда представление сведений обязательно, например при увольнении или выходе на пенсию).
- Выписки не востребованы сотрудниками. Например, о том, что в течение прошлого месяца он работал в данной организации, сотрудник и так осведомлен. То есть выписка бывает нужна для подтверждения факта работы третьему лицу, а не самому сотруднику.
Итоги
Составить выписку из СЗВ-М понадобится в случаях, когда информация о работе сотрудника должна быть представлена третьим лицам (например, ПФР для назначения пенсии). У организации должно остаться подтверждение выдачи выписки. В случае если выписку требуется сформировать вручную, можно воспользоваться образцом заполнения на нашем сайте.
При увольнении работника работодатель обязан выдать значительный перечень документов, в состав которых входит выписка по страховым взносам. Обязанность по представлению в ПФР сведений о работниках, стаже и других данных, необходимых для назначения пенсии установлена в ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В п. 4 ст. 11 Закона предусмотрена выдача сведений работнику при его увольнении.
Порядок выдачи выписки
Работодатель предоставляет увольняемому работнику СЗВ-М и СЗВ-Стаж. Отрезок времени, указанный в выписках, составляет:
- По СЗВ-М месяц, в котором произведено увольнение. По запросу работника выписка охватывает более ранние периоды. В связи с началом формирования документа с 2016 года работодатель может предоставить данные только с указанного срока.
- По СЗВ-Стаж период с начала года увольнения. Работники, принятые в течение года, получают выписку с даты трудоустройства. Данные предоставляются с 2017 года.
Документы предоставляются одновременно с расчетом в день увольнения или прекращения действия договора ГПХ. При обращении работника за выписками после увольнения для подготовки форм бухгалтерам предоставляется 5 дней с момента обращения.
Составление выписок по страховым взносам
При выдаче документов работнику необходимо сохранить конфиденциальность личных данных, доступ к которым могут иметь органы контроля, обрабатывающие данные, работодатель и сам работник. Предоставление данных должно соответствовать условиям:
- с данными по всем работникам предприятия не предоставляется. Лицо при увольнении получает выписку со сведениями, касающимися только самого работника. При увольнении нескольких работников одновременно документ формируется по каждому лицу отдельно.
- Форма СЗВ-Стаж принята с 2017 года, что позволяет включать информацию о данных работника только с указанного периода. О выдаче сведений по более ранним периодам работодатель принимает решение самостоятельно либо предоставляет данные из РСВ-1. Законодательство не дает пояснений по данному вопросу.
При выдаче выписки работодатель не должен представлять досрочно отчеты по формам. Сведения выписок касаются увольняемого работника и не могут быть изменены к дате представления отчетности.
Выписки должны быть оформлены должным образом. Документ должен иметь название в подтверждение того, что выписка является частью отчетной формы. Данные заверяются ответственным лицом с расшифровкой должности, оригинальной подписью и печатью организации. При отказе предприятия от использования печати в официальных документах производится соответствующая запись.
Подтверждение факта выдачи документа
Работодатель, во избежание вопросов органов контроля, должен иметь документальное доказательство факта выдачи выписки об исчисленных и перечисленных взносах. В подтверждение выдачи используется любой из доступных вариантов:
- Составление выписки в 2 экземплярах. О получении документа на экземпляре работодателя получатель ставит соответствующую отметку.
- Ведение журнала учета выдаваемых работнику при увольнении документов. В журнале предусматривается графа с подписью работников, подтверждающей получение.
- Прием расписок от увольняемого работника с указанием документов, полученных лицом от работодателя.
Получить документы при увольнении имеет право либо сам работник, либо лицо с нотариально составленной доверенностью. Иные лица не имеют право на доступ личной информации и получение документов при увольнении, включая выписку по страховым взносам.
Распространенные ошибки при выдаче выписок
Работодатель может допустить общие ошибки организационного характера при предоставлении выписки по страховым взносам.
| Неверная позиция работодателя | Пояснение |
| Работодатель требует составлять письменное обращение к работодателю для получения выписок по страховым взносам | Выдача документов при увольнении работника является обязанностью работодателя и не требует отдельного обращения. Если работник повторно запрашивает документы после увольнения в связи с их утратой, подача письменного заявления обязательна |
| Отказ работодателя от высылки выписок по страховым взносам по почте | Если работник не имеет возможности получить документы при увольнении лично он может обратиться к работодателю с просьбой об их высылке почтой. Пакет справок и иных форм отправляются заказным письмом с описью, объявленной ценностью и уведомлением о вручении |
Обязаны ли организации и ИП выдавать работникам и подрядчикам копии сданного в ПФР отчета о стаже СЗВ-СТАЖ? Если да, то в какой срок нужно это сделать? Требуется ли брать от работника заявление о выдаче копии? Нужно выдавать копию при увольнении. Дадим ответы на эти и другие вопросы.
Отчет о стаже: для кого предназначен
Отчет о стаже предназначен, в первую очередь, для территориальных органов ПФР. Им нужно сдавать расчет по форме СЗВ-СТАЖ (п.2 ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ <О персонифицированном учете>:
- по итогам каждого отчетного периода (года) – не позднее 1 марта;
- в случае выхода работника на пенсию – в течение 3-х календарных дней со дня обращения работника к работодателю. См. « ».
Право работников на копию отчета
Любой работник или исполнитель (подрядчик) по гражданско-правовому договору вправе обратиться (письменно или устно) к работнику за копией сданного в ПФР отчета по форме СЗВ-СТАЖ. Страхователь, в свою очередь, обязан выдать копию такого отчета. Срок выдачи – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией.
Выдавать копии отчетов СЗВ-СТАЖ всем работникам без их обращения работодатели не обязаны. Аналогичная ситуация и с копиями отчетов СЗВ-М. Их также требуется выдавать только тем, кто обратился за ними. См. « ».
При этом страхователи обязаны выдавать копии сданных отчетов СЗВ-СТАЖ всем работникам и подрядчикам (исполнителям) в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации” начисляются страховые взносы. Для выдачи копии в день увольнения или прекращения договора гражданско-правового характера заявление от сотрудника уже не требуется.
Понятно, что выдавать увольняющимся сотрудникам нужно копии уже сданных отчетов СЗВ-СТАЖ. Но за какие периоды выдавать копии? За последний отчетный период, за который был сдан отчет? Или же нужно выдать копии всех отчетов, когда-либо сдававшихся на сотрудников? Ответов на эти вопросы в законодательстве, к сожалению, нет. Поэтому, по нашему мнению, этот вопрос нужно решать по согласованию с сотрудниками. Поинтересуйтесь у них, копии отчетов за какие периоды отчетные периоды (годы) они желают получить.
Как оформить копии для выдачи
Выдавать каждому копию всей формы СЗВ-СТАЖ не нужно. Дело в том, что в отчете СЗВ-СТАЖ содержатся персональные данные всех сотрудников, а показывать их третьим лицам запрещено законодательством о защите персональных данных. Поэтому Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-СТАЖ, в которой приводятся данные только о конкретном человеке. Если же отчеты СЗВ-СТАЖ вы передаете в ПФР в электронном виде, то для сотрудников эти документы придется распечатать.
По закону работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении сведения персучета. К ним относятся: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздел 3 ЕРСВ. Причем сведения формируются по дату увольнения включительно.
Вопрос: В журнале Главбух №13 есть статья о документах, к-е работодатель обязан выдать сотруднику в т.ч. при увольнении.В статье сказано, что выписку из СЗВ-М нужно сформировать за месяц увольнения, СЗВ-СТАЖ-за текущий год, также предоставить раздел 3 расчета по взносам только данные по уволенному сотруднику.В статье есть ссылка на письмо ПФР №В-4510-08/7361 от 03.04.18г. Но в этом письме ПФР говорит, что за страхователем закреплена обязанность по выдаче выписок из сведений по вышеуказанным формам, к-е уже представлены в органы ПФР.На дату увольнения вышеназванные формы еще не будут представлены в ПФР.За какой период по вашему мнению нужно делать выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздела 3 расчета по взносам для увольняющегося сотрудника?
Ответ: По закону работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении сведения персучета. К ним относятся: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздел 3 ЕРСВ. Причем сведения формируются по дату увольнения включительно (п.2-2.3 и п.4 ст.11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). С учетом периода, с которого существует соответствующая форма, и времени работы сотрудника.
Т.е. при увольнении передайте сотруднику:
Раздел 3 ЕРСВ - копию по периодам с января 2017г. по дату увольнения. Раздел 3 расчета содержит персональные сведения только одного работника, поэтому вы вправе сделать копию раздела 3 и выдать ее сотруднику.
Выписку из СЗВ-М за период с апреля 2016 года по последний отчетный период.
Выписку из СЗВ-СТАЖ за 2017г.
Два последних отчета списочные и содержат персональные данные других застрахованных лиц. Поэтому выдавать копии этих отчетов нельзя, ведь тогда компания нарушит закон о защите персональных данных. Чтобы этого не случилось, ПФР советует выдавать выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ и включать в них данные только конкретного работника (письмо от 03.04.2018 № В-4510-08/7361).
Компания не сможет сделать выписку из СЗВ-М за месяц увольнения, т.к. она сдает отчет по окончании месяца. Поэтому просто сформируйте СЗВ-М только на увольняемого работника. Поставьте на отчете дату его увольнения. Аналогичным образом подготовьте и раздел 3 по последнему рабочему кварталу сотрудника.
Обоснование
Как оформить увольнение по собственному желанию
Расчет с сотрудником и выдача документов
Какие документы нужно выдать уволившемуся сотруднику
В последний день работы сотрудника и выдайте ему:
Пенсионный фонд рассказал, как правильно выдать работнику сведения персучета. Разъяснить этот вопрос пришлось потому, что в сведениях есть персональные данные других сотрудников. Если их разгласить, компании грозит штраф, а бухгалтеру увольнение. Из статьи вы узнаете безопасный способ выдавать работникам обязательные сведения.
Из-за проекта о повышении пенсионного возраста те, кто мог выйти на пенсию по старости в 2019 году, выйдут лишь в 2020-м. В 2019 году подавать СЗВ-СТАЖ, если и придется, то только на пенсионеров, которые имеют право на досрочное назначение пенсии и на тех, кто отсрочил выход на пенсию.
Штраф и увольнение за ошибки при выдаче документов работникам
По закону вы обязаны по заявлению работника или при увольнении выдать ему сведения персучета (п. и 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если нарушите требования закона, трудовики оштрафуют компанию на сумму до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Сведения персонифицированного учета содержит раздел 3 расчета по взносам, отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Два последних отчета списочные, поэтому правила оформления документов для выдачи работнику отличаются.
Расчет по взносам. Раздел 3 расчета содержит персональные сведения только одного работника, поэтому вы вправе сделать копию раздела 3 и выдать ее работнику.
СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Если вы передадите работнику копии отчетов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, нарушите закон о защите персональных данных других застрахованных лиц. В этом случае компании грозит штраф до 50 тыс. руб., а бухгалтеру — увольнение за разглашение тайны по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК.
Чтобы не нарушать закон о защите персональных данных, Пенсионный фонд рекомендует делать выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ и включать в них данные только конкретного работника (письмо от 03.04.2018 № В-4510-08/7361).
Выписка из СЗВ-М
Период для выписок. Форму СЗВ-М вы сдаете начиная с апреля 2016 года. Увольняемому работнику сделайте выписки из СЗВ-М за период с апреля 2016 года по месяц увольнения. Например, работник трудился в компании последние пять лет, а увольняется 20 июня 2018 года. Подготовьте ему 26 выписок из СЗВ-М:
— 9 — за 2016 год;
— 12 — за 2017-й;
— 5 — за 2018-й (за май — см. образец 1).
Образец 1. Фрагмент выписки из СЗВ-М за май 2018 года
СЗВ-М за месяц увольнения. СЗВ-М за каждый месяц вы сдаете только по его окончании. Например, отчет за июнь обязаны сдать не позднее 15 июля. Если сотрудник увольняется в июне, у вас еще нет отчета, из которого можно сделать выписку.
Сформируйте СЗВ-М только на увольняемого работника. Поставьте на отчете дату его увольнения (образец 2).
Образец 2. Фрагмент СЗВ-М за июнь 2018 года
Скачать фрагмент СЗВ-М за июнь 2018 года
Когда будете готовить СЗВ-М за июнь, не забудьте включить в него уволенного сотрудника.
Подскажите, пожалуйста, кто из нас прав. Исполнитель по договору подряда настаивает, что я должна выдать ему СЗВ-М. Но я считаю, что не обязана. Он ведь не работник компании.
Надо ли выдавать СЗВ-М подрядчику
Прав исполнитель, с которым у вас заключен договор подряда. По Закону № 27-ФЗ вы обязаны выдать ему выписки из отчетов СЗВ-М в день прекращения договора подряда. Это подтверждает и отделение ПФР по г. Москве и Московской области в письме от 03.04.2018 № В-4510-08/7361.
Подготовьте выписки за все месяцы, в которых фактически действовал гражданско-правовой договор. Например, договор подряда действовал с 28 апреля по 5 июня 2018 года. Выдайте исполнителю две выписки из СЗВ-М — за апрель и за май. Отчет за июнь вы сформируете по окончании месяца и сдадите не позднее 16 июля. Поэтому сформируйте СЗВ-М за июнь только на одного исполнителя.
Сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 июля с последующим увольнением 12 августа. Все документы при увольнении мы должны выдать в последний рабочий день — 31 июля. Но вправе ли мы выдать ему заранее, то есть 31 июля, СЗВ-М за июль и август 2018 года?
Когда работник идет в отпуск с последующим увольнением, вы вправе заранее выдать ему документы. Трудовой договор с ним действует по день увольнения. В вашем случае по 12 августа 2018 года.
Сделайте работнику выписки из СЗВ-М за те периоды, по которым вы отчитались. А за июль и август сформируйте СЗВ-М только на увольняемого работника. Требования Закона № 27-ФЗ вы не нарушите. При увольнении работник получит гарантированные ему сведения персучета.
Выписка из СЗВ-СТАЖ
Отчет в ПФР по форме СЗВ-СТАЖ вы заполняете начиная с отчета за 2017 год. Если работник трудился в компании в 2017 году, а увольняется, например, в июне 2018 года, выдайте ему два отчета СЗВ-СТАЖ:
1. одну выписку из СЗВ-СТАЖ за 2017-й (образец 3 ниже);
2. один отчет СЗВ-СТАЖ за месяцы работы в 2018 году (образец 4 ниже).
Образец 3. Фрагмент выписки из СЗВ-СТАЖ за 2017 год
Скачать фрагмент выписки из СЗВ-СТАЖ за 2017 год
Образец 4. СЗВ-СТАЖ на увольняемого работника за месяцы 2018 года
Скачать СЗВ-СТАЖ на увольняемого работника
Сведения о пенсионных взносах за период работы
Пенсионный фонд периодически меняет формы отчетов об уплаченных пенсионных взносах, поэтому порядок выдачи сведений зависит от того, в какие годы у вас работал сотрудник.
По каким формам и в каком виде выдать сведения увольняемому сотруднику, смотрите в сервисе ниже. Все документы персучета в этом сервисе — индивидуальные, а не списочные формы. Делать из них выписки не надо. Если сделаете копии, не разгласите персональные данные других сотрудников.
Скачать шпаргалку со списком документов о пенсионных взносах
Сотрудник увольняется 5 июня. Подскажите, пожалуйста, как выдать ему копию раздела 3 расчета по взносам за полугодие 2018 года, если сдавать отчет мы будем только в июле?
Поскольку сотрудник увольняется до окончания отчетного периода, сформируйте ему раздел 3 со сведениями с начала квартала по день увольнения. Поставьте в отчете дату увольнения.
Письмо ГУ - Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361
О порядке получения застрахованными лицами форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ
Управление организации персонифицированного учета Отделения ПФР по г.Москве и Московской области (далее - Управление ОПУ) на обращение в порядке выдачи застрахованным лицам документов индивидуального (персонифицированного) учета, сообщает следующее.
В соответствии с нормами ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Федеральный закон № 27-ФЗ) страхователь представляет в территориальный орган ПФР следующие сведения индивидуального (персонифицированного) учета:
Ежегодно не позднее 01 марта года, следующего за отчетным годом, сведения о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ , утвержденной постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 г. № 3п (п.2 ст.11 Федерального закона № 27-ФЗ) (начало отчетной кампании 2018 г.- за календарный 2017 г.);
Ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом - месяцем, сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М , утвержденной постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 г. № 83п (п.2.2 ст.11 Федерального закона № 27-ФЗ) (начало отчетной кампании май 2016 г. - за апрель 2016 г.).
Согласно п.4 ст.11 Федерального закона № 27-ФЗ копия сведений, предусмотренных пунктами 2 -2.3 настоящей статьи , передается страхователем застрахованному лицу не позднее пяти календарных дней со дня его обращения.
В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные
Отвечает Ольга Казаченко, эксперт по труду и занятости.
Выдайте сотруднику 29 декабря выписку из СЗВ-М за январь-декабрь 2017г. Кроме того подготовьте и передайте ему СЗВ-СТАЖ за 2017г. Даже если еще не сдавали СЗВ-М за декабрь и СЗВ-СТАЖ за 2017г. (п.4 ст.11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). Ведь никаких исключений в подобных случаях в Законе не предусмотрено. Примеры заполнения и порядок формирования отчетов в такой ситуации приведены ниже в развернутом ответе.
Работодатель выдает СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в течение 5 календарных дней с момента обращения только тем сотрудникам, которые продолжают работать в данной организации. А для уволенных сотрудников действует специальные сроки.
Ивана Шкловца , заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Как оформить увольнение по собственному желанию
Расчет с сотрудником и выдача документов
Какие документы нужно выдать уволившемуся сотруднику
В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:
трудовую книжку;
справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 № 182н;
копии сведений по форме СЗВ-М;
копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ;
копию раздела 3 расчета по страховым взносам;
иные документы (по письменному заявлению сотрудника).
Об этом говорится в части 5 статьи 80 Трудового кодекса РФ, пункте 3 части 2 статьи 4.1 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ, пункте 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ.
Ольги Прыговой
Как составить и сдать отчет по форме СЗВ-М
Как передавать копии сведений сотрудникам
Как передавать копии сведений по форме СЗВ-М сотрудникам
Копии сведений по форме СЗВ-М нужно передать сотрудникам. Срок – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией. Выдавать каждому копию всей формы не стоит. Ведь в ней содержатся персональные данные всех сотрудников, а раскрывать их третьим лицам нельзя.
Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-М, в которой данные только о конкретном человеке. Если сведения сдаете в ПФР электронно, то для сотрудников эти документы придется распечатать.
Выписку из персонифицированного отчета передавайте сотруднику также в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Сведения передавайте в общем порядке. Выписки из СЗВ-М выдавайте за весь период работы начиная с апреля 2016 года (до этого формы не было).
Главбух советует: если в вашей организации много сотрудников, настройте бухгалтерскую программу для формирования выписок из форм СЗВ-М. Как минимум, храните эти выписки в электронном виде, чтобы в любой момент по запросу или при увольнении распечатать документы.
Дело в том, что передавать сотрудникам и исполнителям по гражданско-правовым договорам копии сведений по форме СЗВ-М нужно независимо от численности организации. Неважно, работает у вас 10, 100 или 1000 человек.
Прямых штрафов за то, что не передали сведения сотрудникам, в действующем законодательстве нет. Максимум – человек подаст иск в суд о компенсации морального вреда (ст. 151 ГК РФ).
Ольги Прыговой , заместителя управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области
Как составить и сдать СЗВ-СТАЖ
Когда сдавать отчет СЗВ-СТАЖ по уволенному сотруднику
Если сотрудник увольняется в течение года и увольнение не связано с выходом на пенсию, досрочно сдавать СЗВ-СТАЖ не нужно. Сдайте по нему сведения в общем порядке – до 1 марта следующего года. Копию сведений СЗВ-СТАЖ по данному сотруднику выдайте ему на руки при увольнении (п. 4 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ).
Как передавать копии сотрудникам
Как передавать копии сведений СЗВ-СТАЖ сотрудникам
Копию СЗВ-СТАЖ выдайте сотруднику по его запросу. Срок – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией. Выдавать каждому копию всей формы не стоит. Ведь в ней содержатся персональные данные всех сотрудников, а раскрывать их третьим лицам нельзя.
Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-СТАЖ, в которой данные только о нем. Если сведения сдаете в ПФР электронно, то для сотрудников эти документы придется распечатать.
Выписку из СЗВ-СТАЖ передавайте сотруднику также в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Выдавайте выписку из сведений за все время работы с января 2017 года. До 2017 года СЗВ-СТАЖ не составляли.
Такие выводы следуют из пункта 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ и статьи 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ.
СЗВ-СТАЖ и еще шесть обязательных документов для увольняемых работников
С 2017 года стало больше документов, которые надо выдавать увольняемым работникам. Например, добавилась новая форма СЗВ-СТАЖ. Кроме того, законодатели обновили форму справки о заработке, заменили отчет РСВ-1 расчетом по взносам. Мы поможем вам не запутаться в этих документах (см. табл. 1 ниже). Ведь одни документы вы обязаны выдать работнику по закону (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ), другие - если сотрудник обратился к вам с письменным зявлением (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Таблица 1. Какие документы выдать работнику при увольнении
Какие сведения персучета вы обязаны выдать работнику при увольнении
С 2017 года появились новые формы документов персучета - СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам. Закон обязывает выдать работнику в день увольнения их копии, а также выписки и копии документов персучета, которые вы заполняли до 2017 года. Это следует из частей 2-2.3 и 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее - Закон № 27-ФЗ).
За какие периоды и по какой форме выдать работнику сведения персучета, смотрите в табл. 2 ниже.
Таблица 2. Документы персучета для увольняемых работников в 2017 году
Как сделать выписку из СЗВ-М
Для увольняемого сотрудника сделайте выписки из СЗВ-М. В каждой выписке заполните все разделы, как в формах СЗВ-М, которые вы сдавали в ПФР, кроме раздела 4. В раздел 4 включите только сведения по этому работнику. Вы не вправе выдать сотруднику отчеты по форме СЗВ-М полностью, ведь в них персональные данные других работников.
ПРИМЕР 1
Выписка из СЗВ-М: работник увольняется в середине месяца
Сотрудница ООО «Корсика» Ю.А. Смирнова работает в компании с 2014 года. 28 апреля она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний рабочий день - 12 мая 2017 года.
Как подготовить для Смирновой выписки из СЗВ-М?
Решение
Бухгалтер сформировал выписки из СЗВ-М ко дню увольнения работницы за январь - май 2017 года. Отчет за май бухгалтер еще не сдал в ПФР, но для увольняемой работницы он обязан сформировать отчет и сделать выписку.
Выписки различаются разделом 2, бухгалтер указал для каждой выписки свой отчетный период: 01 - для января, 02 - для февраля и т. д. Как он заполнил раздел 4, смотрите на образце 1 ниже.
Образец 1. Фрагмент раздела 4 формы СЗВ-М на увольняемого работника (скачать)
