Преимущества и недостатки современных платформ создания систем электронного документооборота: "Дело", "Интертраст", "Optima-Workflow", "Documentum".

"Дело" Преимущества СЭД «Дело»

Для руководителей различных уровней:

· быстрый поиск документов;

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

· сокращение сроков подготовки и согласования документов;

· удобная работа над проектами документов;

· получение сводных отчетов и журналов;

· возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· отслеживание хода исполнения резолюций;

· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

· формирование отчетности.

Среди недостатков системы «ДЕЛО» присутствуют:

отсутствуют средства графического отображения маршрутов документов;
неудобство графического дизайнера при создании регистрационных карт документов;
отсутствие графического представления о состоянии и прохождении документов.

"Интертраст"

Характеризуется рядом выгодных преимуществ:

- готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства; модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом; многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;
- возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;
- масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;
- корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;
- реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т.д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;
- возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;
- наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;
- наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т.е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;
- совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;
- интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;
- возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;
- возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;
- надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.

Среди недостатков этого программного продукта особенно заметны следующие:

Рабочие места системы поддерживают не все ОС: версия 3.6 поддерживает Windows и Linux, версия 4.0 поддерживает еще Mac OS (с некоторыми ограничениями)
Web-интерфейс реализован для популярных браузеров: IE(8 и 9), FireFox, Safari и Google Chrome
Система разработана так, чтобы можно было подстраиваться под специфику разных компаний. Вследствие этого при отсутствии у заказчика нужной квалификации при внедрении может потребоваться помощь производителя или его партнеров
Система не ориентирована на малый бизнес. Внедрение на число рабочих мест менее 20 может быть неэффективным
Внешний вид и функционал СЭД настраивается под конкретного пользователя и зависит от его бизнес-роли. Интерфейс последней версии продукта (4.0) разработан дизайнерской студией А.Лебедева и характеризуется интуитивной понятностью и простотой. Приложения для iOS имеют нативный интерфейс.

"Optima-Workflow"

К достоинствам системы можно отнести возможность применения дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов. Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности архивных подразделений разработан специальный модуль Архив.

Система обладает интуитивно понятным интерфейсом. В системе настраиваются стили оформления приложения, доступен вывод в опись документов и область просмотра реквизитов и изображений, применяются стили отрисовки списка документов (шрифт, заливка, пиктограмма).

Стоит отметить удобные поиски в полях-списках регистрационных карточек, наличие визуального контроля обязательности заполнения полей, возможность работы с файлами, связями и движением документа в едином окне.

Удобно работать с прикрепленными файлами работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Можно проектировать карточку задания при создании поручения.

Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.

Применяется прямой запрос к базе данных для формирования сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек. Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам документов.

Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.

Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.

Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

"Documentum"

К функциональным преимуществам системы Directum относится не только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.

Данные функции реализуются в Docsvision. Внутри главного окна приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты. Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Интерфейсы всех режимов работы в системе Directum унифицированы, можно настроить правила обработки документов и заданий. В режиме замещения система сохраняет свою информативность. Работа с файлами возможна онлайн. Распределяются права доступа к отдельному файлу, каждый из них атрибутивно описывается. Также можно отметить прозрачность процессов документооборота. Задания добавляются в календарь MS Outlook. Плюсом системы являются настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но есть и ряд недостатков: отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в Win32). Минимальны настройки визуальных эффектов. Нельзя локализовать названия реквизитов на различных языках. Размер карточки нельзя изменить. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии для описания связи. Интерфейс перегружен.

К плюсам системы можно отнести наличие полнотекстового поиска по документам и реквизитам регистрационных карточек (РК). Шаблоны поиска можно настроить по реквизитам РК. Действует фильтр описи документов по значениям колонок. Удобные функции настройки шаблонов поисков. Можно создавать поисковые папки.

Отрицательные качества: нельзя распределить права доступа к настроенным поискам; нет настроенных поисков в веб-клиенте; нет возможности создавать сложные поисковые запросы, нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, не применяются дополнительные стили в описи документа.

Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.

Значительное сокращение времени обмена документами – электронный документ передается почти мгновенно.
Сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему.
Снижение количества ошибок при вводе.
Экономия на расходных материалах, почтовых и курьерских расходах.
Не требуется вести бумажный архив, документы не теряются.

Отличия бумажного и электронного документооборота
на примере бизнес-процессов продажи и приобретения товара (продукции)

Продажа

	Обмен документами в бумажном виде	Обмен документами в электронном виде (на примере "1С:Предприятия 8" и "1С-Такском")
Данные о контрагенте	Ввод реквизитов контрагента	Ввод реквизитов контрагента
Отражение документа в учете	1. Ввод первичного документа 2. Печать на принтере	1. Ввод первичного документа
	3. Собственноручная подпись 4. Печать организации	2. Формирование ЭЦП
Передача контрагенту	5. Реестр исходящих документов	Отправка электронного документа с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих - происходят автоматически
	7. Получение лично или по почте (курьерской службой) 8. Проверка полученного экземпляра с подписью 9. Реестр входящих документов	Получение электронного подтверждения с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих - происходят автоматически
Хранение оригинала в архиве	10. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями

Приобретение

	Обмен документами вбумажном виде	Обмен документами в электронном виде в "1С:Предприятии 8"
Данные о контрагенте	Ввод реквизитов контрагента	Ввод реквизитов контрагента Создание "Соглашения об использовании электронных документов"
Получение документа с визой контрагента	1. Получение лично или по почте (курьерской службой) 2. Проверка полученного экземпляра с подписью 3. Реестр входящих документов	Получение электронного документа с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих - происходят автоматически
Визирование ответственным лицом	4. Собственноручная подпись 5. Печать организации	1. Формирование ЭЦП
Передача контрагенту	6. Передача лично или отправка почтой (курьерской службой) 7. Реестр исходящих документов	Отправка электронного подтверждения с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих - происходят автоматически
Отражение в учете	8. Ввод первичного документа	Заполнение данных - происходит автоматически 2. Ручной ввод недостающих данных, специфичных для стороны получателя
Хранение оригинала в архиве	9. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями	Формирование архива - происходит автоматически

Электронный документооборот (ЭДО) стремительно вытесняет бумажный. И это вполне закономерно.

Работа с электронными документами имеет ряд преимуществ. Сокращается время обмена документами - электронный документ передается почти мгновенно, снижаются ошибки, связанные с человеческим фактором. За счет автоматического формирования документов исключаются ошибки ручного ввода в первичных документах и налоговых декларациях.
К преимуществам электронного документооборота с клиентами относится ускорение обмена документами со своими контрагентами (сокращение времени на 75%).
Электронные документы не теряются в отличие от бумажных, поскольку хранятся в электронном виде и регулярно сохраняются копии.

ЭДО позволяет экономить время сотрудников до 65%. Это время они могут потратить на эффективный труд, а не на рутинную работу, связанную с распечатыванием документов, их обработкой и занесением в журналы. Применение электронных документов на 80% снижает затраты предприятия на печать, доставку и хранение документов. Не нужно больше вести бумажные архивы и арендовать помещения под них.
Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным - это более эффективная работа всех подразделений и предприятия в целом!

Не так давно пришлось столкнуться с СЭД 1С:документооборот у одного из заказчиков, ситуация до боли типовая:

на предприятии активно используется 1С, например УПП или новомодный ERP, для бухгалтерии и кадров, на сайте в качестве системы управления используется 1С-Битрикс

после автоматизации типовых участков, руководство приняло решение о внедрении электронного документооборота

сисадмины против ещё одного продукта 1С,

коммерческий директор, лояльный к 1С благодаря франчайзи с их подарками и семинарами, естественно ЗА. Он с 1С работает давно и к ней привык.

В результате ко мне обратились сисадмины с просьбой объяснить руководству почему не стоит слепо использовать платформу 1С для всего чего только можно.

Предлагаю трезво взглянуть на преимущества 1С и её недостстаки.

О СЭД 1С:документооборот.

Фирма «1С» известна как разработчик систем автоматизации предприятий для бухгалтерии, кадров, склада и др.

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе«1С:Предприятие 8» , предназначенный для автоматизации документооборота.

В 1С:Документооборот есть следующие редакции:

«1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.
«1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
«1С:Документооборот 8 ДГУ» выпускается специально для крупных бюджетных учреждений со сложной организационной структурой.

Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями.

Преимущества 1С:Документооборот

И компания 1С, и её многочисленные франчайзи говорят в основном о следующих преимуществах решения 1С:Документооборот:

Низкая стоимость лицензий - редакция 1С:Документооборот ПРОФ стоит от 36 000 руб.

Организация документооборота в короткие сроки — всё включено, все функциональные возможности входят в комплект поставки, что значительно ускоряет сроки запуска решения.

Развитая партнёрская сеть — более 10000 постоянных партнеров в 600 городах 23 стран оказывают услуги по внедрению и кастомизации программы.

— уже привычный для пользователей 1С интерфейс, наличие в том числе web-клиента и мобильных приложений для iPAD и Android.

Простой поиск любых документов хранящихся в системе — быстрый поиск документов при отсутствии сотрудника в офисе

Простая интеграция с другими продукатами 1С — возможности по интеграции используемых продуктов 1С между собой уже в коробке.

Регулярный выпуск обновлений - функциональность программы постоянно развивается, появляются новые возможности, раз в полгода выходят новые редакции.

Простота настройки — система легко конфигурируется под требования заказчика.

Ну вообщем то отличные конкурентные преимущества, которые при первом подходе действительно могут убедить человека в правильности выбора 1С:Документооборот.

Что имеем на самом деле...

А теперь реалии. Недостатки 1С:Документооборот

Разберём каждое преимущество 1С:Документооборот по порядку.

Низкая стоимость лицензий

Низкая стоимость 1С:Документооборота — миф, т. к. не учитывается стоимость владения системой в разрезе некоторого временного периода, а не только одних лицензий. Оптимально посчитать стоимость владения системой в разрезе 3 лет, куда включить не только серверные и клиентские лицензии на конфигурацию и платформу, но и стоимость работ 1С-специалиста или франчайзи на внедрение, стоимость информационно-технического сопровождения за 3 года (ИТС), поддержку и решение постоянных проблем с обновлениями, времени простоя из-за постоянных обновлений и пр. и пр.

После подсчёта стоимости владения за 3 года окажется, что не такое и бюджетное решение от 1С для автоматизации электронного документооборота.

Развитая партнёрская сеть

На сайте 1С вы можете найти список сертифицированных партнёров, оказывающих услуги внедрения 1С:Документооборот в вашем регионе.

На самом деле, чтобы получить статус сертифицированного партнёра 1С надо иметь всего лишь 1 специалиста в штате, который может давно уволиться из данного франчайзи, а статус у франчайзи у компании останется. К тому же не факт, что именно на вашем проекте будет задейстсован именно сертифицированный специалист, проектов много, а специалистов обычно не хватает. Поэтому по факту к вам может приехать кто угодно, хоть фрилансер, которого наняли под ваш проект, хоть студент, который предложил низкую цену, или универсальный 1С-ик, который постигает тонкости электронного документооборота на вашем проекте.

Большинство из франчайзи это отличные продажники, но что касается практики внедрения СЭД и дальнейшего обслуживания, то тут чётко видна не хватка компетенции в организации электронного документооборота, нет опыта в решении не стандартных проблем с ЭДО, не знание российского законодательства, в связи с чем успешным внедрение 1С:Документооборота может быть только в секторе SMB.

Поэтому наличие того или иного франчайзи на сайте 1С в списке сертифицированных не является гарантией успеха проекта.

Качество внедрения проекта и дальнейшего обслуживания никак не контролируется 1С, в результате постпродажное обслуживание очень низкое и заканчивается фактически лишь продажей обновлений на ИТС.

Всё включено или внедрение в короткие сроки

Функционала коробочной версии недостаточно для организации полноценного электронного документооборота, а для расширения функционала потребуется программирования на языке 1С.

Доработка средствами программирования сильно увеличивает сроки внедрения не сколько на саму доработку, сколько на процесс тестирования разработанных дополнений и конфигурации в целом.

Что имеем в результате? Доработанную конфигурации сопровождать гораздо сложнее, потому что при каждом обновлении 1С придется тестировать все дополнительные разработки, в том числе придётся "переписать" заново дополнительный функционал.

Простота функционала, доступный интерфейс

Интерфейс платформы 1С — притча во изыцах, даже после обновления интерфейса интерфейс системы остаётся малопонятным простым сотрудникам, далёким от бухгалтерии. Интерфейс 1С кажется слишком запутанный, как будто специально усложнённым. И ряд простых и банальных для других СЭД действий в 1С:документооборот выполняет явно криво или вовсе не работает.

Нужны примеры? Пожалуйста...

При регистрации документов сталкиваешься, например, с такими ограничениями:

из карточки входящего документа нельзя создать связанную карточку другого входящего документа
регистратору нельзя просмотреть кем был согласован документ, если регистратор не является участником процесса "Согласование"
а также нелогичных разрешений (например, возможность регистрации документа со статусом "Не утвержден")
отсутствует проверка на повторность входящих документов от юридических лиц
проверка повторности реализована в ручном режиме только для обращений граждан.

В системе контроля исполнения также есть ряд особенностей:

в бизнес-процессе "Поручение" нельзя задание адресовать нескольким исполнителям
в бизнес-процессе "Исполнение", если один пользователь проверяет и качество исполнения и срок, необходимо устанавливать 2 роли Проверяющий и Контролер и соответственно отработку бизнес-процесса придется сделать дважды
не предусмотрено назначение нескольких ответственных исполнителей
не предусмотрена работа с многопунктовыми документами, проектами резолюций.

Ну и ещё несколько найденных «особенностей» 1С:Документооборот, которые откровенно удивили:

Нет отдельного механизма поиска по реквизитам

Для учета движения бумажного документа внутри организации может быть использован "Журнал передачи документа", но все отметки о перемещении документа придется выполнить вручную.

Движение внутренних документов между структурными подразделениями даже в электронном виде заходит в тупик, т.к. права на внутренние документы реализованы посредством папок, нет права на доступ к папке - нет права на доступ к документу из этой папки

Для исходящих документов не предусмотрена работа с реестрами внешней отправки, печати почтовых реестров, надпечатки конвертов, не говоря уже о партионной почте

Функции по работе с делами документов сведены к возможности печати номенклатуры дел и печати документов для оформления дела к передачи его в архив. При этом есть пробелы, например, документ "Внутренняя опись дела" формируется с незаполненной графой "Номер документа в деле". Другие функции архива организации ни в данной, ни в других конфигурациях фирмы 1С не реализованы

В типовой поставке отсутствует самостоятельный учет проектов документов. Данный функционал может быть настроен дополнительно с помощью доработки на внедрении.

Нет возможности вести личные папки пользователя.

Нет встроенных средств просмотра прикрепленных файлов, кликаешь по документу, открывается тот же Word, Adobe Reader и пр.

Нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем из группы

Нельзя настроить обязательное заполнение для дополнительных реквизитов

Слабые возможности по настройке нумерации документов - нет функционала позволяющего нумеровать документы в пределах подразделения

И самый смак, который достал почти всех пользователей и администраторов 1С:Документоооборот - часто слетают права

И таких недоделок, неудобств, повторных действий, лишних кликов и просто откровенных ляпов в системе предостаточно.

Конечно, кто уже работал с продуками 1С многое покажется привычным, как в старом анекдоте про ежиков, которые кололись, но продолжали жрать кактус... а вот те, кто с 1С ранее не работал, менеджеров, канцелярию, многих руководителей, тех сотрудников откровенно жалко. КПД от работы будет низким и без конфликтов при внедрении СЭД явно не обойдётся.

Простота настройки

В администировании и обслуживании 1С:Документооборота тоже не всё гладко

Простое заведение нового пользователя — целое событие, которое может затянуться на час и даже больше, т. к. обновление происходит по дискрептору.

Права в системе гибкие, но сложные в настройке, слетают часто, обновляются долго. Во время пересчета у пользователей пропадают задачи, в списке последних открываемых документов записи вылетает часто ошибка "Объект не найден", вываливаются разные сообщения из серии "Нет прав доступа к базе данных", если захотим проверить кто из пользователей имеет права доступа и кликнем по ссылке "Права доступа", то не отображаются все кто реально имеют доступ к документом (бага).

Изменение прав доступа у пользователей имеет аналогичные проблемы.

Простота интеграции разных 1С тоже не так проста как преподносит сама 1С, слишком много НО, начнём хотя бы с главной проблемы — на всех 1С интегрированных между собой должны стоять последние обновления, иначе интеграция отваливается. А обновив 1С-ки отваливается всё остальное. См. соответсвующий раздел.

Получается, что обслуживать 1С:Документооборот становится выгодно... правильно - для 1С:Франчайзи.

Обновления 1С — беда для клиента

Вы знаете как работают программы от 1С? В большинстве случаев клиент покупает один или несколько программных продуктов, состоящих из самой платформы и конфигурации (приложения для данной платформы).

На внедрении программист настраивает работу данной конфигурации под требования клиента, дорабатывает отчеты, устанавливает доп. плагины и т.д.

При этом и сама платформа 1С, и конфигурации на её основе не так стабильны, багов хватает и там, и там, как со стороны самой 1С, так и от конфигураций и доработок от франчайзи.

Для исправления всевозможных багов приходится ставить обновления, которые 1С выпускает с завидной постоянностью 3-4 раза в месяц, теже бухгалтера подтвердят, 1С-ники у них частые гости, приезжающие с обновлениями и исправлениями, из-за которых в последствии опять 1С обваливается, по 1-2 раза в неделю.

При этом при обновлении приходится обновлять не только используемые компонтенты, а всю платформу, даже ту часть и те модули, которые не задействованы у вас.

В результате приходится переписывать выполненные настройки, тестировать систему по мере возможности, в том числе из-за нового функционала, из-за которого теперь не работет написанный под клиента функционал, чинить отваливающиеся лицензионные ключи 1С, которые при обновлении отваливаются с завидной регулярностью и т.д. И всё это в production-среде, когда система нужна рабочая, когда в ней хранятся какие то данные, когда нужен оперативный отчёт или оперативно решить задачу, например согласовать договор, в результате пользователи вынуждены забыть про электронный документооборот, и переходить опять на связку электронная почта + листы согласования «бегунки».

Новое обновление несёт новые баги, из-за чего опять что то отваливается, приходится что то переписывать в конфигурации и настройках, тестировать, ставить новые обновления, не смотря на новые проблемы, которые они несут, и опять переписывать, тестировать и т. д. Вот такой порочный круг, благодаря которому бизнес 1С франчайзи остаётся прибыльным на протяжении стольких лет, и пережили все возможные кризисы и 1998-го, и 2008-го, и 2015-го тоже перенсут, благодаря созданной 1С экосистеме.

Конечно, можно отказаться от обновлений 1С, и обновляться только при необходимости на стабильные апдейты, которые у 1С всё таки бывают, но как быть если на этой же платформе сидит зарплата и кадры, которым для работы требуются регулярные обновления, например по налогам? Можно отказаться от обновлений совсем и использовать для сдачи отчётности тот же СБИС++ или КонтурЭкстерн, и платить им за подключение, повозиться с интеграцией и экспортом между ними. Но опять же это скажется и на общей стоимости владения системой, и на удобстве работы. Да и бухгалтерия не будет рада такому подходу...

Резюме по 1С:Документооборота

Платформа 1С очень большая и громоздкая, которая призвана закрыть все возможные задачи автоматизации предприйтий: от бухгалтерии и кадров, производства и склада, учёта клиентов, архива и документооборота и пр. Сначала такой подход в платформе вызывает восхищение, но по мере использования восхищение быстро проходит.

Есть ли будущее у 1С:Документооборот? Однозначно да, за счёт огромной сети 1С:Франчайзи, которая уже крепко «сидит» от малого бизнеса до среднего бизнеса страны и СНГ. Я думаю, 1С:Документооборот в ближайшей перспективы не смотря на свои ляпы и косяки сможет захватить рынок СЭД, сместив от туда текущих лидеров Directum и ЭОС (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), и откусит до 70% рынка СЭД в ближайшие 3-5 лет.

Подходит ли 1С:Документооборот вашей компании решать вам. Прежде чем выбрать в качестве СЭД 1С:Документооборот, изучите отзывы о самой платформе, пообщайтесь про проблемы 1С с теми же бухгалтерами, спросите про частоту обновлений платформы, как часто к ним приезжают франчайзи, изучите хорошенько функционал и интерфейс системы.

Может не стоит хранить все яйца в одной корзине и решать все задачи, с помощью одной системы? На рынке сейчас есть отличные специализированные под электронный документооборот решения от других вендоров, которые уже обкатаны тысячи раз.

Postscriptum

Если интересны особенности 1С и 1С:Документооборот, рекомендую ещё почитать следующие статьи и форумы:

Почему 1С это плохо и почему так не любят 1С программистов Сравним с 1С

Преимущества системы электронного документооборота

Основные преимущества комплексной системы документооборота

О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, но какие действительные преимущества дает внедрение электронного документооборота ?

Преимущество СЭД №1: повышение производительности компании

На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК вашей компании, где установлена система эффективного управления bb workspace .

Преимущество СЭД №2: мгновенный доступ к актуальной информации

К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

Преимущество СЭД №3: уменьшение ошибок типа "человеческий фактор"

Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Преимущество СЭД №4: уменьшение материальных издержек

Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Преимущество СЭД №5: улучшение взаимодействия

Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Преимущество СЭД №6: коллективная работа с документами

Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.

Преимущество СЭД №7: сокращение потребности в дополнительном персонале

Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала, достаточно с помощью системы эффективного управления bb workspace автоматизировать работу уже существующего коллектива.

Преимущество СЭД №8: снижение расходов на хранение документов

Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.

Преимущество СЭД №10: защита документов от повреждений

Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.

Преимущество СЭД №11: нематериальные выгоды организации

Нематериальные выгоды не так заметны на первый взгляд и влияют на эффективность компании лишь косвенно. Например, к таким преимуществам можно отнести улучшение восприятия документа или увеличение дисциплинированности работников и клиентов.

Преимущество СЭД №12: повышение корпоративного сознания

Одним из неожиданных результатов от внедрения системы электронного документооборота можно назвать повышение корпоративного сознания. Каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды, четко понимая общие цели и задачи.