Для делового письма в бумажной форме стандартным является шрифт Times New Roman 12-14 кегля. Для заголовка используют шрифт размером 10 пт. Размер шрифта обращения можно сделать 14 кеглем, а основной текст — 12.
Если письмо короткое и вмещается на листе А4 без проблем, то безоговорочно шрифт текста письма 14 пт, с полуторным интервалом и отступами между абзацами 6 пт.
Но, наверняка, вам не однажды приходилось сталкиваться с ситуацией, когда текст письма чуть-чуть не влазит на одну страницу или принципиальным является написание письма не более одной страницы.
Что делать в таких случаях?
Как вместить на А4, то что вмещаться не хочет?
Вам придется поиграть со шрифтами и интервалами.
- Перечитайте письмо и подумайте, что лишнее и можно опустить, переформулировать. нет ли повторов. Если в тексте уже все хорошо, а текст не вмещается — переходите ко второму шагу операции «Впихнуть невпихуемое».
- Уменьшите шрифт текста до 12 пт. Если с задачей справились — прекрасно. Если нет — переходим к следующему этапу.
- Войдите во вкладку Абзац и выберите одинарный интервал и сохраните изменения. Помогло? Если нет — извращаемся дальше.
- Снова вкладка Абзац — Интервал — междустрочный = Одинарный. Интервал Перед\После = 0 пт. Помогло? Нет? А сколько еще осталось? Если 1-2 строчки, то можно выиграть их за счет махинаций с полями, шрифтом 11,5 пт. Если больше — вернитесь к редакции текста или верните первоначальное оформление — пусть текст будет на двух листах. Деловое письмо до 3 листов А4 считаются нормой (не забудьте вставить нумерацию страниц).
Недостатки метода «впихнуть невпихуемое»
Текст становится менее удобочитаемым.
Нарушение требований ГОСТа.
Шрифт для электронного делового письма
Электронное деловое письмо предполагает использование стандартных инструментов почтового клиента.
- Используйте шрифт без засечек не менее 12-14 размера.
- Важную информацию уместно выделить жирным начертанием или курсивом.
- Подпись оформляйте шрифтом с засечками, чтобы она выделялась на фоне текста письма.
- Обращение-приветствие выделяйте размеров и жирностью.
- Выбор шрифта в электронном письме также может регулироваться нормами корпоративной культуры или разработанным для вашей компании шаблоном.
Деловое письмо — это документ, поэтому есть общепринятые нормы его использования.
Для бумажных деловых писем используют шрифт Times New Roman 12-14 кегля. Это шрифт с засечками.
На заметку: Шрифт с засечками производит впечатление, что это нечто 
важное и в него следует вчитываться. Шрифт без засечек (например Arial) настраивает на беглое ознакомление с документом.
В электронном письме традиционно принято использовать шрифты без засечек.
Можно в электронном письме манипулировать вниманием адресата, используя шрифты с засечками и без засечек.
Например, информацию, которую адресат должен прочесть обязательно — вашу просьбу, напишите шрифтом с засечками, а отчет о потраченных средствах напишите шрифтом без засечек. Адресат по-разному отнесется к этой информации.
Рукописный шрифт можно использовать в электронном письме для подписи, но увлекаться этим не стоит — для деловой переписки он не подойдет и может испортить отношение к вам.
Зато рукописный шрифт лучше использовать в поздравительных и благодарственных письмах. Это добавляет душевности
Необходимо написать деловое письмо ? В первую очередь, подумайте о конечной цели, чего требуется добиться: повысить продажи, подтолкнуть клиента к оплате, предложить свою кандидатуру в роли дилера, составить письмо с претензией, поздравлением, соболезнованиями, приглашением и т.д. Опираясь на нужный результат, прорабатывается структура письма.
Основы ведения деловой переписки
В написании писем руководствуйтесь официально-деловым стилем, предложения должны быть понятными и краткими. Передавайте суть вопроса без отступлений, используйте стандартные фразы, не противоречащие этикету деловой переписки. Описание должно быть простым, нейтральным, без витиеватых оборотов речи, эмоциональных проявлений. И всегда помните о правилах орфографии и пунктуации.
Деловое письмо составляется на одну тему, либо на несколько близких по смыслу. Нужно обратиться в одну и ту же компанию с различными предложениями? Напишите несколько писем. Получение ответа не заставит себя ждать, так как по правилам деловой переписки менеджер отвечает на каждое письмо, кроме ознакомительных. Соответственно, и вы должны отвечать без задержек, четко и ясно расписывая ответы. Задержка с ответом приравнивается к отказу от сотрудничества.
Структура письма
В зависимости от задач, можно использовать следующие варианты обращения:
- «Уважаемый господин Борщевский!» — официальное обращение, ставящее рамки общения;
- «Уважаемая Валентина Иннокентьевна!» — менее дистанциированное обращение официального характера;
- «Уважаемые господа!» — пишется в случае коллективного обращения.
Текст делится на блоки, каждый из них несет свою смысловую нагрузку:
- В начале идет пояснение: описываются причины и цели написания письма.
- Следующий блок содержит в себе предложение, отталкивающееся от сути, описанной выше. Со своей точки зрения предлагается решение проблемы, описывается просьба или предложение, даются рекомендации.
- Конечный блок состоит из краткого освещения итогов. Вы резюмируете «надеемся, что…», «уверенны…».
Как написать письмо о сотрудничестве
Одним из распространенных видов письма – предложение сотрудничества потенциальному партнеру, другими словами, коммерческое предложение, в котором может быть предложена покупка или продажа товара, услуги. Используется для обращения к привлекательной компании с предложением о сотрудничестве . Как же написать документ грамотно и эффективно?
В описание входит информация о компании, ее деятельности, и, самое главное, о преимуществах сотрудничества с вами. В конце или начале текста указываются реквизиты, оформляются отдельно (например, в виде «шапки»). По стандартам необходимо указать название предприятия и данные о нем. Важно отметить исполнителя, поставить дату и подпись.
При создании документа ориентируйтесь на следующее разделение:
- Описание компании – кратко поясните, чем занимается ваша организация, тем самым вы расставите взаимовыгодные акценты.
- Основной текст – конкретно и ясно опишите цель обращения, укажите преимущества работы именно с вами, расскажите о возможностях вашей организации. Обсуждение деталей оставьте для личной встречи, главная задача этого блока – вызвать интерес к вам, желание сотрудничать.
- Условия – опишите ряд действий, требующихся от компании-партнера для начала совместной работы, что бы вы хотели, чтобы они сделали.
Бизнес-тексты – это не просто набор шаблонных и стереотипных фраз. Создавая коммерческое предложение, нужно нести ответственность за каждое слово. Каждый текст пишется в своем индивидуальном звучании, указывающем на нужные нюансы и особенности.
Структура не является обязательной, варьировать форму и текстовое содержание можно, как угодно, лишь бы переделки принесли результат. Всегда стоит помнить о грамотности и сжатой подаче информации. Пусть в глаза бросается только нужное и интересное.
Предложение о сотрудничестве – пример письма
Для более четкого понимания предлагается изучить пример письма о сотрудничестве.
Уважаемый партнер!
Наша организация занимается производством типовых и индивидуальных металлоконструкций для дальнейшего использования в станкостроении, машиностроении, строительной отрасли, в промышленно-производственных предприятиях.
Высокая точность исполнения и оперативность – принципы нашей работы.
Наши услуги:
- Разработка чертежей и конструкторской документации;
- Модульное конструирование, включающее весь цикл работ;
- Отдельные виды обработки металлов (гибка, сварка, резка, покраска).
Мы ориентируемся на результат и гарантируем качественное выполнение заказа. Нужна крупная серия изделий? Добро пожаловать в прайс с оптовыми ценами! Требуется изготовление штучного экземпляра? Лояльная стоимость обеспечена. Цена одного изделия на рынке металлообработки начинается от 20 руб., у нас порог от 10 руб. Экономьте разумно.
Будем рады рассмотреть ваши предложения по взаимовыгодному сотрудничеству!
С уважением,
представительство компании «Металл» в г. Пятигорск:
Сидорова П.П.
Тел. 8-800-000-000
Помните о том, что потенциального партнера нужно «зацепить», понравиться ему настолько, чтобы он назначил личную встречу.
Как оформить деловое письмо
Текст печатается на фирменном бланке, который оформлен в общем стиле и содержит следующую информацию: правовая форма, наименование, адрес, телефоны. Также бланк может содержать логотип организации, e-mail, сайт – на усмотрение. Написание бизнес-текста на корпоративном бланке указывает на состоятельность и солидность компании, являясь примером поговорки «встречают по одёжке».
Письмо печатается в регламентированном формате – слева отступ должен быть не меньше 3 см, правый не меньше 1,5 см, используемый шрифт Times New Roman, 12 размер, междустрочный интервал одинарный. Если в письме больше одного листа, со второго сверху по центру оформляется нумерация. При наличии приложений, нумеруется каждое, в конце письма указывается полный список с названием каждого.
В верхнем правом углу указывается данные о получателе: название фирмы, кому адресовано письмо (должность, ФИО). Выравнивание текста по левому краю, обозначается дата и регистрационный номер исходящей корреспонденции. Если документ составляется в ответ, необходимо добавить, на какое письмо вы отвечаете.
Текст коммерческого предложения – визитная карточка предприятия. Продуманное и «цепляющее» описание не всегда получается создать самостоятельно. Не можете расставить нужные акценты? Деловое письмо на заказ поможет в привлечении нужных вам организаций — за дело берутся профессионалы! Получите образец, используйте его, вносите в него изменения, и используйте снова!
Напишите в комментариях, что бы Вы еще хотели узнать о письмах о сотрудничестве. Мы стремимся стать лучше и полезнее для Вас.
Современная черная машинопись является наиболее надежным средством текстонанесения и длительного архивного хранения.
На пишущей машинке документы изготавливаются:
При отсутствии средств вычислительной техники в организации;
Наиболее важные документы, перечень которых устанавливается самой организацией.
В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма - 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат" , "Гриф утверждения документа" , "Отметка о наличии приложения" , "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО (межстрочный интервал - 1,5) Начальник юридического отдела (межстрочный интервал - 1) (межстрочный интервал - 2) А.С.КругловРеквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.
Наименование вида документа печатается прописными буквами.
Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:
Генеральный директор ЗАО "Мануфактура" О.П. ИвановМаксимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.
0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";
- 5 - для начала абзаца в тексте; - 32 - для реквизита "Адресат"; - 40 - для реквизита "Гриф утверждения документа"; - 16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов; - 34 - 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.
При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 - 15, Times DL размером 12 - 14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.
За последний период практика документирования претерпела существенные изменения. Усовершенствование этой сферы привело к разработке новых стандартов. Процесс затронул ряд позиций. Чтобы разобраться, как правильно оформить документ по ГОСТу, следует ознакомиться с преобразованным перечнем требований и правил.
Введение в действие нового ГОСТ Р 7.0.97-2016
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6.30, принятый в 2003 году, заменен ГОСТом Р 7.0.97-2016. Теперь организационно-распорядительная документация оформляется в ином порядке.
Необходимость изменения норм обусловлена несколькими факторами:
- разработкой других реквизитов;
- использованием информационных систем;
- интенсивным применением электронных технологий в сфере межкорпоративного документооборота;
- приведением в действие законов «Об электронной подписи» и «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
Стандарты, действующие с 2002 года, являются добровольными. Это относится и к новому ГОСТу. Для организаций это означает, что им предоставляется выбор: оформлять документы, в соответствии с новым стандартом или придерживаться предыдущих норм. Административная ответственность в последнем случае не предусмотрена.
Но применение стандарта позволяет получить ряд преимуществ:
- улучшение качества работы с документацией;
- предотвращение проблем, возникающих между организациями в ходе взаимодействия с применением документов;
- экономическую выгоду;
- юридическую гарантию документации при задействовании в судебном разбирательстве.
В основу введенного ГОСТ вошли наиболее приемлемые для настоящего времени нормы и требования. Чтобы использовать новый стандарт, учреждениям нужно его внести в ЛНА (локальный нормативный акт), который устанавливает правила работы с документацией. Положения в обязательном порядке вносятся в Инструкцию по делопроизводству. ЛНА нужно привести в соответствие с нововведенными нормами.
Принятый государственный стандарт получил другое наименование. Ему присвоен и новый номер. Это объясняется следующими причинами.
Принятый ГОСТ не привязан к УСОРД. Изменение номера обусловлено ликвидацией Технического комитета Государственного стандарта, который задействовался при разработке предыдущего ГОСТ. Это стало причиной изменений. Изменения в стандарт внесены комитетом 191 Росстандарта, вследствие чего нововведенный ГОСТ отнесли к другому классу.
Требования и правила оформления текстовых документов
Принятые требования адаптированы к компьютерам и текстовым редакторам.
Параметры страницы
Перед началом работы в программе Ворд (Word) необходимо установить параметры для страницы:
- «альбомную» ориентацию;
- разметки;
- размер бумаги;
- поля;
- абзац.
При необходимости применяется расстановка переносов и колонки.
Шрифт текста
Для текста предусмотрено несколько шрифтов:
- Verdana № 12 и 13;
- Arial № 12 и 13;
- Times New Roman № 13 и 14;
- Calibri № 14 и его близкие вариации.
Поля и отступы
Красная строка начинается с отступа в 1,25 сантиметров. Надо определить пространство между краями страницы и текстом. Согласно стандарту межгосударственного формата ГОСТ 2.105, в нижнем и верхнем участке нужно отступать по 2 сантиметра, отступ слева и справа - 3 сантиметра и 1,5 сантиметра соответственно.
Межстрочный интервал
При печатании текста соблюдается интервал 1-1,5. Для документов, у которых при издании уменьшается масштаб, эта норма увеличивается. Здесь нужно придерживаться 2 интервалов. Между словами должен быть один пробел. Буквы отделяются обычным интервалом. Красная строка набирается с 1,25. При вставке текста может выполняться автоматическое редактирование интервалов.
Нумерация страниц
Чтобы разобраться, с какого листа нумерация будет правильной, надо принимать во внимание титульник. Но цифры на нем не нужны. При нумерации используются арабские знаки, которые помещают в центральную часть нижнего поля страницы. Для этого применяется 10 пт. размер шрифта.
Если в документе присутствуют рисунки либо иллюстрации, находящиеся на отдельном листе, его включают в нумерацию.
Титульный лист
Первый лист называют титульным. Для его выполнения используют формат А4.
Титульный лист оформляется по форме:
- в первом поле указывается учреждение, к которому относится предприятие, составившее документ. Его заполнение осуществляется добровольно;
- второе поле предусмотрено для индивидуального кода ОКП, размещающегося в левой части и специальных отметок, которые располагают на правой стороне;
- с правой стороны третьего поля надо ставить гриф утверждения, а с левой - согласования. Ориентироваться при составлении следует на ГОСТ 6.38;
- в четвертом поле прописными буквами указывают названия изделия и документа. Если он состоит из нескольких частей, нужно ставить номера и наименования каждой из них, а если речь идет об альбомах, надо указать их количество и каждый обозначить нумерацией;
- в шестом поле заглавными буквами помещают определение документа или описи альбома;
- в восьмом должны быть подписи авторов документа, выполненные по ГОСТ 6.38. Если они указаны при написании основной надписи на заглавном листе, на титульнике их не повторяют. При необходимости восьмое поле можно увеличить. Это делается путем использования второго листа. В его правом верхнем углу надо написать: «Продолжение титульного листа»;
- девятое поле используют для граф 19-23, соответствующих ГОСТ 2.104.
Если нужно утверждать документ, в верхнем углу слева или над заголовком для графических документов указывается «Утвержден».
Шапка
Составляя заявление или иное деловое письмо, надо ознакомиться с порядком написания шапки. Эту часть располагают продольным или угловым способом.
Вариант 1
Вариант 2
В документообороте распространен последний вариант.
Вверху размещают:
- номер;
- дату;
- заголовок текста в форме одной фразы;
- при составлении ответа указывается дата и ссылка на регистрационный номер.
В верхнем углу или в центре находятся реквизиты организации, обращение к адресату, возможно его ФИО, а также должность. В центральной части ставится обращение, направленное к получателю.
Штамп
Практическая задача штампов заключается в замене рукописных записей и ускорении документооборота.
Они делятся на разновидности:
- угловой штамп содержит реквизиты организации и применяется при отсутствии бланков. Его используют при выдаче справки, ведении переписки и так далее;
- маркировочный штамп предназначен для маркировки тары или продукции;
- штамп ограничения права доступа ставится вверху в правом углу, используется для журнала регистрации и пакетов с документацией;
- штамп регистрационный включает название учреждения, номера входящей документации и поля для даты поступления;
- штамп с реквизитами содержит место регистрации, сокращенную форму наименования организации, ИНН.
Юридической силой штампы не наделены.
Таблицы
Таблицы, как и ТУ - это разновидность конструкторской документации. Их название размещают в верхней части. Оно соответствует содержанию. Нумеруют таблицы арабскими цифрами в сквозном порядке по всему документу или разделу.
Для последнего варианта применяется правило. Нумерация состоит из номера самой таблицы и раздела. Для разграничения цифр применяют точку. Таблицы располагают под ссылками в тексте, при которых указывается «таблица» и ставится номер.
Заголовки строк и граф пишутся с прописных букв, при указании подзаголовков используются строчные. Точку в конце не ставят. Минимальное расстояние между строками - 8 миллиметров. Номерной знак заносят в графу «№ п/п» (сокращение «номер по порядку»). Существует три варианта размещения таблицы: под текстом, где находится ссылка, на последующей странице или в приложении. Каждый определяется ее параметрами.
Если формат граф или строк превышает размер страницы, таблицу надо поделить на несколько частей. Одну из них размещают рядом с другой либо под ней. Слово «Таблица» пишут только над первым фрагментом, над остальными частями указывают «Продолжение таблицы».
Обозначение единиц физических величин пишется после их наименований. Если в таблице повторяются значения, использовать вместо них кавычки нельзя. Отсутствие сведений обозначается прочерком. Интервал, охватывающий числа в ряду, указывают в такой форме: «От … до … включ.». Между крайними знаками нормы допускается тире. Правильность написания при этом не будет нарушена. Числовые значения располагаются на уровне размещения последней строки, в которой указаны показатели.
Электронные таблицы формируют рабочую книгу. Такое наименование носит файл Excel. Строки в рабочей книге обозначаются числами. Таблицы содержатся в шаблоне пояснительной записки.
Рисунки
При выполнении рисунков ориентируются на стандарты СПДС и ЕСКД. Картинки размещают в середине текста после первого упоминания или в конце. Нумерация делается по сквозной системе под изображением арабскими цифрами после слова «Рисунок».
Используют и его сокращенный вариант «Рис.». Условия ГОСТ позволяют выполнять нумерацию в пределах всего документа или ограничиться только разделом, совмещая номер раздела и порядковый номер иллюстрации.
При необходимости под изображением размещают пояснительный подрисуночный текст. Для иллюстраций небольшого размера, на которые в последующем тексте отсутствуют ссылки, нумерация не обязательна.
Если на рисунке изображено несколько фрагментов изделия, надо в возрастающей последовательности указать номер каждого из них. Изображения применяют при разработке технической документации.
Дополнения к тексту можно поместить в приложение. Это расчеты, графики, описания приборов и алгоритмов и так далее. Приложения могут быть самостоятельными документами или их продолжениями.
Реквизиты организации
Списки реквизитов нового и предыдущего ГОСТ отличаются.
Р 7.0.97-2016 включает:
- наименование должности лица, организации и структурного подразделения - автора документа;
- отметку об электронной подписи, заверении копии, направлении документа в дело, контроле и поступлении документа;
- гриф ограничения доступа;
- товарный знак;
- эмблему;
- герб (государственный, муниципального образования, субъекта РФ);
- адресат;
- подпись;
- отметку об исполнителе;
- товарный знак;
- код формы;
- справочные данные;
- дату документа;
- справочные данные;
- регистрационный номер;
- место составления либо издания документа;
- ссылку на дату и регистрационный номер;
- гриф утверждения и согласования;
- адресат;
- текст и заголовок к нему;
- визу;
- печать;
- резолюцию.
В новый стандарт не вошел код организации. Также ИНН налогоплательщика, ОГРН юридического лица и идентификатор электронных копий. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, зафиксированному в учредительных документа, к которым относится Устав.
Грифы согласования и утверждения состоят из слов: согласовано и утверждаю расположение. Кавычки не применяются. Указывается должность лица, утвердившего документ или с которым он согласован, также потребуется подпись, расшифровка и дата.
Язык
Документы составляются на государственном языке РФ. Это требование не распространяется на республики, состоящие в составе России. Новый ГОСТ - это стандарт, разрешающий в рамках законодательной базы использовать местные государственные языки.
Этикетные фразы
Такие фразы относятся к внутренней переписке и деловым письмам. К ним принадлежат вступительные обращения. А также заключительные фразы. Если необходимо обратиться по должности, то ее название указывается с заглавной буквы. Фразу начинают словом «Уважаемый». ФИО не вставляется. Пример такого обращения выглядит следующим образом: «Уважаемый господин Губернатор!».
Во фразе без указания должности используют фамилию либо имя и отчество. Например, «Уважаемый господин Захаров!» или «Уважаемый Алексей Николаевич!».
Обращение к нескольким людям имеет другую форму. В таком случае пишут: «Уважаемые господа!». Завершают служебное письмо, записку или докладную заключительной фразой. Здесь применяется «С уважением, …».
Подпись
Правильное составление подписи включает название должности того лица, которое подписывает документ, подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). При этом учитывается наличие бланка. При оформлении на нем документа должность пишется в сокращенной форме. В обратном случае наименование должно быть полным. Если используется бланк должностного лица, то служебное звание не пишется.
Подписи нескольких лиц размещают одну под другой. Их перечисление соответствует служебному положению или присутствует на одинаковом уровне при равных должностях. Работа с документацией, составленной комиссией, имеет некоторые особенности. Здесь вместо должности указываются обязанности лиц, находящихся в ее составе. Например, «Председатель комиссии» и «Члены комиссии».
Лицу, исполняющему обязанности отсутствующего руководителя, нужно подписывать документы, указывая статус, присвоенный распоряжением. Расшифровку фамилии и исправления в названии должности вносят вручную или при помощи штампа. При подписании деловых бумаг другим лицом косая черта и «за» перед названием должности не ставится.
Особенности нового ГОСТ
Появление наименования должности лица, составившего документ и подразделения связано с применением этих данных в бланках. «Отметка об электронной подписи» позволяет визуализировать подпись при работе с электронными носителями.
«Гриф ограничения доступа к документу» предусмотрен при работе с данными, к которым законодательство ограничивает доступ.
Новый ГОСТ позволяет органам местного самоуправления иметь собственный герб. Из реквизита «Эмблема организации или товарный знак» создан «Товарный знак» и «Эмблема».
Если возникают сомнения, когда нужно ставить инициалы: до или после фамилии, следует изучить «Адресат». В прежнем ГОСТ это зависело от статуса получателя документации. Теперь при составлении деловых бумаг как должностному, так и физическому лицу инициалы надо ставить после написания фамилии.
Допускается употребление «г-ну» или «г-же». При отправке документа на электронный ящик или по фототелеграфной связи реквизит предполагает указание телефонного номера, факса либо электронного адреса.
В ГОСТ введены положения, касающиеся языков, которые применяются для составления документации. Появилась возможность использовать этикетные фразы. Если при составлении бумаги в качестве основы используется другой документ, необходимо включать ссылки на документацию, которая применяется.
При наличии приложений в виде электронных носителей, их указывают соответственно «Отметке о приложении». В реквизите «Подпись» оговаривается возможность подписывать деловые бумаги лицом, заменяющим руководителя МП (малого предприятия) или иной организации на период его отсутствия.
На начальном листе приказа, постановления, распоряжения или решения делают отметку о приложении и ставят гриф утверждения. При выдаче копии для предъявления в другое учреждение важно соблюдать новые требования. Здесь потребуется отметка о заверении. Дополнительно указываются данные об организации, где хранился оригинал документа, затем он заверяется печатью. В «Отметку об исполнителе», согласно новым правилам, помимо ФИО и номера телефона, вносят электронный адрес, наименование должности и подразделения.
Обязательный элемент документа - дата, когда он подписан. При составлении протокола указывают число, когда проводилось заседание. Написание даты осуществляется арабскими символами с использованием точки в качестве разделительного знака. Примечания, относящиеся ко всему документу, находятся в справке.
Бланки документов
Правильные бланки документов изготавливаются на листах А4. Для резолюций понадобится А5 и А6. Бумажные и электронные формы бланков идентичны по реквизитам, порядку расположения и шрифту. Образцом для изготовления применяется макет, принятый руководителем. Для этого используется исключительно бумага белого цвета или светлых тонов. Расположение реквизитов на бланке документа определяется государственным стандартом.
Бланки делятся на общие, бланки писем и определенного вида документа. Важно обеспечить защиту электронных шаблонов от несанкционированных изменений. Зарубежная корреспонденция ведется на бланках, выполненных на русском и английском языках. Паспортный бланк имеет параметры 125 на 88 миллиметров.
При детальном рассмотрении ГОСТ Р 7.0.97-2016 заметно, что некоторые его положения соответствуют предыдущему стандарту. Но многие положения претерпели значительные изменения. Принятие новых норм объясняется применением информационных технологий в делопроизводстве.
Видео по теме
Для составления разного рода документации обязательно нужно пользоваться законодательными нормами.
В отношении большинства предпринимательских бумаг не созданы никакие ограничения и они оформляются в свободной форме.
Что же касается официальных, технических позиций, то здесь проведение настройки состоит в установленных критериях ГОСТа.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Общие требования
В России действует определенное количество правил по оформлению документации. Установление новых позиций оговаривается с 1 июля 2020 года.
Предполагается размещение позиций по отношению к ГОСТ Р 7.0.97-2016, который должен был вступить в силу еще в 2017 году.
До этого периода все пользовались положениями, прописанными в документе ГОСТ Р 6.30-2003. И потому следует понимать, какие есть схожие моменты и отличия. В новом правовом документе основные изменения находятся в сфере реквизитного оборота.
В стандартных же положениях, в государственном акте размещена информация в таких областях:
| Для отчетности, которая оформляется в бумажном или электронном вариантах | Устанавливаются позиции по:
|
| Требования относительно создания документации | Работает несколько важных моментов:
|
К официальным бумагам
Шрифт используется в документах по ГОСТу не для основного документооборота. Но все же опираться на некоторые структурные моменты стоит учитывать. К примеру те, которые прописаны в нормативных локальных актах компании.
Область применения отчетности также важна. Для работы с бухгалтерскими бланками нужно подбирать те шрифты, которые хорошо читаются.
Отличия между ними должны быть даже в системе применения исходя из формата составления — одни удобны для применения на бумаге, а другие при чтении бумаг с экрана.
Наиболее популярным методом является оформление документации с использованием программы Microsoft Word. Эта утилита предоставляет возможность правильно структурировать информацию .
Лучше всего для составления текста подходит Times New Roman. Для русской версии информационного потока применяется Calibri — начиная с 2007 года.
В то же время, после развития работы и применения компьютерной техники в банковской системе, начали получать распространение другие шрифты. Лучше всего подходят для этих целей Arial, Helvetica — исходя из их рубленной, гротескной формы.
Для официальных бумаг нет определенных норм. Согласно ГОСТу прописаны те параметры, которые максимально подходят и допустимы относительно всех символов.
Размер, используемого шрифта 12 или 14
Относительно гарнитур и размеров шрифтов в документе размещены нормы только предпочтительного характера. Изменения в таких позициях зависят от того, какой вариант документа выбран.
Рассматривать стоит следующий алгоритм значений:
Документом допускаются и вариации, приближенные к таким размерам. Опираться при выборе необходимо на несколько факторов:
- насколько читабелен текст;
- отражение информации, восприятие ее с листа и экрана;
- формат используемого бланка — А4, А5, А2.
Лучшим способом определения является распечатать и посмотреть на удобство чтения, рассмотрения отчетности.
Влияют на эффект и параметры по интервалам. Они визуально разделяют текст и потому совместно со шрифтом создают картину текста в таких рамках:
Между словами стандартно работает один пробел, а между буквами интервал устанавливается информационной программой в обычном режиме.
На уровне государственного стандарта предполагается только размещение рекомендаций. И потому в документе прописана возможность составителя бумаги применять к тексту более мелкие шрифты.
Стиль информации будет зависеть от конкретных нужд и сферы, направления действия.
Особое внимание обращают на электронную подпись. У нее нет установленного размера, потому намного сложнее контролировать правильность бланков.
Но прописан ГОСТ относительно того, что цифровое визирование должно быть различимым, читаемым и соответствовать натуральной величине.
Имеется в виду и вариант распечатки такой нормы как шаблон, на котором должно быть видно все перечисленные параметры.
Распределение величины относится и специфично к каждой отчетной позиции. Если необходимо выделить информацию, то выбирают более крупные символы. Все в данном случае подстраивается под оформление соответствующего внешнего вида.
Техническая документация
В области проведения такого рода бумаг существуют конкретные государственные разработки.
Дело в том, что здесь фиксируются важные данные относительно строительства, архитектурных решений и других бланков в области технического сопровождения.
Опираться в плане необходимости разработки таких бумаг, стоит на несколько правовых актов. В Российской Федерации на 2020 год актуальны следующие позиции:
В данных нормативно-правовых актах размещаются общие положения относительно формирования технических бумаг.
Но вместе с тем, в них нет четких указаний по выбору стиля и размера информации, определенных гарнитур.
Этот правовой сборник оговаривает, что преимущественно возникает необходимость установления своих позиций по стилистике. Ведь нужно выделить информацию, подчеркнуть ее значимость.
Сделать это можно только на основании того или иного вида и размера текста, начертаний применения в бланках.
В таблицах
Когда в документе применена такая позиция организации информационных сведений как таблица, стоит разрабатывать ее вид правильно. Особых указаний на счет шрифтов и их размеров в актах типа ГОСТ нет.
Последний принятый контролирующий все позиции государственный регулятор содержит всего одно упоминание по поводу размеров и стиля в таблице.
Указания относительно размера оговариваются в рамках определения составителем удобных конфигураций.
Они должны соответствовать тем же пунктам, которые прописаны для основного наполнения. В то же время, государственные отчеты разрешается заполнять таблицами и там снижать кегль.
Обратить внимание стоит на то, что все сведения должны находиться в одной плоскости. А вот при создании структуры в системе Word уже существуют стандартные параметры и построить ее не сложно.
Основные позиции по внутренней организации текста можно разделить на такие группы:
- не нужно изменять название стиля — он должен быть таким же как и по тексту в целом;
- возможно снижение кегля на один или два пункта;
- заголовки в шапках стоит размещать по центру;
- в отношении названия строчек используют выравнивание по левому краю;
- цифры прописывают арабскими значениями — на стандартных основаниях.
Видео: из какой группы шрифтов лучше выбрать шрифт для документа
Оформление чертежей
В этой области опираются на ГОСТ 2.304-81, где прописано несколько типов шрифтов:
Для того, чтобы разобраться с наклонными плоскостями, параметрами фиксирования букв, существует несколько таблиц:
Фото: таблица по оформлению чертежей-шрифт типа А
Фото: таблица по оформлению чертежей-шрифт типа Б
Какие должны быть параметры страницы в ворде
- при распечатке применяют белую бумагу в формате А4;
- книжная ориентация с положением переплета с левой стороны;
- отступают для полей — слева 30 мм, сверху и снизу 20 мм, справа 10 мм;
- используют черный шрифт в размере не менее 12 пунктов.
Отступы предполагаются в следующих пределах:
- абзац — от 15 до 17 мм;
- слева и справа отступы не делают;
- перед и после абзацев интервалы не применяют;
- между строк — 1,5 пункта;
- выравнивают по ширине — для равномерного распределения сведений.
Обязательность исполнения действует только в отношении к научным и исследовательским работам. К остальным же применяется рекомендательность параметров.
Оформление ряда требований по таким позициям как шрифт, нумерация и структурирование стиля. Все параметры стоит соотносить с положениями соответствующего ГОСТа.
Важно быть информированным исходя из актуальных подтвержденных правовых документов. Хотя для большинства бумаг нормы являются рекомендательными, а не обязательными к выполнению.
Эти моменты и стоит учитывать и рассматривать в верном направлении использования, и по закону России.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Н овый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступил в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года. Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в работе.
Сфера применения
1 июля 2018 г. был введен в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Свернуть Показать
ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.
Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года. Причиной переноса послужило упоминание в п. 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению. Авторское право на шрифты, первоначально названные в стандарте (Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.
Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных . Одновременно Правительством РФ был введен запрет на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.
В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:
«3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».
ГОСТ Р 7.0.97-2016 , как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно . Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:
- организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
- никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.
Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:
- применение стандарта оправдано экономически;
- позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
- применение стандарта повышает культуру работы с документами.
Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.
Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:
- исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
- руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
- служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.
По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед организацией (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.
Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.
Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает разделы:
1. Область применения;
3. Общие требования к созданию документов;
4. Реквизиты документа;
5. Оформление реквизитов документов;
6. Бланки документов;
- Приложения (справочные):
- А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
- Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
- В «Образцы бланков документов».
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.
- ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Основными положениями этого раздела являются следующие:
- документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
- вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
- допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
- абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
- текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;
- текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
- допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
Новое приложение к стандарту (приложение А) определяет состав реквизитов титульного листа документа и порядок их расположения. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке таких документов, как программы, планы, отчеты и т.п.
Состав реквизитов документов и правила их оформления
По количеству реквизитов старый и новый ГОСТ не различаются, но изменения в их составе есть: отдельные реквизиты не включены в новый стандарт, есть новые и есть такие, которые претерпели редакционные изменения.
Реквизиты, не включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016
К таковым относятся:
- код организации (реквизит 04 по старому ГОСТ Р 6.30-2003);
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН ) юридического лица (реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003);
- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП ) (реквизит 06 по ГОСТ Р 6.30-2003);
- идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003).
Первые три из перечисленных здесь реквизитов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, указывались в бланках писем. В новом стандарте они утратили статус самостоятельных реквизитов, но фактически остались в бланках писем, хотя уже в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации». Поэтому с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось. Смотрите:
- ближайший (на следующей странице) фрагмент нового ГОСТ с образцом бланка письма с угловым расположением реквизитов, а также
- Пример 1 с бланком письма коммерческой организации, который не потребуется корректировать в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Здесь мы пометили те самые реквизиты с их номерами из старого стандарта.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пример 1
Свернуть Показать
Причина исключения реквизита «Идентификатор электронной копии документа» (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003) – утрата практического значения. В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота (далее – СЭД), документ включается в СЭД (например, в виде скан-копии бумажного оригинала) и его ключевые реквизиты описываются в электронной карточке этого документа. По ним-то потом и можно его найти, т.е. в условиях применения СЭД не требуется использование дополнительного идентификатора документа.
Реквизиты, включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (новые реквизиты)
Среди них:
- наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- наименование должности лица – автора документа (реквизит 07 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Включение наименования структурного подразделения и должности лица, издавшего документ, как отдельных реквизитов в новый ГОСТ обусловлено тем, что эти сведения на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Старый ГОСТ предусматривал возможность изготовления таких бланков, но соответствующие реквизиты не выделял. Фактически новый ГОСТ восстановил справедливость в отношении них. Сравните примеры бланков, приводимых в приложениях к стандартам далее.
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», который проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством. Применение такой ограничительной отметки на документах, содержащих информацию конфиденциального характера, – практика не новая. Такие отметки (пометки, грифы) конфиденциальности применяются не одно десятилетие, и в ранее действовавших стандартах (ГОСТ 6.30-90, ГОСТ Р 6.30-97) данный реквизит был. Например, в ГОСТ 6.30-97 о нем говорилось следующее:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (в ред. постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст)
3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 восстановил данный реквизит с тем же названием – «гриф ограничения доступа к документу». В его состав входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая, как сказано в стандарте, может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. См. Примеры 2 и 17.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации.
Следует отметить, что в законодательстве нет единого мнения относительно названия данного реквизита. Если в законах этот реквизит назван «гриф», то в постановлении Правительства РФ – «пометка». Соответственно, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 использован термин, применяемый в законодательных актах.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»
Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно»...
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 6 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
4. На документах, предоставляемых указанным в частях 1 и 3 настоящей статьи органам и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»
2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
При использовании данного реквизита следует учитывать, что законодательством могут быть установлены дополнительные требования к его оформлению. Например, Закон о коммерческой тайне предусматривает, что при представлении документов в органы государственной власти и органы местного самоуправления наряду с грифом «Коммерческая тайна» указывается полное наименование и место нахождения юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя и его место жительства.
Еще один новый реквизит – «отметка об электронной подписи» (номер 23 в ГОСТ Р 7.0.97-2016) – используется для визуализации электронной подписи в электронном документе. Такая отметка была предусмотрена еще приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе программными средствами воспроизводится данная отметка в том месте, где проставлялась бы собственноручная подпись должностного лица, если бы документ оформлялся на бумаге.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Следует иметь в виду, что данная отметка формируется программными средствами, не заменяет электронной подписи, а лишь выступает способом ее визуализации.
Объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два
Что перетасовали, покажем в Таблице:
ГОСТ Р 6.30-2003 включал только два реквизита: «Государственный герб РФ» и «герб субъекта РФ» , однако органы местного самоуправления тоже вправе иметь свои официальные символы (гербы, геральдические знаки) .
Кроме того, объединение изображений гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов. Оно помещается посередине над указанием организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Обобщенный реквизит «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» из старого ГОСТ Р 6.30-2003 в новом стандарте разбили на два реквизитами: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)». Использование эмблем и товарных знаков преследует различные цели и регулируется различным законодательством.
Изображение эмблемы, как и герба, помещается посередине верхнего поля бланка документа над организацией – автором документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Изображение товарного знака (знака обслуживания) может воспроизводиться аналогичным образом или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Изменения в оформлении реквизитов документов
Правила оформления реквизитов документов изложены в разделе 5 нового стандарта. Здесь изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новый стандарт только те изменения, которые действительно актуальны для практики документирования. К наиболее значимым отнесем следующие:
1. Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». Напомним, что по ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии. См. Примеры 3 и 4.
В тексте документа при упоминании человека его инициалы также всегда указываются после фамилии, об этом сказано в п. 5.18 нового стандарта, где установлены требования к текстам документов.
Пример 3
Свернуть Показать
Пример 4
Свернуть Показать
2. Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Пример 5
Свернуть Показать
Пример 6
Свернуть Показать
3. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).
Пример 7
Свернуть Показать
Пример 8
Свернуть Показать
4. В пункте 5.18 нового стандарта (где говорится об основных правилах составления текста) появилось несколько новых положений.
Во-первых, о языках, на которых могут составляться документы в органах власти и организациях. Это:
- государственный язык РФ или
- государственный язык (языки) республик в составе РФ в соответствии с законодательством этих республик.
Во-вторых, если составляемый вами документ издается на основании другого, то его реквизиты необходимо привести – сослаться на соответствующий законодательный или иной нормативный правовой акт, ранее изданный распорядительный документ. Данная практика существует давно, просто сейчас это положение добавили в новый ГОСТ на оформление ОРД.
В-третьих, ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает возможность использования в текстах этикетных фраз. Это положение касается, главным образом, деловых писем, внутренней переписки организации (докладные, служебные записки и др.).
В стандарте, в частности, установлено, что в деловых (служебных) письмах могут использоваться:
- вступительное обращение:
- Уважаемый господин Председатель!
- Уважаемый господин Губернатор!
- Уважаемый господин Прохоров!
- Уважаемая госпожа Захарова!
- Уважаемый Николай Петрович!
- Уважаемая Ольга Николаевна!
- Уважаемые господа!
Заметьте, что в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, а в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
- заключительная этикетная фраза:
- С уважением, …
Свернуть Показать
Наталия Сараева, эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 закрепил использование этикетной рамки, когда «уважение» в документе проявляется дважды – это довольно распространенная практика.
Но скрупулезное прочтение п. 5.18 нового стандарта выявляет, что и вступительное обращение в начале текста со словом «Уважаемый», и заключительная фраза рядом с подписью с таким же словом «могут использоваться». То есть там нет требования задействовать их одновременно. Поэтому, если вы считаете достаточным единожды назвать человека уважаемым (в начале или конце письма), то этого будет вполне достаточно.
Конкретные правила применения этикетных фраз устанавливаются Инструкцией по делопроизводству организации.
5. Правила оформления реквизита «отметка о приложении» дополнены возможностью указывать здесь электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), если он и является приложением.
Пример 9
Свернуть Показать
А состав документов и имена файлов, записанных на этот носитель, должны указываться на вкладыше (конверте), в который он помещается.
6. Оформление реквизита «подпись» (реквизит 22 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) в целом основывается на правилах ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем имеется нововведение: «при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением)». Может использоваться как сокращенное написание, так и полное:
Пример 10
Свернуть Показать
Пример 11
Свернуть Показать
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
7. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом. Согласно новому ГОСТ на первом листе приложения проставляются:
- отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ);
- гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение (таким образом, задвоения его реквизитов не происходит).
Пример 12
Свернуть Показать
8. Дополнен новыми элементами реквизит «отметка об исполнителе». Как и раньше, здесь указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, но теперь сюда можно добавить наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Конкретный вариант оформления отметки об исполнителе определяется локальными нормативными актами организации по делопроизводству (для большинства организаций это Инструкция по делопроизводству).
Пример 13
Свернуть Показать
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера, чем основной текст документа.
9. Правила оформления отметки о заверении копии дополнены новым положением: если копия выдается для представления в другую организацию, данная отметка дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.
Пример 14
Свернуть Показать
Эти правила были установлены еще Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», но нашли отражение только в тексте ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Бланки документов
В связи с введением ряда новых реквизитов и исключением некоторых других были внесены изменения и в состав реквизитов бланков документов, что получило свое отражение в приложении Б нового стандарта (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий, письма и конкретного вида документ), а также правила их проектирования остались без изменений.
«Языковая» тема, начатая в п. 5.18 о тексте документа, повторилась и в п. 6.8 о бланках:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации:
угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или
Обратите внимание на второй абзац п. 6.8 нового ГОСТ, где появилось положение, которого не было в стандарте 2003 года, но которое было в стандартах 1990 и 1997 годов. Оно о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используется бланк, где «к левой колонке на русском языке» добавляется «правая колонка» на любом иностранном. Т.е. это будет опять же двуязычный бланк.
Пример 16
Свернуть Показать
Итак, мы дали общую характеристику новому стандарту – ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающему требования к оформлению документов и принятому взамен ГОСТ Р 6.30-2003, а также рассмотрели основные изменения в оформлении документов, вводимые новым стандартом. Пройдясь по этому выявленному списку изменений, вы сможете решить, что из новинок станете внедрять у себя. Тогда это еще надо будет отразить в своей Инструкции по делопроизводству (или ином ЛНА) и настройках шаблонов документов в СЭД.
Анализ содержания ГОСТ Р 7.0.97-2016 свидетельствует о том, что, несмотря на изменения в составе реквизитов и правилах их оформления, в целом сохраняется преемственность нового стандарта со старым ГОСТ Р 6.30-2003, действующим до 1 июля 2018 г. Новшества стандарта обусловлены, прежде всего, изменением законодательства в сфере информации и документации, а также применяемыми в практике работы с документами информационными технологиями.
А в заключение приведем образец полностью оформленного документа «в стилистике» нового стандарта – письмо на бланке структурного подразделения с грифом ограничения доступа.
Пример 17
Свернуть Показать
