Утверждение и согласование документов. Жду согласования или согласование. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа

Чтобы иметь возможность самостоятельно решить юридические проблемы, связанные с оформлением необходимой документации, на первоначальном этапе необходимо четко представлять себе, какой пакет документов должен быть подготовлен для подачи в соответствующие инстанции, какова последовательность действий при обращении в городские или федеральные службы.

• какие выгоды несет заказчику грамотно организованный технический надзор за строительством;
• как проводится сдача объекта в эксплуатацию;
• на каком этапе строительства возможно получение технических условий (и что подразумевают технические условия на подключение к коммуникациям);
• что такое порубочный билет и как проводится оформление порубочного билета, в каких случаях необходимо разрешение на вырубку;
• почему лучше поручить профессионалам получение справок БТИ и получение документов БТИ, в том числе – получение кадастрового паспорта.

Согласование перепланировки

Согласование перепланировки квартиры достаточно сложный и долгий процесс, согласование перепланировки квартиры лучше заказывать у специалистов по сгласованию перепланировок. Мы оказываем услуги по согласованию перепланировок в Москве и Московской области уже более 6 лет и за этот период накопили не мало положительных отзывов и благодарностей, но есть и неудачный опыт, что в свою очередь — тоже опыт!
Пусть даже Вам кажется что именно Ваша перепланировка квартиры или перепланировка нежилого помещения не вносит ни каких значительных изменений в первоначальную планировку квартиры или планировку нежилого помещения и Вашу перепланировку не обязательно согласовывать — это не так, перепланировку квартиры или перепланировку нежилого помещения надо согласовывать, если Вы ее уже сделали перепланиовку квартиры, то тогда узаконивать перепланировку квартиры или нежилого помещения — придется, но дороже! Пусть даже Вы собственник помещения нежилого или собственник квартиры — это не значит, что Вы можете делать все что захочется, согласно жилищному кодексу перепланировкой квартиры считается любое изменение конфигурации жилого или нежилого помещения.

Согласование перепланировки квартиры и согласование перепланировки нежилого помещения в Москве, Согласование перепланировки квартиры в Московской области — «Арта-согласование».
отличается от согласования перепланировки квартиры в Московской области. Перепланировка квартиры в Москве — изменение конфигурации помещения, жилого или нежилого — Перепланировка квартиры в Москве . Вы приобрели «недвижимость» квартиру или нежилое помещение в Москве или в Московской области и решили сделать ремонт, а как правило ни один хороший ремонт не обходится без перепланировки квартиры, перепланировка квартиры согласование или перепланировка нежилого помещения. Всем хочется что бы было уютно и комфортно и первое с чего необходимо начинать это разработка эскиза перепланировки квартиры после того как вы определились с дизайн проектом и будущей планировкой квартиры можно преступать к перепланировке квартиры или перепланировке нежилого помещения. Согласование перепланировки квартиры без проекта перепланировки квартиры невозможно, для чего и необходимо заказать проект перепланировки квартиры.

Согласование ПНООЛР в Росприроднадзоре или в Комитете по природопользованию

Срок рассмотрения документация составляет 30 рабочих дней (согласно регламенту работы данного государственного органа). Необходимо так же помнить, что перед подачей на рассмотрение, производственное предприятие или организация обязана уплатить государственную пошлину за выдачу лимитов. Данный платеж обязательно должен производиться с расчетного счета природопользователя.

Согласно закону №404-ФЗ от 29 декабря 2015, если объект, несущий негативный след, принадлежит экологическому надзору федерального уровня, то с 1 января 2019 согласование ПНООЛР происходит в территориальном органе Росприроднадзора. Если объект принадлежит государственному экологическому надзору - в вышестоящем органе субъекта федерации РФ.

Согласование линий передачи данных на печатной плате

Ранее мы рассматривали линии передачи так, как если бы каждая из них представляла собой отдельное соединение «точка-точка». Необходимо рассмотреть и групповые соединения, например, системы шин адреса и данных в схемах памяти, а также случаи, когда несколько плат связаны высокоскоростным соединением, например, через соединительную панель (бэкплейн или материнскую плату).

Проект инфекционного отделения ждет согласования

Цена капитального ремонта будет известна в декабре. А пока зам. главы администрации Вячеслав Богомолов дал поручение главному врачу больницы Анатолию Васильеву в течение недели подать предварительную бюджетную заявку на капитальный ремонт (смету рекомендовано составить исходя из норматива 46 тысяч руб. за квадратный) и монтируемое оборудование (около 15 млн рублей), чуть позже - подать заявку на немонтируемое оборудование.

При этом магистральная тепловая сеть проходит под зданием инфекционного отделения. Чтобы вынести сеть из-под здания, строителям придется разобрать часть фундамента (вопреки утверждениям ГУП «ТЭК», наша администрация настаивает именно на таком варианте). Закрывать будут так, чтобы при последующих ремонтах не приходилось нарушать целостность полов. По оценке специалистов, новых сетей хватит лет на 25.

Жду согласования или согласование

Согласование - СОГЛАСОВАНИЕ. Форма словосочетания, состоящая в том, что прилагательное или спрягаемый глагол по форме применяются к существительному. В русском языке различают следующие виды С.: 1. С. прилагательного в атрибутивной (см.) форме с… … Словарь литературных терминов

согласование - взаимодействие, координация, регулирование, выверка, подгонка, подбор, увязка; сообразование, самосогласование, увязание, координирование, скоординирование, согласовывание, утряска, состыковка, слаживание, корреспондирование, увязывание. Ant.… … Словарь синонимов

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

После установления перечня ведущих специалистов и подразделений компании, участвующих в согласовании, необходимо закрепить их ответственность в процедуре согласования, т.е. внести в должностные регламенты и должностные инструкции соответствующие уточнения и перечисление обязанностей по процедуре согласования документов.

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

Информация о согласовании вывесок в Санкт-Петербурге

Лист согласования представляет собой документ указывающий внешний вид рекламоносителя, его расположение на фасаде, используемые материалы для производства и адрес размещения. Его рассмотрение длится от 1 месяца (Чаще всего укладываются в один месяц). После его подписания можно начинать изготовление.

На этом этапе мы предоставляем художникам технический проект с отрисовкой вывески и фасада в графическом редакторе, разрезами узлов крепления, техническим описанием вывески. Согласование проекта длится от 1 месяца (По сути, на официальном сайте КГА, в графе срок рассмотрения стоит «1 месяц», мол не больше не меньше, но не надо забывать что мы живем в самой прекрасной стране в мире и все остальные страны нам завидуют)

Юридический центр ГРАД

Для начала сотрудничества нам потребуются копии правоустанавливающих документов на участки и здания, на территории которых планируется будущее согласование строительства или легализация самостроя. Потребуются планы и проекты планировки территории, схемы размещения инженерных коммуникаций и близлежащих объектов, а также градостроительный план развития и правила застройки земельного участка, без этих документов оформить самострой не получится. Уже имеющаяся исходно-разрешительная документация, данные градостроительных и проектных учреждений и результаты инженерных изысканий позволят определить предельные и допустимые параметры будущего или уже существующего объекта.

Зачастую, архитектурные проекты, выполненные на высочайшем профессиональном уровне архитекторами мирового масштаба пылятся на полках и не востребованы, а на улицах выпячиваются совершенно нелепые здания, вызывающие насмешки и сожаление прохожих, и все эти проблемы из-за согласования строительства дома . Налицо несогласованность действий архитекторов и городских властей. В одних случаях, причина в амбициях архитекторов, не желающих считаться с местными особенностями городской инфраструктуры. В других, чрезмерное превалирование административного ресурса вопреки разумной архитектурной мысли. Согласование проекта строительства происходило без достаточного взаимодействия заказчика с контролирующими органами и из-за этого узаконить самострой иной раз очень трудно своими силами. Итог мы с вами можем обозревать воочию.

Поиск ответа

На согласование счетного оборота со значением определенного количества со сказуемым влияет множество различных факторов. В приведенных контекстах возможно согласование и в ед., и во мн. числе. Ср. примеры из справочников: В университете учится 28 тысяч студентов и Сто наших студентов отправятся в этом году на стажировку за рубеж . Особенности согласования с подлежащим – дробным числительными в справочниках не описаны, поэтому можно руководствоваться такими общими рекомендациями. Форма ед. числа подчеркивает общее количество лиц, совокупность предметов, указывает, что они испытывают какое-то воздействие, состояние; ед. число сказуемого акцентирует внимание на количестве предметов или лиц, о которых идет речь. При форме мн. числа выделяются считаемые лица и предметы как производители действия, подчеркивается отдельность предметов или лиц, указанных в подлежащем, раздельность совершения ими действия.

Как правильно? Этого ни Петя, ни Маша не знали. Этого ни Петя, ни Маша не знала. Этого ни Петя, ни Маша не знало. Этого ни Петя, ни Маша не знал. А если поменять Машу и Петю местами - тогда как? Этого ни Маша, ни Петя не знали. Этого ни Маша, ни Петя не знала. Этого ни Маша, ни Петя не знало. Этого ни Маша, ни Петя не знал. Мне кажется, множественное число тут неуместно, ведь: «Этого ни Вася, ни Петя не знал». Но если число единственное, то какой тогда род?

а также даст необходимые рекоммендации по процессу согласования во всех инстанциях.

В данной статье мы попробуем разобрать вопрос - в каких случаях можно провести перепланировку самостоятельно, а когда для согласования лучше обратиться к специалистам-посредникам?

Если рассмотреть ситуацию в целом, то если вы хотите выполнить незначительные изменения, например, снести перегородку между ванной и санузлом, или расширить дверной проем в перегородке, то в этом случае, при наличии некоторого свободного времени и терпения, можно узаконить перепланировку квартиры самостоятельно. Однако более сложные работы, для которых необходима разработка проектной документации и оформление технического заключения от автора дома, потребуют для согласования значительно больших усилий. В этом случае самостоятельное согласование перепланировки может как затянуться на длительный срок, так и не удаться вовсе. Кроме того, расходы на получение необходимых разрешений могут быть даже выше, чем при обращении к посредникам.

Примеры эскизов перепланировок

По большому счету, любую перепланировку возможно согласовать собственными силами. Вопрос лишь в том, сколько времени и сил готов затратить на этот процесс собственник. Исключения составляют "пограничные" перепланировки, по которым действующее законодательство четко не определяет порядок согласования, и приходится действовать в каждом случае индивидуально.

Например, к этим случаям относится демонтаж подоконных блоков или перенос кухонь. В одних округах жилищные инспекции требуют проект перепланировки от автора дома, в других - проект перепланировки от проектной организации, имеющей допуск СРО, а в некоторых данную перепланировку не разрешают вовсе.

В результате получается, что в одном округе перепланировку удастся согласовать самостоятельно, в другом согласовать не получиться, а в третьем – потребуют приличный по объему комплект проектной документации . Причем перепланировки в этих случаях будут совершенно идентичные. Опять же, и стоимость согласования перепланировки, в каждом из этих случаев будет разной.

Однако если не брать такие сложные ситуации, то процесс самостоятельного согласования перепланировки начинается с заказа в БТИ технического паспорта на квартиру. Следует отметить, что если в техпаспорте присутствуют "красные линии" (выявленная незаконная перепланировка), то к нему дополнительно необходимо заказать поэтажный план и экспликацию "до перепланировки".

Технический паспорт квартиры

По итогам консультации должна определиться одна из основных схем, по которой необходимо согласовывать перепланировку.

Какие перепланировки проще всего согласовать самостоятельно

1. Перепланировка в уведомительном порядке (раньше это называлось «по эскизу »).

2. Перепланировка по проекту без затрагивания несущих конструкций от организации с допуском СРО.

3. Перепланировка по проекту с затрагиванием несущих конструкций с техническим заключением от автора проекта дома.

4. Ранее сделанная перепланировка по техническому заключению о ее допустимости и безопасности.

Расхождения начинаются в той части, когда речь заходит о том, есть или нет необходимость в разработке проектной документации, и если да, то насколько сложной она будет, и потребуется ли техническое заключение о возможности проведения перепланировки.

Самостоятельное согласование простых перепланировок

Уведомительный порядок согласования перепланировки касается тех мероприятий, которые не затрагивают несущие стены и перекрытия, инженерные коммуникации и конструкцию полов. Такие работы не требуют разработки проекта. Согласно старому 73-ПП они назывались «эскизными» и рассматривались Мосжилинспекцией в виде ксерокопии плана БТИ с отмеченными изменениями. Новое 508-е ПП в редакции 840 ввело понятие уведомительного согласования для несложных перепланировок, но поскольку новый порядок пока не прижился, инспекторы продолжают рассматривать их «по старинке» - в форме эскиза. Такую перепланировку возможно согласовать самостоятельно. Однако чтобы убедиться, например, что затрагиваемые перегородки не являются несущими или разгружающими, лучше провести экспертизу будущей перепланировки – например с привлечением специалистов нашей компании.

Согласованиепопроектуот

Для перепланировок, которые затрагивают несущие конструкции, перекрытия, полы и коммуникации, т.е. потенциально небезопасны для дома и его жителей (полный перечень таких работ см. в п. 2 и 3 Приложения 1 ППМ №№508-840), необходима разработка проектной документации с техническим заключением от автора проекта дома. В этом случае лучше отказаться от согласования перепланировки самостоятельно и доверить его специалистам из посреднической организации. Чтобы воспользоваться помощью посредников, вам потребуется оформить доверенность на специалиста выбранной вами фирмы, а также предоставить копию правоустанавливающих документов, заверенную у нотариуса.

Самостоятельное согласование перепланировки по проекту от организации с допуском СРО

Существуют перепланировки, когда несущие конструкции не затрагиваются, но проект перепланировки все же необходим. К таким мероприятиям относятся, например, укладка гидроизоляции при расширении ванной и санузла, монтаж тяжелых перегородок, или изменение конструкции полов, или перенос газовой плиты и др. В этом случае проект может составить любая организация, имеющая допуск СРО (например, наша компания), а вы в дальнейшем сможете проводить согласование проекта перепланировки квартиры самостоятельно, в Москве только такой порядок проведения перепланировки будет соответствовать жилищному законодательству. При этом стоит помнить, что та же укладка гидроизоляционного покрытия относится к скрытым работам, а это значит, что на стадии проведения работ необходимо составление акта на скрытые работы.

Самостоятельное узаконивание незаконных перепланировок

Незаконная перепланировка может долгое время оставаться незаметной, но "всплывет" при проведении каких-либо сделок с недвижимостью. Захотите ли вы продать квартиру, либо приватизировать ее, - везде, где нужен поэтажный план БТИ, самовольные работы будут автоматически выявлены. Вас в итоге обяжут выплатить административный штраф, и вы получите предписание вернуть квартире прежний вид, либо узаконить перепланировку.

Самостоятельное согласование сделанной перепланировки иногда возможно, но вам потребуется техническое заключение о допустимости и безопасности проведенных работ. Оформить ТЗ по факту можем, например, мы.

Для согласования незначительных самовольных изменений, таких как демонтаж встроенной мебели, перемещение сантехники или электроплиты, можно обойтись и без техзаключения. Вы просто подаете в "одно окно" жилинспекции или МФЦ свой технический паспорт в красных линиях и план с экспликацией "до" перепланировки.

Если в результате ваших работ ухудшились эксплуатационные характеристики здания, или перепланировка, угрожает безопасности проживания в вашей квартире или в квартирах ваших соседей, то согласовать такие работы "задним числом" у вас не получится, и квартире придется вернуть первоначальный вид. А если же вы выполнили незначительные изменения, и они не нарушают принятых строительных и санитарных норм, то можно выполнить согласование проекта перепланировки самостоятельно или через посредников. Для этого необходимо предоставить в Мосжилинспекцию техническое заключение о допустимости и безопасности, и после того, как будет получено разрешение, ваша перепланировка будет считаться законной.

«Коробочные» решения набирают все большую популярность среди малых и средних компаний. Такой вариант выгоден как клиенту, так и вендору: оба могут сократить свои расходы на поддержку за счет поставки типовой конфигурации. Однако даже в небольших компаниях, при всей их готовности менять процессы под систему, есть свои особенности. И тут уже возникает вопрос, как наиболее оптимально адаптировать систему под специфику организации? Рассмотрим на примере процесса согласования документов и его реализации в системе DirectumRX.

Вариантов адаптации немного: заказная разработка или использование возможностей механизма согласования. Их и разберем, но прежде углубимся в сам процесс согласования.

Вариации согласования

До 30% всех процессов в организации – это процедуры согласования тех или иных документов. В зависимости от вида документа меняются согласующие, сроки, порядок рассмотрения – все это зафиксировано, как правило, во внутренних регламентах.

Упростив и обобщив имеющийся опыт, получим примерные вариации процессов согласования:

Итого, на каждую компанию приходится как минимум 6 разных процессов. Попытаемся справиться с ними с помощью механизма настройки.

Настраиваем процесс согласования документов

В контексте систем электронного документооборота настройка процесса сводится к заполнению правил согласования в специальном конструкторе в соответствии с внутренним регламентом. Процесс фиксируется в виде схемы. Схема состоит из этапов согласования, условий и переходов между ними.

Этапы сгруппированы:

• Согласование : непосредственное согласование, подписание, рассмотрение.
• Обработка документа : отправка на исполнение, печать и передача на подпись, регистрация, задание, уведомление.
• Переписка с контрагентом : отправка контрагенту, контроль возврата от контрагента.

Для каждого этапа настраиваются параметры:

• Исполнитель/исполнители . В качестве исполнителей могут быть как конкретные сотрудники, так и предопределенные роли, например, руководитель инициатора.
• Срок . Может быть задан в днях или часах. Также может быть настроена отсрочка создания задания, например, для контроля возврата от контрагента. В таком случае оно придет исполнителю ближе к сроку и не будет подолгу мешаться в общем списке входящих заданий.
• Порядок получения заданий : если в этапе есть несколько согласующих, то они могут согласовывать одновременно или по очереди.
• Порядок доработки : если в этапе есть несколько согласующих, то можно вернуть документ на доработку сразу после первого не согласовавшего или подождать пока все согласующие выполнят задания.
• Порядок подписания документа : если руководитель не работает в системе, то вместо задания на подписание его секретарь получит задание на внесение результата подписания в систему.

Разберем настройку согласования договорного документа. Фактически, мы фиксируем в системе ключевые этапы обработки документа и условия их прохождения.

Первым согласовывает непосредственный руководитель инициатора.
Если договор нетиповой – его согласовывает руководитель технического отдела и доп. согласующие.
Если договор нетиповой, и его сумма больше 100 000 руб. – дополнительно согласовывает главный бухгалтер.
Далее юрист печатает два экземпляра договора и передает на подпись.
Директор подписывает договор.
Юрист регистрирует договор и передает для отправки в секретариат.
Секретарь отправляет оба экземпляра договора контрагенту.
Юрист отслеживает возврат подписанного контрагентом экземпляра договора.
По возвращении договор отправляется на исполнение.

Сочетание наборов блоков и гибкости их параметров позволяет закрыть бизнес-процессы согласования настройкой. При этом в DirectumRX правило согласования настраивается интерактивно и удобно:

Разрабатываем процессы согласования документов

В некоторых ситуациях гибкости настройки может быть недостаточно. У крупных компаний или гос. органов встречаются специфичные только для них особенности согласования. Может потребоваться изменение карточек заданий, например, для добавления специфического функционала, такого как действия по интеграции с другими системами или формирования отчетных форм.

В таком случае можно разработать новый тип задачи или доработать существующий. Тип задачи – это представление бизнес-процесса на уровне разработки. Схема такого процесса состоит из атомарных частей – блоков, таких как задание и уведомление. Разработчик самостоятельно реализует и дополнительные действия для типа задачи:

• Определение участников и последовательности согласования.
• Выдача прав на документы.
• Изменение статусов документов.
• Обработка «негативных» сценариев: отказ в подписании документа, прекращение задачи.
• Визуальная логика: результаты выполнения заданий, темы заданий и подсказки, проверка введенных пользователем данных.

Пример бизнес-процесса для разработки: нужно добавить для бухгалтера возможность принять к оплате входящий счет и сразу провести документ в 1С.

Для этого в системе потребуется добавить новый тип задания. Также нужно добавить возможность настраивать новый этап обработки счета бухгалтером. Чтобы система могла понять, кто такой «бухгалтер» нужно добавить вычисляемую роль. И еще нужно реализовать защиту от ошибочных ситуаций: чтобы нельзя было добавить этап принятия к оплате для приказов или служебных записок.

Все это требует знания системы и умения программировать. Также потребуется отдельный стенд для разработки и тестирования, что усложняет инфраструктуру. И, конечно, внесенные изменения нужно будет поддерживать дальше, в том числе и при обновлениях на новую версию системы.

Настройка vs. Разработка

Чтобы подвести некий итог, предлагаю взглянуть на сложившуюся картину и сравнить возможности обоих вариантов.

Возможность заказной доработки системы для сложных бизнес-процессов всегда остается востребованной. Она актуальна для крупных компаний, готовых к масштабным внедрениям и зачастую предъявляющих специфические требования к системе.

Но важными факторами выбора системы для среднего бизнеса являются стоимость и простота внедрения и поддержки. Мы уверены, что такой простой и удобный инструмент, который предполагает использование готовых этапов без необходимости программирования будет широко востребован средними организациями.

Подробнее о том, как это реализовано в DirectumRX можно посмотреть в роликах.

Каждый документ начинается с проекта, а проекты большинства организационно-распорядительных документов должны быть согласованы с заинтересованными специалистами. Особую роль в процедуре согласования проекта играет секретарь или помощник руководителя. Прежде чем отдать документ на подпись, вы должны проверить: есть ли все необходимые визы, насколько корректно оформлены даты согласования, есть ли ошибки в листе согласования. Также нужно проверить, правильно ли оформлен документ. Кто в организации должен согласовывать разные виды документов, как оформляется согласование, в какие сроки проводится? Ответим в статье на эти и другие практические вопросы.

Что такое согласование проекта документа

Согласование проекта документа – это оценка проекта компетентными должностными лицами. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Согласование бывает: внутреннее и внешнее. Внешнее согласование происходит за пределами организации, например, контролирующим государственным органом. Во внутреннем согласовании участвуют работники компании.

Внутреннему согласованию подлежат значимые организационно-распорядительные документы: положения, правила, инструкции, приказы, распоряжения. Реже все этапы согласования проходят информационно-справочные документы: деловые письма, докладные и служебные записки. Внешнее согласование предполагает согласование документа со сторонними организациями. Такими документами могут быть совместные письма, приказы, соглашения, договоры.

Как происходит согласование документов в организации

Сначала ответственный исполнитель готовит проект документа. Помимо подготовки проекта он определяет состав согласующих, рассчитывает сроки согласования, устраняет замечания рецензентов. Структурное подразделение – исполнитель несет ответственность за содержание и оформление проекта документа, а также за то, что документ будет своевременно направлен на согласование. Затем участники согласования оценивают содержание документа в рамках своей компетенции и готовят замечания. Они должны уложиться в сроки согласования, которые установлены организацией.

Кто должен согласовывать документ

Проект документа, подготовленный по резолюции руководителя, должен быть согласован сотрудниками организации, указанными в резолюции. Проекты инициативных служебных документов направляются на согласование всем отделам, заинтересованным в том, чтобы решения, принятые в документе, были реализованы. Проект документа проходит четыре этапа согласования. Документ согласовывают:
1. Составитель (автор).
2. Руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта.
3. Заместитель руководителя организации, который координирует деятельность структурного подразделения.
4. Начальники заинтересованных структурных подразделений. Они дают объективную оценку проекту документа и ставят визу на документе. Должностные лица, которые отвечают за согласование документа, распределяются следующим образом:
– за финансовую сторону отвечает главный бухгалтер;
– за соблюдение трудового законодательства – начальник отдела кадров;
– за то, что договор подписывается с благонадежным контрагентом, – начальник службы безопасности;
– за юридическую чистоту сделки – начальник юридического отдела;
– за соответствие документа профильной деятельности компании – технический директор, начальник производства.

Обратите внимание!

Состав согласующих документы лиц каждая компания подбирает самостоятельно

В последнюю очередь проект документа согласовывается со службой делопроизводства или с секретарем. Они проверяют оформление готового проекта документа, стилистику изложения, орфографические ошибки, пунктуацию, визы заинтересованных структурных подразделений. Согласование завершается, если собраны все визы. После завершения согласования документ передается на подпись руководителю.

Закрепите в Инструкции по делопроизводству перечень документов, которые согласовываются, а также перечень структурных подразделений – обязательных участников согласования (таблицы 1 и 2 ниже).

Таблица 1. Структурные подразделения организации, которые должны согласовывать конкретные виды документов

Таблица 2. Виды документов, которые должны согласовывать структурные подразделения организации

Какие решения выносят по проекту документа

Согласующее лицо, ознакомившись с проектом документа, может принять одно из трех решений: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», «Не согласовано».

«Согласовано» – самый желанный вариант для автора документа, он означает, что согласующее лицо полностью одобряет документ.

Обратите внимание!

«Согласовано с замечаниями» – такую оценку документ получает, когда согласующее лицо в целом соглашается с содержанием, однако видит недочеты, которые не влияют на общий смысл документа: нарушена нумерация пунктов или есть грамматические ошибки. На подпись руководителю представляют документ без замечаний.

«Не согласовано» – эта виза говорит о том, что проект документа подготовлен с серьезными ошибками, недоработан и его подписание приведет к нежелательным для организации результатам.

Как оформляется согласование документа

В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вступает в силу с 1 июля 2018 года, внутреннее согласование документа оформляют визой. Она включает в себя должность визирующего, подпись, расшифровку подписи и дату согласования:

Если к документу имеются замечания, то виза согласования оформляется так:

Визирующий излагает замечания на отдельном листе, подписывает и прикладывает к документу. Затем структурное подразделение–исполнитель рассматривает замечания. Если замечания учтены в проекте полностью, повторно визировать документ не нужно. Если после замечаний изменился смысл документа, его повторно направляют на согласование участникам процедуры. После завершения согласования документа, к которому были замечания, исполнитель должен отразить это в листе согласования. Например, написать фразу «все замечания учтены» или «все замечания учтены, кроме...».

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы согласования проставляются на обороте последнего листа подлинника документа или на последнем листе документа под подписью. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются на экземплярах документов, которые помещают в дело.

Допускается оформлять визы документа на отдельном листе согласования (образец ниже). Это характерно для распорядительных документов. Если есть необходимость, визы согласования можно оформлять на каждом листе документа.

Образец. Лист согласования к приказу

На документах, которые согласовываются с внешней организацией, органом власти или должностным лицом, проставляют гриф согласования. Он состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласован документ, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи – инициалов, фамилии и даты согласования. Гриф согласования проставляется: на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю; на последнем листе документа под текстом; на листе согласования, который является неотъемлемой частью документа.

Внешнее согласование также может осуществляться другим документом: письмом, протоколом, приказом. В таком случае в грифе указывают вид документа, организацию – автора документа, его дату и номер.

Если документ согласовывается коллегиальным органом, то в грифе согласования указывают сведения об органе, который согласовал документ, дату и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, указывают в скобках.

В какие сроки нужно согласовать проект документа

Сроки согласования документов закрепляются в Инструкции по делопроизводству организации. Срок визирования зависит от вида документа, его содержания и объема (таблица 3 ниже). Оптимальный срок согласования документа – от 1 до 5 рабочих дней. Документы, к которым есть замечания, как правило, согласовываются дольше.

Порядок согласования и визирование проекта документа.

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов - от создания или получения до исполнения или отправки - обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

• в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
• в их адрес имеются поручения;
• из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

• составитель документа;
• руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
• руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
• руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

Обратите внимание!

В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.