Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.
В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.
Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский
Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей
Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.
Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностей
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
3 файла
Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2
О невыполнении должностных обязанностей
Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.
Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника
Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.
Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
3 файла
Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.
Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.
)? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.
Для чего нужно писать служебную записку?
Служебная записка - это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.
Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.
Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.
Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.
Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон
В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались. Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки . Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования к содержанию документа.
К таковым относятся:
- Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
- Ниже указывается наименование документа и его номер.
- Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
- Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
- В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.
Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.
Как составить служебную записку: образец оформления
Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.
Пример служебной записки
Директору ООО «Гвоздика»
Слободину Владимиру Александровичу
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В кондитерском цехе с 02 января 2018 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха
- Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
- Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.
С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.
Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.
Особенности электронного документооборота
Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.
Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.
Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.
Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.
Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.
Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.
С целю воспитания. Если раньше можно было хлопнуть линейкой или выгнать ученика из класса, то сейчас ничего такого учитель делать не вправе. Хотя сильно ли нам повредил родительский ремень, применённый за дело? Зато знали, что так делать нельзя.
Учитель стал практически бесправным, ученики пользуются этим,а считают, что учитель должен «справляться». Ребёнок может заявиться пьяным в класс, не выполнять задания, мешать другим учащимся. Но ни в каких документах и должностной инструкции не сказано, что учитель должен устанавливать дисциплину в классе, справляться и т.д. Учитель должен давать знания, предусмотренные программой и воспитывать теми средствами, которые предусмотрены школьным курсом. Что же тогда делать?
Почти год назад я написала свои размышления о том, почему в классе может не быть дисциплины. Это очень хорошая статья для родителей, чтобы лишний раз вспомнить, что воспитание в главной степени зависит от родителей, но никак не от школы. Обратите пожалуйста, на неё ваше внимание ещё раз — . В иных случаях педагогу остается одно — доложить директору о сложившейся ситуации. Сделать это желательно письменно, так как это будет доказательством перед родителями, что претензии к ним и их ребенку не голословны.
Теперь перейдем к вопросу статьи — как написать докладную на имя директора школы. Пишут её обычно учителя и другие работники школы.
Для чего пишут докладную директору?
Для того, чтобы сообщить о сложившейся ситуации в одном или нескольких классах, о дисциплине, о нарушении распорядка в школе и о других проступках.
В каких случаях пишут докладную?
Если вы в школе столкнулись с:
- нарушением дисциплины в классе;
- непосещением занятий одним или несколькими учащимися по неуважительной причине;
- неоднократными опозданиями на уроки;
- несоблюдением устава школы;
- появлением ребенка в школе в состоянии наркотического или алкогольного опьянения и пр. (в таких случаях могут вызвать полицию) ;
- оскорблением в ваш адрес;
- дракой;
- неуспеваемостью ребенка по предмету (невозможностью выставить положительную оценку)
- и т.д.
В ситуациях, выделенных жирным, вы обязаны написать докладную как можно скорее, чтобы снизить последствия и свести вашу ответственность к минимуму. Обо всех проблемах с классом также нужно оповестить , чтобы он мог оперативно связаться с родителями.
Кто рассматривает докладную?
Докладная фиксируется в книге входящей корреспонденции, что делает её обязательной к рассмотрению.
Докладная передается в зависимости от ситуации, но если дело касается нарушения дисциплины, то её передадут заместителю директора по воспитательной работе, социальному педагогу, психологу и классному руководителю.
В какие сроки принимаются действия после получения докладной?
Всё зависит от ситуации. Как правило, в ближайшее время, так как задержки в решении проблем могут привести к плачевным результатам, чего никто не желает.
Как написать докладную?
Докладная пишется как обычное , на листе А4 (можно даже на тетрадном) от руки или на компьютере.Образец для вас.
Удачи вам в решении школьных проблем! Комментируйте и ставьте лайки. Подписывайся на новые статьи через форму!
С уважением, Татьяна Иванова.
Что представляет собой объяснительная директору и в каких случаях ее надо писать? Об этом будет рассказано в данной статье.
Когда пишется объяснительная записка?
Сразу стоит отметить, что объяснительная директору необходима далеко не во всех случаях. Более того, в некоторых ситуациях ее желательно и не писать вовсе. Однако такие случаи являются скорее исключением из правил. Это происходит крайне редко. О том, когда и в каких случаях оформление объяснительной записки является необходимой процедурой, будет рассказано далее.
Первая и наиболее распространенная причина - оценка уважительности мотивов, повлекших за собой проступок или дисциплинарное правонарушение работника. Проще говоря, лицо, задействованное в трудовой организации, должно с помощью объяснительной записки доказать свою причастность или непричастность к тому или иному происшествию. Стоит также отметить, что написание подобного рода документа является наиболее распространенной и официальной формой диалога между начальством и подчиненными.
Руководство требует объяснительную записку: что делать?
В компании, где трудится то или иное лицо, произошла чрезвычайная ситуация, и руководство потребовало от работников объяснений. Многие сотрудники сразу же начинают волноваться и гадать, стоит ли им составлять документ или нет. Сразу необходимо отметить: для конструктивного диалога с начальством составлять объяснительную, конечно же, стоит. Более того, работник будет иметь от этого и некоторые преимущества. Так, во-первых, появится возможность наиболее четко и ясно изложить свою позицию. А во-вторых, написание документа поможет избежать проблем в дальнейшем. Дело в том, что объяснительная директору - это своего рода защита самого себя, возможность смягчить или отдалить возможное наложение санкций. Если же объяснительная не поступит начальству на стол в течение 2 дней, то наказание будет полным и неминуемым.
Таким образом, составлять объяснительный документ все-таки стоит независимо от случившегося. Опоздание, причинение материального ущерба, ненадлежащие действия на рабочем месте и прочее - все это могло произойти совершенно случайно. Руководство дает возможность объяснить свои действия, и ее не стоит упускать.
На чье имя пишется объяснительная записка?
Разобравшись с тем, что написание объяснительной является процедурой хоть и не обязательной, но желательной, стоит перейти к следующему вопросу: о ее грамотном оформлении. К сожалению, большинство граждан пишут объяснительную совершенно не по правилам. Да, зачастую на многих предприятиях оформление рассматриваемого документа не находится в приоритете. Однако это вовсе не означает, что оформлять записку можно как угодно. директору грамотно и согласно правилам? Об этом далее.
Первое, о чем необходимо поговорить, - на кого необходимо писать объяснительную. Здесь, казалось бы, все просто. Однако у большинства граждан возникают проблемы уже на первом этапе. И проблемы эти оправданы: зачастую руководство представляет собой громадный штаб, и понять, кто является непосредственным начальником, бывает не так уж и просто. Однако разобраться все-таки можно. Для этого необходимо заглянуть в специальный документ, который именуется Именно там и должно быть написано, кто же является непосредственным начальником работающего лица.
О вариантах написания объяснительной записки
Как именно необходимо писать объяснительную: на листе бумаги или на компьютере? Четких требований здесь нет. Закон не запрещает какой-то из этих вариантов. Но все же стоит указать на то, что большинство предприятий принимает объяснительные, написанные от руки. Это даже удобнее.
Естественно, написанный от руки текст должен читаться. Ведь в случае, если у руководства возникнут затруднения с идентификацией написанного, могут возникнуть проблемы.
Итак, принципиальной разницы в том, как именно оформлять документ, конечно же, нет. Но если руководство предъявляет какие-то определенные требования, то их, конечно же, лучше выполнить.
Правила оформления объяснительной записки: шапка
Напечатанная на компьютере объяснительная директору должна иметь определенную структуру. Какой она должна быть? О том, как писать объяснительную на имя директора, будет рассказано далее.
На листе справа сверху пишется, кому адресована записка и от кого она. Здесь указываются организация и подразделение, а также собственная должность и инициалы. Ниже, посередине пишется заголовок: "Объяснительная записка".
Зачастую руководство требует оформления документов в соответствии со всеми возможными и невозможными нормами. Лицам, имеющих подобное начальство, стоит взять на заметку следующее правило: шапка пишется целиком, без каких-либо пробелов. Ниже приведен образец объяснительной директору. Пример верного и неверного оформления показан наглядно.
Правила оформления объяснительной записки: основная часть
После оформления шапки стоит взяться за написание основной части документа. Что именно здесь можно посоветовать? Объяснительная на имя директора должна быть краткой, лаконичной и понятной для чтения. Стоит указать дату события, все необходимые имена и фамилии, а также относительно подробно описать причины произошедшего.
Что не стоит делать ни в коем случае? Во-первых, писать неправду. Собственное руководство недооценивать не стоит. Рано или поздно правда все равно может всплыть. Во-вторых, нельзя употреблять в записке ненормативную лексику и разного рода ненадлежащие слова. Стиль должен быть сугубо деловым и официальным. Абсолютно каждым лицом независимо от его должности должна быть при случае умело и грамотно составлена объяснительная на имя директора.
Дальнейшие действия с объяснительной запиской
С тем, как писать объяснительную на имя директора, разобраться не так уж и сложно. Далее следует понять, куда и в какие инстанции необходимо направлять составленный документ.
Как уже было сказано, работник имеет всего лишь два дня на то, чтобы составить и отослать начальству объяснительную записку. В противном случае работодатель сможет наложить на специалиста полную Написав записку, работник отдает ее в соответствующую инстанцию. Узнать о том, куда именно, можно из специальных локальных актов.
Работнику желательно писать объяснительную в двух экземплярах. Нужно это для того, чтобы в дальнейшем не поступало претензий о том, что специалист подал документ не вовремя. Ведь зачастую объяснительная может очень долго доходить до начальства. В случае если руководитель не удовлетворился показаниями работника и наложил на специалиста полную ответственность, проблема должна решаться на совершенно другом уровне - путем прямого диалога. Стоит также отметить статью 193 Трудового Кодекса РФ, в которой как раз даются все необходимые сведения о таком понятии, как объяснительная на имя директора.
Статья 193 ТК РФ: общая характеристика
Содержится в законе и другая ценная информация. Например, о том, что начальство не может возлагать ответственность на работника спустя шесть месяцев после случившегося, а также накладывать сразу несколько видов взысканий всего лишь за одно правонарушение.
О написании объяснительной записки в учебное заведение
Объяснительная записка директору учебного заведения составляется, как правило, непосредственно участником образовательного процесса. Каких-то общих четких требований здесь тоже нет. Опять-таки, каждое отдельно взятое учебное учреждение способно выдвигать свои индивидуальные требования по оформлению документа.
Объяснительная на имя директора школы составляется примерно тем же образом, что и объяснительная для работников. Шапка должна находиться справа сверху, а основная часть должна быть краткой и лаконичной. Нет особых различий и в видах объяснительных. Не имеет значения, составляется ли она за опоздание, за нарушение дисциплины или за что-либо еще.
Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.
Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.
Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с каким-либо решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.
Oбъяснительная записка образец
В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.
Различают следующие виды докладных записок:
- Отчетные. Предполагают информирование об окончании каких-либо работ или этапов, исполнении распоряжений и т.д.;
- Информационные. Составляются для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ. Являются регулярными;
- Инициативные. Содержат инициативы, предложения, рекомендации и т.д.
Докладная записка образец Докладные могут быть внешними или внутренними в зависимости от того, кто является адресатом документа.
Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации. Чтобы составить этот документ используют общие бланки предприятия. Согласно примеру, докладная записка должна состоять из нижеследующих элементов:
- названия учреждения, предприятия;
- даты;
- индекса;
- адреса оформления;
- данных адресата;
- заголовка к теме докладной;
- изложенного текста;
- подписи руководящего лица;
- ФИО исполнителя, с указанием контактного телефона.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей Внутренние докладные записки составляются на имя главы организации, для их оформления используются обычные листы. Такой документ содержит следующие элементы:
- обозначение отдела;
- наименование документа;
- дату и регистрационный номер;
- заголовок к теме;
- текст;
- ФИО адресата;
- подпись, фамилию и инициалы, а также должность составителя.
Одним из видов внутренних документов является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Она предназначена для информирования о невыполнении или ненадлежащем исполнении работником его непосредственных обязанностей, а также включает предложение о назначении этому сотруднику дисциплинарного взыскания.
Служебная записка - пример написания и журнал учета
К одной из разновидностей докладных записок относится служебная. Она является документом информационного характера и используется для взаимодействия различных горизонтальных (т.е. не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как пишется служебная записка?
В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:
- для запроса информации;
- при выдаче инструкций;
- в качестве сопроводительного документа;
- как информационное письмо.
В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е. просьба, заявка, предложение и т.д. В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.
За трудовые успехи сотрудников могут , ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.
Служебная записка на премию В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.
В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.
Журнал регистрации служебных записок образец Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации.
Форма объяснительной записки
Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.
Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере. Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления. В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.
Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде, чем применять к сотруднику дисциплинарное взыскание, с него должна быть затребована объяснительная, где сотрудник может сообщить обстоятельства и причины совершенных действий.
Объяснительные могут быть составлены либо сотрудником, либо структурным подразделением в целом.
