Претензионная работа в организации. Юрист по претензионной работе

Претензионная работа - это один из способов защиты прав и законных интересов предприятий. Она дает возможность (и в этом ее основное значение) предупреждать возникновение хозяйственных споров и устранять причины, их порождающие.

Поскольку не все компании могут позволить себе иметь отдельное структурное подразделение (претензионно-исковой или претензионный отдел), часто работу по подготовке обращений к контрагентам - претензий - и ответов на них поручают непрофильным подразделениям организации, в т.ч. секретарям или отделу делопроизводства. Такой подход обычно оправдывается фразой наподобие «Ну вы же все равно письма пишете».

В настоящей статье мы обсудим, что сотрудникам-делопроизводителям делать с такой «нештатной» работой, и рассмотрим ситуацию с двух сторон: как написать претензию и как ответить на нее.

Наш словарик

Претензия - выражение неудовлетворенности продукцией и/или работой организации, или непосредственно процессом управления претензиями в ситуациях, где явно или неявно ожидается ответ или решение .
Претензионный порядок урегулирования споров - форма защиты гражданских прав, представляющая собой урегулирование спорных вопросов между кредитором и должником до передачи спора в суд. В соответствии с ППУС кредитор обязан предъявить к должнику требование (претензию) об исполнении лежащей на нем обязанности, а должник - дать на нее ответ в установленные срок. При полном или частичном отказе должника удовлетворить претензию или неполучении от него ответа кредитор вправе предъявить иск .

СИТУАЦИЯ 1: ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ НАПРАВЛЯЕТ ПРЕТЕНЗИЮ

Кому это поручить?

Претензия представляет собой требование к контрагенту о выполнении им своих обязательств, которые имеют под собой конкретное и четкое основание. Обычно таким основанием является сделка (договор), однако это могут быть также обязательства, возникающие из причинения вреда - например, офис залили соседи сверху или произошло ДТП. Информацию по факту возникновения проблемы или просрочки первыми получают сотрудники, ответственные за конкретные участки работы: с поставщиками общаются менеджеры, за техническим состоянием помещений следят сотрудники хозяйственного отдела, за автопарк отвечает начальник транспортного цеха.

Что с такой информацией делать дальше? В крупных организациях существуют специализированные службы, прямой обязанностью которых является отстаивание интересов компании перед третьими лицами. В юридической службе может быть отдел или специалист, в обязанности которого входит подготовка подобных обращений.

Вместе с тем примерно 90 % претензий требуют не столько специализированных знаний, сколько знания конкретной ситуации . Для таких типовых претензий привлечение специализированных сотрудников или просто других специалистов (например, секретарей) является нецелесообразным. Действительно, если есть человек, который владеет стандартной ситуацией, он затратит на подготовку документа 10-15 минут, тогда как новичку потребуется еще и дополнительное время на то, чтобы разобраться в ситуации. Поэтому подготовку стандартных претензий разумно доверить тем специалистам, которые ведут соответствующие участки работы . Так, подготовку претензий, связанных с нарушением сроков оплаты, поставки и т.п., разумно возложить на менеджеров, ответственных за данные сектора работы. И только в том случае, если ситуация выходит за рамки обычной, следует привлекать профильных специалистов-юристов, которые будут заниматься ею с оглядкой на возможные последствия, среди которых может оказаться судебное разбирательство в рамках административного и даже уголовного дела.

Самый простой способ распределить ответственность за претензионную работу - это разработать соответствующий документ. Это может быть Положение о претензионной работе, Регламент работы с поставщиками или Регламент по взысканию задолженности. Инициировать разработку такого документа может отдел делопроизводства (секретарь-референт), поскольку именно на него возложена функция по формированию номенклатуры дел внутреннего и частично внешнего документооборота компании. Поскольку документ является, по сути, т.е. затрагивающим область ответственности нескольких служб, для работы над ним необходимо привлечь всех заинтересованных лиц. Положение о претензионной работе утверждается приказом руководителя. Порядок подписания приказа и последующего ознакомления с ним сотрудников компании ничем не отличается от других приказов по общей деятельности.

Как оформить документ?

Претензия по сути является разновидностью делового письма и оформляется на бланке письма организации.

В претензии должно быть указано полное наименование организации, в которую направляется претензия предъявляется, и ее почтовый адрес.

В претензии должны содержаться ссылки на дату и номер договора, в связи с которым предъявляется претензия, ссылки на даты и номера документов, подтверждающих претензию. Например, если претензия предъявляется в связи с недостачей товара, в ней должны быть даны ссылки на товарно-транспортную накладную, доверенность и другие документы, по которым получен товар, ссылки на документ, в котором зафиксирована недостача товара (коммерческий акт, акт приемки товара по количеству и т.д.). Если в претензии обосновываются штрафные санкции или возмещение убытков, она должна содержать ссылку на законодательный акт или договор, в котором установлена эта ответственность.

Требования, заявленные в претензии, подтверждаются необходимыми документами, которые прилагаются к претензии в виде заверенных копий или выписок из документов.

Претензия подписывается руководителем организации или его заместителем.

Если претензию подписывает другой сотрудник, то его право подписи должно быть подтверждено доверенностью, которая прикрепляется к направляемой претензии.

Претензия регистрируется в журнале регистрации исходящих документов как исходящее письмо.

Как принято писать претензию?

Текст претензии обычно включает несколько частей:

первая - вводная - содержит описание правоотношений, существующих между сторонами;
во второй части описывается характер нарушения обязательств, допущенных контрагентом;
третья часть содержит требования отправителя к адресату.

Кроме того, в претензию может быть добавлена и четвертая часть, касающаяся возможных последствий отказа от исполнения обязательств.

Важно!

В претензии необходимо указать срок, в который ожидается ответ на нее. Срок выполнения содержащихся в претензии требований должен быть реальным, с учетом возможности исполнить претензию в указанный срок и (или) известить заявителя претензии о принятом решении. Как правило, на исполнение требований претензии предоставляют срок в 30 календарных дней.
В претензии желательно указывать почтовый адрес, по которому следует отправить ответ на претензию, в т.ч. для того, что если с момента заключения договора у организации изменится местонахождение, то юридический адрес будет не совпадать с фактическим местонахождением организации.

ГОСТ Р ИСО 10002-2007 не устанавливает специальных требований к оформлению претензии, но дает схему, которая иллюстрирует, какая информация должна быть в претензии (см. Пример 1).

«Бумажная» или «электронная» претензия: что предпочесть?

В наше время, когда большое количество документов переводится в цифровую форму, а общение с покупателями или поставщиками в большинстве случаев сводится к обмену электронными письмами, постоянно возникает вопрос: можно ли отправить претензию в электронной форме, не дублируя ее на бумаге? Ответ на него не так прост, как может показаться на первый взгляд.

Дело в том, что в дальнейшем претензия может быть использована в качестве доказательства в суде. Причем по целому ряду споров (по транспортным и страховым отношениям либо когда такой порядок указан в договоре) претензионный порядок разрешения спора является обязательным, и при его несоблюдении суд просто откажет в иске.

Необходимость использовать документ в качестве доказательства в суде накладывает свой отпечаток на его подготовку. В настоящее время при соблюдении определенной процедуры можно предоставить и распечатки электронных документов, но этот процесс потребует большего объема трудозатрат и выполнения ряда дополнительных условий по сравнению с обычным бумажным документом. Так, во избежание проблем электронные адреса для переписки нужно закреплять в тексте договора, соответственно, необходимо отслеживать и адресатов переписки. До предъявления в суд электронную переписку необходимо перевести в бумажную форму, причем осуществить это в рамках особой нотариальной процедуры по обеспечению доказательств. Если этого не сделать, возрастает риск того, что судья не примет представленные в качестве доказательств распечатки электронной переписки.

Кроме того, электронные письма в большинстве случаев составляются без соблюдения элементарных правил и представляют собой скорее обмен репликами, нежели полноценные документы. Это затрудняет их адекватное восприятие человеком, не участвовавшим в переписке с самого ее начала, не владеющим той информацией, которую получили стороны помимо данной переписки в личном или телефонном общении.

Так что письменная форма претензии хотя и требует текущих трудозатрат, но экономит время в дальнейшем. Электронная же переписка должна служить для дополнительного информационного обмена между сторонами.

Наш совет

Требования в претензии должны излагаться конкретно и четко. Если претензионные требования подлежат денежной оценке, в претензии должна быть указана требуемая сумма и приведен ее расчет. Это необходимо для того, чтобы ответчик мог проверить обоснованность претензии.
Претензия может содержать альтернативные требования: например в случае недостачи товара получатель может потребовать возвратить стоимость оплаченного, но не полученного товара либо дослать недостающее количество товара.

Претензия может быть краткой, требующей минимальных усилий со стороны исполнителей (Пример 2) и расширенной, в которой более детально описываются разногласия между сторонами (Пример 3).

Каким способом лучше отправить претензию?

Вопросу отправки претензии следует уделить особое внимание. Это связано с тем, что при доведении дела до судебного разбирательства заявителю необходимо будет доказать в суде о том, что претензионный порядок был соблюден и должнику отправлена именно претензия, а не иной документ.

Претензии целесообразно направлять по адресу местонахождения оппонента заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении через отделения «Почты России» либо курьером с предоставлением расписки о получении претензии адресатом.

При отправлении претензии по почте у заявителя, кроме квитанции об отправлении, на руках будет еще два документа: уведомление о вручении и опись вложения с датой отправки. Такой тандем документов будет являться доказательством направления претензии (в случае пропуска срока на ответ). При возникновении судебного спора почтовая квитанция предъявляется в арбитражный суд в качестве доказательства того, что организация принимала меры по досудебному урегулированию спора.

Извлечение
из постановления ФАС Московского округа от 13.12.2012 по делу № А40-104387/11-28-899

[…] Если истец в суде представил доказательства принятия необходимых мер для надлежащего извещения ответчика направлении соответствующей претензии ответчику в установленном законом порядке, то есть по юридическому адресу и всем известным истцу адресам, претензионный порядок считается соблюденным независимо от того, получена ли претензия ответчиком.

Извлечение
из Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2011 № 15АП-13299/2011
по делу № А32-12238/2011

Возврат почтового отправления обоснованно приравнивается к ответу на претензию, поскольку она направлялась по юридическому адресу ответчика, а информации о других адресах ответчика у истца не было.

Извлечение
из Гражданского кодекса Российской Федерации

Статья 165.1. Юридически значимые сообщения
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

СИТУАЦИЯ 2: В ОРГАНИЗАЦИЮ ПОСТУПИЛА ПРЕТЕНЗИЯ

Что делать?

Для начала - зарегистрировать. Как правило, регистрация происходит в день поступления ответственным лицом - секретарем или делопроизводителем - в журнале входящей корреспонденции.

Важно!

Получение претензии должно быть немедленно подтверждено предъявляющему претензию (например, по почте, телефону или электронной почте).

Регистрация претензий может вестись параллельно юристом для более удобного контроля за процессом работы по претензиям. В этом случае юрист вносит данные о претензии в учетный журнал юридического отдела (Пример 4) и передает документ в подразделение, которое ведет договорную работу.

Важно!

Претензию следует прослеживать от момента ее получения до полного завершения процесса управления претензией, когда предъявляющий претензию будет удовлетворен или принято заключительное решение. Предъявляющий претензию по запросу и через запланированные регулярные интервалы времени, по крайней мере во время первоначально установленного срока исполнения, должен иметь доступ к информации о текущем состоянии процесса управления претензией.
После регистрации должна быть проведена первоначальная оценка претензии с точки зрения таких критериев как важность, безопасность, сложность, возможные последствия, а также должна быть проведена оценка необходимости и возможности проведения немедленных действий по рассмотрению претензии.

Какие действия должны быть предприняты для расследования обстоятельств, ставших причиной претензии?

Для расследования всех обстоятельств и данных, которые повлекли претензию, проводится документальная и служебная проверка: детально изучаются предшествующие обстоятельства дела; ответственные сотрудники, причастные к обстоятельствам дела, готовят служебные и объяснительные записки. На основании данных документов проводится оценка работы данных сотрудников. Если вина будет доказана, то руководитель организации имеет право по своему усмотрению привлечь виновных к материальной или дисциплинарной ответственности.

Важно!

Масштаб расследования обстоятельств, повлекших претензию, должен быть соразмерным важности, частоте возникновения и тяжести последствий претензии.

Что можно сделать для урегулирования ситуации?

После расследования обстоятельств и данных по претензии организация должна предложить ответные действия для исправления проблемы и/или предупреждения ее повторного появления в будущем, например: оплата, замена, ремонт/переделка, замена на товары-субституты, техническая помощь, финансовая и другая помощь, компенсация, извинение, ценный подарок или знак от фирмы и др. Если претензия не может быть немедленно удовлетворена, то организация должна найти способ ее решения, который приведет к наиболее эффективному результату в максимально более короткие сроки.

Как подготовить ответ на претензию?

Официальный ответ на претензию оформляется на фирменном бланке и подписывается руководителем организации (Пример 5).

Ответ направляется по адресу местонахождения ответчика ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении или телеграммой с уведомлением о вручении в срок, указанный заявителем в претензии (например, 10 или 20 дней), а если срок не указан - в течение 30 дней с момента получения претензии. Этот срок считается самым оптимальным, т.к. общего срока ответа на претензию законодательством не предусмотрено, как и не предусмотрены какие-либо санкции в случае оставления претензии без ответа. По истечении указанного срока и неисполнении обязательства должником указанный порядок считается соблюденным, и у заявителя есть законное право обратиться в арбитражный суд. Решение или любые действия, связанные с претензией и имеющие отношения к предъявляющему претензию или вовлеченному персоналу, должны быть доведены до них немедленно после принятия решения или выполнения соответствующих действий.

И наконец…

Если предъявляющий претензию согласен с предложенным решением и/или действием, то такие решение и/или действия должны быть выполнены и зарегистрированы;

Если предъявляющий претензию не согласен с предложенным решением или действием, то претензия должна оставаться открытой. Такой статус претензии должен быть зарегистрирован, а предъявляющий претензию должен быть информирован относительно альтернативных форм и вариантов решений и/или действий.

Организация должна проводить мониторинг действий по управлению претензией до тех пор, пока не будут использованы все разумные внутренние и внешние возможности для удовлетворения предъявляющего претензию.

О.В. Павлюк, руководитель юридической службы группы компаний «Техно»; И.И. Наделяева, главный специалист по кадровому учету и аудиту ООО «Юридическое агентство "ПРОФЕССИОНАЛ"»

Положение о претензионной работе — локальный нормативно-правовой акт, регулирующий порядок работы по предъявлению законных требований по обязательствам к контрагентам и реагированию на поступившие от них претензии. В предлагаемом далее материале мы расскажем о структуре и содержании этого документа, а также предложим образец положения.

Положение о претензионно-исковой работе в организации — что это и зачем нужно?

Согласно положениям ст. 8 ТК РФ, работодатель вправе разрабатывать локальные нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые отношения, если их содержание не противоречит нормам действующего российского законодательства. Оптимизация же претензионной работы, безусловно, требует создания специального регламента, регулирующего не только деятельность сотрудников юридического отдела организации, но и порядок их взаимодействия с остальным коллективом по вопросам, связанным с урегулированием спорных договорных отношений с контрагентами.

При этом стоит сразу отметить, что в сфере малого бизнеса разработка отдельного— явление редкое. Более того, здесь даже отдельной должности юриста или специалиста по претензионной деятельности обычно нет. Организации же среднего бизнес-звена все чаще предпочитают разрабатывать отдельный регламент для ведения такой работы, а в крупных организациях формируются целые юридические отделы, деятельность которых регулируется в том числе и такими актами. Главное назначение положения такого рода — регламентирование порядка выставления законных требований по обязательствам к контрагентам и реагирование на поступившие от последних претензии.

Данный акт при условии правильной его разработки:

Оптимизирует порядок ведения претензионно-исковой деятельности.
Способствует сохранению и укреплению деловой репутации организации.
Повышает качество договорной работы на предприятии.
Снижает временные затраты на выставление претензий и реагирование на них.
Оптимизирует взаимодействие специалистов-юристов и работников других секторов по вопросам, связанным с урегулирование спорных договорных отношений.
Снижает издержки, вызванные неисполнением контрагентами их обязательств по сделкам.
Способствует правильной оценке рисков в исковой работе.
Обеспечивает сохранение информации о контрагенте, регламентируя порядок и сроки хранения претензий.

Структура положения

Структура положения о претензионной работе разрабатывается в организации самостоятельно, но представляется правильным включать в акт разделы, описывающие:

общие положения;
порядок ведения работы по выставлению претензий;
порядок и сроки хранения документации;
порядок и сроки реагирования на проступающие претензии;
исковую работу и действия в ходе исполнительного производства;
взаимодействие работников юридической службы с работниками других отделов в ходе претензионной работы;
ответственность за нарушение порядка ведения претензионной работы.

Как нормативно-правовой акт положение должно коррелировать с остальными регламентами, действующими на предприятии. Особенно это касается организаций, связанных с поставками и закупками продуктов питания краткосрочного хранения или хрупких товаров, т. к. в этом случае разрабатываются отдельные регламенты по приемке и хранению поставленных товаров.

Примерное содержание положения

Отметим сразу, что на содержание положения о претензионной работе во многом влияют особенности деятельности самой организации. Например, для предприятий, работа которых связана с поставками или заказами товаров, большое значение имеет быстрое выставление претензии по факту обнаружения брака или повреждения товара при приемке, что не может не находить своего отражения в регламенте. Мы же рассмотрим наиболее общий вариант документа.

Общие положения

В разделе, содержащем общую информацию, обычно указываются:

лица, на которых возложена обязанность по ведению претензионной работы на предприятии и контролю за ней;
цели и задачи, поставленные перед работниками юридического (претензионного) отдела.

Обязанность по осуществлению претензионно-исковой деятельности, как правило, возлагается на специалиста по претензионно-исковой работе или разделяется между работниками юридической службы организации. Контроль за выполнением работниками их обязанностей возлагается на главу юридического отдела. Если же такая служба на предприятии не была создана, то контроль осуществляется непосредственно руководителем организации либо лицом, на которое возложены соответствующие полномочия.

Кроме того, в этом же разделе обозначаются цели и задачи, поставленные перед работниками юридической (претензионной) службы:

Защита имущественных и неимущественных прав и интересов организации.
Минимизация убытков, связанных с неисполнением обязательств контрагентами.
Оценка рисков исковой работы.
Защита деловой репутации организации.
Повышение качества договорной работы на предприятии путем учета ее недостатков, повлекших неисполнение контрагентами обязательств.
Устранение причин неисполнения договорных обязательств.
Повышение качества взаимодействия работников всех служб в ходе претензионной работы.
Повышение эффективности исполнительного производства.

Работа по выставлению претензий

В работе по выставлению претензий необходимо учитывать риски и затраты на нее. Таким образом, раздел о работе по исходящим претензиям должен включать информацию:

Об обязательных случаях выставления претензий и минимальной сумме ущерба, причиненного неисполнением обязательств, при которой необходимо их выдвижение. Эта сумма определяется организациями индивидуально, исходя из затрат на ведение претензионной работы.
О сроке выставления претензии. Обычно 30 дней после нарушения обязательств контрагентов достаточно, однако иногда, например если речь идет о скоропортящейся продукции или товарах ответственного хранения, его стоит сократить до нескольких дней, согласуя при этом с регламентом приемки.
О порядке отправки претензии и их учета. Целесообразно отправлять документы курьерской доставкой или почтой с уведомлением и описанием вложения. В организации необходимо вести журнал регистрации исходящей корреспонденции. Эти меры позволят сохранить доказательства проведения досудебного урегулирования хозяйственного спора, что особенно важно в связи с изменением норм ч. 5 ст. 4 АПК РФ (теперь досудебное урегулирование обязательно для подавляющего большинства хозяйственных споров).
О порядке приглашения экспертов. Если установление каких-либо обстоятельств по спорному делу требует привлечения экспертов, на юриста может быть возложена обязанность по их привлечению с указанием квалификации специалистов и срока обращения к ним. Такие действия могут быть оправданны, если речь идет об установлении причин порчи дорогостоящего товара, обосновании изменения предстоящих расходов и т. п.
О порядке и сроках хранения претензий. Представляется правильным хранить архив претензий в течение как минимум года с момента прекращения спора. В зависимости от сути спорных обязательств, хранение претензий может предусматривать как свободный доступ всех сотрудников юридического отдела, так и ограничения с учетом требований, предъявляемых к хранению коммерческой тайны или иной охраняемой информации.

Отдельно стоит упомянуть примерный бланк претензии. Он разрабатывается в организации самостоятельно с учетом особенностей деятельности, но в любом случае стоит соблюдать правила делового оборота, согласно которым документ должен содержать реквизиты организации, сведения о договоре, из которого происходят нарушенные обязательства, суть нарушения и само требование об их исполнении.

Работа по реагированию на претензии

Этот раздел объединяет сведения о следующих моментах:

Максимальном сроке реагирования на претензию. Обычно он составляет 30 дней — этого вполне достаточно для оценки законности требований и анализа прилагаемых документов.
Порядке проверки поступившей от контрагента документации и лицах, ответственных за ее проверку. Например, если организация осуществляет поставки продукции, требующей холодного хранения, возможны запросы в транспортную компанию о температуре в рефрижераторе во время транспортировки. Здесь же стоит указать сроки, в которые должны быть сделаны необходимые запросы.
Перечне необходимой для рассмотрения претензии документации, которую должен приложить контрагент. Как минимум это:

письменная претензия;
материалы, подтверждающие нарушение обязательств (накладные, результаты фото- или видеосъемки, акты приемки товара, акты о браке и т. д.).

В этот же раздел стоит включить описание бланка ответа на претензии контрагентов. Нормативные акты не содержат жесткой формы такого документа, потому он в каждой организации разрабатывается самостоятельно.

Исковая работа и деятельность в ходе исполнительного производства

Составляя этот раздел, нет необходимости дублировать нормы ГК и АПК, которыми по большей части регулируется исковая работа. Содержание его не может противоречить нормам действующего законодательства, но может дополнительно регулировать трудовые отношения внутри организации, устанавливая собственные сроки и порядок ведения исковой работы. Таким образом, достаточно будет ограничиться сведениями:

об обязательствах, по которым необходимо начинать исковое производство, с учетом рисков и расходов на такую деятельность;
сроке передачи дела для искового производства (АПК и ГК содержат указание на максимальные сроки исковой давности, но регламент может установить уменьшенные сроки для обращения в суд);
лицах, уполномоченных принимать решение о заключении мирового соглашения от имени организации;
лицах, контролирующих исковую работу организации (как правило, это глава юридической службы, руководитель предприятия либо сотрудник, которому даны такие полномочия);
порядке и сроке хранения исковой документации в организации (обычно он идентичен сроку хранению претензий, однако в случае судебного урегулирования спора представляется правильным увеличить срок хранения);
мерах контроля за исполнением удовлетворенных исковых требований к организации.

Представительство интересов организации и взаимодействие сотрудников в ходе претензионной работы

По общему правилу интересы организации представляет руководитель или лицо, им уполномоченное. Руководитель вправе издавать письменные приказы о передаче подписи. В регламенте стоит указывать список лиц, имеющих право:

подписи под претензионными документами и представления интересов организации на стадии досудебного урегулирования спора;
подписи под исковыми документами и представления интересы организации в суде;
доступа к архиву претензионной и исковой документации;
представления интересов организации в ходе исполнения решений суда и контроля их исполнения.

Для ускорения работы желательно указывать:

срок передачи дела работникам претензионного отдела специалистами других служб организации;
право специалиста претензионного отдела давать распоряжения работникам других служб о предоставлении всей необходимой информации;
срок предоставления работниками других служб необходимой информации о спорном договоре по запросу сотрудника юридического отдела;
обязанность специалистов по претензионной работе проводить анализ причин, повлекших неисполнение обязательств, и давать рекомендации для оптимизации договорной работы в дальнейшем.

Ответственность за нарушение положения о претензионной работе

Являясь локальным нормативно-правовым актом, положение регулирует порядок исполнения должностных обязанностей сотрудниками организации. В связи с этим нарушение его норм вполне может стать причиной наложения на виновного дисциплинарного взыскания в порядке ст. 192 и 193 ТК РФ как за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником своих трудовых обязанностей. Представляется правильным прописывать такое условие в положении. Причем ответственность за неисполнение норм регламента претензионной работы возлагается не только на работников юридического отдела или специалиста по претензионной работе — она касается всех сотрудников, которые оказались в нее вовлечены (например, в связи с обязанностью передавать документацию по неисполненным обязательствам для претензионной работы, своевременно отвечать на запросы юридического отдела и т. д.).

Таким образом, разработка положения о претензионной работе не только способствует решению задач, поставленных перед работниками юридических отделов, но и положительно сказывается на взаимодействии последних с остальными работниками. Примерный образец положения о порядке ведения претензионной работы можно скачать на нашем сайте.

Претензионная работа – это процесс урегулирования конфликта между компанией и третьими лицами до того, как придется подавать иск. Как организовать такую работу в компании и какие документы издать.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

В претензионно-исковую работу входит досудебный этап

Претензионная работа – это часть претензионно-исковой работы, которую ведет юридический отдел компании для защиты ее интересов. Претензионная работа включает в себя:

выявление нарушений со стороны контрагента
разработку документов, которые нужно направить контрагенту перед началом судебного этапа;
направление документов контрагенту;
отслеживание реакции контрагента на поступившее от компании обращение;
работу с претензиями, которые приходят от контрагентов компании, и направление отзывов на поступившие обращения. В частности, это может быть работа с претензиями клиентов. Клиентом может быть как юридические лица, так и граждане, в зависимости от рода деятельности компании и специфики бизнеса.

Поручите работу с претензиями профессионалам

Претензионная работа в организации направлена на то, чтобы урегулировать конфликты с другими организациями, убирать причины разногласий и предотвращать необходимость судебного разбирательства. Если в компании нет своего юридического отдела или штатного юриста, претензионная работа ведется сотрудниками других подразделений, например, менеджерами или делопроизводителями. Но чтобы избежать проблем на этапе претензионной работы или судебного разбирательства, лучше поручить работу с претензиями юристу.

Претензионно-исковая работа на предприятии нужна для защиты его интересов

В целом претензионно-исковая работа – это процесс, который нужен для того, чтобы защитить материальные интересы компании. Когда компании не платят или не исполняют другие обязательства по сделке, необходимо начать претензионно-исковую работу в отношении контрагента-нарушителя.

Если сама компания допустила нарушение и получила претензию от бизнес-партнера, нужно выяснить, почему нарушение произошло, и принять меры, чтобы его ликвидировать. Если по условиям договора за нарушение нужно выплатить штраф или неустойку, компания на досудебной стадии урегулирует конфликт. Сроки на урегулирование указывают в договоре, если этого не сделали, стороны должны разрешить конфликт в течение 30 дней с момента направления претензии.

Не всегда удается снять разногласия на стадии претензионной работы. Контрагент не соглашается с претензией, или сама компания возражает против требований контрагента. Тогда наступает следующий этап претензионно-исковой работы на предприятии: подготовка обращения в суд. По правилам АПК РФ для многих типов споров существует обязательный порядок досудебного разрешения (). Если компания не выполнит эти требования, суд не примет иск. Необходимо подтвердить, что компания предприняла усилия по разрешению конфликта до того, как обратилась за судебной защитой.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

В претензионную работу юриста входит подготовка доказательств

Чтобы подтвердить, что компания выполнила требования закона, понадобится представить суду претензию и ответ не нее, доказательства отправки – почтовые квитанции, опись вложения и т. п. Возможно, потребуется электронная переписка или другие документы.

Подготовить необходимые доказательства – часть того, в чем заключается претензионная работа юриста. Нужно выполнять процедуру, а также своевременно и надлежащим образом обеспечивать доказательства, которые позволят компании отстоять свою позицию в суде. На этапе подготовки иска и для ведения процесса многие компании приглашают юридических консультантов, но обеспечения доказательств – задача юриста, который состоит в штате компании.

Положение о претензионно-исковой работе необходимо для организации рабочего процесса

Для организации претензионной работы юриста или сотрудника, которому ее поручили, в компании издают положение о претензионно-исковой работе. Это локальный акт, в котором прописывают порядок претензионной работы. Здесь нужно изложить задачи сотрудников, цели претензионно-исковой работы, механизм работы с претензиями.

В положении о претензионной работе указывают срок извещения юриста о нарушении

В положении о претензионной работе подробно расписывают, что в нее входит, какие действия нужно совершить и в какой последовательности. Задача документа – упорядочить процесс. В том числе в документе отмечают:

В какой срок нужно сообщить юристу о нарушении со стороны контрагента или получении претензии. Действие положения распространяется не только на тех, кому поручили ведение работы. Сотрудники других подразделений должны знать, в какой срок извещать ответственных лиц. Лучше, чтобы этот срок не превышал 10 дней, чтобы юрист успел среагировать вовремя.
В каком виде следует оформлять исходящие претензии, иски или заявления о выдаче судебного приказа.
Как регистрировать исходящие и входящие претензии и другие документы, которые связаны с претензионной работой и ведением судебного процесса.

Как автоматизировать претензионно-исковую работу

Систематизировать судебное и претензионное делопроизводство поможет умная программа. Например, упорядочивает учет договоров, претензий, проверок, судебных дел, исполнительного производства, а также формирует отчеты.

Соблюдение претензионного порядка. Рассказывает Алексей Солохин, государственный служащий судебной системы, советник юстиции I класса, преподаватель Российского государственного университета правосудия.

Прослушайте . Систематизируйте свои знания и получите документальное подтверждение - .

Бесплатные конференции в регионах

29 марта - Екатеринбург; 26 апреля - Новосибирск; 31 мая - Нижний Новгород

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.

Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Положение о претензионно-исковой работе в организации.doc

Предъявление претензий сторонами по договору и рассмотрение их является одним из проявлений хозяйственного расчета, частью правовой работы предприятий, учреждений и организаций. Предъявлением претензий к своим контрагентам по поводу нарушения договорных обязательств предприятие, организация защищает свои законные права, требует восстановления нарушенных прав, ограждения имущественных и в соответствующих случаях моральных интересов.

Для обеспечения защиты этих интересов разработана система норм, призванных в кратчайшие сроки разрешить возникший между контрагентами спор в соответствии с принципами законности и хозяйственного расчета.

В условиях становления рыночных отношений, нестабильного производства и нарушенных взаиморасчетов, большого числа порой недобросовестных предпринимателей и нестабильного законодательства причинами возникновения споров можно назвать следующие:

1) стремление каждой предпринимательской структуры добиться наибольшей выгоды для себя в рамках действующих законов и на основе заключенных договоров, предусматривающих твердые гарантии исполнения обязательств другой стороной по договору при отсутствии в последнем гарантий выполнения своих обязательств;
2) стремление руководителей и других работников предприятий, связанных с заключением и исполнением договоров, обеспечить свои интересы путем обхода законов, неправильного их толкования, создания наиболее выгодных для себя условий, ограничения собственной ответственности;
3) нередко причиной спора является незнание руководителями и специалистами, занимающимися договорной работой и защитой прав и интересов хозяйствующего субъекта, законов и других нормативных правовых актов, которыми регулируются спорные взаимоотношения, пренебрежение квалифицированной помощью и советами специалистов-юристов.

Являясь показателем имеющихся недостатков в хозяйственной деятельности, и, как правило, объективно отражая характер взаимоотношений между предприятиями и организациями, претензии в то же время служат серьезным фактором, способствующим устранению недостатков. Именно с этих позиций следует в первую очередь рассматривать важность улучшения претензионной работы и ее значение.

Предъявляя претензию, один хозяйствующий субъект указывает другому на совершенные им неправильные действия (бездействие) или ошибки, которые неправомерно ущемляют его законные интересы, и требует устранения или исправления в добровольном порядке этих нарушений, ссылаясь при этом на нормативные акты и фактические обстоятельства. В этом суть каждой претензии.

Если предприятие добровольно удовлетворяет заявленную претензию, цель претензионного производства (восстановить нарушенное право и осуществить защиту законных интересов предприятия) достигнута и необходимость в передаче дела на разрешение в арбитражный суд отпадает.

Добровольное удовлетворение претензионных требований обеспечивает наиболее быстрое восстановление нарушенных прав кредитора. В этом заключается положительный аспект претензионного порядка урегулирования разногласий. Но такой порядок урегулирования разногласий положительно отражается и на добросовестном должнике, поскольку избавляет его от дополнительных затрат на арбитражные расходы. Это тоже положительное качество досудебного урегулирования взаимоотношений сторон при нарушении обязательств.

Непосредственными задачами претензионной работы являются:

а) восстановление нарушенных прав и защита законных интересов организаций;
б) выявление причин и условий, влекущих невыполнение договорных обязательств, выпуск продукции и товаров ненадлежащего качества, хищения имущества и другие нарушения;
в) предупреждение нарушений плановой и договорной дисциплины, действующего законодательства;
г) улучшение экономических показателей хозяйственной деятельности организаций;
д) возмещение за счет виновных лиц ущерба, причиненного организации

Таким образом, претензионная работа призвана содействовать укреплению экономики хозяйствующих субъектов. Обоснованные претензионные требования подлежат удовлетворению. Если же претензия не удовлетворена и законные интересы участника хозяйственных правоотношений не восстановлены, потерпевшая сторона вправе обратиться с иском в арбитражный суд. В этой связи в юридической литературе верно было сказано, что предъявление и рассмотрение претензий есть составная, неразрывная часть общего процесса рассмотрения спора. Однако неверно полагать, что рассмотрение претензии - это имущественный спор. Характеризуя соотношение, связь претензий и исков, ряд авторов правильно определяют претензионную работу как один из правовых способов защиты прав и законных интересов предприятий (наряду с таким способом, как предъявление исков). Подчеркивают, что претензионная работа дает возможность предупреждать возникновение хозяйственных споров и устранять причины, их порождающие. Однако есть и другая точка зрения по этому вопросу, согласно которой совокупность регулируемых нормами права организационных мероприятий, осуществляемых в целях непосредственного урегулирования с предприятиями-нарушителями возникшего конфликта до обращения в арбитражный суд, называется претензионной защитой хозяйственных прав.

Как видно, общим для этих точек зрения является неразрывность претензионной и исковой частей одного процесса, рассмотрения хозяйственного спора. Говоря о неразрывной связи претензионной и исковой работы, следует помнить, что речь при этом идет лишь о спорных случаях, рассмотрение которых переносится в арбитражный суд. Поэтому, называя предъявление и рассмотрение претензий составной, неразрывной частью общего процесса рассмотрения споров, следует иметь в виду, что спор как таковой начинается с предъявления иска. Предъявление претензии правильнее было бы называть пред арбитражным, досудебным сообщением ответчику о том, что он нарушил законные интересы и права своего контрагента.

Работа каждого хозяйствующего субъекта по предъявлению и рассмотрению претензий должна быть рациональной, отвечать задачам и требованиям, вытекающим из необходимости объективного и быстрого решения возникающих между хозяйствующими субъектами разногласий, устранения допущенных нарушений договорных обязательств, осуществляться в рамках действующего законодательства. Практика юридических служб выработала определенные методы и приемы этой работы, ее организационные начала.

Юридической службе предприятия, организации следует разработать и издать свой, локальный нормативный акт (инструкцию, стандарт, положение, приказ) о порядке организации и ведения претензионно-исковой работы. В этом документе следует установить, какая служба или должностное лицо готовит претензию в случае нарушения прав и законных интересов, невыполнения или недобросовестного исполнения договорных обязательств. Обычно на эту же службу возлагается ведение учета предъявленных и поступающих претензий и подготовка ответов на них.

По требованию службы, готовящей претензию или ответ на претензию, другие службы или должностные лица представляют все материалы, необходимые для работы с претензией.

В соответствии с действующим Общим положением о юридическом отделе, юридический отдел, юрисконсульт предприятия, учреждения, организации организует и ведет претензионную работу; осуществляет методическое руководство этой работой, если она ведется другими подразделениями предприятия, организации, учреждения. Выбор формы участия юридической службы в претензионной работе зависит от объема этой работы и структуры юридической службы конкретного предприятия, учреждения, организации. Однако в любом случае юридическая служба, юрисконсульт обязаны контролировать обоснованность предъявленных претензий и ответов на них, периодически обобщать результаты претензионной работы и вырабатывать предложения по устранению недостатков в претензионной работе, причин, порождающих претензии.

Как показывает практика, несмотря на наличие общих требований и условий, есть немало особенностей и специфических элементов в организации и ведении претензионной работы на предприятии. Поэтому целесообразно остановиться на некоторых общих вопросах, имея в виду, что конкретный порядок работы по отдельным категориям претензий и исков, особые приемы и методы вырабатываются юрисконсультами с учетом конкретной обстановки, характера производства, специальных нормативных актов и судебно-арбитражной практики.

Регистрация и учет претензий

Регистрация и учет претензий и исков позволяют решать двуединую задачу. Во-первых, обеспечивается сохранность документов. Нельзя забывать, что утеря документов может повлечь за собой большие убытки для организации (невозможность произвести взыскание, уплату госпошлины и др., если в связи с необоснованным отклонением претензии спор будет передан в арбитражный суд). Регистрация и учет претензий имеют большое значение и для контроля за своевременностью их рассмотрения, направлением и получением ответов. Во-вторых, значение правильно поставленного учета претензий состоит в том, что он позволяет периодически анализировать, по каким мотивам больше предъявляется претензий, выявить их причины, уровень их удовлетворения и на основе полученных данных разрабатывать необходимые предложения и мероприятия для представления руководству предприятия, организации.

Сроки предъявления и рассмотрения претензий

Своевременное предъявление и рассмотрение претензий диктуется прежде всего необходимостью в кратчайшие сроки решать вопрос о судьбе материальных ценностей, денежных средств, вещных и других прав хозяйствующего субъекта. Быстрое удовлетворение обоснованных претензий содействует правильному обороту средств предприятия, укреплению хозяйственного расчета. Несоблюдение претензионных сроков в некоторых случаях, в частности во взаимоотношениях с органами транспорта, связи, лишает предприятие права на предъявление иска, что может повлечь для организации невосполнимые непроизводительные потери. Соблюдение установленных сроков рассмотрения претензий во многих случаях гарантирует предприятию отведению от разбирательства споров в арбитражных судах, от излишнего расходования средств (уплата госпошлины, расходы по командировкам и т.п.).

Поскольку новейшее гражданское законодательство исключило обязательный претензионный порядок разрешения разногласий между сторонами, утратило силу и Положение о претензионном порядке урегулирования споров, которое, в частности, устанавливало конкретные сроки для рассмотрения претензий. Теперь эти сроки будут устанавливаться в каждом конкретном случае либо федеральным законом, либо хозяйственным договором. Однако поскольку ранее установленные в законодательном порядке сроки рассмотрения претензий (30 дней) являются наиболее оптимальными в условиях нашей страны, есть основания полагать, что этот срок следует устанавливать и сторонам в договорах, и в федеральных законах.

Чтобы эти сроки строго соблюдать, необходимо выработать определенный порядок ведения претензионной работы, регламентируемый упоминавшимся ранее локальным нормативным актом о претензионно-исковой работе.

- предъявленная организации претензия незамедлительно передается в службу, ведающую вопросами заключения и исполнения договора, по которому предъявлена претензия. Эта служба, структурное подразделение организации выясняет все обстоятельства, связанные с претензией, и составляет заключение по ней;
- все структурные подразделения предприятия представляют материалы, необходимые для решения вопроса об удовлетворении или отклонении претензии и дачи ответа на нее, по требованию подразделения, готовящего заключение по претензии, в срок, определяемый в каждом конкретном случае по согласованию заинтересованных служб. В случае разногласий между соответствующими службами относительно указанных сроков, необходимые материалы представляются не позже чем в двухдневный срок;
- подразделение, готовящее заключение по претензии, передает заключение на проверку и визирование юрисконсульту не позднее 20 дней после поступления претензии;
- юрисконсульт визирует заключение по претензии и не позднее чем в пятидневный срок возвращает все документы в структурное подразделение, готовящее заключение по претензии;
- если претензия подлежит удовлетворению, то заключение об этом представляется на подпись руководителю организации или его заместителю. После этого заключение о необходимости удовлетворения претензии передается в подразделение, исполняющее претензионное требование, а также дается соответствующий ответ заявителю претензии;
- если претензия не подлежит удовлетворению, подразделение, готовящее заключение по ней, представляет ответ на подпись руководителю и обеспечивает отправление ответа заявителю претензии.

Предъявление претензий

Как показывает практика, правильное предъявление претензии дает возможность своевременно урегулировать разногласия, восстановить нарушенные законные права и интересы предприятия, организации в более короткие сроки, чем посредством предъявления иска в арбитражный суд.

Необходимые для предъявления претензии материалы готовят заинтересованные службы или должностные лица, на которых возложены функции по осуществлению претензионно-исковой и договорной работы.

При получении материалов для предъявления претензии служба, ведущая претензионную работу, должна проверить:

- наличие права на предъявление претензии;
- полноту полученных материалов и их надлежащее оформление.

При необходимости следует получить дополнительные материалы. Неправильно оформленные материалы возвращаются соответствующему подразделению, службе, должностному лицу с указанием срока для исправления.

Независимо от установленного порядка ведения претензионной работы и формы учета движения претензионных дел необходимо периодически, но не реже одного раза в квартал сверять данные учета претензионных дел с данными учета исковых материалов, чтобы обеспечить своевременное предъявление исковых заявлений по не удовлетворенным полностью или частично претензиям.

Претензия должна предъявляться в письменной форме за подписью руководителя предприятия или его заместителя, если это предусмотрено законом или уставом предприятия, а также гражданином-предпринимателем. Законом не предусмотрена возможность подписания претензий другими должностными лицами по доверенности, по соглашению или договору. Но это не исключает, однако, возможность предъявления претензий и исков структурными подразделениями, филиалами предприятия, а также по доверенности другими должностными лицами в интересах последнего. Такие полномочия могут быть предусмотрены в положении об этой структурной единице и в доверенности.

В письменную форму вкладывается довольно широкое понятие: письменной признается телеграфная, телетайпная претензия, а также претензия, переданная с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления. Самым распространенным и надежным является отправление претензии заказным письмом либо вручение ее под расписку. При этом доказательства отправки претензии заказной корреспонденцией, почтовая квитанция в приеме заказного письма почтовым отделением должна сохраняться у заявителя до предъявления иска. Почтовая квитанция должна прикладываться к исковому заявлению, направляемому в арбитражный суд, в качестве доказательства принятия мер к непосредственному урегулированию спора, если не будет получен ответ на претензию.

По содержанию претензия должна отвечать конкретным требованиям. Прежде всего в претензии должно быть указано наименование организации, учреждения, предприятия, предъявившего претензию с указанием полного и правильного наименования и почтового адреса, а также наименование и все реквизиты предприятия, которому эта претензия предъявляется. Это особенно важно, когда предприятия различной организационно-правовой формы, разной формы собственности могут иметь идентичное наименование.

В самой претензии следует конкретно изложить свои требования. Именно конкретность должна характеризовать требования заявителя. Недопустимо заявление сослагательных требований, т. е. таких, которые ставятся в зависимость от других действий или обязательств. Разумеется, это не значит, что в определенных случаях требования не могут быть альтернативными. Например, в случае получения товара с недостачей получатель может потребовать либо возвратить стоимость оплаченного, но не полученного товара, либо дослать недостающее количества товара.

Если претензионные требования подлежат денежной оценке, в претензии указывается истребуемая сумма и приводится ее полный и обоснованный расчет. На практике встречается чаще всего несоблюдение именно последнего. В таких случаях ответчик не может проверить обоснованность требований и по существу дать ответ по заявленной претензии.

Требования, заявленные в претензии, должны быть основаны на конкретных обстоятельствах и доказательствах, подтверждающих их, со ссылкой на соответствующее законодательство. Так, в случае предъявления претензии в связи с недостачей товара в ней необходимо указать в соответствии с каким договором, по какому документу (товарно-транспортная накладная, доверенность и т.п.) получен товар, каким документом зафиксирована недостача (коммерческий акт, акт приемки товара по количеству и т.д.). В претензии указывается количество и стоимость недостающего груза. Если истребуются штрафные санкции или убытки, необходимо сослаться на законодательный акт или договор, в котором установлена эта ответственность.

В претензии могут быть указаны и другие сведения, которые по мнению заявителя, будут способствовать более быстрому и правильному ее рассмотрению, объективному урегулированию спора.

Заявленные требования подтверждаются необходимыми документами, которые прилагаются к претензии в подлинном виде или надлежащие заверенные копии либо выписки из них. Если какие-то документы у другой стороны имеются, например договор, соглашение о цене, их направлять с претензией не требуется.

Ответ на полученную претензию дается в письменной форме и подписывается руководителем или заместителем руководителя организации, гражданином-предпринимателем. Как и претензия, ответ на претензию должен содержать вполне определенные данные. В конце ответа на претензию должен содержаться перечень прилагаемых документов, других доказательств.

Ответ на претензию отправляется теми же способами, что и претензия: заказным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.

Ведение претензионной работы - профилактика судебных разбирательств, выполняемая квалифицированным юристом, так как именно он способен оценить ситуацию в рамках действующего законодательства и предпринять правильные шаги, которые решат конфликтную ситуацию без обращения в суд. Грамотное построение этой, на первый взгляд, простой задачи позволяет избежать затяжных конфликтов в большинстве случаев, а также является прочной основой для исков. При организации претензионной работы важен профессиональный подход - не стоит поручать разработку стратегии взыскания дебиторской задолженности и предъявление претензий секретарям, делопроизводителям, не имеющим достаточных навыков и не знакомых с нормами законодательства. Мы рекомендуем обратиться к юристу, обладающему высокими компетенциями и узкой специализацией в данной области, так как ведение претензионно-исковых (или судебно-претензионных) дел должно учитывать все нюансы.

Обратите внимание!

Претензия - требование к контрагенту или должнику, предъявленное в связи с невыполнением взятых обязательств. Ее предъявляют с целью побудить партнера к решительным действиям по выполнению обязательств, не исполненным в срок.

Претензионная работа юриста заключается в грамотном изложении фактов и конкретного требования для предотвращения морального и имущественного вреда компании, в интересах которой он работает. Нередко юридические лица отказываются от создания отдельного структурного подразделения для работы с должниками и дебиторской задолженностью, прибегая к услугам внешнего специалиста.

Организация претензионной работы

Чтобы качественно написать претензию, необходимо обладать полным знанием ситуации, а сама претензионная работа требует особой деликатности, ведь претензии порой предъявляются постоянным партнерам. Поэтому претензионная работа на предприятии должна вестись регулярно. Стандартные и нестандартные претензии готовят специалисты, которым дают исходную информацию отделы, ведущие соответствующие участки работы. К примеру, отслеживают сроки оплаты по договору менеджеры. При отсутствии поступления оплаты они должны представить информацию специалисту для своевременного предъявления претензии. При выходе ситуации из разряда обычных всегда необходима помощь компетентного юриста, ведь зачастую оперативно подготовленная претензия, основанная на изучении всех имеющихся документов, позволяет избежать судебного разбирательства.

Подготовка юриста к претензионной работе заключается в следующем:

анализ вероятных последствий;
сбор доказательств, подтверждающих требования;
подготовка, получение, составление претензии;
предъявление собственных претензий, подготовка ответов на претензии партнеров;
регистрация, отправка, хранение претензий;
контроль претензионного производства;
рассмотрение и анализ претензий, обеспечение полной организации претензионной работы;
оценка претензий, полученных предприятием, и исходящих от него с точки зрения закона.

Обратите внимание!

Претензионное письмо оформляют на официальном бланке предприятия, в котором указывают полное название адресата, почтовый адрес и излагают соответствующие требования.

В зависимости от ситуации в претензии могут приводиться расчеты, содержаться ссылки на документы, подтверждающие частичное или полное исполнение или неисполнение обязательств. Если речь идет о штрафах или возмещении убытков, в претензии должна быть указана ссылка на нарушенные условия договора и закон, устанавливающий ответственность за данное нарушение.

Порядок претензионной работы

Претензия является профилактической мерой и способом досудебного урегулирования спора, выражением недовольства товаром или работой, активным ожидание реакции контрагента на возникшую в деловых отношениях проблему. Порядок претензионной работы является формой защиты прав, регулирующих спор между кредитором и должником до суда. Если должник не удовлетворит претензионные требования полностью или частично, продолжением работы по взысканию долга или принуждении к исполнению условий договора станет предъявление иска в суд.

Претензию подписывает руководитель организации или ее заместитель, затем ей присваивается регистрационный номер.

Принято разделять текст претензионного письма на части:

вводная - описание правоотношений сторон;
описание характера нарушения обязательств, которые допустил контрагент;
требования к адресату.

В тексте претензии возможно указание на различные последствия отказа от исполнения обязательств. Чтобы подтвердить соблюдение порядка досудебного урегулирования спора, необходимо сохранить доказательства получения претензии должником. К ним относятся:

письмо, отправленное в порядке электронного документооборота с применением ЭЦП;
уведомление о вручении письма с описью вложения.

Обратите внимание!

Грамотная организация претензионной работы не только снижает нагрузку на судей, но также позволяет сохранить партнерские отношения. В претензии обязательно следует указать реальный срок для ответа. Как правило, срок на ответ составляет 30 календарных дней.

В зависимости от возникших правоотношений обязательность претензионного порядка разрешения спора предусмотрена следующими нормами:

п. 1 ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ;
п. 2 ст. 452 ГК РФ;
ст. 120 Федерального закона от 10.01.2003 № 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации» и другими.

Часть 5 ст. 4 АПК РФ, ч. 3 ст. 4 Кодекса административного судопроизводства РФ (КАС РФ) говорят о том, что несоблюдение требования о досудебном урегулировании спора препятствует обращению в суд.

Важно корректно сформулировать требования претензии при введении в договор условий о досудебном порядке урегулирования конфликта. Предмет претензионных требований должен отвечать требованиям иска, в противном случае судебный орган оставит исковое заявление без рассмотрения. К примеру, если вы укажете только требование об уплате основной задолженности и не упомяните о пене, вы не сможете в суде отстоять взыскание данной неустойки. А вот цена иска и размер долга, указанный в претензии, могут не совпадать, поскольку сумма долга и период просрочки к моменту обращения в суд могут увеличиться.

Обратите внимание!

Предъявление претензии направлено на попытку урегулировать ситуацию до суда и получение подтверждений соблюдения претензионного порядка для разрешения конфликта.

В силу п. 2 ч. 1 ст. 148 АПК РФ и абз. 2 ст. 222 ГПК РФ суд не рассматривает иск, если установит несоблюдение истцом претензионного порядка. Но при этом суд рассматривает реальную возможность решить конфликт миром между участниками при волеизъявлении сторон. Если доказательства невозможности мирно решить спор присутствуют, суд рассматривает иск по существу.

Способы и форма отправки претензии

Сегодня множество компаний переходит на электронный документооборот. Покупатели с поставщиками обмениваются электронными письмами, поэтому возникает вопрос: обязательно ли дублировать электронное письмо на бумаге? Во многих правоотношениях предъявление претензии является обязательным до подачи иска в суд. Чтобы избежать проблем, электронные адреса, по которым будет вестись переписка, нужно закреплять в тексте договора.

Обратите внимание!

До подачи иска в суд электронную переписку нужно перевести на бумагу в рамках особой процедуры по обеспечению доказательств с использованием нотариуса. Суды не всегда принимают в качестве доказательств распечатку электронных писем.

Мы рекомендуем использовать письменную форму претензий, поскольку она экономит время в будущем при неисполнении контрагентом своих обязательств. Электронную переписку можно использовать в качестве дополнительного способа обмена информацией.

Чтобы доказать не только факт отправки, но и подтвердить, что была отправлена именно претензия, следует направить ее заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Этот перечень документов является надлежащим доказательством соблюдения требований досудебного урегулирования спора.

Регистрацию входящих претензий ведет делопроизводитель или секретарь. Юристы, как правило, дублируют регистрацию претензий с целью удобства контроля. Юрист занимается также отслеживанием претензии с момента получения до завершения процесса, когда предъявляющий претензию получит удовлетворительный ответ или примет решение о рассмотрении спора в суде.

Наши специалисты имеют обширную и успешную практику предоставления услуг, направленных на урегулирование споров в досудебном порядке, помогут разобраться с возникшей проблемой в краткие сроки, независимо от того, проживаете вы в Москве или другом регионе России.