Служебная записка на производстве. Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная. Сроки хранения служебных записок

Ответим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе.

Скачайте и используйте готовые образцы документов:

Для чего составляют служебную записку

До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.

Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:

• докладные (кадровая);
• объяснительные;
• пояснительные;
• служебные.

Они не только имеют разные наименования, но и назначение.

Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику.

Пример объяснительной записки

Скачать образец

Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение - пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

Служебная записка - образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа - информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников. Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.

Оформление служебной записки

Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные . Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа. Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения.

Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ. Стандартом установлен перечень реквизитов этого вида документов, обязательных для заполнения. К ним относятся:

• название подразделения, в котором числится автор записки;
• наименование вида внутреннего документа – «Служебная записка »;
• дата составления;
• внутренний регистрационный номер документа;
• должность, подразделение, фамилия и инициалы адресата;
• заголовок к тексту;
• текстовая часть;
• подпись, фамилия и инициалы составителя.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Как писать служебную записку образец

Скачать образец

В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования. Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями. Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника. Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником.

Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число. Если авторов несколько - текст пишется от первого лица множественного числа. Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись.

Как правильно написать служебную записку образец

Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи. Но особое внимание следует уделить текстовой части документа. Важно определится, с какой целью она составляется. Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

1. Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.
2. Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
3. Запросить информацию из другого подразделения.
4. Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
5. Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения. Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.

Скачать образец

Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения.

Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов. Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.

Служебная записка - это внутриштатный документ, при помощи которого происходит общение между сотрудниками в официальной письменной форме. Ее содержание сводится к поручениям, выполнению каких-либо заданий и т. п, то есть рабочим вопросам. Несмотря на то, что написание служебной записки - дело несложное, и нерегулируемое очень уж жесткими правилами, тем не менее, и их необходимо знать. В данной статье рассмотрим порядок составления сей документации, виды и др.

Характеристика

Характер служебной записки информационно-справочный, что значит, она содержит некие уведомления, сообщения, поручения и т. д. Затрагиваемые в ней вопросы касаются конкретного работника, которому она направлена. Иными словами, служебная записка - это инструментарий общения внутри предприятия.

Примечание: обязательность служебной записки не установлена. Это дополнительный документ, хотя на его основе и могут составляться приказы и распоряжения.

Практика

Служебная записка считается часто используемой документацией, в то же время, не состоящей в списке официально классифицированных управленческих бумаг. Широко используемая, она становится связью на горизонтальном уровне: то есть составляется работником одного подразделения для передачи просьбы или предложения сотруднику другого.

Важно: статусы объектов управления, между которыми производится связь посредством служебной записки, должны быть равнозначны. Иначе документ считается не служебной запиской, а докладной.

Цели использования

Служебная записка на работу может использоваться в различных случаях.

Вот несколько примеров:

• на премирование сотрудника;
• на отправление работника в командировку;
• сообщение в материально-технический отдел по поводу неисправности оборудования;
• уведомление начальника охраны от начальника любого другого подразделения о необходимости пропуска посторонних лиц (не сотрудников) в здание компании с указанием причин;
• просьба в виде служебной записки, направленной в бухгалтерию, о выделении материальных средств на те или иные нужды и т.п.

Отдельные случаи составления служебных записок

Хотя служебная записка и считается внутренней бумагой, одна из ее разновидностей - это документ, направленный аттестационной комиссии. Однако использование записок исключительно для рабочей связи все же более распространено.

Как написать служебную записку?

Базовые правила составления служебной записки аналогичны любым другим. Они включают в себя написание на листе формата А4, указания от кого и кому она направляется, заверения датой и подписью. Но как писать служебную записку с соблюдением всех требований?

• в центре (допускается также расположение с левой стороны листа) следует написать соответствующее название документа;
• вариантов написания даты два - как полностью арабскими цифрами, так и указание месяца прописью;
• в наименовании к основному заголовку можно добавить краткое описание содержания документа;
• информация об отправителе и получателе должна быть полной: имя, фамилия и отчество, полное название должности и отдела (подразделения), к которому эта должность прикрепляется.

В ответ на вопрос, как написать служебную записку, входят не только реквизиты и атрибуты этого документа, но и то, каким должно быть его содержание.

Рассматриваемая бумага не требует изложения сути проблемы очень сухим и официальным языком - допускается вольное повествование, тем не менее, конкретно отражающее причину написания.

Содержание принято делить на две части. Первая из них называется преамбулой. В ней кратко говорится о том, что побудило составителя как писать служебную записку, так и отправить ее конкретному сотруднику.

Вторая часть считается основной, она также объемнее преамбулы. В этот текст включается изложение непосредственно просьбы или предложения. К нему можно добавить анализ ситуации, выводы и итоги.

Форма

Некоторые компании на вопрос о том, как написать служебную записку, просто предоставляют своим сотрудникам специальную форму. Но, следует заметить, это не обязательная унификация - ГОСТ предоставляет только рекомендательные положения (по поводу шрифтов, размерности и интервалов) без утвержденного образца. Тем не менее, если подобное существует в конкретной фирме, лучше его придерживаться.

Служебные и докладные записки

Чуть выше в примечании было указано, чем различаются служебные и докладные записки. Но многие люди все равно склонны путать их между собой.

Самые распространенные ошибки это:

• служебная записка на сотрудника от работника начальнику (на самом деле, докладная);
• о повышении заработной платы;
• о повышении в должности.

Последние два подразумевают обращение не на горизонтальном уровне, а по вертикали, что отрицает определение служебной записки.

Важно: деление служебных записок на докладные и объяснительные априори неверное.

Регистрация

Все служебные записки регистрируются в реестре. В зависимости от того, каким образом организован документооборот в каждой конкретной компании, этим может заниматься либо тот, кто составлял бумагу, либо тот, кто получал. В любом из случаев это сводится к тому, что служебной записке присваивается уникальный номер, который следует указать в ее тексте.

Образец служебной записки

"Отдел продаж, Директору подразделения информационных технологий В. А. Куцаку
Служебная записка
№ 19-43/102
От 13 апреля 2015 года
О тестировании состояния ПК на предмет его работоспособности
Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходят регулярные сбои в работе, а именно: перезагрузка без подачи данной команды ПК, проблемы с включением/выключением, а также мерцание экрана. Вследствие описанного прошу провести специалистами вашего отдела необходимую диагностику с целью обнаружения причин неполадок, а также успешного их устранения. Предлагаю результаты проведенного тестирования оформить в письменном виде, с подведенными итогами о дальнейших действиях: починки или замены машины.

Предположим, что оказалось, ПК не подлежит починке. В этом случае оформляем служебную записку на списание оборудования.

Пример записки на списание оборудования

"Отдел продаж, Директору материально-технического отдела М. А. Олейнику
Служебная записка
№ 21-45/104
От 16 апреля 2015 года
О списании неработоспособного ПК
Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходили регулярные сбои в работе. Проведенная вследствие этого диагностика специалистами подразделения информационных технологий показала следующее: ПК не надлежит дальнейшей эксплуатации. В связи с этим прошу списать вышеуказанное оборудование по неработоспособности.

Начальник отдела Л. А. Кудрявцев"

Помимо нее, понадобится еще одна записка - на замену списанного оборудования.

Записка на замену оборудования

"Отдел продаж, Директору материально-технического отдела М. А. Олейнику
Служебная записка
№ 22-46/104
От 17 апреля 2015 года
О замене неработоспособного ПК
Персональный компьютер специалиста отдела, Максименко Р. Д. был списан и нуждается в замене по причине его неработоспособности (по док. № 20-44/103 от 15.04.2015). Прошу предоставить новое оборудование, соответствующее по параметрам списанному. О выполнении прошу сообщить в письменном виде. К записке прилагаю отчет подразделения информационных технологий о проведенной диагностике и ее результатах.

Начальник отдела Л. А. Кудрявцев"

В заключение

Обычно написание служебной записки не вызывает проблем. Этот внутриштатный документ - довольно привычное средство общения между различными уровнями управления. Условные преграды может вызвать разве что "путаница" между докладными записками и служебными (в статье указано, чем они различаются).

В некоторых компаниях составление служебных записок происходит исключительно по введенному и утвержденному образцу (в этом случае лучше запастись специальными бланками для них), в других - оно более чем вольное.

Составляя этот документ, следует руководствоваться теми же правилами, что и для других бумаг - шрифт и интервал по ГОСТу, дата и подпись для действительности записки.

В общем и целом, служебная записка - очень удобный инструментарий, овладеть которым не составляет труда и при правильном использовании которого наблюдается слаженная и четкая работа коллектива организаций. Она помогает поддерживать целостную связь между отделами, а также укрепляет структуру, которую они составляют.

Законодательными нормами не предусмотрены правила оформления данной официальной бумаги, т. к. в ОКУД (общероссийском классификаторе управленческой документации) упоминания о ней нет.

Ее составление регламентируют требования российского Стандарта ГОСТ Р.30-2003 , предусматривающего четкие правила оформления.

Юридическая сила служебной записки обеспечивается четким и правильным указанием всех реквизитов. Она составляется руководителем отдела или другого структурного производственного (научного) подразделения, когда необходимо достигнуть определенной цели в интересах компании.

Такие ситуации возникают, например, когда необходимо оформить на работу дополнительного сотрудника, а проблема решается только с привлечением смежного отдела или его должностного лица.

Что должно быть в документе о приеме сотрудника на работу?

В отличие от докладной записки, данный документ обеспечивает деловую связь объектов управления на горизонтальном уровне. Он не направляется руководителю компании, в качестве адресата указывается начальник смежного равноценного структурного подразделения, в компетенции которого находится разрешение вопроса.

Работа по созданию официальной бумаги должна включать следующие стадии:

Современные руководители среднего и высшего звена отлично владеют языком цифр и не очень хорошо осознают неконкретные сетования на перегруженность.

Грамотный управленец в своей записке оценит возможные дополнительные расходы на расширение штата и сопоставит их с той пользой, которая будет получена в итоге.

Как правильно составляется бумага?

Служебная записка о приеме на работу сотрудника должен включать следующие сведения:

• наименование лица, кому направляется бумага (в правом углу вверху страницы, в дательном падеже). В данном случае адресатом может быть начальник отдела кадров;
• указание данных автора, от имени которого подается записка;
• наименование – заголовок перед текстом (в предложном падеже);
• непосредственно текстовое содержание;
• дата написания;
• подпись автора (в левом углу внизу страницы) с указанием должности и фамилии с инициалами.

В текстовой части излагаются причины оформления деловой бумаги, являющиеся основанием обращения.

Далее автор переходит к логическому завершению записки – просьбе, изложению возможных действий, предложению об оформлении трудового договора с дополнительным работником.

При этом необходимо указать на какую должность необходимо принять работника. Для небольшой компании служебное обращение может быть избыточной формальностью.

Но если в штате предприятия трудятся тысячи работников и имеются структурные подразделения – средством взаимодействия между ними является именно этот документ, который можно передавать и электронной почтой.

Значительным «плюсом» будет оперативное рассмотрение и быстрое достижение цели.

Составление служебной записки в электронном виде ничем не отличается от написания вручную на бумажном носителе. Адресную часть заполнять не нужно, получателем (адресатом) окажется пользователь, на индивидуальный почтовый ящик которого было отправлено обращение.

Аналогично поступают и с подписью – идентифицировать отправителя тоже можно по адресу послания.

Конкретный пример

Начальнику отдела по управлению персоналом ООО «ЦТНИ» Бочковской А.В

от главного бухгалтера Шульги Л.В

Служебная записка

о необходимости приема на работу нового сотрудника

За последний месяц в бухгалтерии компании сложилась предсказуемая обстановка, связанная с расширением производства – вводом в эксплуатацию полиграфического цеха. Перегруженность основных работников сказывается на качестве учета и составлении отчетности. Один из сотрудников – Садовская М.Г. – работает по совместительству и проводит на рабочем месте не более 4-х часов. В связи с этим она не может справиться с увеличившейся нагрузкой.

Прошу принять на основное место работы в бухгалтерии нового специалиста, а с совместителем разорвать трудовые взаимоотношения согласно статье 288 ТК России. О наступлении необходимости увольнения она была предупреждена при приеме на работу по совместительству.

Главный бухгалтер Шульга Л.В.

Последующие действия – уведомление Садовской М.Г., подготовка приказа об увольнении, а затем – о принятии в штат бухгалтерии нового человека – являются следствием направленной служебной записки.

Инициирование управленческих решений – основное предназначение информационно-справочной документации, к которой принадлежит и служебная записка. Она составляется, чаще всего, при возникновении кадровых вопросов, для решения задач хозяйственного снабжения, для обеспечения информацией других подразделений, при урегулировании иных организационных сложностей.

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы . Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок , служебных записок и справок .

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

• Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
• Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

• внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
• внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

• наименование структурного подразделения;
• вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки .

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки . Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка ». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку » в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки , в отличие от докладных записок , обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне , то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка .

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Пример оформления служебной записки :

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .

В зависимости от целей составления справки могут быть:

• аналитические,
• отчетные или
• информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

• внешними и
• внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

• полноты и достоверности фактов и сведений;
• правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
• точности датирования;
• соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки .

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
Пример оформления справки служебного характера :