Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.
Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.
Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.
В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:
— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;
— выполнены карандашом;
— являются ветхими, или у них нарушена целостность.
Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.
Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:
— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;
— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).
Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.
Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.
Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).
Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт.
уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).Копия документа должна достоверно передавать его содержимое. В даже копии, сделанные на ксероксе, нуждаются в юридически грамотном подтверждении их соответствия оригиналу. Сделать это можно разными способами. Как правильно заверить копии документов в установленном порядке, зависит от конкретной ситуации.
В разных случаях копий производится на основании либо закона, либо определенного нормативного акта. В соответствии с их требованиями достоверность копии должен подтверждать нотариус, предприниматель или сам владелец документа. Нужно только знать, когда и как действовать.
Заверяем нотариально
Консультация нотариуса нужна не только при оформлении определенной сделки или получении доверенности. Многие документы и их копии нуждаются в заверении. Нотариальная служба действует четко в соответствии с ее законодательством. Чтобы не случалось отступлений от закона, деятельность нотариусов скрупулезно контролируется. Даже мелкие нарушения этих служащих строго караются. Благодаря этому доверие к нотариально подписанным копиям и актам остается незыблемым.
Чтобы подтвердить своей подписью бумагу, нотариус тщательно все перепроверит. Существуют общие правила подтверждения копий у нотариуса:
- В качестве оригинала принимаются только неламинированные документы, чтобы можно было подтвердить их подлинность
- Подпись на оригинале должна быть от руки, а не факсимильная
- Документы, состоящие из нескольких листов, должны быть скреплены надлежащим образом
- На всех листах должна быть подпись уполномоченного лица
- Если бумаги оформлялись заграницей, их следует легализовать согласно международным правилам
- Если оригинал поврежден, отчего часть текста не читается, то его копия не может быть нотариально заверена
- Копия документа, целиком написанного или только с пометками карандашом, не допускается для подтверждения у нотариуса
- Копия с исправлениями или добавлениями не заверяется нотариально
- Копии об образовании без номера регистрации и подписей не могут подтверждаться нотариусом
- Копию договора, написанного от руки, нотариус заверить не имеет права
- Зачетная ведомость без наличия диплома нотариусом не заверяется
- Некоторые виды медицинских актов, приведенные в указах Минздрава по заболеваниям, не могут заверяться нотариусом
- Не заверяются данные не на русском языке, к которым отсутствует подтвержденный надлежащим образом перевод
- Служебные и другие виды бумаг, имеющие обозначение о секретности или запрете копирования, не принимаются к рассмотрению
- Наличие даже мелких отступлений от правил оформления является основанием для отказа свидетельствования его копии
Необходимость заверить копии документов у нотариуса может возникнуть у юридического или физического лица. У каждого для этого могут возникнуть свои причины.
Заверка любой копии производится только при наличии оригинала. Все должно отвечать существующим требованиям.
После проверки всех деталей юрист убедится в правильности регистрационных номеров и других реквизитов, подтверждающих подлинность. Клиент, обращающийся за подтверждением копии, показывает свой паспорт. Но для подтверждения личности подходит также водительское удостоверение.
Кто имеет право на получение данной услуги
Когда юрист оказывает такую услугу, не обязательно, чтобы при этом присутствовал владелец того документа, копию которого нужно подтвердить. Не требуется также свидетельство о его дееспособности. Все могут обращаться к нотариусу с данной просьбой. Но заказать подтверждение копии паспорта может только его владелец.
Что касается подростков до 18 лет, то они могут обратиться к нотариусу, лишь чтобы подтвердить копию собственных документов, включая свидетельство о рождении, аттестат или паспорт.
В общем, нотариус заверяет копии только самых важных документов. В таком случае получается наиболее весомое документирование достоверности дубликатов. В менее существенных ситуациях допускается подтверждение другим порядком.
Заверяем самостоятельно
Часто различные декларации и другие документы в скопированном виде необходимо заверять подписью. Согласно действующему законодательству, такие копии может подтверждать, например, получатель кредита. Он должен подписывать все страницы копии документа фразой «Копия верна», своей подписью, указанием фамилии и даты. Нотариус в подобных ситуациях не обязан ничего удостоверять. Самостоятельно подтверждаются скопированные листы документов, выданных конкретной организацией, то есть бухгалтерские справки, внутренние приказы, исходящие официальные письма и так далее.
В ряде случаев необходимо заверить копии документов самостоятельно, включая дубликаты паспорта, номеров счетов, свидетельства о рождении, браке или смерти. Но это не для подтверждения личности человека. Даже если они заверены нотариусом, такая копия не берется во внимание в суде, банке и других учреждениях. Если копия документа заверена, то это только для доказательства точности передачи содержимого оригинала.
Такой способ – самый простой. И только человек сам будет нести ответственность за то, что он удостоверил. Поэтому пренебрегать подобным актом не следует.
Заверяем для налоговой
Особого внимания требуют случаи, когда нужно заверить копии документов для налоговой. Тогда в ИФНС нужно подать перечень документов, включая подшивки из множества страниц. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 93) в подтверждении достоверности нуждается каждый скопированный лист.
При единой подтверждающей подписи на всю книгу налоговики могут не принять отчет и даже наложить штраф за некорректное оформление. В суде действия инспектора будут поддержаны.
Если речь идет о договоре на много страниц, то нужно будет прошить листы нитью, пронумеровать их, на обратной стороне место сшива зафиксировать бумажной наклейкой, на которой указать печать и количество листов. В таком случае каждая страница не должна быть подтверждена. При этом нужно учитывать такие правила:
- четко виден текст, читается дата и визирование документа
- со всех страниц можно свободно снять ксерокопию
- страницы прошиты прочно, не распадаются во время перелистывания
- каждый лист пронумерован, а в конце указано число прошитых страниц
- на последней странице нужна подтверждающая подпись и печать
В таких книгах должно быть меньше 150 страниц, при условии, что на каждом листе только одна копия, с одной стороны листа. В случае если дубликат отчета или другого документа состоит из большего количества страниц, несколько отдельных пачек. Желательно исходный документ прошивать в такую же книгу, чтобы налоговики не настаивали на переоформлении копий.
Сшивка должна выполняться через 2, 3 или 4 прокола, которые можно пробить дыроколом, шилом или иголкой. Важно, чтобы при этом не был задет содержащийся в копиях текст. Сшивание подборки страниц через один прокол, сделанный в верхнем углу, считается неправильным.
Рекомендации, приведенные в статье, соответствуют действующему законодательству. Если сделать все, как указано в инструкции, то можно будет избежать существенных штрафов от налоговиков, которые очень любят грешить подобными санкциями.
Заверяет предприниматель
Руководитель может подтверждать копии разнообразных отчетов, справок, исходящих писем, приказов и других внутренних документов. Во всех остальных случаях копии заверяют лишь при условии, что настоящая бумага будет храниться на предприятии, например, это может быть трудовая книжка. Такое подтверждение копий позволяет в ситуации, когда данные при копировании искажены, возлагать на заверяющего, а не на нотариуса ответственность, в том числе материальную.
Например, при неточном введении цифр в номере счета в банке, деньги могут быть переведены налоговиками на другого получателя. Если же нужно будет их возвращать плательщику, то это потянет за собой существенные материальные затраты. При наличии подтверждения неправильного дублирования отвечать за ошибку будет тот, кто подал некорректные реквизиты, а не налоговик.
Случается, что ошибка закралась на этапе подачи данных по счетам самим банком. Тогда выход из ситуации будет искать финансовое учреждение, а не владелец документов, подававший копию. То есть человек уполномочен заверять корректность копирования данных документа, а не его самого. В таком случае он и отвечает за них. И требования налоговой инспекции при сдаче отчетности в таких ситуациях вполне законны.
Также копии данных документов могут подтверждаться таким способом для различных фондов внебюджетного типа, контрагентов, для выдачи подчиненным и так далее.
Подписывать достоверность дубликата может каждый сотрудник, на которого приказом должна быть возложена такая обязанность, что подтверждается через выданную ему доверенность. Что касается печати, то она подходит не только от руководителя, но и от отдела кадров. Индивидуальный предприниматель не обязан изготовлять печать, а следовательно, и подтверждать с ее помощью что-либо.
Руководствоваться в процессе подтверждения документов нужно ГОСТом № 6.30-2003, который называется «Унифицированные системы документации…» и утвержден Постановлением Госстандарта в 2003 году.
По его данным человек вправе сам заверять копию, которая снята с документа, выданного конкретно в его организации. Также под эту категорию подходят дубликаты документов, которые выданы другими учреждениями, но хранятся в этом.
Если копии документов заверяет предприниматель или руководитель предприятия, на них должны быть такие данные:
- «копия правильна»
- должность заверяющего дубликат
- если должность не указана, то это начальник
- подпись человека, подтверждающего дубликат
- фамилия с инициалами как уточнение подписи
- печать начальника или отдела кадров
- информация о местонахождении оригинала документа
- дата подтверждения копии или ее выдачи
Например, оформление подтверждающей части копии может выглядеть следующим образом:
Копия верна
Оригинал находится в ООО «Отрадное»
Исполнительный директор ООО «Отрадное» Подпись. Степанов Е. М.
Как и при нотариальном подтверждении, бумаги, дубликаты которых подтверждает начальник, не должны иметь подчисток, нечетко напечатанного текста, исправлений без оговорки «исправленному верить» с соответствующим подтверждением. Такой дубликат непригоден для делопроизводства или налоговой.
При подтверждении дубликатов бумаг, состоящих из нескольких страниц, они должны быть прошиты. В подобных случаях может подтверждаться дубликат каждого листа отдельно. Но если все составляющие сшиты ниткой в единую книгу, каждый лист пронумерован, то участок прошивки может быть заклеен листом с подтверждающей подписью, печатью и указанием числа листов.
Подтверждение правильности дубликата, сделанное начальником, должно быть максимально достоверным. Ведь за ним могут стоять как производственные проблемы, так и личные ситуации сотрудников. Основной способ наиболее точного выполнения данной операции – соблюдение действующего законодательства. А если это затрудняет, то можно заказать стандартный штамп с исчерпывающим комплектом формулировок, включая подтверждающие копии.
Когда процедура необязательна
Есть ряд ситуаций, когда не обязательно заверять копии документов в надлежащем порядке. Например, когда в законе говорится лишь о копии, а не о документе, то можно подать ксерокопию, достоверность которой никак не подтверждается. Не нужно заверять, например, нулевую ставку НДС. Однако в суде часто принимаются решения иного плана. Так, согласно разъяснению Высшего Российского арбитражного суда, акционерные общества должны предоставлять подтвержденные копии, когда на этом настаивают акционеры.
Не нуждается в подтверждении и документооборот электронного типа. Еще с 1979 года в СССР копии и сами документы, созданные посредством ЭВМ, принимаются в суде как доказательство. В те времена оригиналом считался первый образец электронной версии документа. А чтобы доказать что-либо в суде, нужно было предоставлять весь компьютер.
В современной юриспруденции подлинник – это чаще всего распечатанный документ с живой подписью и мокрой печатью.
Электронный вариант дубликата документа принимается к рассмотрению, например, в арбитражном суде, но не всегда. Такой суд сканы принимает как копии документов. Они подаются в электронном виде через сайт суда, где можно заполнить установленную форму, загрузить имеющиеся в наличии доказательства, то есть отсканированные документы формата pdf. Участники процесса должны предварительно зарегистрироваться в ресурсе «Мой арбитр».
Все сканы должны по формату и размеру соответствовать порядку, утвержденному в Постановлении № 80 (08.11.13) ВАС РФ. Важно учесть, что данные правила касаются лишь предоставления в «Мой арбитр» копий, а не оригиналов. Суд имеет право затребовать и оригиналы на бумажном носителе.
Если копия для суда не нуждается в нотариальном подтверждении, то для ее заверения хватит только подписи, а также печати, если вопрос касается юридического лица. В таком случае нужно также указать дату создания копии и место хранения оригинала.
Необязательность подтверждения копий в разных ситуациях суд может рассматривать по-разному. Но вам все равно нужно быть готовыми предоставлять бумажный оригинал на подтверждение электронный копии документа. В суде обязательно проверят наличие подписи, даты отправления и получения и другие нюансы. А электронную подпись, если она приемлема в конкретных обстоятельствах, может подтвердить оператор ЭДО.
Современное делопроизводство приемлет применение вместо оригиналов документов их копий, оформленных и заверенных в установленном порядке. В некоторых случаях требуются именно надлежащим образом подтвержденные дубликаты документов. Из таких нормативно-правовых актов можно отметить, например, статьи Кодекса внутреннего водного транспорта России, а также Трудового кодекса РФ (ст. 84.1). При надлежащей заверке копии будут приняты в любой ситуации и не потребуют исправления. Такая подготовленность зачастую может спасти деловую репутацию и уберечь от финансовых потерь. Поэтому нужно знать отечественное законодательство в части применения копий и руководствоваться им в соответствующем порядке.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Ответ на вопрос:
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица с печатью . На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Не пропустите: главные изменения в кадровой работе
Что принято и вступило в силу в этом месяце.
Если речь идет об ином полномочном лице (это может быть любое лицо, любой работник организации), то его полномочия надо подтвердить доверенностью, копию которой по запросу работника нужно предоставить месте с предоставлением заверенных копий документов. Доверенность (ст. 185.1 ГК РФ) оформляется на бланке организации и скрепляется подписью руководителя организации (печать в настоящее время не является обязательным реквизитом доверенности). В доверенности обязательно должна быть указана дата ее выдачи.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Правовая база:
Действующая редакция
УКАЗ ПРЕЗИДИУМА ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР от 04.08.1983 № 9779-X
О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан
Президиум Верховного Совета СССР
постановляет:
1. Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий
, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица с печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
2. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
4. Заявления о выдаче копий документов и свидетельствование верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968 г., № 17, ст.144; 1980 г., № 11, ст.192).
5. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом.
6. Признать утратившим силу постановление ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года "Об упорядочении засвидетельствования копии с документа, касающегося личных прав и интересов гражданина" (СЗ СССР, 1937 г., № 37, ст.149).
Председатель Президиума
Верховного Совета СССР
Ю.Андропов
Секретарь Президиума
Верховного Совета СССР
Т.Ментешашвили
Материал из Системы Кадры
Дата копирования: 17.02.2016
2. Ситуация : Как оформить копию документа по запросу сотрудника
Помимо справки, сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки. Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).
Чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (). Для этого на копии документа укажите:
- заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);
- должность лица, заверившего копию;
- его личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения;
- печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).
Совет: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.
На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, так чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см. ).
Пример оформления копии приказа
В отдел кадров обратилась секретарь Е.В. Иванова с заявлением выдать ей копию приказа о приеме на работу. Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова в течение трех рабочих дней с момента получения заявления оформила сотруднику надлежащим образом .
Иван Шкловец ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 17.02.2016
3. Ситуация : Как оформить доверенность на временное предоставление сотрудником полномочий руководителя организации
Если устав организации не предусматривает разделения полномочий руководителя организации на нескольких сотрудников и возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить . Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.
От имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это в соответствии с законом и учредительными документами) (). Причем на доверенности, выданной от имени организации, не обязательно проставлять печать (в т. ч. при выдаче доверенности сотруднику, временно замещающему генерального директора).
Доверенность можно выдать на любой срок. Если срок в доверенности не указан, то она будет действовать в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в статьи 186 Гражданского кодекса РФ.
Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Исключением является случай, когда выдана безотзывная доверенность (). Такую доверенность можно отменить только в тех случаях, которые прямо указаны в самом документе (). Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в Гражданского кодекса РФ.Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала года
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Налоговая инспекция потребовала представить на проверку копии первичных документов. Однако многие документы у нас составлены на большом количестве страниц. Как в этом случае нам нужно заверить копии таких документов?
В ходе налоговых проверок инспекторы могут истребовать у компании документы, необходимые для проведения налогового контроля (п. 1 ст. 93 НК РФ). Такие документы должны представляться в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). А вот о правилах заверения копий документов в Налоговом кодексе ничего не говорится.
Общий порядок
Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (подп. 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). А заверенной копией признается копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Порядок заверения копий документов установлен в п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. В нем сказано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются:
- заверительная надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения.
Правила для многостраничного документа
Как видите, если необходимо заверить документ, составленный на одном листе, то проблем возникнуть не должно. А как быть, если документ состоит, например, из ста страниц? Нужно ли в этом случае заверять каждый лист или можно заверить весь документ целиком?
Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 . В нем финансисты порекомендовали компаниям учитывать тот факт, что копии документов будут использоваться налоговыми органами в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы. Специалисты Минфина России отметили, что в данной ситуации могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов, как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:
- обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в подшивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
- исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
- осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
Если заверяется многостраничный документ, то необходимые реквизиты проставляются либо на оборотной стороне последнего листа, либо на отдельном листе. Кроме того, указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).
Заметим, что Минфин России впервые высказал свою точку зрения по порядку заверения многостраничного документа, в то время как налоговые органы рекомендовали такой вышеописанный порядок и прежде (письмо ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309).
Если надо заверить пачку документов
На практике достаточно часто у компаний возникает необходимость направлять в налоговые органы большой объем документов (он может исчисляться тысячами листов копий). Например, это касается организаций, реализующих товары на экспорт. Ведь им для подтверждения права на применение нулевой ставки НДС и налоговых вычетов нужно ежеквартально представлять в налоговые органы копии документов по экспортным операциям. Можно ли в этом случае заверить все пачку копий документов целиком?
Минфин России и налоговые органы считают, что так поступить нельзя. По их мнению, исходя из положений ст. 93 НК РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Такие разъяснения даны в письмах Минфина России от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374 , от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459.
К сожалению, и суды разделяют эту точку зрения. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № А41-18214/08 (Определением ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора). В этом деле была рассмотрена следующая ситуация. Инспекция выставила организации требование о представлении документов. Компания его выполнила и передала налоговикам заверенную подшивку копий документов. Но инспекторы отказались принять документы в таком виде. Поэтому компания обратилась в суд с заявлением о признании незаконным действия налоговой инспекции, но в суде потерпела фиаско. Арбитры признали действия налогового органа законными и указали, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.
Зачастую у гражданина России возникает потребность заверить какой-либо документ. Или организация собирается заверить свои копии документов и выписки из них. В этих разных случаях и заверение происходит по-разному.
Для заверения документа частное лицо должно обратиться к нотариусу. Последний заверит копию документа, если обратившийся принесет с собой оригинал, который будет изучен нотариусом на предмет его подлинности. Нотариусы заверяют не все документы. Например, выписку из трудовой книжки или все копии ее листов заверяются на предприятии, где работает гражданин. Если возникла необходимость в заверение документа, то предварительно можно позвонить в любую юридическую фирму и узнать, в чью компетенцию входит заверение того или иного документа. На юридическом интернет-портале ЗонаЗакона.RU можно найти информацию о том, какие документы заверяют нотариусы. Копии документов предприятия, которые требуют собственного заверения, должны заверяться согласно существующим правилам делопроизводства. Ниже текста документ на свободном месте пишется:- Вверху – слово «Верно»;
- Ниже – наименование должности лица, который заверяет (директор, бухгалтер, начальник ОК и др.), его фамилия и место для подписи;
- Под фамилией ставится дата, когда происходит заверение документа.
Ниже числа и подписи ставится печать предприятия, при этом её часть должна попасть на написанное. Если документ, который заверяется, находится в выделенной папке, так называемом «Деле», то после слова «Верно» необходимо написать, что подлинник находится в Деле №__.
Заверение документов происходит в том случае, если того требует законодательство. Для того чтобы не пришлось переделывать тот или иной документ, заверить его изначально нужно правильно.
