Использование личного автомобиля для поездки в командировку. Командировка на личном транспорте: какие документы? Какие документы оформить, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле

Довольно часто работник едет в командировку в другой город на личном транспорте. Это выгодно и той и другой стороне: служащий комфортно себя чувствует за рулем своего авто, а организация экономит на эксплуатации казенного автомобиля.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

После возвращения руководство предприятия компенсирует ему расходы.

Казалось бы, всё очевидно и просто, но есть целый ряд нюансов в трактовке данного вида расходов для целей налогообложения и порядке возмещения израсходованных средств служащему.

Нормативная база

В списке приведены основные законодательные нормы, используемые при оформлении командировки:

Постановление Правительства № 92;
Положение о направлении работников в командировки, утвержденное Постановлением № 749;
ФЗ № 212;
ФЗ № 125;
Письмо Минздравсоцразвития № 2538-19;
Приказ Минтранса № 152.

Ознакомиться с текстом документов можно тут:

Какие документы нужны?

Возмещение расходов, понесенных подчиненным в командировочной поездке, производится согласно установленному в организации порядку.

Как правило, эти нюансы освещаются в нормативном акте, заблаговременно составленном руководством фирмы. В нем определяют правила возмещения трат, а также указывают перечень документов, обязательных к предъявлению в бухгалтерию для отчета.

После того, как все вопросы, касающиеся командировки обсуждены, а подчиненный и руководство пришли к единому мнению, оформляется стандартный пакет бумаг для командировочного.

Приказ

Допустимо использование унифицированной формы приказа № Т-9.

Директор может сам разработать и утвердить вариант приказа о командировании служащего.

В приказе на командировку на личном автомобиле в 2020 году следует указать: название фирмы, наименование бланка и число, когда он был составлен, Ф.И.О. служащего, должность и наименование отдела, где он работает, пункт прибытия (страна, город, фирма), срок командировки (в календарных днях), начальную и конечную даты поездки, цели, фирму, которая несет расходы.

Приказ заверяется представителем руководства фирмы.

Ниже пример стандартного приказа по форме № П-9, разработанной в организации:

Командировочное удостоверение

Согласно нововведениям законодательной базы, действующим с января 2020 года больше нет необходимости в командировочном удостоверении.

Путевой лист

Налоговая инспекция, проверяя расходы организации, не требует наличия путевого листа.

Однако если подчиненный отправляется в поездку на личном автомобиле, то лучше все же приложить этот документ к отчету. С его помощью можно будет подтвердить факт использования машины в служебных целях, а также расчет бензина.

Путевой лист составляется с использованием унифицированных форм либо по образцу, утвержденному руководством фирмы.

Служебная записка

Когда служащий едет по делам фирмы на своем авто, расскажет о времени, фактически затраченном на поездку.

По возвращении в офис ее следует отдать вместе с чеками и иными документами для правильного расчета компенсации.
Записка составляется в свободной форме. Однако если сотрудники часто используют свои автомобили для деловых поездок, рекомендуется создать единый шаблон записки для таких случаев.

Благодаря установленной форме сотрудники смогут верно указывать все сведения в достаточном объеме, чтобы принять их во внимание при начислении выплаты подчиненному.

Ниже представлен вариант такого бланка:

Чем и как подтвердить расходы?

По завершении командировочной поездки служащему нужно предоставить бухгалтеру о расходах, совершенных в течение поездки.

К нему присовокупляют оправдательную документацию:

чеки фиксирующие расходы на номер в гостинице;
чеки на ГСМ;
служебную записку;
путевой лист;
квитанции об оплате ГСМ баллами с карты заправки, либо иными безналичными способами.

Особенности оплаты

К расходам, которые компенсирует работодатель командированному сотруднику, относятся следующие траты:

оплата найма жилья или гостиницы;
суточные в установленном размере;
другие расходы, совершенные с разрешения работодателя;
компенсация проезда до места командировки.

Правила выплаты возмещения расходов сотрудникам коммерческих предприятий и ИП, в соответствии с законодательными нормами на 2020 год, определяются путем составления , либо подписания локального нормативного акта, в котором указан порядок выплат.

Трудовой кодекс не налагает на руководство фирм никаких ограничений по выплатам сотруднику, поэтому этот вопрос остается на усмотрении начальства. Если же речь идет о возмещении командировочных трат в муниципальном или госучреждении, то следует руководствоваться порядком, описанным в постановлении №729 Правительства РФ, действующим с 2.10.2002г.

При отправке сотрудника в командировочную поездку бухгалтерия выдает сотруднику необходимые финансовые средства. А по возвращении обратно производится окончательный расчет в соответствии с предоставленными отчетными бумагами.

Инструкция по возмещению расходов

Списание ГСМ

Списание ГСМ при командировочной поездке на своем авто происходит точно так же, как и при использовании служебного транспорта.

Для подсчет затрат на бензин сотрудник предоставляет заполненный путевой лист, чеки с автозаправок.

Сумма возмещения трат на топливо, остается на усмотрение фирмы, для целей налогообложения данные траты будут отражены как возмещение потраченных средств при поездке на личной машине, но не расходов на командировку. НК РФ говорит, что возмещение подобных трат возможно в установленных Правительством нормах.

Так, на машину, имеющий двигатель объемом более 2000 куб.см. полагается возмещение, не превышающее полторы тысячи рублей в месяц.

Все, что превышает эту сумму, не относится к затратам и учитывается при расчете налогов.

Можно все же учесть затраты как возмещение расходов в командировочной поездке, чтобы включить их в облагаемую налогами базу.

Организации следует издать нормативный акт, предусматривающий такую возможность. Фирма, решившая пойти этим путем, должна быть готова доказать экономическую оправданность данных расходов.

Путевой лист с указанием маршрута, как правило, вполне подходит для этого с точки зрения налоговой.

Включая оплату ГСМ в командировочные расходы, в локальном также важно прописать, что во время командировки выплата за использование личной машины не производится, а все фактические расходы относятся именно к командировочным тратам.

Оплата и компенсация сотруднику

Как упоминалось выше, выплаты за использование своей машины производят, исходя из расчета 1500 рублей за месяц.

Возмещение выдается по приезду служащегов офис, исходя из предоставленного им авансового отчета, чеков и квитанций.

При использовании собственного транспорта компания компенсирует служащему траты из-за амортизации, техобслуживание, починку и смазочные жидкости. Сумма возмещения прописывается в соглашении с сотрудником и локальном нормативном акте фирмы.

Директор издает приказ о выплате возмещения.

Служащий, использующий свою машину, должен предоставить техпаспорт автомобиля в качестве подтверждения наличия у него транспортного средства.

Дополнительно следует прописать факт использования машины в договоре о трудоустройстве.

Возмещение за применение машины в рабочих целях выплачивается пропорционально отработанному времени. За время отсутствия возмещение расходов не осуществляется. Выплата происходит раз в месяц.

Налогообложение

Сумма прибыли, облагаемой налогами, уменьшается на размер затрат, понесенных при возмещении сотруднику командировочных расходов.

Однако, поскольку в эти затраты уже включены ГСМ, вычесть деньги, потраченные на ГСМ, из налогооблагаемой базы предприятия не получится.

Если деньги выдаются за использование машины, а не в виде командировочных, то все деньги, выплаченные сотруднику сверх определенной законом нормы, не учитываются как расходы.

На возмещение трат служащему не начисляется НДФЛ, так же с нее не платят взносы на соцстрахование, выплата не относится к доходам работника, подлежащим обложению налогом.

При этом, поскольку в законодательстве отсутствуют ясные формулировки на этот счет, возможны конфликтные ситуации как с налоговой службой, так и с фондами социального страхования, если они посчитают выплату доходом подчиненного.

Нюансы

Выплаты в бюджетном учреждении

В организациях, финансируемых из бюджета, возмещение за командировочную поездку на собственной машине осуществляются в соответствии с Порядком и условиями командирования, возмещения расходов, связанных с использованием гражданскими служащими личного автотранспорта для проезда к пункту командирования и обратно.

Командировка директора

Директор, как и любой сотрудник фирмы, может ездить в командировочные поездки на своей машине.

Поводом для выплаты директору возмещения егорасходов должен служить изданный фирмой документ, как и для рядового наемного работника.

Если работников несколько

Если на машине одного из сотрудников в командировочную поездку отправляется несколько человек, то путевой лист оформляется только на водителя.

Также, если за бензин платит только водитель, остальные сотрудники не должны предоставлять чеки с автозаправок.

Основанием для расчета времени, проведенного в поездке, выступает служебная записка, оформляемая каждым подчиненным. Записка – отчетный документ для подчиненных, вернувшихся из поездки отдельно от водителя раньше или позже него.

Эти же нормы работают для подчиненных, отправляющихся в дорогу на служебной машине.

Правила использования своей машины для прибытия в место назначения одним или несколькими подчиненными закрепляются локальным документом, составленным руководством фирмы.

Если потребовался ремонт

Если в деловой поездке на личном автомобиле, машине потребовалось техобслуживание либо устранение поломок, фирма возмещает произведенные затраты в соответствии с соглашением об использовании транспортного средства для нужд фирмы, заключенным сотрудником и предприятием.

Если сотрудник попал в ДТП

Если авария произошла по вине сотрудника, то организация не возмещает ему понесенные затраты, не компенсирует траты на восстановление автомобиля. Т.е. выплаты пострадавшей стороне будет производить страховая компания сотрудника, а если размер страховки не покрывает ущерба, возмещение пострадавшей стороне осуществляет сам подчиненный.

При ДТП не по вине служащего фирма компенсирует ему произведенные траты по соглашению об использовании машины для деловых нужд.

Проводки

Выплата, предназначенная подчиненному в качестве возмещения по факту использования его машины для деловых нужд фирмы, совершается раз в месяц и отражается при помощи проводки:

Судебная практика

Служебной командировкой, как известно, является поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работодатель, направляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить ему:

расходы по проезду;

Состав расходов, как видно, не является исчерпывающим, а значит, в структуре командировочных расходов работника могут быть учтены и иные виды расходов, связанных со служебной поездкой. ТК РФ (ст. 168) предоставляет работодателю право самостоятельно решать, какие виды расходов, в каком размере и порядке он будет возмещать своим командированным сотрудникам. Причём такое решение в обязательном порядке закрепляется организацией либо в коллективном договоре, либо в ином её локальном нормативном документе, например в положении о командировках.

Обязав работодателя возмещать расходы по проезду, трудовое право не ограничивает работодателя в выборе транспорта, которым сотрудник будет добираться до места командирования и обратно к месту работы. Следовательно, командированный сотрудник может для этих целей воспользоваться транспортом общего назначения, личным или служебным. Хотя согласно пункту 13 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (она продолжает действовать в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ)) работодатель при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, может указать командированному тот вид транспорта, который ему следует использовать. Такое пожелание вполне уместно зафиксировать в приказе о направлении работника в служебную командировку. При желании можно указать и тариф оплачиваемого класса. И если в организации имеется служебный транспорт, то ничто не мешает работодателю принять решение о том, что в командировку работник отправится на служебном автомобиле.

Напомним, что сегодня при командировании сотрудников работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749) (далее - положение по командировкам).

Особенности учёта

В вышеупомянутом положении предусмотрено возмещение расходов по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населённого пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12). Расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время поездки командированного, в этом перечне нет. Однако по своему экономическому содержанию они всё же могут быть отнесены к командировочным расходам, так как связаны с проездом работника к месту командировки и обратно.

Служебный автомобиль к транспорту общего пользования не относится, поэтому вместо оплаты стоимости проезда сотруднику, направляемому в командировку на служебной машине, выдают необходимый запас топлива. Если этого запаса недостаточно, то командируемому выдаются денежные средства под отчёт на приобретение топлива и иных материалов, связанных с эксплуатацией автомобиля в пути. Обычно подотчётная сумма выдаётся наличными из кассы организации, хотя в настоящее время всё б€ольшую популярность приобретает и безналичный способ - путём выдачи корпоративной банковской карты или специальной топливной карты.

Длительность командировки определяется с учётом нахождения в пути служебного автомобиля. Этот срок, в свою очередь, определяется внутренними документами, разработанными с учётом требований техники безопасности. Если такого внутреннего документа в организации нет, то можно воспользоваться положениями раздела V «Сроки доставки, выдача груза. Очистка транспортных средств и контейнеров» Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272). Автотранспортная организация согласно пункту 63 правил должна доставить грузы по назначению в междугородном сообщении из расчёта одни сутки на каждые 300 км расстояния перевозки.

По распоряжению руководителя организации командируемому работнику выдаётся аванс на командировочные расходы. При расчёте его помимо суточных и расходов по найму жилого помещения учитываются и ориентировочные затраты по эксплуатации и обслуживанию автомобиля во время поездки: оплата горюче-смазочных материалов, плата за автостоянки, различные сборы. Не следует забывать о возможности поломки автомобиля в пути. Поэтому желательно учесть в авансе некоторую сумму на мелкий ремонт и приобретение запасных частей.

Работник организации на служебном автомобиле направляется в командировку с 26 мая по 4 июня 2014 года. Расстояние до места назначения - чуть более 1200 км. Коллективным договором установлен размер суточных при командировках 1000 руб. Установленная норма расхода топлива в организации на автомобиль - 23 л на 100 км. При расчёте аванса закладывается стоимость 1 л топлива 35 руб., оплата проживания 1500 руб. в сутки.

Если обратиться к правилам перевозок, то время в пути в оба конца займёт 8 суток (2400 км: 300 км/сут.). Два дня необходимы работнику для решения производственной задачи. С учётом этого была составлена смета расходов и работнику был выдан аванс 47 000 руб. (1000 руб/сут. × 10 сут. + 1500 руб/сут. × 9 сут. + 1200 км × 2 × 23 л: 100 км × 35 руб/л + 4180 руб.), где 10 сут. - продолжительность командировки, 4180 руб. - дополнительная сумма, предназначенная для оплаты стоянок, возможных сборов и т. п.

В бухгалтерском учёте выдача аванса сопровождается следующей записью:

Дебет 71 Кредит 50

47 000 руб. - выданы в подотчёт денежные средства на командировку.

При направлении сотрудника в командировку по территории РФ оформляются:

приказ (распоряжение) о его направлении в командировку;
служебное задание, в котором указывается цель командировки;
командировочное удостоверение.

По отметкам в командировочном удостоверении определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке.

С 1 января 2013 года требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учётных документов в Федеральном законе от 11.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» отсутствует. Минфин России в информации № ПЗ-10/2012 отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

По мнению Роструда, после вступления в силу закона № 402-ФЗ негосударственные организации вправе использовать формы первичных учётных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1, от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1, от 09.01.13 № 2-ТЗ). Рассматривая же вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, чиновники отметили, что соответствующие документы должны быть составлены по формам, утверждённым постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 (письмо Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291). Данным же постановлением утверждены следующие документы, касающиеся командировок:

приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а);
командировочное удостоверение (форма № Т-10);
служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении (форма № Т-10а).

Несколько позднее Роструд в письме от 04.03.13 № 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму № Т-10 и руководствоваться указаниями по её заполнению, утверждёнными данным постановлением Госкомстата России.

Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдаётся путевой лист. Напомним, что путевой лист в соответствии с пунктом 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» представляет собой документ, служащий для учёта и контроля работы транспортного средства, водителя.

Организация может использовать как типовую межотраслевую форму путевого листа (форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»), так и самостоятельно разработанную форму такого документа.

Самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать реквизиты, приведённые в пункте 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152):

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе.

Отсутствие хотя бы одного из них, как и возможные ошибки и неточности при заполнении реквизитов унифицированной формы путёвки, могут привести к конфликту с налоговиками.

В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое он оформляется. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. Также в заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп организации - собственника автомобиля.

Путевой лист выписывается на весь срок командировки, поэтому в нём следует указать даты начала и окончания командировки.

В сведениях о транспортном средстве приводятся:

тип и модель автомашины;
государственный регистрационный знак;
показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Данные о прохождении таких осмотров предоставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Также в путевом листе должны отражаться:

марка, количество выданного топлива;
остаток топлива при выезде и по возвращении;
расход топлива по норме и фактический;
экономия либо перерасход топлива.

Руководство службы государственной статистики рекомендовало заполнять раздел «Движение горючего» путевого листа в полном объёме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов (письмо Росстата от 03.02.05 № ИУ-09-22/257). На основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега, списываются расходы на ГСМ по кассовым чекам, талонам или другим документам.

В бухгалтерском учёте списание ГСМ производится на основании данных о фактическом расходе топлива. Расход определяется исходя из пробега автомобиля, который указывается в путевом листе. В организации должен существовать распорядительный документ, утверждающий нормы расхода топлива для каждой марки и модификации автомобиля. Возможно использование фактических показателей израсходованных ГСМ, если таковые определены документом. При утверждении норм расхода можно обратиться к величинам, приведённым в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р) (далее - нормы расхода топлива).

Оборотная сторона путевого листа содержит раздел, предназначенный для отражения информации о маршруте следования автомобиля. Заполняется этот раздел во всех пунктах следования автомобиля.

Отражение в бухгалтерском учёте

Вернувшись из командировки, командированный сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчёт (в качестве такового может использоваться унифицированная форма авансового отчёта № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55)) об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение 3 рабочих дней и произвести окончательный расчёт по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 положения по командировкам). К авансовому отчёту прилагаются:

командировочное удостоверение;
путевой лист с документами, подтверждающими расходы по эксплуатации автомобиля в командировке (чеки ККТ на приобретение горюче-смазочных материалов, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля, квитанции об уплате сборов и др.);
документы о найме жилого помещения;
документы, подтверждающие осуществление иных расходов, связанных с командировкой.

Упомянутый пункт 26 положения по командировкам предписывает сотруднику представить в письменной форме отчёт о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя. В форме № Т-10а для этого предусмотрен специальный раздел.

Затраты на командировки, непосредственно связанные с производством и реализацией продукции (работ, услуг), являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учёту «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н) и отражаются по дебету счетов учёта затрат:

Дебет 20, 26, 44 и др. Кредит 71

Списана сумма командировочных расходов.

Приобретённые же ГСМ вначале надлежит оприходовать как материально-производственные запасы на счёте 10 «Материалы» субсчёт 3 «Топливо». После чего израсховованное топливо списывается на счета затрат.

Для расширения рынка сбыта производимой продукции организация принимает участие в выставке, проводимой в другом городе с 27 по 30 мая 2014 года. Расстояние до города - около 500 км. Представляемая экспозиция доставляется служебной автомашиной. Работник в соответствии с приказом направлен в командировку с 26 по 31 мая. Установленный размер суточных - 1000 руб/сут. Работнику выдан аванс в сумме 21 000 руб.

По возвращении из командировки работник представил 2 июня авансовый отчёт, приложив к нему следующие подтверждающие понесённые расходы документы:

квитанция гостиницы за проживание с 26 мая по 31 мая на сумму 8250 руб. НДС в квитанции выделен отдельной строкой - 1258,47 руб.;
чеки ККМ на приобретение ГСМ на сумму 4380 руб. с указанием НДС 668,14 руб.;
квитанции за стоянку автомобиля - 1500 руб.

В авансовом отчёте учтены суточные - 6000 руб. (1000 руб/сут. × 6 сут.).

Общая сумма командировочных расходов составила 20 130 руб. (8250 + 4380 + 1500 + 6000). На эту сумму утверждён и авансовый отчёт. Неиспользованная сумма аванса - 870 руб. (21 000 – 20 130) - удерживается из зарплаты сотрудника.

В бухгалтерском учёте производятся следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50

21 000 руб. - выданы в подотчёт денежные средства на командировку;

Дебет 10-3 Кредит 71

3711,86 руб. - оприходованы приобретённые ГСМ;

Дебет 19 Кредит 71

668,14 руб. - выделена сумма НДС, указанная в чеках на приобретение топлива;

Дебет 26 Кредит 10-3

3711,86 руб. - списана стоимость ГСМ, израсходованных при проезде к месту командировки и обратно;

Дебет 26 Кредит 71

1500 руб. - отражены расходы по оплате стоянки автомобиля;

Дебет 26 Кредит 71

6991,53 руб. (8250 – 1258,47) - учтены расходы за проживание;

Дебет 19 Кредит 71

1258,47 руб. - выделена сумма НДС по расходам на проживание;

Дебет 29 Кредит 71

6000 руб. - учтена сумма суточных за командировку;

Дебет 94 Кредит 71

820 руб. - отражена сумма неиспользованного аванса;

Дебет 70 Кредит 94

820 руб. - начислена задолженность работника в сумме неиспользованного аванса.

Довольно часто служебный автомобиль используется для доставки приобретённых в другом населённом пункте РФ материально-производственных запасов (в том числе и товаров). В этом случае командировочные расходы относятся к затратам по доставке МПЗ. А они, как известно, являются составной частью фактической себестоимости приобретённых МПЗ (п. 6 Положения по бухгалтерскому учёту «Учёт материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утв. приказом Минфина России от 09.06.01 № 44н). Поэтому в бухгалтерском учёте необходимо произвести следующую запись:

Дебет 10 (41) Кредит 71

Сумма командировочных расходов учтена в фактической себестоимости приобретённых материалов (товаров).

Если же служебный автомобиль используется для доставки приобретаемого в другом городе РФ основного средства, то командировочные расходы классифицируются как иные затраты, непосредственно связанные с приобретением объекта. Поэтому они включаются в первоначальную стоимость (п. 8 Положения по бухгалтерскому учёту «Учёт основных средств» (ПБУ 6/01), утв. приказом Минфина России от 30.03.01 № 26н).

Водитель направлен в командировку с 12 по 15 мая 2014 года для доставки объекта основного средства, стоимость которого 80 830 руб., в том числе НДС 12 330 руб. (оплата по счёту за объект осуществлена 5 мая). По возвращении из командировки им представлен 16 мая авансовый отчёт на сумму 17 300 руб. В отчётной сумме учтён и НДС, выделенный отдельной строкой в квитанции за проживание в гостинице и в чеках ККМ на приобретении топлива, - 1983,05 руб. Основное средство введено в эксплуатацию 31 мая.

В бухгалтерском учёте в мае производятся следующие записи:

Дебет 08 Кредит 60

68 500 руб. - принят к оплате счёт поставщика основного средства;

Дебет 19 Кредит 60

12 330 руб. - выделен НДС по объекту;

Дебет 60 Кредит 51

80 830 руб. - оплачен выставленный счёт за объект;

Дебет 08 Кредит 71

15 316,95 руб. (17 300 – 1983,05) - сумма командировочных расходов, связанных с доставкой основного средства, учтена при формировании его первоначальной стоимости;

Дебет 19 Кредит 71

1983,05 руб. - выделен НДС по командировочным расходам;

Дебет 01 Кредит 08

60 588 руб. (68 500 + 15 316,95) - объект введён в эксплуатацию;

14 313,05 руб. (12 330 + 1983,05) - принят к вычету НДС, выставленный поставщиком основного средства и в командировочных расходах.

Налогообложение

- НДС

При приобретении ГСМ за наличный расчёт в чеке на оплату топлива в настоящее время в боьшинстве случаев указывается сумма НДС. Финансисты с начала действия главы 21 НК РФ высказывают мнение о невозможности принятия к вычету выделенной в чеке ККМ суммы налога на добавленную стоимость из-за отсутствия счёта-фактуры (письмо Минфина России от 09.03.10 № 03-07-11/51).

Конституционный суд РФ ещё в середине нулевых годов указал, что счёт-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику вычетов по налогу на добавленную стоимость. Налоговые вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату (определение КС РФ от 02.10.03 № 384-О).

Президиум ВАС РФ в свою очередь в постановлении от 13.05.08 № 17718/07 указал следующее.

Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), и документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, предъявленных налогоплательщику после принятия на учёт товаров (работ, услуг), с учётом особенностей, предусмотренных статьёй 172 НК РФ, и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ в редакции, действовавшей в проверяемый период).

Согласно пункту 7 статьи 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчёт организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования, определённые пунктами 3 и 4 этой статьи, по оформлению расчётных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

В спорный налоговый период предпринимателем на автозаправочных станциях, осуществляющих розничную торговлю для населения, приобретался бензин, оплата которого производилась, включая НДС, наличными денежными средствами и подтверждена выданными продавцом кассовыми чеками. Бензин использовался предпринимателем для осуществления предпринимательской деятельности, то есть для операций, признаваемых объектом обложения НДС. Доказательств использования бензина для иных целей инспекцией не представлено.

Таким образом, отказ предпринимателю в получении налогового вычета по налогу на добавленную стоимость нельзя признать правомерным.

Правомерными признаны действия налогоплательщиков, принявших к вычету НДС, выделенный в кассовом чеке при приобретении бензина за наличный расчёт, при отсутствии счёта-фактуры, и в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 22.04.09 № А56-29646/2007, ФАС Уральского округа от 05.09.06 № Ф09-7751/06-С2.

А вот если и в чеке ККМ, подтверждающем оплату ГСМ, сумма НДС не выделена отдельной строкой, то налогоплательщик не вправе расчётным путём определить её для последующего предъявления к вычету (постановление ФАС Северо-Западного округа от 03.09.13 № А56-4764/2013).

Для принятия к вычету суммы НДС за проживание в гостинице необходимо выделение отдельной строкой суммы налога в выданном при оплате услуг по проживанию бланке строгой отчётности. Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчётности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включённые им в отчёт о служебной командировке, в этом случае регистрируются в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчётах по налогу на добавленную стоимость, приложение № 4 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Продолжение примера 2

Следуя правилам ведения книги покупок и позиции ВАС РФ, высказанной в постановлении № 17718/07, организация приняла к вычету сумму НДС, выделенную в квитанции на проживание и в чеках ККМ на приобретение ГСМ:

Дебет 19 Кредит 68 субсчёт «Расчёты по НДС»

1926,61 руб. (1258,47 + 668,14) - принят к вычету НДС, уплаченный за проживание и приобретённое топливо.

- налог на прибыль

Расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, наём жилого помещения и суточные в силу подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. При этом под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведённые расходы, в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчётом о выполненной работе в соответствии с договором. Расходами признаются любые затраты, при условии что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Исходя из этой нормы все документы о фактически произведённых расходах командированного должны быть оформлены надлежащим образом. «Дефекты» их оформления влекут за собой несоответствие авансового отчёта требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нём сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (письмо Минфина России от 14.09.09 № 03-03-05/169).

Используемый метод признания доходов и расходов в налоговом учёте влияет на момент учёта рассматриваемых расходов. Так, при использовании метода начисления затраты на командировки признаются в том отчётном (налоговом) периоде, в котором утверждён авансовый отчёт (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При использовании же кассового метода утверждения авансового отчёта недостаточно для учёта командировочных в расходах, уменьшающих полученные доходы. Необходима также их фактическая оплата (п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому в случае если сумма понесённых расходов в командировке превышает полученный аванс, то превышающая часть может быть учтена в составе расходов только после погашения задолженности перед командированным.

На основании упомянутой нормы пункта 1 статьи 252 НК РФ финансовое ведомство рекомендует в налоговом учёте при определении обоснованности затрат на ГСМ для служебного автомобиля учитывать приведённые выше нормы расхода топлива (письма Минфина России от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.13 № 03-03-06/1/20097). Ранее же чиновники считали применение указанных норм обязательным (письма Минфина России от 03.09.10 № 03-03-06/2/57, от 14.01.09 № 03-03-06/1/6). Придерживались такой позиции и московские налоговики (письма УФНС России по г. Москве от 30.12.09 № 16-15/139308, от 03.11.09 № 16-15/115253). В отношении же автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, чиновники рекомендовали налогоплательщику руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем транспортного средства.

Отметим, что из самой нормы подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, позволяющей включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, расходы на содержание служебного транспорта, требование об их нормировании не следует. Поэтому их правомерно учитывать в полном объёме при экономическом обосновании произведённых расходов.

ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 05.04.12 № А27-8757/2011 констатировал, что глава 25 НК РФ не предусматривает нормирование расхода ГСМ, более того, не содержит и отсылок к утверждённым нормам расхода топлива и смазочных материалов. Суммы расходов должны учитываться при исчислении налога на прибыль в полном размере с учётом положений статьи 252 НК РФ о необходимости экономического обоснования произведённых расходов. Судьи при этом поддержали налоговиков, посчитавших неправомерным включение налогоплательщиком в расходы затрат на ГСМ в полном объёме, размер которых превышал нормы расхода на ГСМ, рассчитанные организацией самостоятельно на основании вышеуказанных норм расхода топлива и утверждённые приказами общества. Превышающая часть, по их мнению, не подтверждена достаточными доказательствами, обосновывающими производственный характер спорных затрат, их экономическую оправданность. Поэтому их включение в расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль неправомерно.

Судьи ФАС Центрального округа также отметили, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли, а Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте № Р3112194-0366-03, утверждённые Минтрансом России 29.04.03 (действующие в периоде проверки), носили рекомендательный характер (постановление ФАС Центрального округа от 04.04.08 № А09-3658/07-29, определением ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Выше приводилось, что расходы на командировки признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией. В то же время возникает неоднозначность их отнесения, когда командировка связана с приобретением основных средств. Согласно пункту 1 статьи 257 НК РФ первоначальная стоимость основных средств складывается из расходов на их приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором они пригодны для использования.

Судьи ФАС Восточно-Сибирского округа посчитали, что затраты по командировке работников организации, связанные непосредственно с доставкой приобретённых обществом автомобилей от места их сдачи-приёмки до места их использования в производственной деятельности (стоимость билетов для проезда до места их передачи, плата за проживание в гостинице, а также расходы на приобретение топлива), подлежат отнесению на увеличение балансовой стоимости приобретённых автомобилей, а не на расходы по налогу на прибыль (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 07.07.09 № А19-1020/09).

Командировочные расходы, связанные с приобретением автомобилей, по мнению судей ФАС Поволжского округа, формируют первоначальную стоимость основного средства и списываются через механизм амортизации (постановление ФАС Поволжского округа от 12.02.08 № А12-10256/07-С60).

В то же время судьи ФАС Уральского округа, сославшись на приведённую норму подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, посчитали действия налогоплательщика, отнёсшего расходы по командировкам, связанным с приобретением объекта основных средств, к прочим расходам, учитываемым при исчислении налога на прибыль, правомерными.

Решить такую неоднозначность поможет уточнение в учётной политике налогоплательщика порядка учёта затрат по командировкам, связанным с приобретением основных средств и материально-производственных запасов. Для налогоплательщика целесообразен порядок их отнесения к прочим расходам.

- НДФЛ

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за её пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более:

700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, -

а также фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, проживание (п. 3 ст. 217 НК РФ).

- страховые взносы

При оплате расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами её территории не подлежат обложению страховыми взносами:

на обязательное пенсионное страхование;
обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
обязательное медицинское страхование;
обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний -

суточные, а также фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы, в том числе на проезд до места назначения и обратно, по найму жилого помещения (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Окончание примера 2

Поскольку согласно локальному нормативному акту организации размер суточных в командировках установлен в сумме 1000 руб., то при определении НДФЛ, подлежащего удержанию из дохода работника по итогам июня к вознаграждению за отработанные дни этого месяца добавляется дополнительно превышение суточных над установленным лимитом 3000 руб. ((1000 руб/сут. – 700 руб/сут.) × 10 сут.).

Страховые же взносы во внебюджетные фонды и на травматизм с командировочных расходов не начисляются.

Работодатель, направляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить ему:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

Если собственником (владельцем) автомобиля является юридическое лицо, то по соответствующей позиции следует указать его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если же автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, то указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона.

Если к документам, приложенным к авансовому отчёту, которые подтверждают осуществлённые в командировке расходы, замечаний нет, то авансовый отчёт принимается к бухгалтерскому учёту в момент утверждения отчёта.

В случае если сумма понесённых расходов в командировке превышает полученный аванс, то превышающая часть может быть учтена в составе расходов только после погашения задолженности перед командированным.

На взгляд московских налоговиков, организация может учесть в первоначальной стоимости объекта основных средств расходы на командировки, если указанные затраты произведены до ввода объекта в эксплуатацию (в письме рассматривалось строительство объекта основных средств).

Не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

Иван БОГАТЫЙ, аудитор

Оформление командировки

Рассказываем, как правильно оформить командировку на личном транспорте и возместить сотруднику расходы.

Документы до отъезда

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.

Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.

В соглашении пропишите:

название, дату, номер
название компании и ФИО сотрудника
номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы )
сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
дату вступления соглашения в силу
название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника

Расчет затрат на проезд

Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в .

Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.

Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.

Пример

Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.

Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.

Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).

Закрывающие документы

Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:

авансовый отчет
служебную записку

ример служебной записки

путевой лист (заполняет командированный сотрудник)

ример путевого листа

чеки, квитанции, счета за ГСМ.

Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.

Форму путевого листа в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

название и номер,
срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).

В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.

Резюмируем

Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:

заключить соглашение об использовании личного авто в интересах компании. Получить у сотрудника ПТС или регистрационное свидетельство на авто (заверенные копии)
в приказе о командировке прописать, что сотрудник поедет на личном авто
после командировки составить служебную записку и путевой лист. Это делает сам сотрудник
после командировки к авансовому отчету приложить служебную записку, путевой лист, подтверждающие документы (чеки АЗС, счета проезда по платной дороге).

Многие профессии требуют поездки в командировки. Чтобы добраться до места назначения, работник может использовать общественный транспорт, служебный или личный автомобиль. Ограничений в этом вопросе закон не предусматривает, хотя в отчете о командировке данная информация тоже должна быть указана.

Однако если используется автомобиль личный, то директор организации должен возместить расходы, которые были потрачены при его эксплуатации. В каком виде предусмотрена компенсация? Как ее оформить? Какие документы при этом понадобятся? На эти и другие вопросы найдете ответы далее.

Как оформить командировку на личном автомобиле в 2018 году?

Командировка на личном автомобиле имеет определенное оформление. Оно стандартное несмотря на вид транспорта, используемый для поездки к месту работы. Единственным нюансом является предоставление дополнительных документов.

Итак, чтобы оформить командировочную поездку, нужно произвести следующий порядок действий:

Подготовить документы;
Составить служебное задание, которое передается кадровикам, если оно необходимо;
Издать приказ с информацией о направлении работника на его ТС;
Оформить компенсацию в счет использования ТС;
Произвести расчет суточных;
Составить отчет о результатах после возвращения;
Составить служебную записку.

Данный порядок регулируется на законодательном уровне, поэтому его нужно четко выполнять. С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.

Использование личного автомобиля в командировке - документы

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов.

Расходы возмещаются такие:

Проезд в обе стороны;
Суточные расходы;
Аренда жилья;
Прочие расходы, которые предусматривает работодатель, например, за парковку.

Размер компенсации рассчитывает организация. При расчете также учитывается объем двигателя транспортного средства. При объеме до 2 000 кубических сантиметров оплачивается компенсация за месяц 1 200 руб., а свыше – 1 500 руб. Налогом данная компенсация не облагается.

Существует второй вариант выплаты компенсации, который предусматривает заключения договора об аренде машины. В этом случае предприятие выплачивает сумму не в установленном законом размере, а относительно приложенных документов о затратах. По сути здесь производится выплата аренды и расходов на содержание.

Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

Расходы на личный автомобиль в командировке при ГСМ рассчитывают таким же образом, как и при использовании служебного транспортного средства . В первую очередь предоставляются чеки с АЗС. Также расчет указывается в путевых листах. Чтобы учесть ГСМ нужно просуммировать все указанные суммы.

Таким образом, при работе, связанной с командировками, можно использовать в служебных целях собственный транспорт. При этом в бюджетных документах организации должны быть учтены расходы, которые должны быть выплачены сотруднику в виде компенсации. Кроме того, необходимо заполнить все предусмотренные законом документы при оформлении поездки.

Нередко на предприятиях возникает необходимость направить сотрудника в командировку на его личном транспорте. Это особенно удобно, когда планируется поездка на небольшое расстояние. Кроме того, для работодателя – это хорошая возможность уменьшить расходы на содержание служебного автомобиля.

При этом направление трудящегося в командировку на собственном автомобиле не освобождает руководство фирмы от компенсации расходов, связанных с проездом до места временного нахождения и обратно. Однако в данной ситуации может возникнуть ряд вопросов касающихся оформления такой служебной поездки и оплаты, сопряженных с ней трат.

Регулирует вопросы, связанные организацией командировок, Глава 24 ТК РФ. В её нормах закреплены:

Гарантии, которые предусмотрены для сотрудников, направляемых в служебные поездки;
Правила возмещения расходов, возникших в процессе реализации задач, поставленных перед командированным трудящимся.

Основные правила направления трудящихся в служебные поездки установлены в Постановлении Правительства РФ №749 от 29.07.2008г. В последние годы были внесены существенные изменения в данный нормативный акт, что привело к возникновению немалого количества вопросов, касающихся их применения на практике.

Комплект документов для оформления командировки

До внесения изменений в 2014 году перечень документов, необходимых для оформления командировки был достаточно внушительным. В первую очередь составляли служебное задание для трудящегося. В него вносили всю информацию, касающуюся служебной поездки:

Лица, направляемые в командировку;
Цели, которые перед ними ставятся;
Место направления сотрудников (страна, область, населенный пункт).
Продолжительность поездки.
Иные нюансы, касающиеся служебной поездки.

На основании данного документа оформлялся приказ и командировочное удостоверение, вносились записи в журнал учета служебных поездок, выдавался аванс, ставились отметки в табеле рабочего времени.

Изменения, внесенные в Постановление №749, существенно уменьшили количество обязательных документов, необходимых для направления работников в командировку. Теперь работодателю достаточно оформить приказ, а сотруднику своевременно сдать авансовый отчет по итогам завершения поездки. Также сохранилась необходимость ведения журнала учета убывающих и прибывающих командированных сотрудников.

Однако законодатель не запрещает работодателю использовать иные документы для направления трудящихся в служебную поездку. В данном случае, необходимость оформления дополнительных бумаг должны быть зафиксирована в локальных актах организации. Это касается и вопросов связанных с использованием личного транспорта в командировке, как оформить эту процедуру работодатель решает самостоятельно.

На многих предприятиях сохраняется необходимость оформления служебных записок, так как в них отображается необходимая информация о той или иной поездке. Если во время командировки сотрудник использует собственный автомобиль, то для него зачастую оформляют путевой лист, в котором проставляются отметки о дате его прибытия и отъезда с места временного нахождения.

Этот документ используется для определения срока пребывания работника в поездке вместе с бумагами, подтверждающими использование личного транспорта при проезде до места командирования. Также путевой лист, вместе с расходными документами, прикрепляется к авансовому отчету в качестве подтверждения совершенных трат и расхода авансовых средств. Сдаются эти документы в бухгалтерию в течение 3-х дней после возвращения из командировки.

Касаемо оформления приказа о направлении сотрудника в командировку, то работодатель также вправе использовать унифицированную форму данного документа – №Т-9 или разработать собственную. Во втором случае такой бланк также должен быть закреплен в локальных нормативных актах предприятия.

Вне зависимости от используемой формы документа, в нем должна быть отражена следующая информация:

Наименование фирмы;
Дата оформления приказа;
Лицо, направляемое в командировку (в том числе наименование структурного подразделения, в котором он работает и его должность);
Пункт назначения, куда направляется служащий;
Поставленные цели и задания;
Продолжительность командировки, дата её начала и окончания;
При необходимости, может указываться лицо, временно выполняющее обязанности командированного сотрудника.

Если оплата командировочных расходов возложена на контрагента или иную сторону, то данный факт также следует указать в приказе.

Надлежащим образом оформленный приказ визируется руководителем. После этого с документом под роспись должен быть ознакомлен сотрудник, направляемый в служебную поездку. При этом работник не имеет права отказаться от командировки без уважительных причин.

«Налоговые» палки в колесах

Согласно действующим правилам, налоговые вычеты взымаются из суммы прибыли за вычетом трат, которые понесло предприятие, в том числе компенсируя командировочные расходы. При этом следует учитывать, что из налоговой базы вычитаются только суммы в рамках установленных законодательством норм. Все средства, выделенные свыше, не расцениваются как расходы предприятия.

Из средств, начисляемых сотруднику в качестве компенсации командировочных трат, не высчитывается НДФЛ и иные соц. взносы, так как данные суммы не расцениваются в качестве прибыли трудящегося. Однако из-за того, что ряд норм выплат носят рекомендательный характер, а в некоторых нормативно-правовых актах отсутствуют четкие формулировки, это может привести к возникновению спорных ситуаций.

Касаемо оплаты расходов сотрудника на ГСМ при использовании в командировке личного транспорта, то работодатель может пойти двумя путями. В первом случае он заключает со служащим соглашение об использовании его автомобиля в качестве служебного. Данный документ предусматривает выплату сотруднику определенной компенсации. Кроме того, в соглашении может быть закреплено, что траты свыше установленной суммы оплачиваются на основании предоставленных подтверждающих бумаг.

Следует учитывать, что при расчете налоговой базы в данном случае будут использоваться установленные законодательством нормы в размере:

1200р. в месяц – для легкового автомобиля с объём двигателя до 2 тыс. куб. см.;
1500р. в месяц – для транспорта с объемом двигателя свыше 2 тыс. куб. см.

Так как суммы указаны на месяц командировки, то при расчете величины компенсации, она будет определяться пропорционально продолжительности поездки. Все суммы, выплаченные выше установленного максимума, согласно Письму Минфина №03-03-06/1/39239 РФ от 23.09.2013г., влиять на налоговую базу нее будут.

Этот вариант с точки зрения законодательства является наиболее правильным, но предусматривает увеличение расходов предприятия, так как значительная часть трат, связанных с командировочными компенсациями не учитываются при расчёте налога на прибыль фирмы.

Есть и другой вариант. Соглашение на использование транспорта сотрудника в качестве служебного автомобиля не заключается и все расходы, подтверждённые соответствующими документами, компенсируются в полном объеме. В данном случае расходы на ГСМ расцениваются как обычные командировочные траты, компенсация которых считается расходами на проезд до пункта назначения и обратно.

Так как оформить авансовый отчет по командировке на личном автомобиле – это обязанность сотрудника, и она предусматривает предоставление всех документов, подтверждающих командировочные траты, то он имеет полное право отнести к ним и расходы на ГСМ. При этом из суммы компенсации начисляемой работнику не будут вычитаться гос. сборы, а вот в базу для расчета налога на прибыль работодателя они будут учитываться в полном объеме.

Это позволит существенно уменьшить расходы при уплате налогов. Однако используя данный вариант расчета, работодатель, сознательно идет на риск. При проведении налоговой проверки такие действия с большой долей вероятности привлекут внимание сотрудников ФНС, что может вызвать ряд проблем.

«Зарплатные расходы» на проезд

С точки зрения современного трудового законодательства вопрос использования личного транспорта трудящегося при командировке решается непосредственно работодателем. Если работник изъявил такое желание, то он обязан согласовать его с руководителем, принимающим решение о его направлении в поездку. В противном случае работодатель может не компенсировать расходы на ГСМ, так как они не были предусмотрены при оформлении командировки.

Работодатель вправе самостоятельно определить порядок компенсации и нормы оплаты расходов на проезд своих сотрудников, которые должны быть закреплены в локальных актах фирмы. Также могут использоваться нормы, установленные действующим законодательством.

При использовании личного транспорта в интересах работодателя, если это будет зафиксировано соответствующими документами, сотрудник согласно трудовому законодательству имеет право на получение компенсации его затрат. Для этого ему необходимо будет предоставить работодателю копию техпаспорта на автомобиль и расходные документы.

Также с сотрудником, часто использующим личный транспорт во время командировок, руководитель предприятия может заключить договор аренды автомобиля.