Инструкция по делопроизводству в организации. Основные правила ведения делопроизводства и документооборота Как наладить делопроизводство в организации

Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

● поступивших из других организаций – с даты их поступления;

● обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа .

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.

Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

Постановка документов на контроль;

Проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

Снятие документа с контроля;

Направление исполненного документа в дело;

Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

■ При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже.

	Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента.
2. Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.
3. Дата документа	Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.
4. Регистрационный номер документа	Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.
5. Дата поступления	Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
6. Регистрационный номер поступления	Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)	Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция	Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения	Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
10. Отметка об исполнении документа	Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Номер дела	Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т. е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

■ При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя , поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

■ В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной властиустанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

· задания последующих лет – не реже одного раза в год;

· задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

· задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

■ После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

Отметку "В дело";

Номер дела, в котором будет храниться документ;

Подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

■ Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

■ Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т. д. (Примеры 3, 4).

СВОДКА

об исполнении документов по состоянию на _____________________________

СВОДКА

документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

по состоянию на _____________________________

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

■ Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

Общее количество документов на исполнении;

Количество исполненных документов в срок (%);

Количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

Причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

13 декабря 2010 г. 17:34

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИ документоведения и архивного дела

В данной статье мы попробуем сформулировать основные вопросы, на которые должен ответить специалист по документационному обеспечению организации, чтобы выбрать наиболее приемлемый для конкретной организации вариант работы с документами. Грамотно построенная работа с документами не только даст возможность сформировать систему делопроизводства в организации, но и поможет при составлении инструкции по делопроизводству.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Методические рекомендации), фактически выделяют три основных раздела в инструкции по делопроизводству (особенности работы с электронными документами мы пока оставляем вне поля нашего рассмотрения):

1. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти.

2. Организация документооборота.

3. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти.

Структуру инструкции по делопроизводству мы будем использовать как схему для формирования вопросов, на которые нужно дать ответ в процессе формирования системы делопроизводства организации.

Создание документов

Какие виды бланков документов необходимы организации для издания документов?

В самом простом случае - это бланк письма организации и бланк распорядительного документа (например, приказа). В других случаях это могут быть бланки иных видов документов (распоряжений, постановлений, решений, актов, протоколов и др.).

Решение об использовании конкретных видов бланков принимает руководство и служба делопроизводства.

Каким образом изготавливаются бланки документов?

Все виды бланков или отдельные виды бланков организации могут изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии. Организация может принять решение об использовании электронных шаблонов бланков . Какое бы решение ни было принято, служба делопроизводства должна принимать самое непосредственное участие в проектировании бланков. Если проектирование бланков поручается по договору специализированной фирме, служба делопроизводства должна сформулировать требования к бланкам. Нужно помнить, что требования к бланкам, составу реквизитов бланка, их расположению, так же как и правила оформления реквизитов документов, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Каким образом утверждаются бланки организации?

Бланки документов могут утверждаться в составе инструкции по делопроизводству или как отдельный комплект (альбом).

Утверждение образцов бланков осуществляется приказом (распоряжением) руководителя, приказ доводится до сведения всех структурных подразделений организации.

Если в организации принимается решение об учете бланков, этим же приказом устанавливается работник и структурное подразделение, ответственные за ведение учета бланков.

Необходимо ли вести учет бланков документов? Если да, то кто и в какой форме его будет вести?

Решение о ведении учета бланков организации принимают самостоятельно. Как правило, ведется учет бланков, изготовленных типографским способом или средствами оперативной полиграфии. Если принимается положительное решение, то учет бланков выполняется работником службы делопроизводства и для этого применяется специальный журнал учета выдачи бланков (может применяться форма журнала, установленная Методическими рекомендациями в приложении № 30, см. пример).

Журналы учета бланков документов

Журнал учета поступления бланков

Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения

Какие виды распорядительных документов издает руководитель организации?

Как правило, руководители организаций, действуя единолично, издают приказы и/или распоряжения. В органах власти руководители могут издавать также постановления (решения) на основе решений, принятых коллегиально. В любом случае необходимо руководствоваться уставом (положением) организации, потому что именно в этом документе закрепляется компетенция руководителя и, в целом, руководящих органов организации.

Имеют ли право заместители руководителя организации издавать распорядительные документы?

Заместители руководителя организации могут наделяться правом издавать распоряжения (указания). Распорядительные документы, издаваемые руководителем и заместителями руководителя организации, подлежат регистрации, поэтому важно выявить весь комплекс издаваемых распорядительных документов, чтобы определить место и порядок их регистрации в организации, а также порядок доведения этих документов до исполнителей.

Наделены ли руководители структурных подразделений правом издавать (подписывать) документы?

Руководители структурных подразделений могут наделяться правом не только вести переписку от имени подразделения и по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, но и издавать распорядительные документы по подразделению. Как правило, такая практика характерна для крупных подразделений организации, филиалов организации, а также для компаний, составляющих холдинг (группу компаний).

Если руководители подразделений наделяются полномочиями по изданию соответствующих документов, в организации может быть принято решение об использовании бланков структурных подразделений, а если организация имеет филиальную сеть, то, соответственно, бланков филиалов.

Информация, полученная при ответе на данный вопрос, важна не только для принятия решений по вопросам документирования, но и для правильной организации документооборота.

Какие виды нормативных правовых актов издаются в организации?

Выявление этого комплекса документов необходимо для того, чтобы регламентировать порядок и процедуру подготовки этих документов, установить порядок их согласования и утверждения, доведения до исполнителей.

Среди нормативных документов есть документы, непосредственно утверждаемые руководителем (заместителем руководителя), например должностная инструкция, положение о структурном подразделении и некоторые другие, а есть документы, утверждаемые приказом организации, например штатное расписание, стандарты организации, правила, инструкции и др.

Имеются ли в организации коллегиальные или совещательные органы (советы, совещания, комиссии, правления и др.) и каким образом документируется их деятельность?

Как правило, деятельность таких органов фиксируется в протоколах. Если в организации действует несколько такого рода органов (например, дирекция, ученый совет, экспертная комиссия), протоколирование их деятельности может иметь особенности, которые могут выражаться как в самой форме протокола, так и в его оформлении. Все это в последующем необходимо отразить в инструкции по делопроизводству.

С помощью каких документов в организации осуществляются внутренние информационные связи, т.е. каким образом происходит информационный обмен между структурными подразделениями, в т.ч. филиалами, а также между организациями, составляющими группу компаний?

Как правило, внутренняя переписка, т.е. переписка между структурными подразделениями организации и должностными лицами, осуществляется с помощью служебных, докладных, аналитических записок, поэтому в инструкции по делопроизводству должно быть установлено, какие документы используются для внутреннего информационного обмена (как правило, переписка между структурными подразделениями осуществляется в виде служебных записок, на уровень руководства информация представляется в виде докладных записок, аналитических записок, справок, сводок).

Переписка с филиалами, а также организациями, составляющими группу компаний, осуществляется посредством деловых писем, составляемых на бланках этих филиалов (организаций), т.е. как переписка со сторонними организациями, даже если эти организации находятся на одной территории.

Какова процедура подготовки отдельных видов документов, например распорядительных документов (приказов, распоряжений), протоколов, деловых писем и других наиболее важных для организации категорий документов?

Процедура подготовки документа включает в себя не только собственно составление документа исполнителем, но и согласование документа со всеми заинтересованными должностными лицами и специалистами, а также представление документа на подпись или утверждение руководству.

Поскольку процедура подготовки документов не является универсальной и имеет множество особенностей, зависящих от вида и назначения документа, при установлении порядка работы с документами и в инструкции по делопроизводству нужно обратить на эту сторону работы с документами особое внимание. Инструкция по делопроизводству должна определять не только состав реквизитов документа, особенности их оформления, структуру текста, но и с кем должен быть согласован проект документа, каким образом осуществляется процедура согласования документа, кто и в каком виде представляет документ на подпись или утверждение руководителю.

Определяя порядок подготовки документов, важно обратить внимание на функции и ответственность лиц, участвующих в процедуре подготовки документа, в частности на функции исполнителя и лиц, согласовывающих (визирующих) документ, и на то, в каком виде документ представляется на рассмотрение руководства (количество экземпляров документа, комплектность, наличие сопроводительных документов и др.).

Какие виды документов, кроме общей управленческой документации, можно отнести к особо важным (значимым) для деятельности организации?

К таким документам может относиться договорная документация (договоры, контракты, соглашения и др.), обращения граждан и другие документы, отражающие специфику деятельности организации. Организация работы с такими документами также должна быть регламентирована. Во многих организациях в целях определения порядка работы с такими документами разрабатываются отдельные нормативные документы (инструкции, правила, положения), но вполне возможно отразить процедуру подготовки таких документов, а также процедуру их обработки в инструкции по делопроизводству. Во всяком случае нельзя допускать того, чтобы данные документы остались вне поля нормативного регулирования.

Какие документы подлежат утверждению?

В каждой организации создаются документы, подлежащие утверждению. Как правило, это документы, устанавливающие нормы длительного действия и рассчитанные на широкий круг организаций или лиц. Состав этих документов во многом зависит от характера деятельности организаций. Как правило, перечень утверждаемых документов включается в инструкцию по делопроизводству организации.

Какие документы следует заверять печатью?

Как правило, печатью заверяются документы финансового характера, документы, содержащие обязательства, копии документов и др. Перечень документов, заверяемых печатью, также следует включить в инструкцию по делопроизводству. При составлении такого перечня следует руководствоваться действующим законодательством.

Каковы правила изготовления документов и каков стиль оформления документов в целом?

Вопросы внешнего оформления документов нормативными документами по делопроизводству не регламентированы, поэтому каждая организация имеет право и возможность устанавливать собственные правила. Однако нужно помнить, что с документами работает человек, поэтому требования к изготовлению документов должны соответствовать нормам эргономики. Например, оптимальной для восприятия органами зрения человека является гарнитура шрифта Times (в последних версиях текстового редактора Word - это Times New Roman), размер № 13-14. Только в таблицах допускается использовать шрифты меньших размеров.

Организация документооборота

Организация расположена на одной территории или имеет территориально удаленные подразделения (филиалы)?

Если организация имеет территориально удаленные подразделения, этот факт нужно обязательно учитывать при организации делопроизводства, предусматривая механизм взаимодействия с такими подразделениями. Кроме того, следует иметь в виду, что нужно организовывать делопроизводство не только в центральном (головном) офисе, но и в территориально удаленных подразделениях, иначе при их взаимодействии не исключены проблемы.

Какая форма делопроизводства может быть реализована в организации: централизованная, смешанная или децентрализованная?

Выбор формы организации делопроизводства зависит, главным образом, от двух факторов: структуры организации (точнее, от того, имеет ли организация территориально удаленные подразделения) и возможностей службы делопроизводства, в т.ч. ее технической оснащенности. Например, служба делопроизводства организации малочисленна, технически плохо оснащена, в работе с документами информационные технологии не применяются или применяются очень ограничено, сотрудники службы делопроизводства в стоянии выполнять только часть делопроизводственных работ (например, осуществлять обработку входящей и исходящей корреспонденции, вести регистрацию и учет документов, обеспечивать рассылку документов по подразделениям). Следовательно, в этом случае часть делопроизводственных функций должна быть передана структурным подразделениям, и мы в таком случае можем говорить о смешанной форме делопроизводства. Иная картина, если в организации служба делопроизводства - это подразделение, укомплектованное квалифицированными специалистами, хорошо технически оснащенное, в организации есть возможность использовать систему электронного документооборота. В этом случае служба делопроизводства может взять на себя большую часть делопроизводственных функций, включая не только обработку документов и организацию документооборота, но и организацию текущего хранения документов, т.е. выбрать централизованную форму делопроизводства, при которой все основные делопроизводственные функции выполняются службой делопроизводства.

Имеются ли в структурных подразделениях организации работники, ответственные за ведение делопроизводства?

Для оптимальной организации работы с документами в каждом структурном подразделении организации должен быть работник, отвечающий за ведение делопроизводства. Это может быть секретарь, делопроизводитель структурного подразделения или иной сотрудник, на которого возложено выполнение делопроизводственных функций. Если в подразделении нет штатной единицы секретаря или делопроизводителя, поскольку объем делопроизводственной работы невелик, ответственным за ведение делопроизводства подразделения приказом руководителя организации назначается иной сотрудник, который будет выполнять делопроизводственные функции наряду с выполнением своих прямых обязанностей. Данные работники подразделений организуют делопроизводство структурного подразделения, в т.ч. документооборот структурного подразделения.

Из каких документов состоят основные документопотоки организации: входящие (поступающие) документы, исходящие (отправляемые) и внутренние документы?

Определение структуры и состава документопотоков необходимо для формирования системы регистрации документов и организации документооборота. Например, если в организацию поступают документы из вышестоящей (головной) организации, подведомственных организаций, научных учреждений и граждан, поступающие документы неоходимо сортировать на соответствующие группы документов (документопотоки). Почему? Потому что документы, поступившие из головной организации, мы должны будем направить на рассмотрение руководителю организации; документы подведомственных организаций мы направим на резолюцию заместителю руководителя, курирующему работу с подведомственными организациями; документы, поступившие из научных учреждений, - заместителю руководителя, курирующему данные вопросы; обращения граждан - руководителю или заместителю руководителя, на которого возложена работа с обращениями граждан.

С какими организациями взаимодействует организация, каков круг корреспондентов?

Выявление круга корреспондентов организации необходимо для систематизации документов, начиная с их регистрации, и в дальнейшем для организации хранения документов. Результатом этой работы должен стать классификатор корреспондентов, который может использоваться при регистрации документов и формировании дел. Например, в организации выделены следующие группы корреспондентов:

● органы государственной власти и управления (код 01);

● вышестоящая организация (наименование) (код 02);

● предприятия - поставщики сырья и материалов (код 03);

● организации - заказчики (код 04) и т.п.

Что нам дает этот классификатор для организации документооборота? Выделив данные группы корреспондентов, мы можем упорядочить движение документов в организации: документы первых двух классификационных групп после регистрации должны быть направлены на рассмотрение руководителю организации, двух последних - на рассмотрение заместителям, курирующим соответствующие направления деятельности организации.

Кроме того, код корреспондента может быть включен в состав регистрационного номера документа. Например, регистрационный номер входящего документа вышестоящей организации будет иметь вид: № 120/02 (порядковый номер поступившего документа и через косую черту - код корреспондента), а документа исходящего (направляемого в вышестоящую организацию) - № 02/115 (код корреспондента и порядковый исходящий номер документа).

Какие еще классификаторы целесообразно использовать для систематизации документов и выделения документопотоков?

В организации могут использоваться:

● классификатор должностных лиц: руководитель организации, заместители, должностные лица (например, руководители направлений и структурных подразделений, наделенные правом принимать решения);

● предметно-тематический классификатор (классификатор вопросов деятельности);

● классификатор структурных подразделений;

● номенклатура дел и др.

Коды по применяемым классификаторам включаются в состав регистрационного номера документа. Например, используя при регистрации документов номенклатуру дел, вы тем самым формируете систему хранения документов. Предположим, к вам поступило письмо от аудиторской фирмы, которое после исполнения должно быть помещено в дело № 01-22 по номенклатуре дел вашей организации. Следовательно, при регистрации этого письма как входящего ему нужно будет присвоить номер 120/01-22 (120 - порядковый номер поступления в пределах календарного года; 01-22 - индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет помещен документ после исполнения). Дополнительно в состав регистрационного номера мы можем ввести код корреспондента (см. предыдущий вопрос), а также код должностного лица и другие коды в соответствии с используемыми классификаторами.

В какой форме предполагается вести регистрацию документов?

Существует две формы регистрации документов: журнальная и карточная. Обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте (журнал или карточка на бумажном носителе), так и в автоматизированном режиме (электронный журнал, регистрационная база данных, система электронного документооборота, которая наряду с другими функциями позволяет регистрировать документы). Если на начальном этапе формирования системы делопроизводства организация не может позволить себе приобрести систему электронного документооборота, то самый простой и эффективный вариант - использование электронных журналов регистрации документов (входящих документов, исходящих документов, журналов регистрации внутренних документов в соответствии с их видами). Такие журналы удобнее всего вести в виде таблицы Excel.

Кто будет вести регистрацию документов и каких документов?

При централизованной форме делопроизводства этот вопрос не возникает, поскольку вся документация регистрируется в службе делопроизводства. При смешанной форме делопроизводства очень важно определить, кто (какое подразделение, какой сотрудник) будет осуществлять регистрацию документов и каких документов. Как правило, входящие и исходящие документы регистрируются в службе делопроизводства. Определенная часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, докладные, служебные записки и др.) также регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний различных органов регистрируются по месту создания лицом, ответственным за организацию работы данного органа. Внутренняя документация структурных подразделений регистрируется в структурных подразделениях.

При смешанной форме делопроизводства ни в коем случае нельзя забывать про один из важнейших принципов делопроизводства -однократность регистрации. Если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, поступил на исполнение в структурное подразделение, он не должен регистрироваться повторно. В подразделении может вестись только учет поступивших документов, т.е. сведения о документе вносятся в учетную форму под тем же регистрационным номером, который был присвоен документу в службе делопроизводства.

Все ли документы организации должны регистрироваться?

В идеале да, но по сложившимся в делопроизводстве правилам регистрируются только те документы, которые требуют исполнения и необходимы в справочных целях. Служба делопроизводства организации должна подготовить список нерегистрируемых документов. Такой список включается в инструкцию по делопроизводству.

Какова последовательность перемещений документов (входящих, исходящих, внутренних) в организации?

Служба делопроизводства организации должна определить, каким образом осуществляется передача документов в процессе их обработки и рассмотрения руководством, в процессе подготовки, согласования, представления на подпись или утверждения и затем помещения в дело и/или отправки. В инструкции по делопроизводству должно быть четко определено, в чьей зоне ответственности находится документ на каждом этапе своего жизненного цикла и какова последовательность перемещений документа в каждом случае (имеются в виду входящие документы, исходящие, внутренние).

Документальный фонд организации

Какие документы составляют документальный фонд организации?

В документальный фонд организации включаются все документы, образовавшиеся в деятельности организации. Это все поступившие документы, все документы, созданные в организации (как внутренние, так и копии отправленных документов). Документальный фонд организации формируется по годам, т.е. документы, образовавшиеся в деятельности организации в течение года, составляют годовой срез документального фонда организации.

Чем документальный фонд организации отличается от ее архивного фонда?

В состав архивного фонда организации включаются только документы, имеющие ценность, значимость для последующей деятельности организации, социально-правовое, культурное, историческое, научно-техническое значение. То есть архивный фонд организации - это только часть документального фонда организации. Как правило, в состав архивного фонда организации включаются документы, имеющие сроки временного хранения свыше 10 лет и постоянного срока хранения.

Каким образом осуществляется систематизация документов и организация их хранения?

Основой систематизации документов в дела является номенклатура дел - перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел утверждается руководителем организации и в течение года используется для формирования дел. Инструкция по делопроизводству организации должна установить порядок разработки номенклатуры дел и порядок формирования документов в дела.

Каким образом устанавливаются сроки хранения документов, образующихся в деятельности организации?

Сроки хранения документов устанавливаются номенклатурой дел и соответствуют срокам, определенным перечнями документов со сроками хранения. Такие перечни разрабатываются Росархивом. В настоящее время действует два перечня:

● Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003);

● Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).

Кроме того, необходимо использовать также отраслевые, или ведомственные, перечни.

Каким образом разрабатывается номенклатура дел организации?

Номенклатура дел разрабатывается на основании приказа организации, проект которого готовит служба делопроизводства. Ответственность за разработку разделов номенклатуры дел возлагается на работников, ведущих делопроизводство в структурных подразделениях. Разделы номенклатуры дел, включающие дела структурного подразделения, согласовываются со службой делопроизводства. Подготовленные в структурных подразделениях номенклатуры дел служба делопроизводства сводит в единую номенклатуру дел организации, которую принято называть сводной номенклатурой дел организации. Сводная номенклатура дел до утверждения руководителем согласовывается с экспертной комиссией организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, - с соответствующим архивом.

В течение какого времени действует номенклатура дел?

Номенклатура дел организации действует в течение года. Как правило, в последнем квартале года номенклатура дел корректируется каждым структурным подразделением (уточняются заголовки дел, вводятся новые, если это необходимо, исключаются те, которые оказались недействующими (лишними)). Скорректированная номенклатура дел утверждается руководителем и вводится в действие на предстоящий год. Такая работа проводится ежегодно.

С какой целью в организации создается экспертная комиссия и кто входит в ее состав?

Экспертная комиссия является постоянно действующим совещательным органом при руководителе организации. Комиссия создается для организации экспертизы ценности документов организации и согласования ее результатов. Экспертная комиссия согласовывает номенклатуру дел организации, описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (в т.ч. описи дел по личному составу), описи дел постоянного хранения, а также акты о выделении документов к уничтожению.

Каким образом в организации организуется хранение документов, составляющих ее архивный фонд?

Документы, составляющие архивный фонд организации, хранятся в архиве организации. Как правило, архив - это структурное подразделение в составе службы делопроизводства или самостоятельное структурное подразделение организации. В архив организации из структурных подразделений передаются документы временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, и постоянного хранения. Эти документы после окончания делопроизводственного года, в котором они были завершены, еще, как правило, два-три года хранятся в структурных подразделениях, а затем по описям передаются в архив организации. Документы временных сроков хранения до 10 лет включительно в течение установленных сроков хранятся в структурных подразделениях, и по истечении сроков хранения выделяются к уничтожению.

Каким образом уничтожаются документы?

Документы уничтожаются только после проведения экспертизы их ценности, в ходе которой на документы, образовавшиеся в деятельности каждого структурного подразделения, составляются описи дел (на документы, которые подлежат хранению и которые будут передаваться в архив организации) и акты о выделении документов к уничтожению (на документы, сроки хранения которых истекли). Описи и акты в обязательном порядке согласовываются с экспертной комиссией.

После согласования руководитель организации утверждает описи и акты. Утвержденный акт о выделении документов к уничтожению является основанием для сдачи документов в пункты переработки вторсырья.

Предприятие — сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией. Без этой процедуры на предприятии возникнет неразбериха, хаос, невозможно будет найти нужные документы, предоставить их в контролирующие органы, правильно хранить.

Для правильного ведения делопроизводства необходимо ознакомиться с основами этого процесса. Эти азы позволят вникнуть, систематизировать данные. Что же нужно знать новичку, который только приступает к делопроизводству? Часто эти обязанности делегируют секретарю даже без специального образования. Считается, что освоить эти навыки несложно, но на самом деле эта сфера имеет множество нюансов, аспектов, которые важно не упустить.

Основы организации делопроизводства начинаются с понятия номенклатуры дел. Это такой перечень всех документов, что есть на предприятии. Сложная система с множеством разветвлений — так можно охарактеризовать это понятие. Каждому направлению присваивается свой код, чтобы проще было найти нужный документ.

Номенклатура позволяет архивировать материал, создать единую систему. Чтобы было проще обработать информацию, создается таблица, в которую вносятся коды документов, место в архиве, срок хранения.

Опытные секретари рекомендуют группировать документы по их видам. Существует немало разновидностей документов. Перечень зависит от специфики производства, функций предприятия, направленности работы. Но существует универсальные документы, которые можно встретить и на государственном, и на частном предприятии.

К таким относят:

входящие — такие материалы, которые попадают в организация из вне;
исходящие — отправленные от имени предприятия другим лицам (в том числе письма, ответы и т.д.);
внутренние — документы, которые регламентируют внутреннюю работу предприятия (положения, приказы, распоряжения и т.д.).

Каждая разновидность ведется секретарем отдельно. Для этого заводится индивидуальный журнал, в котором фиксируется все, что касается конкретного документа.

Если, например, материал был выдан одному из работников, то в журнале обязательно должно быть указано, кто это, подпись ответственного лица и копия этого документа.

Делопроизводство — это не только учет привычных документов. Также ведется журнал сдачи ключей, принятия звонков, времени прихода на работу и другие важные документы, которые могут сделать «жизнь» предприятия лучше, продуктивнее.

Следующий важный пункт в основах документооборота — составление Положения о документообороте для конкретной организации. Этот основной документ разрабатывается совместно с директором предприятия и отображает все нюансы ведения дел.

Что должно быть отображено в Положении:

правила составление документации;
ее порядок передачи и утилизации;
процедура архивирования и т.д.

Это позволит навести порядок и не даст потерять важные материалы, поможет быстро найти нужное и отследить любые «передвижения» документа.

Важно для специалиста — делопроизводителя разобраться, в каких случаях на документа ставится штамп или печать. Тут все просто — печать проставляется на исходящих бланках, а внутренние документы заверяются подписью руководителя. Входящие материалы после рассмотрения руководителем также заверяются печатью.

Штамп же является вспомогательным инструментом, который помогает секретарю градировать информацию, но юридической силы он не имеет.

Правила организации делопроизводства

Чтобы на предприятии царил порядок и рабочие процессы не тормозились бумажной волокитой, следует освоить правила организации делопроизводства. Они помогут определиться, как правильно вести учет входящей и исходящей документации, карточек поставщиков и клиентов, журналов звонков и прочей важной документации.

Можно выделить такие основные тезисы:

Предпочтительно ввести компьютерную организацию делопроизводства. Это значит, что может использоваться специальная программа, которая сама систематизирует информацию, присваивает коды и архивирует данные. Но при этом бумажный носитель выбрасывать также не стоит.
Заполнять документы также лучше на компьютере. Какой бы красивый почерк не был у того, кто их заполняет, но печатный шрифт будет создавать аккуратное впечатление.
Следует приучать персонал к ответственному и уважительному отношению к документам.
Высылать важные письма нужно только с «живой» печатью, а не копию.
Электронная почта хоть и быстрый способ отправить документы, но не всегда действенный. Все потому, что часто сперва секретарь просматривает информацию и решает, что именно распечатать и донести до руководителя. Из-за этого часть данных просто не доходит до адресата.
Нужно всегда отвечать на деловые письма. Ответ на срочное письмо нужно написать в течение суток, остальные — в течение недели. Это важное правило деловой этики, выполнение которого охарактеризует предприятие с лучшей стороны.

Это только основной перечень основных правил организации делопроизводства. На каждом предприятии могут быть разработаны свои индивидуальные правила, ссылаясь на специфику производства, численность штата и т.д.

Правила делопроизводства и документооборота в организации

Делопроизводство тесно связано с понятием «документооборот». Последнее — это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки другим лицам, подшивки в архив или утилизации.

Направление в этой сфере определяют правила делопроизводства и документооборота в организации:

Документы могут быть составлены на специальном бланке, простом листе бумаги форматом А4, в электронном виде.
Обязательно должны быть указаны все реквизиты, печати проставлены, а также была подпись руководителя.
Создавая электронный документ важно заполнять его по существующему шаблону.
Обязательно должна быть создана номенклатура дел. Без нее невозможно будет быстро отследить нужный документ.
Документы должны быть переданы в архив. Важные хранятся более 10 лет, менее важные — до 10 лет.
Дела могут быть выданы под подпись работникам на определенный срок, по его истечению документы должны быть снова возвращены секретарю. Это движения обязательно должно быть отображено в специальном журнале.
В редких случаях оригинал документа может быть изъят с дела. Но тогда обязательно должна быть прикреплена копия.

Основные требования к организации делопроизводства

Помимо правил, существуют еще и основные требования к организации делопроизводства.

Они заключаются в таких главных аспектах:

должен вестись учет входящей, исходящей и внутренней документации;
для оперативной организации должны использоваться компьютерные технологии, почтовая связь и прочие технические возможности, которые позволят быстрее доставлять информацию адресату;
каждый документ должен проходить первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, одобрение руководителем, затем следует передача исполнителям и подшивка к делу;
регистрация должна проходить вовремя (в день поступления, крайний срок — следующий день);
обязательно должна быть создана номенклатура дел;
идеальный вариант — дублирование документа в электронном виде. Электронный документооборот значительно упростит регистрацию, обработку, передачу и архивирование информации.

Как и к другим сферам «жизнедеятельности» предприятия, к делопроизводству нужно отнестись серьезно, своевременно заполнять карточки и журналы, бережно и внимательно относится к документам.

Хранение документов в делопроизводстве организации

Хранение документов в делопроизводстве организации — важный и необходимый этап. Без него невозможно будет оперативно найти нужный документа или он может быть не найден вовсе. Это предпоследняя ступень перед утилизацией документации. Информация может храниться в архиве десятками лет, потому следует правильно ее оформить.

Сперва информацию нужно систематизировать и сформировать дела. После этого создается номенклатура дел, которая включает в себя всю документацию, существующую на предприятии. Она хранится в службе делопроизводства. Обычно за ее формирование и сохранность отвечает секретарь или другое лицо, на которое возложены обязанности делопроизводителя.

Законченные дела передают в архив. Но сперва делают описи дел, чтобы градировать их по срокам хранения.

Когда срок хранения у конкретного документа истекает, его утилизируют. Это также сделать не так просто. Сперва составляется Акт об изъятии, он должен быть обязательно подписан руководителем, чтобы вдруг не утилизировать важный для него документ.

Примерная Инструкция по делопроизводству в организации

Каждая организация должна разработать и утвердить индивидуальную Инструкцию по делопроизводству в организации. Пункты в ней могут разниться в зависимости от направления деятельности предприятия. Но можно привести примерную типовую Инструкцию, которая может стать шаблоном для разработки своего варианта.

Начинать следует с «шапки», в которой следует указать дату, номер документа и данные того, кто утвердил Инструкцию. Затем идут «Общие положения».

1. Общие положения

1.1 Типовая инструкция создается для обеспечения документооборота на предприятии, повышения эффективности и нормализации производственных, финансовых и прочих процессов.

1.2 Документ распространяется на организацию всех видов документов, на каком бы носителе они не были представлены.

1.3 Цель руководства предприятия — совершенствовать организацию делопроизводства благодаря внедрению технического и программного оснащения.

2. Требования к организации документооборота и делопроизводства

2.1 Создание номенклатуры дел и присвоение каждому делу своего уникального номера.

2.2 Рассмотрение, анализ каждого документа, систематизация информации.

2.3 Обязательный ответ на деловые письма в рамках деловой этики.

2.4 Своевременная регистрация дел, передачи их в архив и утилизация со временем.

3. Особенности оформления некоторых видов документации

3.1 Приказы и распоряжения передают решения нормативного характера и визируются руководителем предприятия или начальниками отделов.

3.2 Документация печатается на специальном бланке и должна иметь заголовок, дату подписания, номер.

3.3 Положение включает в себя свод правил, которых нужно придерживаться для функционирования предприятия

3.4 Протокол состоит из записей, которые были сделаны во время заседания, совещания

3.5 Служебные письма обязательно должны быть систематизированы и внесены в специальный Журнал.

4. Прием и обработка документации

4.1 Все документы, которые создаются или поступают на предприятие, проходят первичную обработку, первичное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству, а после — исполнителям.

4.2 Если документ не адресован конкретно руководству, а пришло на имя предприятия, то сперва его рассматривает секретарь, а уже потом оно переходит на рассмотрение директору.

4.3 Если документ поступает на электронном носителе, то к нему обязательно должно идти сопроводительное письмо с текстом написанного в документе.

5. Организация хранения дел

5.1 От момента создания или передачи дела на предприятие и до его сдачи в архив оно хранится в отделе делопроизводства.

5.2 За сохранность информации отвечает руководитель предприятия и начальники отделов.

5.3 Выдача дел совершается только под расписку на установленный срок.

5.4 После истечения срока хранения дела передаются в архив.

Дополнить Инструкцию можно шаблонами бланков документов.

Организация не секретного делопроизводства

Чаще всего сталкиваются с организацией не секретного делопроизводства. Эта обязанность ложится либо на секретаря, либо на начальника отдела по делопроизводству.

Из-за того, что материалы не являются засекреченными организация такого процесса очень схожа со стандартным.

Алгоритм действий будет следующий:

получение или разработка документа;
его обработка и рассмотрение руководством;
передача исполнителям;
хранение документа и передача его в архив.

Доступ лиц, которые могут брать документацию на время, не ограничивается.

Организация секретного делопроизводства

Сложнее организовать секретное делопроизводство. Информация при этом является частично или полностью закрытой от посторонних, потому необходимо сразу четко разграничить, кто может знакомиться с документами.

Также нужно обратить внимание на такие нюансы:

должна быть создана комиссия, которая будет контролировать процесс;
все пункты правильной организации простой документации должны присутствовать и в этом случае, но более усовершенствованные;
особый контроль во время передачи данных (с помощью почтовой связи, Интернета, телефона и т.д.);
для хранения такой информации должно быть подготовлено специальное помещение с сейфами и несгораемыми шкафами;
выдача документации осуществляется в комнате со специальным окном для выдачи или барьером, который будет разграничивать пространство;
входные двери должны иметь рабочие замки и хорошо запираться;
в самом помещении должны быть все средства, чтобы в случае необходимости эвакуировать документы;
должен быть второй набор ключей от помещения, где планируется храниться секретная информация;
система безопасности поможет избежать похищения важных материалов.

Правила организации делопроизводства в федеральных органах

Правила организации делопроизводства в федеральных органах базируются на законах, указах и распоряжениях Правительства Российской Федерации. Потому они четко оговорены и отображены в типовой Инструкции по делопроизводству.

Эти правила очень схожи с другими подобными правилами организации документооборота на предприятии.

Но есть и несколько специфических нюансов, на которые нужно обратить внимание:

Документооборот невозможен без взаимодействия федерального органа, органов управления и администрацией предприятия.
Документы обязательно подписывает глава федерального органа или его заместитель.
Согласование — обязательный этап организации документооборота.
Документы должны быть зарегистрированы в день поступления либо в день подписания.
Создаются специальные поисковые системы для поиска нужного документа.
Если нужно изменить сроки исполнения документа, то можно написать поручение на имя руководителя федерального органа.
После исполнения документа его снимают с контроля. Это также можно сделать и до его исполнения, но только после разрешения федерального органа.
Номенклатура дел федерального органа состоит из номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры.
Формирование дел происходит децентрализовано в каждом индивидуальном подразделении.

Во всем остальном принципы ведения документооборота очень схожи.

Организация делопроизводства по обращению граждан

Часто граждане обращаются в государственные органы власти за помощью. Такие обращения также нужно систематизировать и наладить организацию делопроизводства в этой сфере.

Граждане чаще обращаются в письменной форме.

Тогда порядок действий будет таким:

получение письменного обращения;
его рассмотрение;
организация личного приема граждан;
контроль за соблюдением выполнения обязательств перед гражданами.

Письменное обращение должно быть зарегистрировано в течение 3 дней. На документе ставится дата и регистрационный номер.

Организацию лучше вести и с помощью карточек, и применив компьютерные технологии.

Если в обращении есть вопросы, которые не входят в компетенцию органа исполнительной власти, то в течение недели нужно перенаправить его по назначению.

Письменный ответ должен быть подписан органом исполнительной власти.

Существуют такие причины, пот которым можно не давать ответ гражданину:

если в обращении использовалась нецензурная лексика;
нет обратной связи с отправителем;
текст написан неразборчиво;
разъяснение содержит секретную информацию.

На основании таких писем формируются дела.

Организация современного делопроизводства, новое в делопроизводстве

Организация современного делопроизводства не стоит на месте. Постоянное развитие в этой сфере — залог «здорового» функционирования предприятия. Появление новых форм, бланков, документации, новые правила оформления, передачи и хранения заставляет ответственное лицо постоянно совершенствоваться, познавать новое.

Что же новое появилось в делопроизводстве за последний год? Основное новшество — с 1 июля 2018 года вводится новый стандарт на оформление организационно — распорядительных документов. В частности в нем была затронута важная тема использования шрифтов при составлении документации. Так ранее можно было пользоваться исключительно Times New Roman, Arial, Verdana или Calibri. Новый же стандарт позволяет любые бесплатные шрифты. Их размер: 12, 13, 14.

Если нужно заполнить таблицу, то следует использовать меньшие шрифты.

Также в новом документе появились и новые реквизиты:

наименование структурного подразделения;
указывается автор документа;
пометка об ограничении доступа (если это имеет место быть);
электронная подпись.

Появились ряд новых бланков и программное обеспечение, нацеленное помочь секретарю справится со своей задачей.

Организация и ведение делопроизводства на предприятии — первоочередная задача. На такую систематизацию, обработку и хранение данных уходит немало сил и средств. Но современные технологии значительно упрощают работу специалистам. Теперь с помощью одного клика можно узнать о статусе документа, месте его хранения и сроках его использования в круговороте документации.

Любая организация, независимо от формы собственности и сферы деятельности, создает документы. Приказы, протоколы, письма, электронные и бумажные. Все они входят в состав общего и кадрового делопроизводства предприятия. От того, насколько грамотно налажен этот процесс, напрямую зависит успех бизнеса и процветание фирмы.

Общие основы делопроизводства организации

Делопроизводство – это процесс создания и оборота всех документов организации. Включая их прием, обработку, постановку на контроль и исполнение. На предприятии этой деятельностью занимается секретарь, офис-менеджер или целое подразделение, возглавляемое ведущим специалистом – документоведом.

Основные этапы делопроизводства это:

Создание либо получение документов, включая их регистрацию.
Контроль за исполнением документа, передача его адресованным должностным лицам, подписание, ответ и другие действия.
Оформление документа на оперативное либо архивное хранение. В некоторых случаях возможно уничтожение дел и бумаг.

Ведение делопроизводства на предприятии может быть организовано разными способами, наиболее распространены следующие виды:

децентрализованный – документы создаются, принимаются и обрабатываются в каждом подразделении индивидуально. Подобное актуально для крупных предприятий с разноплановой деятельностью;
централизованный – в организации действует специальное подразделение, занятое исключительно работой с документацией. Это может быть секретариат, отдел делопроизводства или один сотрудник, выполняющий эти функции. Характерно для небольших и средних предприятий;
смешанный – включает в себя совокупность первых двух типов.

Как бы ни было организованно делопроизводство – это должно быть отражено в нормативных документах предприятия.

Делопроизводство и документооборот на предприятии – организационная необходимость

От того насколько грамотно организован процесс документооборота напрямую зависит финансовый успех деятельности предприятия. Руководителям следует подбирать грамотный персонал, регулярно отравлять секретарей на повышение квалификации и следить за изменениями в законодательстве.

В любой организации делопроизводство – это, по сути, «кровеносная система» предприятия. При грамотном подходе оно функционирует бесперебойно, поставляя нужные бумаги ответственным должностным лицам, отправляя письма, убирая ненужные документы на хранение.

Любой руководитель компании понимает, что делопроизводство - это система, которая должна действовать четко и грамотно. Если необходимо, следует рассмотреть различные варианты электронных помощников и, соответственно, обучить персонал работать в этих системах.

Кадровое делопроизводство как основа стабильной работы предприятия

На большинстве крупных предприятий активно занимаются не только общим, но еще и кадровым делопроизводством. То есть системой, включающей в себя документы связанные с персональными и трудовыми данными работников.

Кадровое делопроизводство отличается гораздо более жестким нормированием. Большинство документов оформляются на типовых бланках. Все формулировки, и записи должны соответствовать законодательству - в частности, Трудовому Кодексу. Кроме того, на предприятии существуют свои акты, регламентирующие рабочие отношения с сотрудниками.

Организацией кадрового делопроизводства занимается всегда отдельное подразделение предприятия. Если фирма небольшая, то это может быть один сотрудник, но в этом случае у него в трудовом договоре должны быть прописаны соответствующие обязанности.

Названия же у подразделений могут быть самые разные:

"Отдел кадров";
"Служба персонала";
"Менеджеры по персоналу";
"HR-отдел".

Регламентация делопроизводства и документооборота

Структура делопроизводства предприятия должна быть обязательно прописана в локальных нормативных актах.

Это могут быть:

коллективный трудовой договор;
инструкция по делопроизводству организации;
должностные инструкции сотрудников, непосредственно связанных с работой с документами;
устав предприятия.

Любые нормативные документы предприятия, касающиеся кадрового и общего делопроизводства, не должны противоречить действующему законодательству.

Грамотно организованное кадровое и общее делопроизводство – это основа стабильной работы предприятия.

Успех любого предприятия заключается в его грамотной организации. И руководству, и остальным работникам нужно знать, что такое делопроизводство. Каковы его особенности и какие документы считаются важными в деятельности организации?

Понятие

Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг. Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам.

Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.

При этом процессе создается организационно-распорядительный документ, благодаря которому понятны дальнейшие действия. Само слово «делопроизводство» возникло давно, но лишь с середины XX века стало официальным.

Основы

Существуют основы делопроизводства и документооборота для новичков. Благодаря им получится узнать, как организовать юридическое лицо всех типов. Это сложный процесс, в котором участвуют все работники управления. В одном отделе заполняют и оформляют бумаги, а в другом - следят за их движением.

Сейчас действует единая государственная система делопроизводства, в которой указаны все нормы ведения этой сферы. Важен контроль всех этапов, по которым нужно проходить документам. Также используется государственный стандарт, в котором обозначены правила ведения подобной работы.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков нужны для унификации заполнения бумаг. Это требуется с целью обеспечения сопоставимости сведений в одной стране и в международной сфере. Благодаря стандартизации и унификации получится не тратить много времени на отчеты, поскольку упрощается процедура знакомства с бумагами. Примером является бланк с реквизитами. Их разрабатывают для отдельного учреждения, страны или для нескольких государств. Бланки свидетельствуют об ответственности фирмы. Перед массовой печатью надо проверить правильность написания данных.

Документооборот предполагает обязательную регистрацию бумаг, которые нужны в производственной деятельности. Грамотность сотрудника связана с правильным распределением документов, их регистрацией и группировкой. Сейчас проводятся разные семинары, на которых рассказывают о приемах и секретах этой профессии. Востребованной сферой является кадровое делопроизводство, поскольку данная область предполагает работу с множеством документов.

В этой области требуются грамотные специалисты. Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой. Работниками создаются личные дела персонала, дополняется и уточняется информация.

Важной их функцией является контроль за соответствием бумаг нормам законодательства. Специалисты должны своевременно отправлять устаревшие документы в архив, где они хранятся на протяжении нужного срока, обычно не меньше 5 лет. В обязанности входит оформление анкет, применяемых для трудоустройства, подготовка вопросов, необходимых для организации собеседования.

Делопроизводство и документооборот

На любом предприятии можно услышать такие слова, как «делопроизводство» и «документооборот». Что это такое? Этой работой заняты секретари, архивариусы, сотрудники отдела кадров. Делопроизводством называют фиксацию информации, изготовление бумажных и электронных документов.

На нем развивается документооборот. Этим понятием называют движение приказа, письма от его создания до исполнения. Бумаги могут отправляться в архив или уничтожаться. По месту их создания документооборот бывает внешним и внутренним. Источник определяет путь приказа, распоряжения, письма.

Этапы

Ведение делопроизводства и документооборота основано на своих правилах. Они обязательно должны соблюдаться, чтобы деятельность компании была законной. Внутренний документооборот осуществляется на основе следующих этапов:

Выполнение проекта документа.
Согласование.
Подписание проекта.
Присвоение даты и номера.
Регистрация и исполнение.
Доведение информации до исполнителей и контроль.
Выполнение предписаний.
Оформление и хранение.
Уничтожение или перенос в архив.

По этапам внешний документооборот практически такой же, но немного отличается. Бумаги передаются в организацию со стороны. Они выпускаются вышестоящими и нижестоящими компаниями, филиалами, органами власти, судами и гражданами. Их обязательно регистрируют, что подтверждает их контроль. Потом следует ознакомление с ними и исполнение. Если требуется, то создается ответ. В конце бумага отправляется в архив или уничтожается.

Виды

Существуют и другие виды документооборота:

Восходящий - от работников к начальству.
Нисходящий - от руководителей к персоналу.
Горизонтальный - с равными должностями.

Движение бумаг закрепляется в особых журналах. Их могут оформлять в разных видах, но сейчас самым востребованным является электронный документооборот.

Судебное делопроизводство

Что такое делопроизводство в суде? Судебное дело представляет другой перечень документов и материальных свидетельств. Благодаря его правильному хранению и перемещению правоохранительная система работает в соответствии с законом.

Судебное делопроизводство по сравнению с организационным не бывает добровольным. Его ведут уполномоченные лица, и их работа контролируется. В нем тоже есть этапы, включая уничтожение бумаг.

Работа секретаря

Многим сотрудникам неизвестны основы делопроизводства и документооборота. А вот у секретаря это профессиональные обязанности. Эти работники осуществляют главную деятельность по документационному обеспечению управления.

По форме и работе учреждение бывает:

Централизованным - секретари располагаются в одном отделе и подчиняются старшему специалисту.
Децентрализованным - сотрудники распределены по подразделениям компании, поэтому подчиняются своим начальникам.
Смешанным.

Принципы документооборота в учреждении определяются формой секретариата. На этих работников возложена обязанность по оформлению бумаг.

Инструкция

Основы делопроизводства устанавливают, что на каждом предприятии должен быть нормативный акт, который регламентирует движение документации. Инструкцией по делопроизводству называют внутренний нормативный акт предприятия, основанный на приказе руководства.

Бумага имеет бессрочное действие. В ней указано происхождение документа, представлены перечни должностей, чьи подписи являются официальными. Инструкция включает образцы оформления, бланки, формуляры.

Ведение делопроизводства

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии позволяют правильно осуществлять эту деятельность. В небольших фирмах обычно эта работа выполняется сотрудниками или руководителем. Если такая обязанность не считается для сотрудника прямой и на указана в трудовом договоре, то нужно издать приказ о прибавлении подобных функций. В документе надо расписать обязанности, ответственность и компенсацию.

Принципы кадрового делопроизводства

Если в учреждении работает хоть один сотрудник, то нужно создавать трудовые документы. Кадровым делопроизводством называют обеспечение движения официальных бумаг, относящихся к деятельности людей. Обязанности осуществляются сотрудниками отдела по персоналу. Они принимают, обрабатывают и хранят бумаги.

В их обязанность входит обработка личной информации, которая считается секретной. В кадровом документообороте важна секретность и соблюдение правил хранения бумаг. Основы делопроизводства позволяют эффективно настроить работу людей компании.

Хоть сейчас активно развиваются цифровые технологии, большинство организаций практически не применяют оптимизацию документооборота. Это предполагает использование бумажной переписки и ведение обычных журналов. Причиной этого является нежелание нововведений и недостаток денег. Но руководству надо учитывать, что оптимизация при небольших вложениях позволяет получить значительный экономический эффект.

Итак, теперь вы знаете основы делопроизводства. Надеемся, представленная информация была вам полезна.